> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/sms-und-whatsapp/whatsapp-sprachnachrichten-in-der-inbox-verwenden.md). # WhatsApp-Sprachnachrichten in der Inbox verwenden Nimm WhatsApp-Sprachnachrichten direkt in der Inbox auf, versende sie im passenden Format, prüfe die Zustellung und verstehe die Grenzen bei Transkriptionen, Dauer und älteren Medien. Eine Sprachnachricht ist hilfreich, wenn eine persönliche Erklärung schneller und verständlicher ist als ein langer Text. In der Inbox kannst du sie direkt in einer WhatsApp-Unterhaltung aufnehmen, vor dem Versand kontrollieren und als abspielbare Nachricht versenden. ## Was automatisch passiert | Wenn du … | passiert anschließend | | ------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | | eine neue Sprachnachricht direkt in einer WhatsApp-Unterhaltung aufnimmst und sendest | bereitet die Inbox sie automatisch für die direkte Wiedergabe im WhatsApp-Chat auf. Du musst kein Audioformat auswählen. | | eine Sprachnachricht von einem Kontakt erhältst | erscheint sie im Gesprächsverlauf und kann dort direkt abgespielt werden. | | eine neue Sprachnachricht versendest | gilt die aktuelle Darstellung für diese neue Nachricht; bereits vorhandene ältere Audioanhänge werden nicht nachträglich umgestellt. | | ein Empfänger in seiner WhatsApp-App Transkriptionen aktiviert hat | kann diese Person unterstützte Sprachnachrichten in ihrer eigenen App zusätzlich als Text anzeigen lassen. | ## Wann eine Sprachnachricht sinnvoll ist Eine Aufnahme eignet sich besonders für eine kurze, persönliche Erklärung oder eine Rückfrage, bei der Tonfall hilft. Sie ersetzt aber nicht immer einen klaren Text. | Situation | Gute Wahl | Warum | | ------------------------------------------------------------------------------------------ | ------------------------------------------------ | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Der Kontakt hat gerade eine komplexe Rückfrage gestellt. | Kurze Sprachnachricht mit klarer Zusammenfassung | Du kannst den Kontext verständlicher erläutern als in mehreren kurzen Textnachrichten. | | Eine wichtige Frist, Adresse oder Buchungsinformation muss später schnell auffindbar sein. | Sprachnachricht plus kurzer Textsatz | Der Kontakt kann zuhören und hat die wichtigste Information gleichzeitig schriftlich vorliegen. | | Das Team möchte einen Kontakt erstmals oder nach langer Pause erreichen. | Zuerst prüfen, ob das Antwortfenster offen ist | Eine freie Sprachnachricht ersetzt außerhalb des zulässigen Zeitfensters keine freigegebene Vorlage. | | Eine Nachricht soll an viele Personen gehen. | Keine ungeprüfte Aufnahme als Sammelversand | Sprachnachrichten sind für persönliche Gespräche gedacht; prüfe Zielgruppe, Einwilligung und den passenden Versandweg besonders sorgfältig. | ## Voraussetzungen vor der Aufnahme Prüfe diese Punkte, bevor du aufnimmst: * Die WhatsApp-Verbindung des Standorts ist eingerichtet. Falls noch nicht, folge zuerst [WhatsApp Business verbinden](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/telefonie/whatsapp-business-verbinden). * Du arbeitest in einer geöffneten WhatsApp-Unterhaltung in der **Inbox**. * Für eine freie Antwort muss das Antwortfenster offen sein. Es beginnt mit der letzten eingegangenen Nachricht des Kontakts und bleibt 24 Stunden geöffnet. * Dein Browser braucht Zugriff auf das Mikrofon. Erlaube den Zugriff nur, wenn du die Aufnahme gerade bewusst starten möchtest. * Die Aufnahme darf höchstens zehn Minuten dauern. * Halte einen Testkontakt bereit, wenn das Team die Funktion zum ersten Mal verwendet oder ein neues Gerät beziehungsweise Headset einrichtet. > **Wichtig:** Außerhalb des offenen Antwortfensters nutzt du nicht einfach eine freie Sprachnachricht. Wähle für diesen Fall den passenden, freigegebenen Versandweg. Die Entscheidungshilfe findest du unter [WhatsApp-Textbausteine und Vorlagen verwenden](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/sms-und-whatsapp/whatsapp-textbausteine-und-vorlagen-verwenden). ## Die sichtbaren Bedienelemente verstehen | Element | Bedeutung | Was du vor dem nächsten Schritt prüfst | | ---------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------- | | **WhatsApp-Kanal** | Legt fest, dass die Nachricht in dieser Unterhaltung über WhatsApp versendet wird | Richtige Unterhaltung und richtige Rufnummer sind ausgewählt. | | **Mikrofonsymbol** | Startet auf dem Computer die Aufnahme | Der Browser darf das Mikrofon verwenden. | | **Mikrofon gedrückt halten** | Aufnahmeweg in der mobilen Ansicht | Halte nur so lange gedrückt, wie du tatsächlich sprechen möchtest. | | **Pausieren** | Unterbricht die laufende Aufnahme | Nutze die Pause für eine kurze Unterbrechung, nicht als Ersatz für eine neue, saubere Aufnahme. | | **Fortsetzen** | Nimmt nach einer Pause weiter auf | Prüfe, ob der vorherige Teil noch zum Inhalt passt. | | **Neu aufnehmen** | Verwirft die bisherige Aufnahme und startet neu | Wähle diesen Weg bei falscher Anrede, Hintergrundgeräuschen oder inhaltlichen Fehlern. | | **Löschen** | Entfernt die noch nicht versendete Aufnahme | Nutze es, wenn keine Aufnahme an diesen Kontakt gehen soll. | | **Wiedergabe** | Spielt die Aufnahme vor dem Versand oder eine empfangene Nachricht ab | Höre Inhalt, Lautstärke und Tonfall kurz gegen. | | **Senden** | Überträgt die fertig geprüfte Aufnahme in den Gesprächsverlauf | Prüfe vorher Zielkontakt, Dauer und Inhalt. | | **Audiodatei auswählen** | Kann je nach sichtbarer Inbox-Ansicht eine vorhandene Audiodatei zur Nachricht hinzufügen | Teste die Darstellung zuerst mit einem Testkontakt, bevor du sie regelmäßig nutzt. | ## Sprachnachricht direkt aufnehmen und senden 1. Öffne **Inbox** und wähle den richtigen Kontakt. 2. Kontrolliere Verlauf, Kanal und Antwortfenster. Der Kontakt muss innerhalb der letzten 24 Stunden geschrieben haben, wenn du eine freie Antwort senden willst. 3. Wähle **WhatsApp** als Kanal. 4. Klicke auf dem Computer auf das **Mikrofonsymbol**. Erlaube die Mikrofonfreigabe im Browser, falls du dazu aufgefordert wirst. 5. Sprich deine Nachricht klar und knapp ein. Plane genug Reserve ein: Nach zehn Minuten kann die Aufnahme nicht mehr als einzelne Sprachnachricht versendet werden. 6. Pausiere, setze fort, nimm neu auf oder lösche die Aufnahme, falls Inhalt oder Tonqualität nicht stimmen. 7. Höre die fertige Aufnahme vollständig gegen. 8. Prüfe noch einmal Kontakt, Aussage, Fristen und mögliche vertrauliche Informationen. 9. Wähle **Senden**. Nach dem Versand erscheint die Aufnahme als direkt abspielbare Sprachnachricht im Gesprächsverlauf. Die technische Aufbereitung für die Wiedergabe erfolgt automatisch. ## Vorhandene Audiodatei bewusst einsetzen Wenn deine Inbox-Ansicht eine Auswahl für Audiodateien anbietet, kannst du neben einer neuen Aufnahme auch einen vorhandenen Clip verwenden. Verwende das nur für Dateien, die inhaltlich, technisch und datenschutzrechtlich zum Kontakt passen. 1. Öffne die passende WhatsApp-Unterhaltung und prüfe das Antwortfenster. 2. Wähle die Option zum Hinzufügen einer Audiodatei, sofern sie in deiner Ansicht sichtbar ist. 3. Wähle nur die vorbereitete Datei für genau diesen Kontakt aus. 4. Kontrolliere Vorschau oder Wiedergabe vor dem Versand. 5. Sende zunächst an einen Testkontakt und prüfe die Darstellung im Gesprächsverlauf. 6. Setze den Ablauf im Team erst ein, wenn Wiedergabe und Inhalt stimmen. > **Grenze:** Eine vorhandene Datei wird nicht allein dadurch zu einer passenden Nachricht. Prüfe immer den Kontext, den zulässigen Versandzeitpunkt und die sichtbare Wiedergabe beim Testkontakt. ## Eingehende Sprachnachrichten prüfen Kontakte können ebenfalls Sprachnachrichten senden. Sie erscheinen als eingegangene Audiobeiträge direkt im Gesprächsverlauf. 1. Öffne die Unterhaltung des Kontakts. 2. Wähle die Wiedergabe der eingegangenen Nachricht. 3. Höre den Inhalt vollständig an, bevor du antwortest oder eine Aufgabe daraus ableitest. 4. Halte entscheidende Fristen, Zusagen oder Rückfragen zusätzlich als klaren Text oder nachvollziehbare Notiz fest, sofern das in eurem Arbeitsablauf zulässig ist. 5. Antworte mit Text, Sprachnachricht oder einem anderen passenden Weg – abhängig von Anlass und offenem Antwortfenster. Eine alte Sprachnachricht kann später leer wirken oder nicht mehr abspielbar sein, weil Medien nur begrenzt bereitgestellt werden. Verlasse dich bei wichtigen Informationen deshalb nicht allein auf den Audioanhang. ## Transkriptionen richtig einordnen Eine Transkription ist ein optionaler Text zur Sprachnachricht. Sie wird nicht in der Inbox erstellt oder gespeichert. Ob sie erscheint, entscheidet allein die WhatsApp-App des Empfängers und die Unterstützung seines Geräts. | Was der Empfänger selbst steuert | Was das für dich bedeutet | | ---------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------- | | Transkriptionen aktiv oder aus | Du kannst nicht erzwingen, dass ein Text erscheint. | | Unterstützte Sprache oder Transkriptionsmodus | Die Anzeige kann je nach Gerät und App unterschiedlich sein. | | Auswahl von **Transkribieren** bei einer unterstützten Nachricht | Der Empfänger kann den Text in seiner eigenen App lesen. | | Nicht unterstütztes Gerät oder ausgeschaltete Funktion | Die Sprachnachricht kann trotzdem korrekt ankommen und abspielbar sein, ohne Text anzuzeigen. | Wenn ein Empfänger nach einer Transkription fragt, kann er in seiner WhatsApp-App unter **Einstellungen > Chats > Sprachnachrichten-Transkriptionen** prüfen, ob die Funktion und eine passende Sprache verfügbar sind. Bitte behandle diese Einstellung als freiwillige Entscheidung des Empfängers. ## Dauer, Wiedergabe und ältere Nachrichten * Eine einzelne neue Sprachnachricht darf höchstens **zehn Minuten** dauern. * Neue, direkt aus der Inbox versendete Sprachnachrichten werden automatisch für die direkte Wiedergabe aufbereitet. * Bereits vorhandene, ältere Audioanhänge ändern sich nicht nachträglich. * Sprachnachrichten werden beim Empfänger im WhatsApp-Chat direkt angezeigt und können dort abgespielt werden. * Bei sehr alten Nachrichten kann der Audioinhalt im Gesprächsverlauf nicht mehr verfügbar sein. Sichere wichtige Ergebnisse deshalb rechtzeitig in einer zulässigen, nachvollziehbaren Form. * Eine optionale Transkription ist kein Zustellnachweis. Kontrolliere stattdessen den Gesprächsverlauf und die sichtbare Nachricht. ## Vollständiger Test vor dem ersten Einsatz Führe diesen Test mit einem internen oder ausdrücklich freigegebenen Testkontakt durch: 1. Lass den Testkontakt eine WhatsApp-Nachricht an den Standort senden. 2. Öffne die Unterhaltung und prüfe, ob WhatsApp als Kanal aktiv ist. 3. Klicke auf das Mikrofonsymbol und bestätige die Browserfreigabe. 4. Nimm eine kurze Nachricht mit klarer Anrede, einer Frist und einer Rückfrage auf. 5. Höre sie vollständig gegen; nimm sie bei Störgeräuschen oder einem Fehler neu auf. 6. Sende die Aufnahme und kontrolliere im Gesprächsverlauf Dauer, Wiedergabe und Zielkontakt. 7. Lass den Testkontakt bestätigen, dass die Nachricht im Chat direkt abspielbar ist. 8. Prüfe optional mit einem dafür eingerichteten Testgerät, ob eine Transkription erscheint. Fehlt sie, ist das kein Versandfehler. 9. Wiederhole den Test bei Bedarf mit einer vorhandenen Audiodatei, sofern deine Inbox diese Auswahl anbietet. 10. Dokumentiere für das Team, welches Gerät, Mikrofon und welcher Ablauf zuverlässig funktionieren. ## Häufige Probleme und sichere Lösungen | Beobachtung | Wahrscheinliche Ursache | So löst du es | | ------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------ | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Das Mikrofonsymbol startet keine Aufnahme. | Der Browser hat keinen Mikrofonzugriff oder das falsche Gerät ist ausgewählt. | Prüfe die Browserfreigabe, wähle das richtige Mikrofon und starte den Test neu. | | Eine freie Sprachnachricht lässt sich nicht passend versenden. | Das Antwortfenster ist geschlossen oder der falsche Kanal ist aktiv. | Prüfe die letzte eingehende Nachricht und den Kanal. Wähle außerhalb des Fensters einen freigegebenen Versandweg. | | Die Aufnahme klingt unverständlich. | Hintergrundgeräusche, falscher Abstand oder ein ungeeignetes Mikrofon. | Lösche die noch nicht versendete Aufnahme, reduziere Störungen und nimm sie neu auf. | | Die Aufnahme ist zu lang. | Die Zehn-Minuten-Grenze wird überschritten. | Kürze die Aussage, teile die Informationen sinnvoll auf oder nutze zusätzlich einen klaren Text. | | Beim Empfänger erscheint kein Transkript. | Die Funktion ist dort ausgeschaltet oder das Gerät unterstützt sie nicht. | Werte das nicht als Zustellfehler. Der Empfänger entscheidet selbst über diese Funktion. | | Eine alte Nachricht ist nicht mehr abspielbar. | Das zugehörige Medium ist nach längerer Zeit nicht mehr verfügbar. | Prüfe Gesprächskontext und vorhandene Notizen; sichere wichtige Informationen künftig zusätzlich schriftlich. | | Eine vorhandene Audiodatei sieht beim Test anders aus als erwartet. | Die Datei oder die sichtbare Versandoption passt nicht zum gewünschten Ablauf. | Nutze die direkte Aufnahme oder teste eine geeignete Datei erneut mit einem Testkontakt. | ## Praxisbeispiel: Persönliche Termin-Erinnerung Eine Praxis möchte eine Person an einen Termin am nächsten Morgen erinnern, nachdem diese gerade eine Rückfrage per WhatsApp gesendet hat. 1. Die Mitarbeitende öffnet die aktive Unterhaltung und prüft, dass die Nachricht gerade eingegangen ist. 2. Sie wählt WhatsApp und startet über das Mikrofonsymbol eine kurze Aufnahme. 3. Sie nennt den Namen, die Uhrzeit und eine klare Bitte um kurze Rückmeldung. 4. Vor dem Versand hört sie die Aufnahme an, entdeckt ein Hintergrundgeräusch und nimmt sie neu auf. 5. Nach dem Senden prüft sie, ob die Nachricht im Verlauf direkt abspielbar erscheint. 6. Die wichtige Uhrzeit ergänzt sie zusätzlich in einem kurzen Textsatz, damit der Kontakt sie schnell wiederfindet. 7. Einen ähnlichen Fall außerhalb des Antwortfensters würde das Team nicht mit einer freien Sprachnachricht lösen, sondern zunächst den passenden freigegebenen Versandweg wählen. ## Weiterführende Anleitungen * [WhatsApp-Textbausteine und Vorlagen verwenden](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/sms-und-whatsapp/whatsapp-textbausteine-und-vorlagen-verwenden) * [WhatsApp-Nachrichten zeitversetzt senden](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/telefonie/whatsapp-nachrichten-zeitversetzt-senden) * [WhatsApp Business verbinden](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/telefonie/whatsapp-business-verbinden) ## Was diese Anleitung nicht ersetzt * Sie ersetzt keine Einwilligung und keine internen Regeln für die Kommunikation mit Kontakten. * Sie macht aus einer Sprachnachricht keine freigegebene Vorlage. * Sie speichert oder erzeugt keine Transkriptionen im Standort. * Sie ersetzt keinen Test auf dem Gerät und mit dem Mikrofon, das dein Team tatsächlich nutzt. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/sms-und-whatsapp/whatsapp-sprachnachrichten-in-der-inbox-verwenden.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.