> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/sms-und-whatsapp/whatsapp-textbausteine-und-vorlagen-verwenden.md). # WhatsApp-Textbausteine und Vorlagen verwenden Nutze wiederkehrende Textbausteine und freigegebene WhatsApp-Vorlagen sicher: Wähle den passenden Versandweg, prüfe Inhalt und Zeitfenster und teste vor einer größeren Aussendung. Wiederkehrende Antworten sollen schnell sein, aber trotzdem persönlich und regelkonform bleiben. Diese Anleitung hilft dir, für jede Situation den richtigen Nachrichtentyp zu wählen: einen **Textbaustein** für ein laufendes Gespräch oder eine **freigegebene Vorlage** für den Versand außerhalb des Antwortfensters. ## Was automatisch passiert | Wenn du … | passiert anschließend | | ------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------- | | einen Textbaustein in eine aktive Unterhaltung einfügst | wird sein Inhalt in den Nachrichteneditor übernommen. Du kannst ihn vor dem Versand anpassen. | | eine freigegebene Vorlage auswählst | zeigt die Auswahl eine Vorschau mit Inhalt, Kategorie und Sprache, damit du den Versand vorab prüfst. | | bei einer Vorlage eine Datei ersetzt | gilt die Datei nur für diese eine Nachricht. Die gespeicherte Vorlage bleibt unverändert. | | die Fensterprüfung in einem Workflow einsetzt | trennt der Ablauf Kontakte mit offenem Antwortfenster von Kontakten, die eine Vorlage benötigen. | ## Textbaustein oder Vorlage: die richtige Entscheidung Ein **Textbaustein** ist ein gespeicherter Text- oder Medienbaustein für schnelle Antworten. Er ist innerhalb einer einzelnen Unterhaltung vor dem Senden noch bearbeitbar. Eine **Vorlage** ist eine zuvor freigegebene Nachricht. Sie wird benötigt, wenn das **Antwortfenster** geschlossen ist. Das Antwortfenster beginnt mit der letzten eingehenden WhatsApp-Nachricht des Kontakts und bleibt 24 Stunden geöffnet. | Situation | Richtige Wahl | Warum | | ------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------ | | Der Kontakt hat innerhalb der letzten 24 Stunden geschrieben. | Textbaustein oder freie Nachricht | Das Antwortfenster ist offen; du kannst persönlich und schnell antworten. | | Die letzte eingehende Nachricht liegt länger zurück. | Freigegebene Vorlage | Ein Textbaustein oder freier Text darf das geschlossene Antwortfenster nicht ersetzen. | | Du möchtest eine Nachricht in einer Automation versenden. | Zuerst Fenster prüfen, dann passenden Zweig verwenden | Der Workflow trifft die Entscheidung nachvollziehbar für jeden einzelnen Kontakt. | | Du möchtest viele Kontakte gleichzeitig anschreiben. | Freigegebene Vorlage in der Sammelaktion | So prüfst du die Vorschau einmal bewusst und nutzt eine einheitliche, zulässige Nachricht. | > **Wichtig:** Ein gespeicherter Textbaustein ist keine freigegebene Vorlage. Prüfe das Zeitfenster vor jeder manuellen Antwort und baue in Automationen immer eine eindeutige Prüfung ein. ## Voraussetzungen vor dem Versand Halte diese Punkte bereit, bevor du eine Nachricht erstellst oder versendest: * Eine verbundene WhatsApp-Rufnummer muss für die Unterhaltung ausgewählt sein. Prüfe bei Unsicherheit zuerst [WhatsApp-Rufnummern in der Inbox richtig zuordnen](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/sms-und-whatsapp/whatsapp-rufnummern-in-der-inbox-richtig-zuordnen). * Für einen Textbaustein braucht der Kontakt eine eingegangene Nachricht innerhalb der letzten 24 Stunden. * Für eine Vorlage muss bereits eine passende freigegebene Variante vorhanden sein. * Bei einer Sammelaktion dürfen nur Kontakte ausgewählt werden, für die die beabsichtigte Nachricht zulässig ist. Prüfe insbesondere Einwilligung, Zielgruppe und Inhalt vor dem Start. * Für personalisierte Inhalte müssen die verwendeten Kontaktwerte beim Testkontakt gepflegt sein. ## Textbausteine vorbereiten Öffne **Marketing > Vorlagen** und lege dort einen neuen Textbaustein an oder bearbeite einen vorhandenen. Wähle einen Namen, der dem Team sofort sagt, wann der Baustein eingesetzt wird, etwa „Termin vor dem Erstgespräch“ statt „Antwort 3“. | Sichtbares Element | Bedeutung | Gute Praxis | | ----------------------------- | ----------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------- | | **Name** | Interne Bezeichnung für die Auswahl | Beschreibe Anlass und Zielgruppe klar. | | **Nachrichtentext** | Inhalt, der später in die Unterhaltung eingesetzt wird | Formuliere vollständig, aber lass Raum für die persönliche Anpassung. | | **Persönliche Werte** | Kontaktbezogene Angaben, etwa Anrede oder Name | Prüfe mit Testdaten, ob jeder Wert sinnvoll aufgelöst wird. | | **Auslöselinks** | Links, deren Reaktion später in einem Ablauf genutzt werden kann | Setze nur Links ein, deren Zielseite und Messung du geprüft hast. | | **Datei oder Medium** | Optionaler Medieninhalt im Baustein | Verwende nur Dateien, die zum Anlass passen und vor dem Versand geprüft wurden. | | **Vorschau oder Test senden** | Je nach sichtbarer Editoransicht eine interne Kontrollmöglichkeit | Teste mit einem vorbereiteten Testkontakt, bevor das Team den Baustein regelmäßig nutzt. | Speichere den Baustein erst, nachdem du Inhalt, Links und persönliche Werte geprüft hast. Ein sinnvoller Name ersetzt keine Inhaltskontrolle: Er erleichtert nur das Wiederfinden im Arbeitsalltag. ## Textbaustein in einer aktiven Unterhaltung senden 1. Öffne **Unterhaltungen** und wähle den gewünschten Kontakt. 2. Prüfe den bisherigen Verlauf: Die letzte Nachricht des Kontakts muss innerhalb der vergangenen 24 Stunden eingegangen sein. 3. Wähle **WhatsApp** als Nachrichtenkanal. 4. Öffne im Nachrichteneditor **Textbaustein einfügen** oder das entsprechende Symbol. 5. Wähle den passenden Baustein aus. Sein Inhalt wird in den Editor übernommen. 6. Kontrolliere Anrede, persönliche Werte, Links und Formulierungen aus Sicht dieses konkreten Kontakts. 7. Passe den Text bei Bedarf an und sende ihn erst nach dieser Prüfung. ### Ergebnis prüfen Die gesendete Nachricht erscheint im Gesprächsverlauf. Prüfe dort, ob: * der richtige Kanal und die richtige Rufnummer verwendet wurden; * Namen und andere persönliche Werte vollständig und sinnvoll erscheinen; * Links zum richtigen Ziel führen; * Text, Datei oder Medium so aussehen, wie sie beim Kontakt ankommen sollen. ## Freigegebene Vorlage auswählen und prüfen Wähle im Nachrichteneditor oder in einer Sammelaktion **WhatsApp-Vorlage**, wenn eine Vorlage erforderlich ist. Die Auswahl zeigt eine Vorschau direkt im Versandablauf; du musst dafür nicht in einen getrennten Einstellungsbereich wechseln. | Prüfschritt | Was du kontrollierst | Warum es wichtig ist | | ------------------------------- | ------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------- | | Vorlage auswählen | Anlass und Zielgruppe passen zur vorgesehenen Nachricht | Verhindert unpassende oder irreführende Ansprache. | | Vorschau lesen | Vollständiger Inhalt und Reihenfolge der Abschnitte | Die Vorschau zeigt, was tatsächlich versendet wird. | | Kategorie prüfen | Die angezeigte Kategorie passt zum Anlass | Sie hilft dir, die richtige freigegebene Variante zu erkennen. | | Sprache prüfen | Die Sprache passt zum Kontakt und Inhalt | Vermeidet Missverständnisse und unnötige Rückfragen. | | Persönliche Werte prüfen | Alle eingefügten Werte sind vorhanden und sinnvoll | Fehlende Werte können den Inhalt unverständlich machen. | | Versand oder Planung bestätigen | Zeitpunkt und Empfängerkreis stimmen | Erst danach wird die Nachricht versendet oder eingeplant. | Wenn du die Nachricht erst später versenden möchtest, nutze anschließend [WhatsApp-Nachrichten zeitversetzt senden](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/telefonie/whatsapp-nachrichten-zeitversetzt-senden). ## Datei in einer Vorlage für diese Nachricht ersetzen Enthält eine ausgewählte Vorlage ein Bild, Dokument oder Video, erscheint im Editor ein Medienplatzhalter mit der Option zum Ersetzen. 1. Wähle die Vorlage und lies zuerst ihre Vorschau. 2. Wähle beim Medienplatzhalter **Medium ersetzen**. 3. Wähle eine Datei von deinem Gerät aus. 4. Kontrolliere das neue Medium direkt in der Nachrichtenvorschau. 5. Prüfe nochmals Inhalt, Dateityp, Größe und Zusammenhang zur Vorlage. 6. Sende oder plane die Nachricht erst danach. Der Austausch gilt nur für diese einzelne Nachricht. Die gespeicherte Vorlage wird dadurch weder überschrieben noch dauerhaft geändert. Ein ersetztes Medium hebt außerdem keine Anforderungen an die festgelegte Struktur oder an persönliche Werte der Vorlage auf. ## Textbausteine und Vorlagen im Workflow einsetzen Ein Workflow braucht eine klare Entscheidung, bevor er eine WhatsApp-Nachricht versendet. Richte deshalb zuerst einen Auslöser für den gewünschten Anlass ein, etwa einen neuen Termin, eine Formularantwort oder eine manuelle Aufnahme. 1. Öffne einen bestehenden Workflow oder erstelle einen neuen. 2. Füge nach dem Auslöser die Aktion **Prüfung des Kundenservice-Fensters** ein. 3. Verbinde den **offenen** Zweig mit einer WhatsApp-Aktion für eine freie Nachricht oder einen passenden Textbaustein. 4. Verwende im **geschlossenen** Zweig eine freigegebene Vorlage oder erstelle eine Aufgabe für das Team. 5. Prüfe bei Vorlagen Vorschau, Kategorie, Sprache und gegebenenfalls das ersetzte Medium. 6. Speichere den Workflow, veröffentliche ihn und teste ihn mit einem Testkontakt in beiden Zweigen. Die vollständige Einrichtung findest du unter [WhatsApp in Workflows verwenden](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/automatisierung/workflows/whatsapp-in-workflows-verwenden). > **Grenze:** Ein Workflow kann einen Textbaustein nur im offenen Antwortfenster als freie Nachricht nutzen. Ein geschlossener Zweig muss bewusst anders behandelt werden; er darf nicht stillschweigend denselben freien Text versenden. ## Vorlage an mehrere Kontakte senden Nutze eine Sammelaktion nur, wenn du Zielgruppe, Einwilligung und Nachricht vorab geprüft hast. 1. Öffne die Kontaktliste und grenze die Zielgruppe mit einer gespeicherten Ansicht oder passenden Filtern ein. 2. Kontrolliere Stichproben: Passen Rufnummer, Sprache und Anlass wirklich zu allen gewählten Kontakten? 3. Markiere die Kontakte und wähle die Sammelaktion zum Versenden einer WhatsApp-Nachricht. 4. Wähle eine freigegebene Vorlage. 5. Lies die Vorschau; kontrolliere Kategorie, Sprache und persönliche Werte. 6. Ersetze bei Bedarf das Vorlagenmedium für diese Sendung und prüfe die neue Vorschau. 7. Bestätige den Empfängerkreis und starte die Sammelaktion. 8. Kontrolliere anschließend Verlauf und Ergebnisse zunächst an wenigen Test- oder Stichprobenkontakten. Plane eine größere Aussendung nicht auf Basis einer ungeprüften Auswahl. Ein falscher Filter kann dazu führen, dass eine passende Nachricht an die falsche Zielgruppe geht. ## Vollständiger Test vor dem ersten Einsatz Führe vor einer regelmäßigen Nutzung diesen Test mit internen oder ausdrücklich freigegebenen Testkontakten durch: 1. Erstelle einen Textbaustein mit einem klaren Namen, einem persönlichen Wert und einem Testlink. 2. Lass einen Testkontakt eine WhatsApp-Nachricht senden. 3. Füge den Baustein in die aktive Unterhaltung ein, passe ihn an und sende ihn. 4. Prüfe Inhalt, personalisierte Angaben, Link und sichtbare Nachricht im Gesprächsverlauf. 5. Wähle danach eine freigegebene Vorlage und kontrolliere Vorschau, Kategorie und Sprache. 6. Falls die Vorlage ein Medium enthält, ersetze es testweise und kontrolliere, ob nur diese Nachricht die neue Datei zeigt. 7. Teste den Workflow einmal mit offenem und einmal mit geschlossenem Antwortfenster. 8. Prüfe für jede Variante im Verlauf, welcher Zweig gewählt und welche Nachricht ausgelöst wurde. Erst wenn alle Ergebnisse stimmen, sollte das Team den Baustein, die Vorlage oder die Automation im Alltag einsetzen. ## Häufige Probleme und sichere Lösungen | Beobachtung | Wahrscheinliche Ursache | So löst du es | | -------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------ | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Ein Textbaustein lässt sich nicht senden. | Das Antwortfenster ist geschlossen oder der falsche Kanal ist aktiv. | Prüfe den letzten Eingang und den ausgewählten Kanal. Verwende außerhalb des Fensters eine freigegebene Vorlage. | | Die Vorlagenvorschau erscheint nicht. | Die Ansicht wurde nicht neu geladen oder die Funktion ist im Standort noch nicht sichtbar. | Aktualisiere die Unterhaltung, wähle die Vorlage erneut und kläre bei weiterhin fehlender Anzeige die Verfügbarkeit im Standort. | | Ein persönlicher Wert bleibt leer oder sieht falsch aus. | Die Kontaktdaten sind unvollständig oder der falsche Wert wurde eingesetzt. | Öffne das Kontaktprofil, ergänze Testdaten und sende erst nach erneuter Vorschau. | | Das Medium kann nicht ersetzt werden. | Dateiart oder Dateigröße passen nicht zu den zulässigen Vorgaben. | Wähle eine passende Datei, kontrolliere die Vorschau und versuche den Austausch erneut. | | Die ausgewählte Vorlage passt nicht zum Kontakt. | Sprache, Kategorie oder Empfängerkreis wurden zu schnell bestätigt. | Brich vor dem Versand ab, wähle die passende Vorlage und prüfe Auswahl sowie Vorschau erneut. | | Der Workflow verschickt im falschen Fall eine freie Nachricht. | Die Fensterprüfung fehlt, ist falsch verbunden oder wurde nicht getestet. | Prüfe beide Zweige mit Testkontakten und veröffentliche erst nach einem vollständigen Test. | ## Praxisbeispiel: Nach einer Terminfrage richtig antworten Eine Praxis erhält eine WhatsApp-Nachricht mit der Frage nach verfügbaren Terminen. 1. Die Mitarbeitende öffnet die Unterhaltung und sieht, dass die Nachricht gerade eben eingegangen ist. 2. Sie wählt den Textbaustein „Termin vorbereiten“ aus. 3. Der Baustein übernimmt eine persönliche Anrede und einen Link zur Buchungsseite. Die Mitarbeitende prüft beide Angaben, ergänzt eine konkrete Rückfrage und sendet die Nachricht. 4. Eine Woche später soll dieselbe Praxis Personen mit einer älteren Anfrage informieren. Das Antwortfenster ist bei diesen Kontakten nicht mehr offen. 5. Das Team wählt deshalb eine passende freigegebene Vorlage, kontrolliert Vorschau, Sprache und Empfängerliste und verschickt sie erst nach einer Stichprobe. 6. Für neue Terminfragen legt das Team zusätzlich einen Workflow an: Bei offenem Fenster folgt ein hilfreicher Textbaustein, außerhalb des Fensters eine passende Vorlage. So bleibt die Antwort für aktuelle Gespräche schnell und persönlich, während ältere Kontakte zuverlässig über den passenden Versandweg angesprochen werden. ## Was diese Anleitung nicht ersetzt * Sie ersetzt keine Prüfung der Einwilligung und der internen Kommunikationsregeln deines Unternehmens. * Sie macht aus einem Textbaustein keine freigegebene Vorlage. * Sie ändert eine gespeicherte Vorlage nicht dauerhaft, wenn du nur für eine Nachricht ein Medium austauschst. * Sie ersetzt keinen Test mit realistischen Testdaten, besonders bei persönlichen Werten, Links und automatisierten Abläufen. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/sms-und-whatsapp/whatsapp-textbausteine-und-vorlagen-verwenden.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.