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# Anrufaufzeichnungen automatisch transkribieren

Die Transkription erstellt zu **neu aufgezeichneten** eingehenden und ausgehenden Gesprächen einen lesbaren Text. Dein Team kann Gesprächsinhalte dadurch schneller einordnen, ohne jede Aufnahme vollständig anzuhören. Sie ersetzt die Aufnahme nicht: Namen, Zahlen, Fachbegriffe und unklare Stellen müssen immer gegen die Tonspur geprüft werden.

Diese Anleitung erklärt die technische Einrichtung, den Sichtort und einen sicheren Test. Sie entscheidet nicht, ob eine Aufzeichnung oder Transkription im Einzelfall zulässig ist. Prüfe Einwilligungen, Informationspflichten und interne Regeln vor dem Einsatz.

## Was automatisch passiert

| Auslöser                                                                        | Ergebnis                                                    | Prüfort                                                                                         |
| ------------------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Ein eingehender oder ausgehender Anruf wird nach der Aktivierung aufgezeichnet. | Zu der neuen Anrufkarte wird automatisch ein Text erstellt. | Unterhaltung des zugehörigen Kontakts, direkt an der Anrufkarte.                                |
| Für die verwendete Rufnummer ist keine Aufzeichnung aktiv.                      | Es entsteht kein Transkript.                                | Prüfe zuerst die Aufzeichnung für diese Rufnummer; der Transkript-Schalter allein genügt nicht. |
| Die Funktion wird erst nach einem bereits geführten Anruf aktiviert.            | Die frühere Aufnahme wird nicht nachträglich umgewandelt.   | Verwende für die Prüfung immer einen neuen Testanruf.                                           |

## Vor dem Aktivieren

* Du kannst die Telefonie-Einstellungen deines ONE LOOP Standorts öffnen.
* Für jede Rufnummer, die du testen möchtest, ist die Anrufaufzeichnung bereits aktiviert.
* Du verwendest einen eindeutig benannten Testkontakt und keinen sensiblen echten Kundenanruf.
* Dein Team hat geklärt, wann Gespräche aufgezeichnet werden und wer Transkripte lesen darf. Die technische Einstellung ersetzt keine rechtliche oder interne Prüfung.
* Der Bereich und der Schalter müssen in deinem Standort sichtbar sein. Fehlen sie, ändere keine Rufnummerneinstellungen auf Verdacht, sondern kläre zuerst die Verfügbarkeit für deinen Standort.

> **Wichtig:** Die Transkription beginnt erst bei Aufzeichnungen, die **nach** der Aktivierung entstehen. Ein Test mit einer alten Anrufkarte kann deshalb kein erfolgreiches Ergebnis zeigen.

## Den Schalter finden und aktivieren

1. Öffne **Einstellungen** und wähle **Telefonsystem**.
2. Öffne den Reiter **Voice**.
3. Wähle im Bereich **Call Recording & Transcription** den Punkt **Call Transcription**.
4. Aktiviere das Kontrollkästchen **Enable Call Transcription**.
5. Kontrolliere, dass der Haken nach dem Speichern weiterhin gesetzt ist.
6. Halte für dein Team fest, ab welchem Zeitpunkt neue Aufzeichnungen transkribiert werden sollen.

Die sichtbaren Bezeichnungen können je nach Sprache deines Standorts englisch sein. Entscheidend ist die Reihenfolge: Telefonie-Einstellungen → Sprachbereich → Aufzeichnung und Transkription → Transkript-Schalter.

## Alle sichtbaren Elemente im Ablauf

| Sichtbares Element                 | Bedeutung                                                                 | Pflicht oder optional                                | So prüfst du die Wirkung                                                                                 |
| ---------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Voice**                          | Reiter für telefonische Sprachfunktionen.                                 | Pflicht, um den Schalter zu erreichen.               | Darunter erscheint der Bereich für Aufzeichnung und Transkription.                                       |
| **Call Recording & Transcription** | Bereich, in dem Aufzeichnung und Textausgabe zusammenhängen.              | Pflicht für die Einrichtung.                         | Die Unterseite für Anruftranskripte ist sichtbar.                                                        |
| **Call Transcription**             | Unterseite für die Textausgabe zu aufgenommenen Gesprächen.               | Pflicht.                                             | Die Aktivierungsoption wird angezeigt.                                                                   |
| **Enable Call Transcription**      | Löst die automatische Texterstellung für neue, aufgezeichnete Anrufe aus. | Pflicht.                                             | Das Kontrollkästchen bleibt aktiviert; nach einem Testanruf erscheint die Anzeige zum Öffnen des Textes. |
| **View Transcript**                | Öffnet den fertigen Text zu einer konkreten Anrufkarte.                   | Erst nach erfolgreicher neuer Aufzeichnung sichtbar. | Du kannst den Text neben den Wiedergabesteuerelementen lesen.                                            |

Ein für alle Standorte gleicher Standardzustand des Schalters ist nicht bestätigt. Prüfe daher immer den tatsächlichen Haken in deinem Standort und nicht nur die Einstellung einer anderen Rufnummer.

## So findest und prüfst du den Text

1. Öffne **Kommunikation** → **Unterhaltungen**.
2. Suche den Testkontakt, mit dem du den neuen Anruf geführt hast.
3. Öffne genau die Anrufkarte mit richtigem Zeitpunkt und vorhandener Aufzeichnung.
4. Wähle neben den Wiedergabesteuerelementen **View Transcript**.
5. Lies den Text und höre mindestens Namen, Zahlen, Termine und unklare Wörter in der Aufnahme gegen.
6. Halte nur das Testergebnis fest: Datum, Testkontakt, Anrufrichtung, sichtbare Transkript-Option und geprüfte Stellen. Speichere keine unnötigen Gesprächsinhalte in einem Testprotokoll.

Das Transkript gehört zu **dieser einen** Anrufkarte. Es ist kein allgemeiner Kontaktvermerk und kein Ersatz für die Aufnahme oder eine fachliche Gesprächsdokumentation.

## Vollständiger Test vor dem Team-Einsatz

Führe den Test einmal für eine eingehende oder ausgehende Testverbindung durch. Wenn dein Team beide Richtungen nutzt, wiederhole ihn für beide.

1. Prüfe vor dem Anruf: Die Aufzeichnung ist für die verwendete Rufnummer aktiv und der Transkript-Schalter ist gesetzt.
2. Führe mit dem markierten Testkontakt einen kurzen neuen Anruf. Sprich darin drei prüfbare Angaben, zum Beispiel einen Namen, einen Termin und eine Zahl.
3. Beende den Anruf und warte, bis die Anrufkarte mit Wiedergabemöglichkeit in der Unterhaltung erscheint. Die Quelle nennt keine feste Verarbeitungsdauer; wiederhole den Test nicht vorschnell.
4. Öffne die Unterhaltung des Testkontakts und wähle an **dieser** Anrufkarte **View Transcript**.
5. Vergleiche die drei vorbereiteten Angaben mit der Aufnahme. Prüfe bei Abweichungen zuerst Tonqualität, Aussprache und die richtige Anrufkarte.
6. Dokumentiere nur „Transkript sichtbar“ oder „nicht sichtbar“ sowie die geprüften Voraussetzungen.

Der Test ist bestanden, wenn eine **nach der Aktivierung** entstandene Aufzeichnung eine anklickbare Transkript-Option zeigt und die wesentlichen Testangaben gegen die Tonspur geprüft wurden.

## Typische Fehler und sichere Lösung

### Die Option „View Transcript“ fehlt

Prüfe der Reihe nach:

1. Ist es ein Anruf mit vorhandener Aufzeichnung?
2. Entstand der Anruf erst nach der Aktivierung?
3. Ist es die richtige Anrufkarte zum Testkontakt und Testzeitpunkt?
4. War die Aufzeichnung für genau diese Rufnummer aktiv?
5. Ist **Enable Call Transcription** weiterhin aktiviert?

Wenn einer dieser Punkte offen ist, führe einen neuen kurzen Testanruf aus. Alte Aufzeichnungen werden nicht nachträglich ergänzt.

### Der Text ist ungenau

Ein Transkript kann Wörter falsch verstehen. Höre die betreffende Stelle in der Aufnahme nach, besonders bei Eigennamen, Telefonnummern, Beträgen, Abkürzungen und Nebengeräuschen. Triff keine wichtigen Folgeentscheidungen allein anhand eines unklaren Textes.

### Der Bereich oder Schalter ist nicht sichtbar

Verändere Telefonie-Einstellungen nicht auf Verdacht. Die Verfügbarkeit muss für deinen ONE LOOP Standort bestätigt sein. Kläre zunächst Zugriffsrechte und die freigeschalteten Telefoniefunktionen; wiederhole erst dann den Test.

### Ein alter Anruf hat keinen Text

Das erwartete Verhalten ist kein Fehler: Die Erstellung beginnt erst mit Aufzeichnungen nach der Aktivierung. Nutze einen neuen Testanruf.

## Grenzen der überprüften Verfügbarkeit

Die geprüfte aktuelle Quelle bestätigt die automatische Texterstellung für neue aufgezeichnete eingehende und ausgehende Anrufe über eine entsprechend vorbereitete Rufnummer. Für automatisch ausgelöste Anrufe oder besondere Telefonieabläufe ist in der geprüften Quelle kein gleicher, für ONE LOOP bestätigter Ablauf belegt. Behandle eine Transkription dort erst als verfügbar, wenn sie mit einem neuen, nicht sensiblen Testanruf sichtbar geprüft wurde.

## Praxisbeispiel: Beratungsgespräch sicher nachfassen

Ein Beratungsteam möchte nach Gesprächen schneller erkennen, welche Unterlagen noch fehlen.

1. Die verantwortliche Person aktiviert die Funktion nach dem internen Freigabeprozess und prüft sie mit einem Testkontakt.
2. Nach einem neuen Beratungsgespräch öffnet die zuständige Person die Anrufkarte in der Unterhaltung.
3. Sie liest den Text zunächst nur als Orientierung und hört die Stelle mit dem vereinbarten Termin in der Aufnahme nach.
4. Erst danach erstellt sie die passende Aufgabe oder beantwortet eine offene Frage.
5. Bei wiederkehrenden Abweichungen prüft das Team Tonqualität und Gesprächsführung, statt unbestätigte Angaben automatisch weiterzuverarbeiten.

So beschleunigt der Text die Orientierung, während die Aufnahme die Kontrollquelle für wichtige Details bleibt.

## Passende nächste Schritte

* [Telefonie: den passenden Einstieg finden](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/telefonie)
* [Einwilligung und Rechtsgrundlage am Kontakt dokumentieren](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kontakte-und-unternehmen/datenschutz-und-einwilligungen/einwilligung-und-rechtsgrundlage-am-kontakt-dokumentieren)


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