> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/telefonie/automatische-nachricht-nach-verpasstem-anruf-einrichten.md). # Automatische Nachricht nach verpasstem Anruf einrichten ### Kurz erklärt Mit dieser Funktion erhält eine anrufende Person nach einem **nicht angenommenen eingehenden Anruf** automatisch eine SMS. Die Nachricht bestätigt, dass der Anruf bemerkt wurde, und gibt einen klaren nächsten Schritt vor – zum Beispiel eine kurze Rückmeldung per Nachricht oder einen späteren Rückruf. Die Funktion ist für eingehende Anrufe gedacht. Sie reagiert auf jeden Anruf, der als verpasst gilt. Ein Anruf wird dadurch nicht zurückgerufen und auch nicht automatisch in einen Termin umgewandelt. ### Das Ergebnis vor Augen Nach der Einrichtung ist klar festgelegt: * wann ein Anruf als verpasst gilt, * welche SMS dann versendet wird, * von welcher Standardrufnummer die Nachricht kommt, * ob der Text Platzhalter verwenden darf, * wie die Nachricht im Test aussieht, * und was bei mehreren verpassten Anrufen derselben Person passiert. Ein guter Rückmeldungstext gibt Orientierung, ohne mehr zu versprechen, als das Team tatsächlich leisten kann. ### Bevor du startest Prüfe diese Punkte, bevor du die Funktion aktivierst: 1. Die Standortnummer ist für eingehende Anrufe eingerichtet. 2. Du weißt, welche Rufnummer im Standort als Standardnummer verwendet wird. Laut Quelle wird von dieser Nummer die automatische SMS versendet. 3. Du hast eine Testnummer, auf der du SMS empfangen kannst. 4. Du hast festgelegt, wer nach einer Rückmeldung per SMS weiterarbeitet. 5. Du kennst die gewünschte Klingeldauer und die gewünschte Voicemail-Regel. Die Nachricht kann auch außerhalb der Arbeitszeit versendet werden, wenn ein Anruf als verpasst gilt. Nenne daher keine unzutreffende sofortige Erreichbarkeit. Formuliere stattdessen realistisch, wann und wie sich dein Team meldet. ### So funktioniert der Ablauf Der Ablauf besteht aus vier Schritten: 1. Eine Person ruft deine Standortnummer an. 2. Der Anruf wird innerhalb der eingestellten Klingeldauer nicht angenommen. 3. Die Plattform behandelt ihn als verpassten Anruf. 4. Die automatische SMS wird von der Standardnummer an die anrufende Person gesendet. Das bedeutet auch: Mehrere verpasste Anrufe lösen mehrere SMS aus. Ruft dieselbe Person zweimal kurz hintereinander an und werden beide Anrufe verpasst, erhält sie nach der Standardfunktion auch zwei Rückmeldungen. ### Funktion öffnen 1. Öffne **Einstellungen**. 2. Wähle **Telefonsystem**. 3. Öffne oben den Bereich **Sprache**. 4. Wähle **Voicemail und Rückruf-SMS**. 5. Klicke in der Seitenleiste auf **Rückruf-SMS bei verpasstem Anruf**. Die Originalansichten zeigen genau diesen Weg: vom Einstellungen-Symbol über den Bereich Telefonsystem und das Register Sprache bis zur Seite für verpasste Anrufe. ### Automatische SMS aktivieren Auf der Einstellungsseite findest du die Option **Rückruf-SMS bei verpasstem Anruf aktivieren**. 1. Aktiviere das Kontrollkästchen. 2. Prüfe die angezeigte Vorschau der Nachricht. 3. Klicke auf **Anpassen**, um den Text zu bearbeiten. 4. Teste die Nachricht, bevor du sie speicherst. 5. Speichere die Konfiguration. Aktiviere die Funktion nicht mit einem Platzhaltertext. Sobald sie aktiv ist, kann die Nachricht bei jedem verpassten Anruf ausgelöst werden. ### Den Nachrichtentext sinnvoll aufbauen Im Anpassungsdialog gibt es ein Textfeld für die automatische SMS. Formuliere sie kurz, freundlich und eindeutig. Eine gute Struktur hat drei Teile: | Bestandteil | Zweck | Beispiel | | -------------------- | ----------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------- | | **Bezug zum Anruf** | Die Person versteht sofort, warum sie die Nachricht erhält. | „Danke für deinen Anruf.“ | | **Erwartung** | Du sagst, was als Nächstes geschieht. | „Wir melden uns während unserer Servicezeit zurück.“ | | **Nächster Schritt** | Du gibst eine einfache Handlungsoption. | „Antworte gern direkt auf diese Nachricht.“ | Beispieltext: > Danke für deinen Anruf bei ONE LOOP. Wir konnten gerade nicht persönlich rangehen. Antworte gern auf diese Nachricht – wir melden uns schnellstmöglich zurück. Passe den Text an deinen tatsächlichen Ablauf an. Wenn du nur werktags reagierst, sollte die Nachricht das nicht verschleiern. #### Platzhalter richtig verwenden Im Textfeld ist ein Symbol für dynamische Werte sichtbar. Damit kannst du zum Beispiel den Namen eines Kontakts in die Nachricht einsetzen. Verwende solche Werte mit Bedacht: * Sie funktionieren nur, wenn die Plattform die anrufende Person bereits aus einer früheren Interaktion erkennt. * Bei einer unbekannten Nummer kann ein personenbezogener Wert leer bleiben oder nicht wie erwartet erscheinen. * Teste daher mit einem bekannten Kontakt und zusätzlich mit einer Nummer, die noch nicht als Kontakt vorhanden ist. * Schreibe den Satz so, dass er auch ohne Namen verständlich bleibt. Robust: „Danke für deinen Anruf.“\ Weniger robust: „Hallo {{Name}}, wir rufen dich sofort zurück.“ ### Testnachricht senden Im Anpassungsdialog kannst du eine Testnummer eintragen und über **Test senden** eine Vorschau per SMS anfordern. Die sichtbare Oberfläche enthält dafür eine Ländervorwahl-Auswahl, ein Nummernfeld und die Schaltfläche zum Senden des Tests. So testest du sauber: 1. Wähle die passende Ländervorwahl. 2. Trage eine Testnummer ein, auf die du zugreifen darfst. 3. Klicke auf **Test senden**. 4. Prüfe auf dem Testtelefon Wortlaut, Zeilenumbrüche, Platzhalter und Absender. 5. Ändere den Text bei Bedarf. 6. Klicke erst danach auf **Speichern**. Die Testnachricht prüft vor allem den Inhalt. Sie ersetzt nicht den Test eines echten verpassten Anrufs, weil dabei Klingeldauer und Anrufstatus nicht geprüft werden. ### Klingeldauer und Voicemail abstimmen Im benachbarten Bereich **Voicemail** legst du fest, wie lange ein eingehender Anruf klingelt. Die Originalansicht zeigt einen Regler mit Optionen von keiner Klingeldauer bis zu 60 Sekunden. Die Quelle empfiehlt üblicherweise 10 bis 20 Sekunden. Die Klingeldauer beeinflusst, wann der Anruf als verpasst behandelt wird und die Rückmeldung ausgelöst werden kann. | Ziel | Sinnvolle Richtung | Was du testen solltest | | ---------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------ | | Eine Person soll genug Zeit zum Abnehmen haben. | Keine extrem kurze Klingeldauer wählen. | Kann die zuständige Person den Anruf unter realistischen Bedingungen annehmen? | | Die SMS soll zeitnah nach einem nicht angenommenen Anruf folgen. | Eine kürzere Klingeldauer wählen. | Erhält das Testtelefon die SMS erst nach dem erwarteten Ablauf? | | Eine zentrale Voicemail soll nach dem Klingeln greifen. | Klingeldauer und Voicemail gemeinsam festlegen. | Hört das Testtelefon die richtige Voicemail und erhält es die SMS wie geplant? | Die gleiche Seite bietet einen Bereich zum Hochladen einer eigenen Voicemail-Datei. Die Quelle nennt unter anderem MP3- und WAV-Dateien. Eine eigene Aufnahme ist optional, aber hilfreich, wenn die Ansage zum Rückmeldungstext passen soll. Beispiel für einen stimmigen Ablauf: 1. Der Anruf klingelt 15 Sekunden. 2. Niemand nimmt ab. 3. Eine kurze Voicemail erklärt den nächsten Schritt. 4. Die SMS bestätigt anschließend, dass die Nachricht gelesen wird. Teste immer den gesamten Ablauf statt nur die SMS. ### Mehrere verpasste Anrufe vermeiden Die Standardfunktion versendet eine SMS **für jeden** verpassten Anruf. Das ist wichtig, wenn eine Person mehrfach versucht anzurufen. Wenn du nur eine Rückmeldung innerhalb eines bestimmten Zeitraums senden möchtest, reicht die Standardfunktion allein nicht aus. Die Quelle empfiehlt dafür einen separat eingerichteten Ablauf mit einer Wartezeit oder einer klaren Kennzeichnung der ersten und weiteren Anrufe. Erst wenn ein solcher Ablauf im Standort vollständig eingerichtet und getestet ist, solltest du die Standardfunktion entsprechend ergänzen oder ersetzen. Mache diese Entscheidung bewusst: * **Jeder Anruf soll sofort bestätigt werden:** Die Standardfunktion passt. * **Mehrfachanrufe sollen nur einmal bestätigt werden:** Plane einen eigenen, getesteten Ablauf für die Begrenzung. * **Das Team ruft garantiert direkt zurück:** Prüfe trotzdem, ob eine automatische SMS außerhalb der Arbeitszeit sinnvoll bleibt. ### Vollständiger Testablauf Führe nach dem Speichern diese zwei Tests durch. #### Test A: Nachrichtentext 1. Sende aus dem Anpassungsdialog eine Testnachricht an dein Testtelefon. 2. Prüfe Absender, Text, Format und Platzhalter. 3. Passe den Text an und wiederhole den Test bei Bedarf. #### Test B: Echter verpasster Anruf 1. Rufe die Standortnummer von der Testnummer an. 2. Nimm den Anruf bewusst nicht an. 3. Miss ungefähr die eingestellte Klingeldauer. 4. Prüfe die Voicemail, falls sie eingerichtet ist. 5. Warte auf die automatische SMS. 6. Kontrolliere, ob Text, Absender und Zeitpunkt stimmen. 7. Rufe kurz erneut an und lasse auch diesen Anruf verpasst, wenn du prüfen möchtest, wie die Funktion bei Wiederholungen reagiert. Dokumentiere das Ergebnis kurz: Nummer, Klingeldauer, SMS-Text, Voicemail und Zeitpunkt. Damit kann das Team spätere Änderungen sicher nachvollziehen. ### Häufige Fehler und ihre Lösung #### Es wird keine SMS gesendet Prüfe zuerst, ob die Funktion aktiviert und gespeichert ist. Kontrolliere anschließend, ob der Anruf wirklich als verpasst gilt und ob du den Test über die richtige eingehende Standortnummer durchgeführt hast. #### Der Text enthält einen leeren Platzhalter Teste mit einem bekannten Kontakt. Dynamische Werte benötigen laut Quelle eine bereits bekannte Person. Formuliere die Nachricht so, dass sie auch ohne den Wert verständlich bleibt. #### Die SMS kommt zu spät Prüfe die eingehende Klingeldauer. Eine lange Klingeldauer verschiebt den Zeitpunkt, an dem der Anruf als verpasst behandelt wird. Führe nach jeder Änderung einen echten Testanruf durch. #### Dieselbe Person erhält mehrere Nachrichten Das ist das belegte Standardverhalten: Jeder verpasste Anruf löst eine Rückmeldung aus. Wenn das nicht zum Ablauf passt, benötigst du einen separat getesteten Ablauf mit zeitlicher Begrenzung. #### Der Text verspricht einen Rückruf, aber niemand reagiert Der Nachrichtentext und die Teamorganisation passen nicht zusammen. Ändere entweder den Text auf eine realistische Erwartung oder sorge dafür, dass eine verantwortliche Person die SMS-Antworten zeitnah bearbeitet. ### Praxisbeispiel: Empfang außerhalb der Öffnungszeit Ein Studio erhält häufig Anrufe, wenn der Empfang nicht besetzt ist. Es möchte die Anrufenden nicht ohne Rückmeldung lassen, aber auch keine falsche sofortige Erreichbarkeit versprechen. 1. Das Team setzt die Klingeldauer auf einen geprüften kurzen Wert. 2. Es hinterlegt eine passende Voicemail. 3. Es aktiviert die Rückruf-SMS bei verpasstem Anruf. 4. Der Text lautet: „Danke für deinen Anruf bei ONE LOOP. Wir sind gerade nicht erreichbar. Antworte gern auf diese Nachricht – wir melden uns am nächsten Servicezeitpunkt zurück.“ 5. Das Team sendet eine Testnachricht und prüft sie auf zwei Testtelefonen. 6. Danach führt es einen echten verpassten Anruf durch. 7. Weil Mehrfachanrufe mehrere SMS auslösen, entscheidet das Team zunächst bewusst für dieses Verhalten und beobachtet die Rückmeldungen. So bekommen Anrufende unmittelbar Orientierung, während das Team nur das verspricht, was es auch zuverlässig einhalten kann. ### Kurz-Check vor der Aktivierung * [ ] Die richtige eingehende Standortnummer und Standardnummer sind bekannt. * [ ] Die Rückruf-SMS-Funktion ist aktiviert und gespeichert. * [ ] Der Text ist kurz, freundlich und realistisch. * [ ] Dynamische Werte funktionieren bei bekannten Kontakten und stören unbekannte Nummern nicht. * [ ] Testnachricht und echter verpasster Anruf wurden getrennt geprüft. * [ ] Klingeldauer, Voicemail und SMS ergeben zusammen einen nachvollziehbaren Ablauf. * [ ] Das Team weiß, wer auf Antworten reagiert. * [ ] Das Verhalten bei mehreren verpassten Anrufen ist bewusst entschieden. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. 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The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.