> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/telefonie/eingehende-anrufe-nach-arbeitszeiten-steuern.md). # Eingehende Anrufe nach Arbeitszeiten steuern Lege pro Person fest, wann eingehende Anrufe klingeln dürfen, prüfe den verwendeten Zeitplan und verstehe genau, wie Sammelruf, Anrufmenü, Ersatzbehandlung und Weiterleitungsnummern außerhalb der Arbe ## Kurz erklärt Diese Einstellung schützt einzelne Personen davor, außerhalb ihrer geplanten Arbeitszeit bei eingehenden Anrufen zu klingeln. Sie nutzt dafür einen ausgewählten Zeitplan – nicht die Geräteeinstellungen und nicht die mobile App. Ist **Nur während Arbeitszeiten klingeln** ausgeschaltet, bleibt der bestehende Anrufablauf unverändert. Ist die Einstellung aktiv, passiert bei jedem eingehenden Anruf Folgendes: 1. Der Zeitplan der betroffenen Person wird geprüft. 2. Innerhalb der eingetragenen Zeit klingelt die Person wie bisher. 3. Außerhalb der Zeit wird die Person übersprungen. 4. Der Anruf folgt der bereits eingerichteten Ersatzbehandlung der Rufnummer. > **Wichtig:** Die Einstellung ist keine Weiterleitung an eine frei wählbare Ersatzperson. Für einen Anruf außerhalb der Arbeitszeit greift immer der bereits konfigurierte Ersatzweg der Rufnummer. ## Was sich für den Anrufablauf ändert | Zustand | Was passiert | | ---------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------- | | Die Einstellung ist ausgeschaltet | Die bisherige Ruflogik bleibt vollständig unverändert. | | Die Person ist innerhalb des gewählten Zeitplans verfügbar | Der Anruf klingelt bei der Person wie gewohnt. | | Die Person ist außerhalb des Zeitplans | Die Person wird übersprungen; der Anruf geht mit dem bestehenden Ablauf der Rufnummer weiter. | | Die Arbeitszeit wurde für einen Feiertag ausgenommen | Die Person wird an diesem Datum wie außerhalb der Arbeitszeit behandelt. | Die Ablaufgrafik der Originalquelle macht die Entscheidung sichtbar: Erst wird geprüft, ob die Einstellung aktiv ist. Nur dann wird der gewählte Zeitplan geprüft. Nach Feierabend wird nicht automatisch neu geroutet, sondern der bestehende Ersatzweg der Rufnummer fortgesetzt. ## Für wen ist die Einstellung sinnvoll? Die Funktion passt besonders gut, wenn Personen: * nur zu festen Zeiten Anrufe annehmen, * an Wochenenden nicht klingeln sollen, * an einzelnen Feiertagen oder Urlaubstagen nicht verfügbar sind, * in einem Sammelruf nur während ihrer Dienstzeit beteiligt sein sollen, * eine zugeordnete Weiterleitungsnummer haben, die außerhalb ihrer Zeit ebenfalls nicht klingeln soll. Sie ist nicht geeignet, wenn du nach Feierabend gezielt an eine bestimmte andere Person weiterleiten möchtest. Dafür musst du die Ruflogik der Telefonnummer oder des Anrufmenüs selbst passend aufbauen. ## Vor dem Einschalten: diese fünf Punkte prüfen Bevor du die Einstellung aktivierst, prüfe nicht nur den Schalter. Entscheidend ist der ausgewählte Zeitplan. | Prüfpunkt | Warum er wichtig ist | | ---------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Wöchentliche Arbeitszeiten** | Sie bestimmen, an welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten die Person klingelt. | | **Zeitzone** | Eine falsche Zeitzone führt dazu, dass die Person zur falschen Uhrzeit übersprungen wird oder klingelt. | | **Datumsspezifische Zeiten** | Feiertage, Urlaub und einzelne Schließtage überschreiben die üblichen Wochenzeiten. | | **Ersatzbehandlung der Rufnummer** | Sie entscheidet, was nach dem Überspringen passiert, zum Beispiel Mailbox oder ein anderer eingerichteter Ablauf. | | **Rufweg** | Sammelruf, Anrufmenü, einzelne Zielperson und übertragene Anrufe verhalten sich unterschiedlich. | > **Empfehlung:** Aktiviere die Einstellung zunächst für eine Testperson mit einem kurzen Testzeitraum. Prüfe zwei Testanrufe, bevor du sie für das gesamte Team einrichtest. ## Voraussetzung: Die Einstellung sehen und ändern dürfen Für das eigene Profil sowie für die Verfügbarkeit eines Teammitglieds ist die Berechtigung **Kalender verwalten** erforderlich. Ohne diese Berechtigung wird der Bereich für die eingehende Anrufsteuerung nicht angezeigt. Das ist kein Fehler im Zeitplan. Prüfe dann zuerst die Berechtigungen der Person, die die Einstellung ändern soll. | Wer richtet ein? | Weg in der Oberfläche | Erforderlich | | -------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------- | | Die Person für sich selbst | **Einstellungen → Mein Profil** | Berechtigung **Kalender verwalten** | | Eine berechtigte Person für ein Teammitglied | **Einstellungen → Mein Team → Person bearbeiten → Nutzerverfügbarkeit** | Berechtigung **Kalender verwalten** | Die Originalgrafik bestätigt beide Wege und zeigt dieselbe notwendige Berechtigung für beide Fälle. ## Den richtigen Zeitplan vorbereiten Der Zeitplan ist die tatsächliche Grundlage für die Rufentscheidung. Die Anrufsteuerung erstellt keine Arbeitszeiten und verändert sie auch nicht. ### Wöchentliche Zeiten festlegen Lege für jeden Wochentag fest, ob die Person verfügbar ist und welche Start- und Endzeit gilt. Für Tage ohne Dienstzeit bleibt der Tag nicht verfügbar. Beispiel: | Tag | Verfügbarkeit | | ------------------ | ------------------- | | Montag bis Freitag | 08:30 bis 17:00 Uhr | | Samstag | nicht verfügbar | | Sonntag | nicht verfügbar | ### Zeitzone prüfen Wähle die Zeitzone, in der die Arbeitszeit tatsächlich gilt. Das ist besonders wichtig, wenn die Person unterwegs arbeitet oder wenn Team und Standort in unterschiedlichen Regionen arbeiten. Ein Test um 17:05 Uhr ist nur aussagekräftig, wenn die Zeitzone des Zeitplans stimmt. ### Feiertage und einzelne Ausnahmen eintragen Ein datumsspezifischer Eintrag überschreibt die normalen Wochenzeiten für genau dieses Datum. Für einen Schließtag oder Feiertag: 1. Öffne den Zeitplan. 2. Füge eine datumsspezifische Zeit hinzu. 3. Lege für dieses Datum **keine verfügbaren Stunden** fest. 4. Speichere den Zeitplan. 5. Prüfe, dass der Eintrag den üblichen Wochenplan für diesen Tag überschreibt. Die geprüften Aufnahmen zeigen neben den wöchentlichen Zeiten den Bereich für datumsspezifische Stunden. Genau dort werden Ausnahmen wie Feiertage und Urlaub gepflegt. ## Für das eigene Profil einrichten 1. Öffne **Einstellungen → Mein Profil**. 2. Scrolle zum Bereich **Inbound call routing**. 3. Aktiviere **Only ring during working hours**. 4. Öffne **Call routing schedule**. 5. Wähle den Zeitplan, der deine Arbeitszeit abbildet. 6. Speichere, falls eine Speicherschaltfläche erscheint. 7. Kontrolliere anschließend, ob der richtige Zeitplan in der Auswahl angezeigt wird. Die geprüfte Bildschirmaufnahme zeigt den Bereich unterhalb der Verfügbarkeit: oben der Schalter, darunter die Auswahl des Zeitplans. Der Text dort beschreibt die Wirkung präzise: Außerhalb der geplanten Zeit wird die Person übersprungen und nicht beantwortete Anrufe folgen dem konfigurierten Ersatzweg der Rufnummer. ### Was danach passiert * Innerhalb des Zeitplans klingelst du wie bisher. * Außerhalb des Zeitplans wirst du übersprungen. * Dein Gerät muss dafür nicht manuell umgestellt werden. * Die Einstellung wirkt auch an Wochenenden, Feiertagen und bei eingetragenen Abwesenheiten, sofern der gewählte Zeitplan diese Zeiten korrekt enthält. ## Für ein Teammitglied einrichten Richte die Einstellung nur dann für eine andere Person ein, wenn die Arbeitszeit vorher mit ihr abgestimmt ist. 1. Öffne **Einstellungen → Mein Team**. 2. Suche die betreffende Person und öffne die Bearbeitung. 3. Wähle links **Nutzerverfügbarkeit**. 4. Prüfe zuerst die angezeigte Zeitzone und die wöchentlichen Arbeitszeiten. 5. Ergänze bei Bedarf datumsspezifische Ausnahmen. 6. Scrolle zum Bereich **Inbound call routing**. 7. Aktiviere **Only ring during working hours**. 8. Wähle bei **Call routing schedule** den richtigen Zeitplan. 9. Speichere die Änderungen. 10. Führe gemeinsam einen Testanruf innerhalb und außerhalb der Arbeitszeit durch. Die geprüften Aufnahmen zeigen den Bearbeitungsweg über **Mein Team** und **Nutzerverfügbarkeit** sowie die Auswahl für Zeitzone, Wochenzeiten, einzelne Daten, Schalter und Zeitplan. ## So verhalten sich die verschiedenen Rufwege Die Arbeitszeitprüfung prüft eine Person. Sie ersetzt den bestehenden Anrufablauf nicht. Deshalb ist es wichtig, den jeweiligen Rufweg zu kennen. | Rufweg | Innerhalb der Arbeitszeit | Außerhalb der Arbeitszeit | | ----------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------ | --------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Person oder Kontakt direkt zugeordnet | Die Person klingelt normal. | Die Person wird übersprungen; die bestehende Ersatzbehandlung der Rufnummer greift. | | Sammelruf | Alle verfügbaren Personen klingeln. | Personen außerhalb ihrer Zeit werden übersprungen; weiterhin verfügbare Personen klingeln weiter. | | Anrufmenü | Die eingerichteten Zielpersonen klingeln. | Nicht verfügbare Zielpersonen werden übersprungen; andere erreichbare Ziele können weiter klingeln. | | Einzige Person in einem Verbindungsschritt eines Anrufmenüs | Die Person klingelt. | Es wird keine Person verbunden; der Anrufablauf läuft mit dem nächsten Schritt weiter. | | Übertragener Anruf | Die bestehende Übergabe funktioniert wie eingerichtet. | Die Arbeitszeitprüfung wird hierfür derzeit nicht angewendet. | ### Der wichtigste Unterschied: überspringen statt umleiten Wenn eine Person außerhalb ihres Zeitplans liegt, entscheidet diese Einstellung nicht, **wer stattdessen** angerufen wird. Sie entfernt nur diese Person aus dem aktuellen Schritt. Das bedeutet: * Im Sammelruf können andere verfügbare Personen weiter klingeln. * In einem Anrufmenü können andere Zielpersonen weiter erreichbar sein. * Ist die Person das einzige Ziel, muss der nächste Schritt im Anrufablauf sinnvoll eingerichtet sein. * Außerhalb der Zeit folgt eine direkt zugeordnete Rufnummer ihrer vorhandenen Ersatzbehandlung. ## Was bei Weiterleitungsnummern passiert Die Einstellung verhindert auch, dass eine Person außerhalb der Arbeitszeit indirekt über eine passende Weiterleitungsnummer erreicht wird. Beispiel: Eine Person ist einer Rufnummer zugeordnet und dieselbe persönliche Nummer ist als Weiterleitungsnummer hinterlegt. Liegt die Person außerhalb ihres Zeitplans, wird diese Weiterleitungsnummer ebenfalls übersprungen. Es ist keine zweite Einstellung nötig. Das Originalbild zeigt diese Situation direkt in der Rufkonfiguration: Die übereinstimmende Weiterleitungsnummer wird mit dem Hinweis angezeigt, dass das Klingeln wegen der Rufnummernübereinstimmung übersprungen wird. > **Grenze:** Für ausdrücklich übertragene Anrufe greift die Arbeitszeitprüfung derzeit nicht. Plane wichtige Übergaben deshalb nicht als Ersatz für die Nach-Feierabend-Regel. ## Die Ersatzbehandlung vorab bewusst einrichten Da die Person nach Feierabend nur übersprungen wird, musst du vorher prüfen, wie die Rufnummer ohne diese Person weiterläuft. Typische Ersatzwege sind: * Mailbox, * ein weiterer Schritt im Anrufmenü, * andere verfügbare Personen im Sammelruf, * eine bereits eingerichtete automatische Anrufannahme. Prüfe diese Behandlung immer selbst. Die Arbeitszeit-Einstellung richtet sie nicht neu ein und kann keine persönliche Mailbox oder bestimmte Ersatzperson nur für die Zeit außerhalb der Arbeitszeit auswählen. ## Sechs Tests vor dem Alltagseinsatz Führe die Tests mit einer Testperson und einer Testnummer durch. 1. **Während der Zeit:** Rufe innerhalb des Zeitplans an. Die Person muss wie bisher klingeln. 2. **Nach Feierabend:** Rufe außerhalb des Zeitplans an. Die Person darf nicht klingeln; prüfe die Ersatzbehandlung der Rufnummer. 3. **Sammelruf:** Richte zwei Testpersonen ein, von denen nur eine verfügbar ist. Prüfe, dass nur die verfügbare Person klingelt. 4. **Anrufmenü:** Prüfe einen Schritt mit mehreren Zielen und einen Schritt mit genau einer Person. Beim einzigen nicht verfügbaren Ziel muss der Anrufablauf weiterlaufen. 5. **Feiertag:** Lege einen datumsspezifischen Tag ohne verfügbare Stunden an. Prüfe, ob er die Wochenzeiten wirklich überschreibt. 6. **Weiterleitungsnummer:** Falls vorhanden, prüfe außerhalb der Zeit, dass eine übereinstimmende Weiterleitungsnummer ebenfalls übersprungen wird. Ändere immer nur einen Bestandteil zwischen zwei Testreihen. So erkennst du, ob ein Fehler im Zeitplan, in der Zeitzone oder in der Ruflogik liegt. ## Häufige Probleme lösen ### Ich werde außerhalb der Arbeitszeit weiterhin angerufen Prüfe diese Punkte in genau dieser Reihenfolge: 1. Ist **Only ring during working hours** im richtigen Profil aktiviert? 2. Ist der richtige Zeitplan bei **Call routing schedule** gewählt? 3. Ist die Zeitzone des Zeitplans korrekt? 4. Liegt die aktuelle Uhrzeit tatsächlich außerhalb des Zeitplans? 5. Enthält ein Feiertag oder Urlaubstag einen datumsspezifischen Eintrag ohne verfügbare Stunden? 6. Handelt es sich um einen übertragenen Anruf? Für diesen Rufweg greift die Prüfung derzeit nicht. ### Der Bereich für die Anrufsteuerung fehlt Prüfe die Berechtigung **Kalender verwalten**. Ohne sie ist die Karte für eingehende Anrufe nicht sichtbar. Das gilt sowohl für das eigene Profil als auch für die Bearbeitung eines Teammitglieds. ### Der Anruf geht nicht an die erwartete Ersatzperson Das ist kein Fehler der Zeitprüfung. Die Einstellung überspringt nur die nicht verfügbare Person. Prüfe die bestehende Ersatzbehandlung der Rufnummer oder den nächsten Schritt im Anrufmenü. Wenn eine bestimmte Person nach Feierabend erreichbar sein soll, musst du diesen Rufweg dort ausdrücklich einrichten. ### An einem Feiertag klingelt es trotzdem Ein leerer Feiertag im Kalender reicht nicht aus. Im ausgewählten Zeitplan braucht dieses Datum einen datumsspezifischen Eintrag ohne verfügbare Stunden. Prüfe danach die Zeitzone und teste den Tag mit einer kurzen Testausnahme. ### Der Anruf endet im Anrufmenü ohne Verbindung Prüfe, ob die nicht verfügbare Person das einzige Ziel in diesem Verbindungsschritt ist. In diesem Fall wird niemand verbunden und der Anrufablauf geht weiter. Ergänze einen sinnvollen nächsten Schritt, zum Beispiel eine Mailbox oder einen anderen erreichbaren Weg. ## Praxisbeispiel: Service-Team mit Feierabendregel Ein Service-Team arbeitet montags bis freitags von 08:30 bis 17:00 Uhr. Jede Person verwendet einen Zeitplan mit der passenden Zeitzone. Für gesetzliche Feiertage sind datumsspezifische Einträge ohne verfügbare Stunden angelegt. Während der Arbeitszeit klingeln beim Sammelruf alle verfügbaren Personen. Nach 17:00 Uhr werden sie übersprungen; die Rufnummer folgt dem vorbereiteten Ersatzweg zur Mailbox. Eine diensthabende Person ist in einem separaten Anrufmenü als weiteres Ziel vorgesehen. Das Team testet die Regel vorab an einem Werktag, mit einer kurzen Testausnahme und über die hinterlegte Weiterleitungsnummer. ## Checkliste * [ ] Der Zeitplan enthält die richtigen Wochentage und Uhrzeiten. * [ ] Die Zeitzone entspricht dem tatsächlichen Arbeitsort. * [ ] Feiertage und Urlaub sind als datumsspezifische Ausnahmen ohne verfügbare Stunden gepflegt. * [ ] Die richtige Person hat die Berechtigung **Kalender verwalten**. * [ ] Der Schalter und der ausgewählte Zeitplan sind im richtigen Profil gespeichert. * [ ] Die Ersatzbehandlung der Rufnummer ist außerhalb der Arbeitszeit geprüft. * [ ] Sammelruf und Anrufmenü wurden mit mindestens zwei Testpersonen geprüft. * [ ] Übertragene Anrufe wurden nicht als abgedeckter Rufweg eingeplant. * [ ] Eine passende Weiterleitungsnummer wurde getestet, falls sie verwendet wird. Weiterführend: * [Voicemail für Standort und Nutzer einrichten](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/telefonie/voicemail-fur-standort-und-nutzer-einrichten) * [Anrufmenü über einen Workflow starten](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/telefonie/anrufmenu-uber-einen-workflow-starten) * [Eingehende Anrufe zuverlässig weiterleiten](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/telefonie/eingehende-anrufe-zuverlassig-weiterleiten) --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/telefonie/eingehende-anrufe-nach-arbeitszeiten-steuern.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. 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