> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/telefonie/gesprachsergebnisse-nach-telefonaten-einheitlich-erfassen.md).

# Gesprächsergebnisse nach Telefonaten einheitlich erfassen

Richte eindeutige Gesprächsergebnisse für Telefonate ein, wähle sie nach einem Anruf und verbinde sie bei Bedarf mit einer getesteten Folgeaktion.

## Kurz erklärt

Ein Gesprächsergebnis beantwortet direkt nach einem Telefonat eine einzige, wichtige Frage: **Was ist passiert und was folgt daraus?** Zum Beispiel „Nicht erreicht“, „Rückruf vereinbart“ oder „Termin gewünscht“.

Die Person, die telefoniert hat, wählt genau **ein** Ergebnis. Es wird am Gespräch gespeichert. Dadurch sieht das Team dieselbe Einordnung und eine passende, vorher getestete Folgeaktion kann starten.

> **Wichtig:** Ein Gesprächsergebnis ist kein Ersatz für eine Notiz. Das Ergebnis beschreibt die Kategorie; in einer Notiz hältst du konkrete Vereinbarungen, Termine und Besonderheiten fest.

## Was diese Funktion im Alltag löst

Ohne feste Auswahl bewertet jedes Teammitglied Gespräche anders: „später melden“, „Rückruf“, „nochmal versuchen“ oder gar kein Eintrag. Die nächste Person muss dann erst herausfinden, was gemeint war.

Mit einer kurzen, gemeinsam verwendeten Liste wird die Nachbereitung klar:

| Nach dem Gespräch                 | Gewähltes Ergebnis         | Sinnvolle Folge                                       |
| --------------------------------- | -------------------------- | ----------------------------------------------------- |
| Niemand geht ans Telefon          | **Nicht erreicht**         | Rückruf als Aufgabe vormerken                         |
| Eine Nachricht wurde hinterlassen | **Nachricht hinterlassen** | Kontakt später erneut prüfen                          |
| Ein Termin wird gewünscht         | **Termin gewünscht**       | Termin vereinbaren oder zuständige Person informieren |
| Es besteht kein Interesse         | **Kein Interesse**         | Keine unpassende weitere Ansprache starten            |
| Eine Rückmeldung wurde vereinbart | **Rückruf vereinbart**     | Aufgabe zum vereinbarten Zeitpunkt erstellen          |

Die Beispiele sind nur ein Ausgangspunkt. Entscheidend ist: Jedes Ergebnis steht für eine eindeutige fachliche Entscheidung.

## Wer macht was?

| Aufgabe                                                | Zuständig                                                |
| ------------------------------------------------------ | -------------------------------------------------------- |
| Liste anlegen, umbenennen, sortieren oder löschen      | Personen mit Berechtigung für die Standort-Einstellungen |
| Nach einem Anruf ein Ergebnis wählen                   | Personen, die den Anruf führen oder entgegennehmen       |
| Folgeaktion einrichten und testen                      | Verantwortliche Person für die Automatisierung           |
| Prüfen, ob die Zuordnung im Gespräch gespeichert wurde | Die anrufende Person oder eine verantwortliche Person    |

## Vor dem Einrichten: die richtige Liste planen

Lege nicht möglichst viele Ergebnisse an. Pro Standort sind höchstens **zehn** Einträge möglich. Eine kurze Liste ist für alle schneller und wird zuverlässiger verwendet.

Gute Ergebnisnamen sind:

* kurz,
* handlungsorientiert,
* für alle gleich verständlich,
* klar voneinander getrennt.

Vermeide Paare wie „Rückruf“ und „Später zurückrufen“. Sie führen oft zur falschen Auswahl. Frage stattdessen bei jedem Eintrag: **Würde danach eine andere Aktion folgen?** Wenn nein, reicht wahrscheinlich ein gemeinsamer Eintrag.

### Beispiel für ein kleines Beratungsteam

Ein Team verwendet diese sechs Ergebnisse:

1. **Nicht erreicht**
2. **Nachricht hinterlassen**
3. **Rückruf vereinbart**
4. **Termin gewünscht**
5. **Kein Interesse**
6. **Rufnummer stimmt nicht**

Damit ist nach jedem Gespräch sofort sichtbar, ob ein nächster Schritt nötig ist. Ein zusätzlicher Eintrag „Gespräch geführt“ wäre zu ungenau und bringt keine Entscheidung.

## Gesprächsergebnisse im Standort einrichten

Für das Einrichten brauchst du die passende Berechtigung.

1. Öffne **Einstellungen → Telefonsystem → Voice → Call Dispositions**. Die Bezeichnungen können je nach Spracheinstellung in Englisch erscheinen.
2. Prüfe zuerst die vorhandene Liste. Ändere keine Einträge, die bereits in einer Folgeaktion verwendet werden, ohne sie vorher zu prüfen.
3. Wähle **Add Disposition**, um einen weiteren Eintrag anzulegen.
4. Gib einen kurzen Namen ein, zum Beispiel **Termin gewünscht**.
5. Speichere den Eintrag.
6. Ordne die Liste bei Bedarf über das Verschiebe-Symbol neu an. Die Reihenfolge hilft dem Team, häufige Ergebnisse schneller zu finden.
7. Führe anschließend einen Testanruf durch und kontrolliere die Auswahl.

In der Übersicht erkennst du die einzelnen Einträge, ihre Reihenfolge sowie die Funktionen zum Bearbeiten und Löschen. Die Reihenfolge verändert nicht die Bedeutung des Ergebnisses; sie steuert nur, wie übersichtlich die Auswahl für das Team ist.

### Bestehende Einträge sicher ändern

| Änderung       | Auswirkung                                                              | Sicheres Vorgehen                                                     |
| -------------- | ----------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------- |
| **Umbenennen** | Bereits eingerichtete Folgeaktionen bleiben mit dem Eintrag verbunden.  | Name präzisieren, danach mit einem Testanruf prüfen.                  |
| **Sortieren**  | Nur die Reihenfolge der Auswahl ändert sich.                            | Häufige Ergebnisse nach oben legen.                                   |
| **Löschen**    | Folgeaktionen mit diesem Filter stoppen, bis der Filter angepasst wird. | Erst abhängige Folgeaktionen ermitteln, dann ersetzen oder entfernen. |

> **Nicht auf Verdacht löschen:** Wenn ein Ergebnis in einer Folgeaktion verwendet wird, kann diese nach dem Löschen nicht mehr wie vorgesehen starten.

## Nach einem Telefonat das passende Ergebnis auswählen

Die Auswahl steht bei Telefonaten zur Verfügung, die über den Browser-Dialer oder die mobile App geführt beziehungsweise angenommen werden.

### Im Browser

1. Beende das Gespräch.
2. Öffne die Abschlussansicht des Anrufs.
3. Wähle das passende Ergebnis aus der eingerichteten Liste.
4. Bestätige den Abschluss.
5. Öffne den Gesprächseintrag beim Kontakt und prüfe, ob das gewählte Ergebnis gespeichert ist.

Die Auswahl erscheint als übersichtliche Liste oder Kachelgruppe. Wähle nicht mehrere ähnliche Einträge aus: Pro Anruf wird nur **ein** Ergebnis gespeichert.

### In der mobilen App

Auch nach einem Gespräch in der mobilen App kann die Auswahl erscheinen. Die gezeigten Optionen werden als Schaltflächen dargestellt; weitere Einträge lassen sich über eine zusätzliche Auswahl öffnen.

1. Beende den Anruf.
2. Tippe auf das zutreffende Ergebnis, zum Beispiel **Nicht erreicht** oder **Rückruf vereinbart**.
3. Prüfe die Hervorhebung deiner Auswahl.
4. Tippe auf **Bestätigen**.
5. Nutze bei Bedarf die danach sichtbaren Schnellaktionen, etwa **Notiz**, **Kalender**, **Aufgabe**, **Tag**, **Profil**, **Nicht stören**, **Nachricht** oder **Anruf**.

So bleibt die Einordnung nicht nur gespeichert: Die nächste Aufgabe oder Notiz kann direkt im passenden Moment angelegt werden.

Wenn dein mobiles Gerät mehrere Standorte verwendet, prüfe vor der Auswahl den aktiven Standort. Die Gesprächsergebnisse erscheinen nur für den Standort, dem das Gespräch zugeordnet ist. Wechsle bei Bedarf zuerst zum richtigen Standort und öffne danach die Abschlussansicht erneut.

### Wann die Auswahl nicht erwartet werden sollte

Die Auswahl ist nicht für jedes Telefonat verfügbar. Sie wird nicht unterstützt, wenn ein Gespräch über eine persönliche Rufnummer oder ein Tischtelefon angenommen wurde. In diesem Fall dokumentierst du den Verlauf manuell über den Kontakt und eine Aufgabe oder Notiz.

Die Auswahl ist freiwillig. Für einen einheitlichen Ablauf sollte das Team sie dennoch nach jedem passenden Gespräch verwenden.

## Eine Folgeaktion mit dem Gesprächsergebnis verbinden

Wenn bei einem Ergebnis immer dieselbe Nachbereitung anfällt, richtest du eine Folgeaktion ein. Ein Beispiel: Bei **Rückruf vereinbart** soll eine Aufgabe entstehen.

1. Erstelle oder öffne die gewünschte Automatisierung.
2. Wähle als Auslöser **Call Details**.
3. Füge einen Filter für **Custom Disposition** hinzu.
4. Wähle ein oder mehrere Gesprächsergebnisse, bei denen die Folgeaktion starten soll. Die Liste ist durchsuchbar.
5. Speichere den Auslöser.
6. Ergänze eine klare Folgeaktion, zum Beispiel eine Aufgabe anlegen, einen Tag setzen, eine vorbereitete Nachricht senden, einen Termin anlegen oder einen Kontakt in einen passenden Prozessschritt einordnen.
7. Veröffentliche die Folgeaktion erst nach einem vollständigen Test.

Das Bild der Einrichtung zeigt genau diese Reihenfolge: erst den Auslöser **Call Details**, dann den Filter **Custom Disposition**, anschließend die auszuwählenden Ergebnisse. Erst danach folgt die eigentliche Aktion.

### Drei sichere Tests vor dem Einsatz

1. **Speichertest:** Führe einen Testanruf. Wähle ein Ergebnis und kontrolliere im Gesprächseintrag, ob genau dieses Ergebnis steht.
2. **Automatisierungstest:** Wähle ein Ergebnis, das den Auslöser erfüllen soll. Prüfe, ob die vorgesehene Aufgabe oder Nachricht genau einmal entsteht.
3. **Gegenprobe:** Wähle ein anderes Ergebnis. Prüfe, dass die Folgeaktion diesmal nicht startet.

Teste außerdem einmal in der mobilen App, wenn dein Team dort telefoniert. So stellst du sicher, dass die Auswahl und die Bestätigung für die tatsächliche Arbeitsweise verständlich sind.

## Ältere Folgeaktionen prüfen

Frühere Folgeaktionen können noch mit einem älteren Filter für den Gesprächsstatus arbeiten. Für neue oder angepasste Abläufe verwendest du den Auslöser **Call Details** mit dem Filter **Custom Disposition**.

Bestehende Gesprächsdaten bleiben erhalten. Kontrolliere aber jede ältere Folgeaktion einzeln, wenn sie weiterhin auf ein bestimmtes Ergebnis reagieren soll. Ändere sie erst, nachdem du mit einem Testkontakt geprüft hast, dass die neue Zuordnung korrekt funktioniert.

## Grenzen, die du kennen solltest

* Pro Anruf lässt sich nur **ein** Gesprächsergebnis speichern.
* Es gibt maximal **zehn** Ergebnisse pro Standort.
* Unterergebnisse oder mehrere parallele Auswahlen sind nicht vorgesehen.
* Die Auswahl wird nur für passende Telefonate im Browser-Dialer oder in der mobilen App angeboten.
* Eine spätere Auswertung nach Gesprächsergebnis ist in der Quelle als zukünftige Erweiterung beschrieben. Plane deshalb keine Arbeitsabläufe auf Basis einer Auswertung, solange sie in deinem Standort nicht sichtbar und bestätigt verfügbar ist.
* Die Einordnung ersetzt keine Notiz mit konkreten Absprachen.

## Häufige Probleme lösen

### Die Auswahl erscheint nach dem Anruf nicht

Prüfe zuerst, ob der Anruf über den Browser-Dialer oder die mobile App geführt beziehungsweise angenommen wurde. Bei einer persönlichen Rufnummer oder einem Tischtelefon steht diese Auswahl nicht zur Verfügung. Prüfe außerdem, ob im Standort mindestens ein Gesprächsergebnis eingerichtet ist.

### Das falsche Ergebnis wird oft gewählt

Kürze die Liste und benenne ähnliche Einträge eindeutiger. Eine Auswahl wie **Rückruf vereinbart** ist klarer als mehrere fast gleiche Varianten. Sortiere häufige Optionen nach oben.

### Die Folgeaktion startet nicht

Öffne den Gesprächseintrag und prüfe, welches Ergebnis tatsächlich gespeichert wurde. Vergleiche es anschließend mit dem Filter in der Folgeaktion. Wurde ein Ergebnis gelöscht oder wurde ein älterer Filter verwendet, passe die Folgeaktion an und wiederhole den Test.

### Eine Auswertung ist nicht sichtbar

Das ist aktuell kein Fehler. Die zugrunde liegende Quelle nennt die Auswertung als zukünftige Erweiterung. Nutze bis zur bestätigten Verfügbarkeit den gespeicherten Gesprächseintrag und die getesteten Folgeaktionen als verlässliche Grundlage.

## Praxisbeispiel: Rückrufe sauber verteilen

Ein Beratungsteam legt die Ergebnisse **Nicht erreicht**, **Rückruf vereinbart**, **Termin gewünscht**, **Kein Interesse** und **Rufnummer stimmt nicht** an.

Nach einem Gespräch wählt die anrufende Person **Rückruf vereinbart** und ergänzt in einer Notiz: „Rückruf am Donnerstag um 15 Uhr; Interesse an Beratung zum Einstieg.“ Die eingerichtete Folgeaktion erstellt eine Aufgabe für die zuständige Person. Diese prüft im Kontakt den Gesprächseintrag, die Notiz und die Aufgabe – und hat damit alle Informationen für den Rückruf an einem Ort.

## Checkliste

* [ ] Die Liste enthält höchstens zehn klare, unterschiedliche Ergebnisse.
* [ ] Für jedes Ergebnis ist klar, was als Nächstes passieren soll.
* [ ] Abhängige Folgeaktionen wurden vor dem Umbenennen oder Löschen geprüft.
* [ ] Ein Testanruf im Browser wurde erfolgreich kontrolliert.
* [ ] Ein Testanruf in der mobilen App wurde kontrolliert, wenn das Team sie nutzt.
* [ ] Für ein Ergebnis wurde die Folgeaktion getestet und eine Gegenprobe durchgeführt.
* [ ] Wichtige Absprachen werden zusätzlich als Notiz festgehalten.

Weiterführend:

* [Ausgehende Anrufe in der mobilen App führen](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/telefonie/ausgehende-anrufe-in-der-mobilen-app-fuhren)
* [Über die Mobilfunknummer aus der App anrufen](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/telefonie/uber-die-mobilfunknummer-aus-der-app-anrufen)


---

# Agent Instructions
This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com.

## Querying This Documentation
If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question.

Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters:

```
GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/telefonie/gesprachsergebnisse-nach-telefonaten-einheitlich-erfassen.md?ask=<question>&goal=<user_goal>
```

`ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language.
`goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case.

The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.