> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/telefonie/rufnummer-einem-nutzer-zuweisen.md).

# Rufnummer einem Nutzer zuweisen

## Kurz erklärt

Lege zuerst fest, **wer** einen Anruf an eine bestimmte Rufnummer bearbeiten soll:

| Wenn du erreichen willst, dass …                          | Wähle diese Einrichtung                                      |
| --------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------ |
| eine feste Person allein für eine Rufnummer zuständig ist | **Persönliche Rufnummer** im Profil dieser Person            |
| mehrere Personen denselben Anruf entgegennehmen können    | **Geteilte Rufnummer** in den Einstellungen der Rufnummer    |
| ein Kontakt im System eine zuständige Person hat          | **Kontaktzuständigkeit** – das ist keine Rufnummernzuweisung |

Eine persönliche Rufnummer und eine gemeinsame Rufnummer lösen unterschiedliche Aufgaben. Richte nicht beides ein, nur weil dieselbe Person mit einem Kontakt arbeitet: Entscheidend ist, wie **Anrufe an diese Rufnummer** ankommen sollen.

## Was sich durch die Zuordnung ändert

Eine persönliche Rufnummer macht eine Person zur festen ersten Anlaufstelle für Anrufe an genau diese Rufnummer. Das ist sinnvoll für eine direkte Durchwahl oder eine feste persönliche Geschäftsnummer.

Eine geteilte Rufnummer gehört dagegen nicht einer einzelnen Person. Du legst in der Rufnummern-Konfiguration fest, wer dafür erreichbar sein soll. So kann zum Beispiel die zentrale Nummer bei mehreren Personen klingeln, damit ein Anruf nicht liegen bleibt.

> **Wichtig:** Die zuständige Person eines Kontakts ist etwas anderes. Sie organisiert die Bearbeitung des Kontakts, ersetzt aber keine bewusst eingerichtete persönliche Rufnummer.

## Vor dem Start: die richtige Entscheidung treffen

Stelle dir diese drei Fragen:

1. Soll diese Nummer nur einer Person gehören? Dann richte eine persönliche Rufnummer ein.
2. Soll bei der Nummer ein kleines Team erreichbar sein? Dann richte eine gemeinsame Rufnummer mit mehreren Mitklingelnden ein.
3. Soll ein Kontakt nur intern einer Person zugeordnet sein, während Anrufe weiterhin nach der Rufnummern-Konfiguration laufen? Dann ändere nur die Kontaktzuständigkeit.

### Beispiel: Beratung und Empfang

* **Direkte Beratungsnummer:** Anrufe für Frau Meier sollen immer bei Frau Meier landen. Die Nummer wird ihr persönlich zugewiesen.
* **Zentrale Nummer:** Anrufe für den Empfang sollen von mehreren verfügbaren Personen angenommen werden können. Die Nummer wird als gemeinsame Rufnummer eingerichtet.
* **Neuer Kontakt:** Ein neuer Kontakt wird Frau Meier zur Nachbearbeitung zugeordnet. Das allein macht aus der zentralen Nummer noch keine persönliche Durchwahl.

## Voraussetzungen

* Die Rufnummer ist im ONE LOOP Standort bereits vorhanden.
* Die Person, die Anrufe erhalten soll, ist in der Nutzerverwaltung angelegt.
* Du darfst Telefonie- und Nutzereinstellungen bearbeiten.
* Du weißt, auf welchem Gerät die jeweilige Person Anrufe annehmen soll: im Browser, in der mobilen App, über eine hinterlegte Telefonnummer oder – falls eingerichtet – an einem Tischtelefon.

## Variante A: Eine Rufnummer fest einer Person zuweisen

Nutze diese Variante, wenn die Nummer wirklich eine persönliche direkte Rufnummer sein soll.

1. Öffne **Einstellungen** und danach die Nutzerverwaltung.
2. Suche die gewünschte Person und öffne ihre Bearbeitung.
3. Öffne den Bereich **Anruf- und Voicemail-Einstellungen**.
4. Suche das Feld für die **eingehende Rufnummer**.
5. Wähle die vorhandene Rufnummer aus.
6. Lege darunter fest, auf welchen Wegen die Person Anrufe erhalten darf.
7. Speichere die Änderungen.

Die Ansicht zeigt außerdem, dass eine persönliche Rufnummer nur für eine direkte Erreichbarkeit nötig ist. Sie ist **nicht** erforderlich, nur damit eine persönliche Ansage verwendet wird oder ein Kontakt intern einer Person zugeordnet ist.

### Erreichbarkeit der Person passend einstellen

Im selben Bereich können je nach eingerichteter Ausstattung mehrere Empfangswege auswählbar sein:

* **Browser:** geeignet, wenn die Person überwiegend am Computer arbeitet.
* **Mobile App:** geeignet, wenn die Person unterwegs arbeitet.
* **Hinterlegte Telefonnummer:** geeignet, wenn Anrufe an ein externes Telefon weitergegeben werden sollen.
* **Tischtelefon:** nur auswählen, wenn dieses für die Person eingerichtet ist.

Aktiviere nur Wege, die die Person tatsächlich nutzen kann. Mehrere aktivierte Wege können gleichzeitig klingeln. Das ist praktisch für die Erreichbarkeit, kann aber störend sein, wenn ein privates Telefon unnötig mitklingelt.

### Grenzen der persönlichen Zuweisung

Für die direkte Zuweisung gilt eine klare Eins-zu-eins-Regel:

* Eine Rufnummer kann nicht gleichzeitig als persönliche direkte Rufnummer für mehrere Personen hinterlegt sein.
* Eine Person kann nicht mehrere persönliche direkte Rufnummern gleichzeitig auswählen.

Wenn eine Nummer von mehreren Personen bearbeitet werden soll, verwende die gemeinsame Einrichtung aus der nächsten Variante.

## Variante B: Eine Rufnummer mit mehreren Personen teilen

Nutze diese Variante für eine zentrale Nummer, einen Bereitschaftsdienst oder ein kleines Team.

1. Öffne **Einstellungen** und den Bereich **Telefonie**.
2. Öffne die Übersicht der Rufnummern.
3. Suche die gewünschte Rufnummer.
4. Öffne das Menü mit den drei Punkten und wähle **Konfiguration bearbeiten**.
5. Wähle unter den grundlegenden Angaben die erste Person aus, an die Anrufe dieser Nummer gehen sollen.
6. Wähle für diese Person die erlaubten Empfangswege aus.
7. Öffne den Bereich für die Anrufweiterleitung.
8. Aktiviere die Option, weitere Personen mitklingeln zu lassen.
9. Wähle die zusätzlichen Personen aus und speichere.

Für die zusätzlichen Mitklingelnden sieht die Einrichtung maximal sechs auswählbare Personen vor. Plane deshalb bewusst: Die zentrale Nummer sollte nur bei Personen klingeln, die den Anruf wirklich annehmen können.

### Was beim gemeinsamen Klingeln passiert

* Die ausgewählten Personen erhalten den Anruf nach ihren persönlichen Einstellungen.
* Nimmt eine Person den Anruf an, ist sie mit der anrufenden Person verbunden.
* Lehnt eine Person den Anruf ab, klingelt er bei den anderen ausgewählten Personen weiter.
* Eine Person, deren Rufnummer bereits direkt zugeordnet ist und die zusätzlich in der gemeinsamen Gruppe steht, erhält ihren Anruf über ihre persönliche Erreichbarkeit. Die Einstellung für gemeinsame Anrufe greift für diese Person dann nicht zusätzlich.

Jede Person kann für gemeinsame Anrufe einen bevorzugten Empfangsweg festlegen. Dieser befindet sich ebenfalls in ihrem Bereich **Anruf- und Voicemail-Einstellungen**. Prüfe diesen Weg bei jeder beteiligten Person, bevor du die gemeinsame Rufnummer aktiv nutzt.

## Welche Regel entscheidet bei einem eingehenden Anruf?

Die Rufnummern-Konfiguration wird nach einer festen Reihenfolge ausgewertet. Für die tägliche Arbeit sind vor allem diese Punkte wichtig:

1. Ein mit der Rufnummer verbundener automatisierter Anrufablauf oder ein Telefonmenü kann den Anruf zuerst übernehmen.
2. Eine direkt der Rufnummer zugeordnete Person wird vor einer bloßen Kontaktzuständigkeit berücksichtigt.
3. Die beim Kontakt hinterlegte zuständige Person kann anschließend relevant werden.
4. Die gemeinsame Auswahl weiterer Personen und weitere Weiterleitungswege greifen entsprechend der Konfiguration.

Daher gilt: Wenn du erwartest, dass ein Team klingelt, aber nur eine andere Route aktiv wird, prüfe zuerst die Konfiguration der Rufnummer – nicht nur das Kontaktprofil.

Für die vollständige Reihenfolge, Wartezeit und Auffangziel lies auch [Eingehende Anrufe zuverlässig weiterleiten](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/telefonie/eingehende-anrufe-zuverlassig-weiterleiten).

## Drei Tests vor dem Einsatz

Teste immer mit einem zweiten Telefon. Ein Test aus dem eigenen Arbeitsgerät kann Einstellungen, Weiterleitungen oder Benachrichtigungen verdecken.

### Test 1: Persönliche Rufnummer

1. Rufe die persönliche Rufnummer von einem anderen Telefon an.
2. Prüfe, ob nur die vorgesehene Person die Anrufbenachrichtigung erhält.
3. Nimm den Anruf am vorgesehenen Gerät an.
4. Prüfe anschließend im Kontaktverlauf, ob der Anruf nachvollziehbar erfasst ist.

### Test 2: Kontaktzuständigkeit abgrenzen

1. Ordne einen Testkontakt einer anderen Person zu.
2. Rufe anschließend die persönliche Rufnummer aus Test 1 an.
3. Prüfe, ob der Anruf trotzdem bei der Person der direkten Rufnummernzuweisung ankommt.

So erkennst du, ob du persönliche Rufnummer und Kontaktzuständigkeit sauber auseinanderhältst.

### Test 3: Gemeinsame Rufnummer

1. Rufe die gemeinsame Nummer von einem anderen Telefon an.
2. Prüfe bei allen ausgewählten Personen, ob der erwartete Empfangsweg klingelt.
3. Lehnt eine Person ab, prüfe, ob die übrigen Personen weiter klingeln.
4. Nimm den Anruf bei einer Person an und prüfe, ob das Klingeln bei den anderen endet.
5. Wiederhole den Test nach jeder Änderung der Personenauswahl oder Gerätewahl.

## Häufige Probleme lösen

### Die Rufnummer kann im Personenprofil nicht ausgewählt werden

Die Nummer ist möglicherweise bereits direkt einer anderen Person zugeordnet. Öffne die Anruf- und Voicemail-Einstellungen der betreffenden Profile und prüfe das Feld für die eingehende Rufnummer. Erst wenn die alte direkte Zuweisung entfernt ist, kann die Nummer einer anderen Person persönlich zugeordnet werden.

### Die falsche Person erhält den Anruf

Prüfe in dieser Reihenfolge:

1. Ist die Rufnummer direkt einer Person zugeordnet?
2. Ist ein automatisierter Anrufablauf oder ein Telefonmenü für die Nummer eingerichtet?
3. Ist der Testkontakt einer Person zugeordnet?
4. Sind für die gemeinsame Rufnummer die richtigen Personen ausgewählt?
5. Ist ein weiterer Weiterleitungsweg aktiv?

Ändere immer nur einen Punkt und wiederhole anschließend den Testanruf. So bleibt nachvollziehbar, welche Einstellung die Änderung verursacht hat.

### Nur eine Person erhält einen gemeinsamen Anruf

Öffne die Konfiguration der Rufnummer und kontrolliere, ob die zusätzlichen Personen wirklich ausgewählt und gespeichert sind. Prüfe danach bei jeder Person den bevorzugten Empfangsweg für gemeinsame Anrufe. Eine korrekte Personenauswahl hilft nicht, wenn auf dem gewählten Gerät keine Anrufe angenommen werden können.

### Eine Person bekommt den Anruf auf dem falschen Gerät

Unterscheide die beiden Stellen:

* Die persönlichen Empfangswege steuern Anrufe an die direkte Rufnummer dieser Person.
* Der bevorzugte Empfangsweg für gemeinsame Anrufe steuert die Teilnahme an einer geteilten Rufnummer.

Passe nur die passende Einstellung an und teste erneut.

## Kurz-Check vor dem Speichern

* [ ] Die Rufnummer ist eindeutig als persönlich oder gemeinsam eingeordnet.
* [ ] Bei einer persönlichen Rufnummer ist genau die verantwortliche Person ausgewählt.
* [ ] Bei einer gemeinsamen Rufnummer sind nur tatsächlich verfügbare Personen ausgewählt.
* [ ] Die Empfangswege jeder beteiligten Person wurden geprüft.
* [ ] Es gibt keine unbeabsichtigte doppelte Zuordnung.
* [ ] Ein Testanruf von einem zweiten Telefon war erfolgreich.