> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/telefonie/sms-sammelaktionen-sicher-versenden.md). # SMS-Sammelaktionen sicher versenden ## Das Ergebnis Mit einer SMS-Sammelaktion sendest du dieselbe Nachricht an eine bewusst ausgewählte Gruppe von Kontakten. Du bestimmst, ob sie sofort, zu einem späteren Zeitpunkt oder schrittweise in kleinen Portionen versendet wird. Das eignet sich zum Beispiel für eine Terminankündigung, eine kurze Einladung oder eine relevante Information für Kontakte, die dem Erhalt von SMS zugestimmt haben. Eine Sammelaktion ist keine Nachricht, die ohne Vorbereitung an möglichst viele Personen geht: Zielgruppe, Text, Versandzeit und die Bearbeitung eingehender Antworten müssen vor dem Start klar sein. ## Vor dem Versand: Zielgruppe und Nachricht prüfen Versende nur an Personen, deren Einwilligung für den SMS-Kontakt vorliegt. Nenne in der Nachricht dein Unternehmen eindeutig. Bei der ersten Nachricht an einen Kontakt oder nach einer längeren Kontaktpause gehört eine klare Abmeldemöglichkeit ans Ende, zum Beispiel: **„Antworte STOP, wenn du keine Nachrichten mehr erhalten möchtest.“** Für Empfänger:innen in den USA und Kanada nennt die geprüfte Quelle eine Pause von 90 Tagen oder mehr als Anlass, die Abmeldemöglichkeit wieder aufzunehmen. Prüfe zusätzlich die für deine Zielgruppe geltenden Vorgaben, bevor du eine Aktion startest. Wenn eine Person STOP antwortet oder keine weiteren SMS wünscht, darf sie nicht in weitere Sammelaktionen aufgenommen werden. ### Eine Nachricht, auf die Menschen reagieren können Eine gute Sammel-SMS ist kurz, persönlich und leicht zu beantworten. * Sprich den Kontakt bei Bedarf mit dem Vornamen an. * Formuliere ein klares, einzelnes Anliegen oder stelle genau eine einfache Frage. * Erkläre den Nutzen in einem Satz. * Verzichte auf lange Aufzählungen, übermäßige Ausrufezeichen und viele Emojis. * Versende Links nur, wenn sie für die Nachricht wirklich nötig sind. * Sende nur dann, wenn jemand Rückfragen zeitnah bearbeiten kann. Ein klarer Text führt eher zu hilfreichen Antworten. Viele Themen, mehrere Fragen oder sehr lange Texte machen es schwer, den nächsten Schritt zu erkennen. **Beispiel für einen klaren Text:** > Hallo {{contact.first\_name}}, hier ist Anna von Beispielbetrieb. Wir haben diese Woche noch einige Plätze für die kurze Beratung frei. Möchtest du einen Termin? Antworte STOP, wenn du keine Nachrichten mehr erhalten möchtest. Speichere wiederkehrende Formulierungen als Textbaustein. So bleiben Absender, Ton und Abmeldehinweis einheitlich, ohne dass du eine frühere Aktion verändern musst. ## Sammelaktion vorbereiten 1. Öffne **Kontakte** und filtere die Zielgruppe so eng wie möglich. 2. Kontrolliere einzelne Kontakte in der Liste: Passt die Einwilligung, die Rufnummer und das Anliegen? 3. Markiere nur die Kontakte, die die Nachricht wirklich erhalten sollen. 4. Wähle **SMS senden** und bestätige den Start der Sammelaktion. 5. Schreibe die Nachricht oder wähle einen vorbereiteten Textbaustein. 6. Wähle die Absender-Rufnummer ausdrücklich aus. 7. Vergib einen internen Namen für die Aktion, zum Beispiel **Einladung Beratung September**. 8. Wähle die passende Versandart. 9. Prüfe Text, Absender, Zielgruppe und Versandzeit ein letztes Mal, bevor du bestätigst. Der interne Name hilft deinem Team später, die Aktion in der Übersicht wiederzufinden. Er wird nicht als Nachrichtentext an die Kontakte gesendet. ## Die passende Versandart wählen | Versandart | Wann sie passt | Was geschieht | | ---------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------ | | **Sofort an alle** | Eine reine Information, auf die keine oder nur wenige Antworten erwartet werden. | Alle ausgewählten Kontakte erhalten die Nachricht direkt. | | **Zu geplantem Zeitpunkt an alle** | Eine Information soll zu einer bestimmten Uhrzeit versendet werden. | Alle ausgewählten Kontakte erhalten die Nachricht gleichzeitig zum eingestellten Startzeitpunkt. | | **Schrittweise in Portionen** | Die Nachricht kann Rückfragen auslösen und das Team soll Antworten laufend bearbeiten. | Das System sendet jeweils eine begrenzte Menge und wartet dann bis zur nächsten Portion. | Wähle den sofortigen oder geplanten Versand an alle nur, wenn dein Team mit möglichen Antworten umgehen kann. Für Gespräche, Rückfragen oder Terminwünsche ist der schrittweise Versand meist besser kontrollierbar. ## Schrittweisen Versand einrichten Wählst du **Schrittweise in Portionen**, legst du fest, wie schnell die Nachricht durch die Zielgruppe läuft. 1. Setze bei **Start am** den Tag und die Uhrzeit, an dem der Versand beginnen soll. 2. Trage bei **Menge pro Portion** ein, wie viele Nachrichten jeweils versendet werden. 3. Lege bei **Wiederholen nach** fest, wie lange bis zur nächsten Portion gewartet wird. 4. Wähle bei **Senden an** die Wochentage, an denen ein Versand zulässig sein soll. 5. Optional: Begrenze den Versand mit **Verarbeitung zwischen Uhrzeiten** auf ein tägliches Zeitfenster. 6. Prüfe, ob Menge, Abstand und Zeitfenster genug Kapazität für Antworten lassen. **So wirken die Felder zusammen:** Bei einer Menge von 10 und einem Abstand von 3 Minuten gehen zuerst 10 Nachrichten heraus. Drei Minuten später folgt die nächste Gruppe von 10, solange ein erlaubter Wochentag und das festgelegte Zeitfenster erreicht sind. > **Beispiel:** Du möchtest 100 Kontakte im Laufe eines Vormittags einladen. Starte um 10:30 Uhr, setze die Menge pro Portion auf 10, den Abstand auf 3 Minuten und das Zeitfenster bis 11:00 Uhr. Prüfe vorher, ob dein Team in diesem Zeitraum auf Antworten reagieren kann. ## Laufende Aktion prüfen und steuern Öffne **Kontakte** > **Listen** > **Sammelaktionen**. Dort siehst du den Status und die Ergebnisse der Aktion. 1. Öffne die Aktion und prüfe gesendete, zugestellte, fehlgeschlagene und übersprungene Nachrichten. 2. Lies bei Fehlern den verfügbaren Hinweis und korrigiere nur die zugrunde liegende Ursache. 3. Nutze das Aktionsmenü zum Bearbeiten, Anhalten oder Beenden nur, wenn du die Auswirkungen auf noch geplante Nachrichten verstanden hast. 4. Behalte die eingehenden Antworten während und nach dem Versand im Blick. 5. Achte besonders auf Abmeldungen und schließe diese Kontakte von künftigen Aktionen aus. Bereits gesendete SMS lassen sich nicht zurücknehmen. Starte deshalb bei einer neuen Zielgruppe oder einem neuen Text immer mit einer kleinen Testgruppe. ## Wann stattdessen ein Workflow passt Soll eine SMS nach einem konkreten Ereignis einzeln ausgelöst werden, zum Beispiel nach einer Formulareinsendung, nutze einen Workflow statt einer Sammelaktion. Die Anleitung dafür steht unter E-Mails und SMS im Workflow senden. Eine Sammelaktion ist für eine einmalige, ausgewählte Gruppe gedacht. Ein Workflow passt besser, wenn die Nachricht automatisch zum passenden Zeitpunkt für jeden einzelnen Kontakt ausgelöst werden soll. ## Grenzen und typische Fehler ### Die Zielgruppe ist zu groß oder zu ungenau Filtere erst nach dem tatsächlichen Anlass und der vorhandenen Einwilligung. Verwende für einen neuen Text zuerst eine kleine Testgruppe. So erkennst du unpassende Formulierungen oder unerwartete Antworten, bevor viele Personen die Nachricht erhalten. ### Das Team kann Antworten nicht zeitnah bearbeiten Wähle den schrittweisen Versand, verringere die Menge pro Portion oder verschiebe die Aktion in ein Zeitfenster mit ausreichender Kapazität. Eine schnelle erste Antwort wirkt verlässlicher als eine große Aktion ohne Betreuung. ### Ein Kontakt möchte keine weiteren SMS Respektiere die Abmeldung sofort und nehme den Kontakt nicht in künftige Aktionen auf. Versuche nicht, die Abmeldung mit einer weiteren Werbenachricht zu beantworten. ### Der Versand soll erst später erfolgen Wähle **Zu geplantem Zeitpunkt an alle** für einen gleichzeitigen Versand zu einem festen Zeitpunkt. Wenn Antworten erwartet werden, richte stattdessen einen schrittweisen Versand mit Startzeit, Menge, Abstand und Zeitfenster ein. > **Praxisbeispiel:** Ein Studio möchte bestätigte Interessierte zu einem Beratungstag einladen. Es filtert nur Kontakte mit passender Einwilligung, testet den Text mit fünf internen Kontakten und plant anschließend einen schrittweisen Versand am Vormittag. Je zehn Nachrichten werden mit einigen Minuten Abstand versendet. Eine Person aus dem Team beobachtet die Antworten und kümmert sich direkt um Terminwünsche. Kontakte mit STOP werden nicht mehr einbezogen. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/telefonie/sms-sammelaktionen-sicher-versenden.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.