> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/telefonie/telefonmenu-mit-tastenauswahl-einrichten.md). # Telefonmenü mit Tastenauswahl einrichten Ein Telefonmenü nimmt eingehende Anrufe an, spielt eine Ansage ab und reagiert auf Tasteneingaben. So können Anrufende selbst wählen, ob sie beispielsweise Informationen hören, mit einer Person verbunden werden oder eine Sprachnachricht hinterlassen möchten. Das Menü wird als Workflow aufgebaut. Der Workflow startet, sobald die dafür festgelegte Telefonnummer angerufen wird, und führt den Anruf anschließend Schritt für Schritt durch die von dir festgelegten Wege. ## Vor der Einrichtung Bereite diese Punkte vor, bevor du mit dem Workflow beginnst: * Eine Telefonnummer, die für eingehende Anrufe genutzt werden kann. * Einen kurzen, verständlichen Ansagetext mit wenigen Auswahlmöglichkeiten. * Die Entscheidung, was bei jeder Taste passieren soll. * Einen Plan für den Fall, dass niemand eine Taste drückt oder eine ungültige Taste gewählt wird. * Falls du eine Aufnahme statt einer gesprochenen Ansage nutzen möchtest: eine passende Audiodatei. Für diese Funktion wird das WAV-Format empfohlen. Wichtig: Eine Telefonnummer kann nur einem Telefonmenü-Workflow zugeordnet sein. Fehlt eine Nummer in der Auswahl, prüfe, ob sie bereits von einem anderen Telefonmenü verwendet wird. ## Die Bausteine eines Telefonmenüs | Baustein | Aufgabe | Typischer Einsatz | | -------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------- | | **Telefonmenü starten** | Startet den Workflow bei einem Anruf auf die ausgewählte Nummer. | „Willkommen. Drücke 1 für Termine, 2 für allgemeine Fragen.“ | | **Nachricht sprechen oder abspielen** | Spielt einen Text über eine Computerstimme oder eine Audiodatei ab. | Begrüßung, Öffnungszeiten oder kurze Hinweise. | | **Eingabe während des Anrufs sammeln** | Wartet auf eine Taste und speichert die Eingabe. | Auswahl 1, 2 oder 3 im Hauptmenü. | | **Bedingung** | Leitet je nach gedrückter Taste auf einen eigenen Weg. | Taste 1 führt zur Terminvereinbarung, Taste 2 zur Information. | | **Anruf verbinden** | Übergibt den laufenden Anruf an eine Person oder Nummer. | Anruf an Empfang oder Fachteam weiterleiten. | | **Sprachnachricht aufnehmen** | Nimmt eine Nachricht auf, wenn niemand erreichbar ist. | Rückrufbitte nach dem Menü erfassen. | | **Anruf beenden** | Beendet das Gespräch, bei Bedarf nach einer letzten Ansage. | „Vielen Dank für Ihren Anruf. Auf Wiederhören.“ | ## Schneller Start mit einer Vorlage Wenn du ein einfaches Menü zügig einrichten möchtest, kannst du beim Erstellen eines Workflows eine Telefonmenü-Vorlage auswählen. 1. Öffne den Bereich für Automatisierungen und anschließend die Workflows. 2. Klicke auf **Workflow erstellen**. 3. Wähle die Auswahl für eine Vorlage und suche die Telefonmenü-Vorlage. 4. Übernimm die Vorlage. 5. Öffne den Auslöser und ordne die gewünschte Telefonnummer zu. 6. Passe Begrüßung, Tastenwege und Zielaktionen an. 7. Speichere den Workflow, teste ihn mit einem echten Anruf und veröffentliche ihn erst danach. Eine Vorlage nimmt dir die Grundstruktur ab. Du musst trotzdem jeden Text, jede Zielnummer und jeden Weg kontrollieren, damit das Menü zu deinem Ablauf passt. ## Individuelles Telefonmenü von Grund auf erstellen ### 1. Auslöser und Telefonnummer festlegen 1. Erstelle einen neuen Workflow von Grund auf. 2. Klicke auf **Neuen Auslöser hinzufügen**. 3. Wähle den Auslöser für den Start des Telefonmenüs. 4. Gib dem Auslöser einen verständlichen Namen, zum Beispiel „Hauptnummer Telefonmenü“. 5. Wähle im Filter die Telefonnummer aus, auf der das Menü starten soll. 6. Speichere die Einstellung. Der Auslöser ist die Verbindung zwischen deiner Telefonnummer und dem Workflow. Ist hier die falsche Nummer gewählt, startet das Menü beim richtigen Anruf nicht. ### 2. Begrüßung einrichten Füge nach dem Auslöser die Aktion **Nachricht sprechen oder abspielen** hinzu. * **Aktionsname:** Beschreibe klar, was diese Ansage macht, etwa „Hauptmenü begrüßen“. * **Art der Nachricht:** Wähle zwischen gesprochenem Text und einer hochgeladenen Audiodatei. * **Text:** Enthält die genaue Ansage für die anrufende Person. * **Sprache und Stimme:** Die geprüfte Text-zu-Sprache-Funktion unterstützt hier US-Englisch sowie eine männliche oder weibliche Stimme. Für eine deutschsprachige Ansage verwende deshalb eine passend aufgenommene Audiodatei. * **Wiederholungen:** Legt fest, wie oft die Ansage gespielt wird. Der Standardwert ist eine Wiedergabe. Halte die Ansage kurz. Nenne zuerst die Optionen und erst danach eine Alternative für den Fall, dass keine Auswahl getroffen wird. ### 3. Tasteneingabe sammeln Füge als Nächstes die Aktion **Eingabe während des Anrufs sammeln** hinzu. Sie spielt eine Anweisung ab und wartet auf die Auswahl. Dort legst du ebenfalls Nachricht, Text oder Audiodatei, Stimme und Wiederholungen fest. Aktiviere anschließend die Zuordnung von Tasteneingaben zu Bedingungen. Damit entsteht für jede festgelegte Taste ein eigener Workflow-Weg. In den erweiterten Einstellungen steuerst du: * **Wartezeit:** Wie viele Sekunden das System auf eine Eingabe wartet. Der belegte Bereich liegt zwischen 5 und 30 Sekunden. * **Nach Tastendruck sofort beenden:** Ist diese Option aktiv, endet das Sammeln sofort nach einer Taste. Ohne diese Option wartet das System bis zum Zeitlimit oder bis die erwartete Anzahl an Ziffern erreicht ist. * **Erwartete Ziffern:** Wie viele Tasten das System als eine Eingabe sammeln soll. Ein einfaches Hauptmenü braucht meist nur eine Ziffer. Verwende mehrere Ziffern nur, wenn deine Ansage das eindeutig erklärt. ### 4. Tasten auf eigene Wege verteilen Lege für jede Auswahl einen eigenen Bedingungsweg an: * Gib dem Weg einen klaren Namen, zum Beispiel „Taste 1: Termine“. * Wähle als Vergleich die gesammelte Ziffer. * Trage die zugehörige Taste ein. * Lege zusätzlich einen Weg für **keine passende Eingabe** an. Der Weg ohne passende Eingabe ist wichtig. Dort kannst du die Ansage wiederholen, zu einer Person verbinden oder eine Sprachnachricht anbieten. So endet der Anruf nicht unverständlich, wenn jemand nichts oder eine andere Taste drückt. ### 5. Anruf verbinden Die Aktion **Anruf verbinden** übergibt das laufende Gespräch an eine ausgewählte Person oder an eine manuell eingetragene externe Telefonnummer. Du kannst bis zu zehn Zielnummern hinterlegen. In den erweiterten Einstellungen sind besonders wichtig: * **Sprachnachricht erkennen:** Prüft, ob der Anruf von einer Person oder einer Mailbox beantwortet wird. Die Prüfung kann eine kurze Verzögerung verursachen. * **Anruf aufzeichnen:** Schaltet die Aufzeichnung des verbundenen Gesprächs ein. Aktiviere sie nur bewusst. * **Klingeldauer:** Legt fest, wie lange auf eine Annahme gewartet wird. Der Standard liegt bei 10 Sekunden; möglich sind 1 bis 600 Sekunden. * **Gesprächszeitlimit:** Begrenzt auf Wunsch die Dauer des verbundenen Gesprächs. Ohne Eintrag gibt es keine Begrenzung; möglich sind bis zu 24 Stunden. Wenn kein Ziel erreichbar ist, leite den Weg nicht ins Leere. Ergänze eine Sprachnachricht oder eine klare Schlussansage. ### 6. Sprachnachricht aufnehmen Mit **Sprachnachricht aufnehmen** gibst du Anrufenden die Möglichkeit, ihr Anliegen zu hinterlassen. * **Signalton abspielen:** Macht hörbar, wann die Aufnahme beginnt. * **Aufnahme nach Stille beenden:** Der Standardwert beträgt 5 Sekunden. Du kannst eine ganze Zahl eingeben. * **Aufnahme mit Taste beenden:** Erlaubt sind 0–9, Sternchen und Raute. Ohne Einstellung endet die Aufnahme nach der festgelegten Stille. * **Maximale Aufnahmedauer:** Der Standard beträgt 3.600 Sekunden; möglich sind 1 bis 14.400 Sekunden. * **Sprachhinweis:** Kann vor der Aufnahme gesprochen oder als Audiodatei abgespielt werden. Die aufgenommenen Sprachnachrichten findest du anschließend im Bereich für Gespräche. Teste unbedingt, ob die Aufnahme dort auffindbar und verständlich ist. ### 7. Anruf sauber beenden Füge am Ende jedes Weges die Aktion zum Beenden des Anrufs ein. Standardmäßig beendet sie das Gespräch sofort. Du kannst vorher eine letzte Ansage oder eine Audiodatei abspielen lassen. Verwende für diese Abschlussansage dieselben Einstellungen wie bei der Begrüßung: Nachrichtentyp, Text oder Audiodatei, Stimme und Anzahl der Wiederholungen. ### 8. Speichern, testen und veröffentlichen 1. Speichere alle Änderungen. 2. Prüfe, ob der Workflow noch als Entwurf markiert ist. 3. Rufe die zugeordnete Nummer von einem anderen Telefon an. 4. Teste jede angekündigte Taste, eine ungültige Taste und den Fall ohne Eingabe. 5. Prüfe jeden Zielweg: Verbindung, Ansage, Sprachnachricht und Ende. 6. Kontrolliere nach dem Test die gespeicherten Sprachnachrichten und den Workflow-Verlauf. 7. Veröffentliche den Workflow erst, wenn alle Wege wie erwartet funktionieren. ## Praxisbeispiel: Hauptnummer für Termine und Informationen Eine Praxis möchte Anrufe auch dann sinnvoll auffangen, wenn der Empfang gerade besetzt ist. 1. Die Begrüßung lautet: „Drücke 1 für Termine, 2 für allgemeine Informationen. Bleibe für eine Nachricht in der Leitung.“ 2. Bei Taste 1 verbindet der Workflow zum Empfang. 3. Bei Taste 2 spielt der Workflow eine kurze Informationsansage ab und beendet anschließend das Gespräch. 4. Bei keiner Eingabe wird die Ansage einmal wiederholt. 5. Bleibt die Auswahl danach aus, startet die Sprachnachricht mit Signalton. 6. Das Team prüft im Bereich für Gespräche, ob die Nachricht angekommen ist, und ruft zurück. So erhalten Anrufende eine klare Auswahl, während das Team auch bei verpassten Gesprächen ein verwertbares Anliegen bekommt. ## Wichtige Grenzen * Eine Telefonnummer kann nicht gleichzeitig mehreren Telefonmenü-Workflows zugeordnet sein. * Wenn eine Person den Anruf beendet, werden telefonbezogene Aktionen wie Weiterleitung oder Aufnahme übersprungen. Andere, nachfolgende Workflow-Schritte können jedoch weiterlaufen. * Warme und blinde Weiterleitungen innerhalb dieses Telefonmenüs werden nicht unterstützt. * Die Text-zu-Sprache-Option dieser Funktion unterstützt laut geprüfter Quelle nur US-Englisch. Nutze für deutschsprachige Ansagen eine sorgfältig aufgenommene Audiodatei. * Ein Telefonmenü ist nur so verständlich wie seine Ansage. Begrenze dich auf wenige Tasten und nenne immer einen Weg für fehlende oder falsche Eingaben. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/telefonie/telefonmenu-mit-tastenauswahl-einrichten.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.