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# Telefonnummern für Anrufe konfigurieren

Lege Weiterleitung, Klingeldauer, Voicemail, Anrufaufzeichnung und die geeignete ausgehende Rufnummer pro Telefonnummer nachvollziehbar fest.

### Kurz erklärt

Jede Telefonnummer kann ihren eigenen Anrufablauf haben. Du legst pro Nummer fest, **wer** eingehende Gespräche erhält, **wie lange** es klingelt, **was ohne Annahme passiert** und welche Hinweise vor dem Verbinden ausgegeben werden.

Eine Änderung an einer Nummer verändert keine andere Nummer. Das ist besonders wichtig, wenn du zum Beispiel eine Hauptnummer, eine Service-Nummer und persönliche Durchwahlen unterschiedlich einsetzen möchtest.

### Ergebnis vor Augen

Nach der Konfiguration weißt du für jede Telefonnummer:

* welcher Person oder welchem Ziel ein eingehender Anruf zuerst zugeordnet wird,
* welche Geräte bei einer Team-Person klingeln dürfen,
* ob weitere Personen gleichzeitig klingeln,
* wann ein nicht angenommener Anruf an eine Voicemail übergeht,
* ob ein Gespräch aufgezeichnet wird und ob davor eine Information abgespielt wird,
* wie ein ausgehender Anruf verbunden und welche Rufnummer dabei angezeigt wird.

Ein echter Testanruf ist Teil der Einrichtung. Erst er zeigt, ob Klingelzeit, Reihenfolge und Sicherungsziel im Alltag wirklich zusammenpassen.

### Bevor du etwas änderst

Halte vorab für die betreffende Nummer fest:

1. **Zweck:** Wofür wird die Nummer verwendet – Hauptnummer, Service oder persönliche Durchwahl?
2. **Erstes Ziel:** Wer soll einen Anruf als Erstes bearbeiten?
3. **Sicherung:** Was soll passieren, wenn niemand annimmt?
4. **Verantwortung:** Wer darf die Einstellungen später prüfen oder ändern?
5. **Testtelefon:** Von welchem externen Telefon führst du nach dem Speichern einen Test durch?

Ändere nie gleichzeitig Ziel, Klingeldauer und Sicherung ohne Test. Sonst lässt sich später schwer erkennen, welche Einstellung den Ablauf verursacht.

### Telefonnummer öffnen

1. Öffne **Einstellungen > Telefonsystem > Telefonnummern**.
2. Suche die gewünschte Nummer in der Liste. Die Übersicht zeigt unter anderem den internen Namen, ein Weiterleitungsziel und – falls gesetzt – die Klingeldauer.
3. Klicke in der Zeile der Nummer auf das Drei-Punkte-Menü.
4. Wähle **Konfiguration bearbeiten**.
5. Im Dialog findest du die Bereiche **Grunddaten**, **Anrufweiterleitung** und **Erweiterte Einstellungen**.
6. Speichere erst, wenn du die gesamte Route geprüft hast.

### Grunddaten: Nummer eindeutig zuordnen

#### Interner Name

Der interne Name hilft deinem Team, die richtige Nummer in der Liste wiederzufinden. Er ist kein Ersatz für die eigentliche Rufnummer und ändert nicht, was Anrufende sehen.

Wähle einen kurzen, eindeutigen Namen, zum Beispiel:

* „Hauptnummer Empfang“
* „Service Rückrufe“
* „Durchwahl Beratung“

Im sichtbaren Dialog ist das Feld begrenzt. Ein kurzer Name bleibt in der Übersicht besser lesbar und verhindert Verwechslungen.

#### Erstes Ziel für eingehende Anrufe

Im Abschnitt **Anrufe gehen an** wählst du das erste Ziel der Nummer. Je nach sichtbarer Auswahl kannst du Anrufe an eine Team-Person, eine externe Rufnummer oder die im Standort hinterlegte Geschäftsnummer leiten.

| Ziel                  | Wann es sinnvoll ist                                                             | Was danach passiert                                                     |
| --------------------- | -------------------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------- |
| **Team-Person**       | Eine bestimmte Person soll die Nummer vorrangig bearbeiten.                      | Die für diese Person gewählten Geräte können klingeln.                  |
| **Externe Rufnummer** | Ein Anruf soll an ein Mobiltelefon oder eine andere externe Leitung weitergehen. | Der eingehende Anruf wird an die eingetragene Rufnummer weitergeleitet. |
| **Geschäftsnummer**   | Der Standort hat eine zentrale Nummer im Unternehmensprofil hinterlegt.          | Der Anruf wird an diese hinterlegte Geschäftsnummer geroutet.           |

Wähle nur ein Ziel, das du im eigenen Standort tatsächlich siehst und testen kannst. Zusatzoptionen, die in deinem Dialog nicht vorhanden sind, gehören nicht in den Ablauf.

#### Geräte einer Team-Person

Wenn du eine Team-Person als erstes Ziel auswählst, können je nach sichtbarer Auswahl unterschiedliche Geräte aktiviert sein, etwa Browser-Anwendung, mobile App, hinterlegte Telefonnummer oder Tischtelefon.

Prüfe mit der Person gemeinsam:

1. Auf welchem Gerät soll sie Anrufe entgegennehmen?
2. Ist dieses Gerät erreichbar und der Klingelton aktiviert?
3. Soll es auf mehreren Geräten gleichzeitig klingeln?
4. Soll eine private Rufnummer wirklich einbezogen werden?

Das Ziel ist nicht, möglichst viele Geräte zu aktivieren. Es soll klar sein, **wer zuverlässig und ohne unnötige Störungen** reagiert.

### Weitere Personen gleichzeitig klingeln lassen

Im Bereich **Anrufweiterleitung** kannst du weitere Team-Personen auswählen. Diese Option ist sinnvoll, wenn eine Hauptnummer auch bei Vertretungen klingeln soll.

So gehst du vor:

1. Wähle die verantwortliche Person als erstes Ziel.
2. Öffne **Anrufweiterleitung**.
3. Aktiviere die zusätzliche Klingelgruppe nur, wenn sie im Dialog sichtbar ist.
4. Wähle ausschließlich Personen aus, die diese Anrufe tatsächlich übernehmen.
5. Speichere und teste, ob alle vorgesehenen Geräte klingeln.
6. Prüfe anschließend, ob andere Personen nicht unbeabsichtigt einbezogen wurden.

Sobald jemand den Anruf annimmt, endet das Klingeln der übrigen Ziele. Eine Klingelgruppe ist deshalb keine allgemeine Benachrichtigung, sondern eine echte gemeinsame Zuständigkeit für den Anruf.

### Klingeldauer und Sicherungsziel festlegen

Die **eingehende Klingeldauer** bestimmt, wie viele Sekunden ein Anruf Zeit zum Klingeln hat, bevor das Sicherungsziel greift. Im Dialog wählst du außerdem das Sicherungsziel, beispielsweise eine Voicemail.

#### Entscheide zuerst den gewünschten Ablauf

| Gewünschtes Ergebnis                                               | Sinnvolle Richtung                                                                  | Danach unbedingt testen                                                                    |
| ------------------------------------------------------------------ | ----------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------ |
| Eine externe persönliche Mailbox soll erreichbar bleiben.          | Keine zu kurze eingehende Klingeldauer wählen.                                      | Anruf unbeantwortet lassen und prüfen, welche Mailbox erreicht wird.                       |
| Nach einem kurzen Klingeln soll die zentrale Voicemail übernehmen. | Eine deutlich kürzere Dauer wählen; die Quelle nennt rund 20 Sekunden als Beispiel. | Kontrollieren, ob wirklich die vorgesehene Voicemail statt einer privaten Mailbox startet. |
| Ein Anruf soll fast sofort zur zentralen Voicemail gehen.          | Eine sehr kurze Dauer wählen; die Quelle nennt 1 bis 4 Sekunden als Beispiel.       | Prüfen, ob das Gespräch nicht unerwartet zu früh beendet wirkt.                            |

Leere Zeitfelder werden laut Quelle mit 60 Sekunden vorbelegt. Übernimm diesen Wert nicht ungeprüft: Eine Weiterleitung, der eigene Klingelton und eine persönliche Mailbox können das Ergebnis beeinflussen.

Die **ausgehende Klingeldauer** begrenzt, wie lange ein Wahlversuch läuft. Ein kürzerer Wert kann verhindern, dass ein Anruf unnötig lange bis zu einer fremden Mailbox klingelt. Die Quelle nennt 30 Sekunden als Beispiel. Wähle die Dauer passend zu deinem Kontaktablauf und teste sie mit einer echten Zielnummer.

#### Voicemail vorbereiten

Damit eine zentrale Voicemail sinnvoll eingesetzt werden kann, muss eine passende Aufnahme vorhanden sein. Die Quelle nennt dafür MP3- oder WAV-Dateien im Unternehmensprofil oder im Profil der zugeordneten Person.

Prüfe vor dem Speichern:

* Die richtige Aufnahme ist hinterlegt.
* Der Inhalt passt zu dieser Nummer.
* Die Aufnahme ist verständlich und vollständig.
* Ein unbeantworteter Testanruf erreicht genau diese Aufnahme.

### Gesprächsaufzeichnung bewusst einsetzen

Die Einstellung **Anrufaufzeichnung** kann Gespräche automatisch aufzeichnen. Wenn zusätzlich die Information zur Aufzeichnung aktiviert wird, kannst du einen kurzen Hinweis vor dem Gespräch hinterlegen.

Nutze eine Aufzeichnung nur, wenn sie für den vorgesehenen Zweck wirklich nötig ist. Kläre vor der Aktivierung, welche Information und Einwilligung am Einsatzort erforderlich ist. Diese Anleitung ersetzt keine rechtliche Prüfung.

Praktische Prüfung:

1. Aktiviere die Aufzeichnung zunächst nur für die betreffende Nummer.
2. Lege eine verständliche Information fest, falls diese Funktion im Standort verwendet wird.
3. Führe einen Testanruf durch.
4. Prüfe, ob der Hinweis im erwarteten Moment hörbar ist.
5. Kontrolliere anschließend, ob das Testgespräch wie vorgesehen gespeichert wurde.

### Erweiterte Einstellungen: Annahme eindeutig bestätigen

Die Option **Anrufannahme bestätigen** verlangt vor dem Verbinden eine Tasteneingabe. Dadurch wird ein Anruf erst als angenommen behandelt, wenn eine Person bewusst bestätigt. Das hilft insbesondere dann, wenn Mailboxen nicht fälschlich als erfolgreiches Gespräch zählen sollen.

Die **Hinweisansage** wird vor dem Verbinden abgespielt, wenn die Bestätigung aktiv ist. Im sichtbaren Dialog gibt es dafür ein eigenes Textfeld. Formuliere die Ansage kurz und eindeutig, zum Beispiel: „Eingehender Anruf – bitte Taste drücken, um zu verbinden.“

Wichtig: Laut Quelle wird diese Ansage bei einer Weiterleitung an eine externe Rufnummer abgespielt. Bei der Annahme direkt in der Browser-Anwendung oder der mobilen App ist sie nicht zu hören. Teste deshalb genau die Geräte und Wege, die dein Team tatsächlich verwendet.

### Anzeige und Zuweisung bei einem Anruf

In den erweiterten Einstellungen können – sofern sie im Standort sichtbar sind – weitere Entscheidungen auftauchen:

* **Angezeigte Rufnummer beim Eingang:** Du kannst festlegen, ob die ursprünglich anrufende Nummer oder die von der Person gewählte Zielnummer angezeigt wird. Das ist wichtig, wenn Anrufe von einer Nummer auf eine andere weitergeleitet werden.
* **Zuständigkeit für Weiterleitungen:** Der Anruf kann sich an der beim Kontakt verantwortlichen Person oder an der für die Telefonnummer verantwortlichen Person orientieren.
* **Zeitpunkt der Verbindung bei ausgehenden Anrufen:** Bei aktivierter Hinweisansage kannst du entscheiden, ob die Verbindung sofort nach Annahme oder erst nach Ende der Ansage erfolgt.

Verändere diese Punkte nur, wenn du ihren Effekt im Alltag nachvollziehen kannst. Führe danach mindestens einen eingehenden und einen ausgehenden Test durch.

### Eigene bestätigte Rufnummer für ausgehende Anrufe

Wenn im Bereich **Erweiterte Einstellungen** die Auswahl einer bestätigten Rufnummer sichtbar ist, kann sie für die Anzeige bei ausgehenden Anrufen verwendet werden. Das gilt nur für eine bereits bestätigte Rufnummer.

Vor dem Einsatz:

1. Wähle die Option nur, wenn sie für die betreffende Nummer sichtbar ist.
2. Stelle sicher, dass die ausgewählte Rufnummer bestätigt ist.
3. Rufe ein internes Testtelefon an.
4. Prüfe auf dem Testtelefon, welche Rufnummer angezeigt wird.
5. Kontrolliere nach dem Gespräch, ob der Anruf dem richtigen Kontakt zugeordnet wurde.

Die Einstellung betrifft die angezeigte Rufnummer bei ausgehenden Gesprächen. Sie ersetzt keine Einrichtung für eingehende Anrufe und ist keine Übernahme einer bestehenden Rufnummer.

### Vollständiger Testablauf

Führe die folgenden Tests erst durch, nachdem du gespeichert hast:

1. **Annahme:** Rufe die Nummer von einem externen Telefon an und nimm am vorgesehenen ersten Ziel an.
2. **Klingelgruppe:** Lass den Anruf erneut klingeln und kontrolliere, welche vorgesehenen Personen oder Geräte gleichzeitig klingeln.
3. **Sicherung:** Lass einen dritten Anruf unbeantwortet. Prüfe Klingeldauer, Sicherungsziel und Voicemail.
4. **Bestätigung:** Falls die Anrufannahme-Bestätigung aktiv ist, teste die Tasteneingabe und die Hinweisansage über den tatsächlichen Weiterleitungsweg.
5. **Aufzeichnung:** Falls aktiviert, prüfe Hinweis und Ergebnis ausschließlich mit einem dafür geeigneten Testgespräch.
6. **Ausgangsanruf:** Teste bei ausgewählter bestätigter Rufnummer, was auf dem Empfängertelefon erscheint.
7. **Dokumentation:** Halte fest, welche Nummer, welche Ziele und welche Klingeldauer aktiv sind.

### Häufige Fehler und schnelle Prüfung

#### Der Anruf landet in einer privaten Mailbox

Die eingehende Klingeldauer ist wahrscheinlich zu lang oder das Ziel leitet weiter. Verkürze die Dauer vorsichtig, wähle die vorgesehene zentrale Voicemail als Sicherung und teste erneut mit einem unbeantworteten Anruf.

#### Die falsche Person klingelt

Öffne die Nummernkonfiguration und prüfe das erste Ziel sowie die zusätzliche Klingelgruppe. Entferne keine Personen auf Verdacht – vergleiche zuerst mit der festgelegten Zuständigkeit.

#### Ein Anrufbeantworter zählt als angenommener Anruf

Aktiviere – falls sichtbar und passend – die Anrufannahme-Bestätigung. Teste danach mit einer Mailbox, ob ein Gespräch erst nach einer bewussten Tasteneingabe als angenommen gilt.

#### Der Hinweis ist nicht hörbar

Prüfe zuerst den tatsächlichen Annahmeweg. Die Hinweisansage wird laut Quelle bei externer Weiterleitung abgespielt, nicht bei direkter Annahme in der Browser-Anwendung oder der mobilen App.

#### Auf dem Empfängertelefon erscheint die falsche Nummer

Prüfe die Auswahl der bestätigten Rufnummer und führe die bestätigte Besitzprüfung erneut nur dann aus, wenn eine konkrete Fehlermeldung darauf hinweist. Teste anschließend mit einem internen Telefon.

### Praxisbeispiel: Hauptnummer mit Vertretung und Voicemail

Eine Praxis möchte, dass die Hauptnummer zuerst bei der Rezeption klingelt und gleichzeitig zwei Vertretungen informiert werden. Wenn niemand abnimmt, soll eine zentrale Voicemail erreichbar sein.

1. Das Team benennt die Nummer „Hauptnummer Empfang“.
2. Es setzt die Rezeption als erstes Ziel und aktiviert nur die tatsächlich genutzten Geräte.
3. Im Bereich Anrufweiterleitung wählt es die beiden Vertretungen aus.
4. Das Team legt eine eingehende Klingeldauer fest, nach der die zentrale Voicemail sicher greift.
5. Es prüft die Voicemail-Aufnahme und speichert die Einstellungen.
6. Drei Testanrufe bestätigen: Annahme an der Rezeption, gleichzeitiges Klingeln bei Vertretungen und korrekte Voicemail ohne Annahme.
7. Erst danach wird die Nummer im Alltag eingesetzt.

Wenn du nach einem verpassten Anruf automatisch reagieren möchtest, findest du den passenden Ablauf unter [Automatische Nachricht nach verpasstem Anruf einrichten](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/telefonie/automatische-nachricht-nach-verpasstem-anruf-einrichten).

### Kurz-Check vor dem Einsatz

* [ ] Die Nummer hat einen eindeutigen internen Namen.
* [ ] Erstes Ziel, zusätzliche klingelnde Personen und Geräte sind bewusst ausgewählt.
* [ ] Eingehende und ausgehende Klingeldauer sind mit echten Anrufen getestet.
* [ ] Das Sicherungsziel und die Voicemail funktionieren wie vorgesehen.
* [ ] Hinweise und Aufzeichnung sind nur aktiviert, wenn sie geprüft und passend sind.
* [ ] Erweiterte Einstellungen sind nur genutzt, wenn ihre Wirkung im Standort sichtbar und getestet ist.
* [ ] Der Ablauf ist für das Team kurz dokumentiert.


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