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# Voicemail für Standort und Nutzer einrichten

## Kurz erklärt

Eine Voicemail sorgt dafür, dass ein nicht angenommener Anruf nicht einfach endet. Du hinterlegst dazu eine Aufnahme und legst fest, wie lange es vorher klingeln soll.

Es gibt zwei Ebenen:

* **Gemeinsame Ansage für den Standort:** Sie ist der Standard für Anrufe, die keiner bestimmten Person zugeordnet sind.
* **Persönliche Ansage für eine Person:** Sie kann verwendet werden, wenn der anrufende Kontakt oder die angerufene Rufnummer dieser Person zugeordnet ist.

Damit die richtige Ansage zuverlässig erreicht wird, brauchst du immer drei Bausteine:

1. eine passende Audio-Datei,
2. die richtige Zuordnung von Rufnummer und Person,
3. eine bewusst getestete Wartezeit.

## So entscheidet das System, welche Ansage gespielt wird

Nach einem nicht angenommenen Anruf wird zuerst geprüft, ob für die betroffene Person eine eigene Ansage hinterlegt ist.

| Situation                                                                                             | Erwartete Ansage                      |
| ----------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------- |
| Der Kontakt oder die angerufene Rufnummer ist einer Person zugeordnet und dort liegt eine Ansage vor. | Die persönliche Ansage dieser Person. |
| Es gibt keine passende persönliche Ansage oder keine Zuordnung.                                       | Die gemeinsame Standortansage.        |
| Es ist keine eigene Audio-Datei verfügbar.                                                            | Die Standardansage des Systems.       |

> **Wichtig:** Die Wartezeit und die Audio-Datei werden getrennt bestimmt. Eine persönliche Wartezeit kann deshalb gelten, obwohl anschließend die gemeinsame Ansage gespielt wird, wenn bei der Person keine Datei hinterlegt ist.

## Vorbereiten: die richtige Audio-Datei erstellen

Für eine zuverlässige Wiedergabe nutze eine **MP3- oder WAV-Datei**. Die offizielle Empfehlung für die Audioqualität ist **64 kbit/s**.

### Checkliste für die Aufnahme

* Sprich in einer ruhigen Umgebung.
* Sprich deutlich und in gleichbleibender Lautstärke.
* Vermeide Musik, lange Pausen und Hintergrundgeräusche.
* Nenne kurz, wen die anrufende Person erreicht hat.
* Sage, was als Nächstes passieren soll: Nachricht hinterlassen, Rückrufzeit oder alternative Kontaktmöglichkeit.
* Exportiere die fertige Datei als MP3 oder WAV mit 64 kbit/s.

### Ein verständlicher Beispieltext

> Danke für deinen Anruf bei \[Name]. Wir können gerade nicht persönlich ans Telefon gehen. Hinterlasse nach dem Signal bitte deinen Namen, deine Rückrufnummer und kurz dein Anliegen. Wir melden uns so bald wie möglich zurück.

Passe den Inhalt an euren Alltag an. Versprich nur eine Rückrufzeit, die ihr zuverlässig einhalten könnt.

### Wenn die Aufnahme bereits vorhanden ist

Du musst die Ansage nicht neu einsprechen. Prüfe lediglich:

1. Ist es eine MP3- oder WAV-Datei?
2. Ist die Stimme deutlich verständlich?
3. Ist die Lautstärke weder zu leise noch verzerrt?
4. Falls die Wiedergabe später fehlschlägt: Kann die Datei mit 64 kbit/s neu exportiert werden?

## Gemeinsame Standortansage einrichten

Nutze die gemeinsame Ansage als Standard, etwa für die Hauptnummer oder für Anrufe ohne feste Personen-Zuordnung.

1. Öffne **Einstellungen**.
2. Gehe zum Bereich **Telefonie** und öffne **Sprache** oder **Voice**.
3. Öffne **Voicemail und Nachricht nach verpasstem Anruf**.
4. Wähle den Bereich **Voicemail**.
5. Stelle eine sinnvolle **Wartezeit für eingehende Anrufe** ein.
6. Lade im Feld **Voicemail-Audio** deine MP3- oder WAV-Datei hoch.
7. Speichere die Änderung.
8. Führe anschließend Test A weiter unten durch.

In der Ansicht siehst du neben der Wartezeit auch den Upload-Bereich. Behandle diese beiden Einstellungen als ein Paar: Eine gute Aufnahme hilft nicht, wenn die falsche Wartezeit dazu führt, dass vorher schon eine andere Mailbox abnimmt.

## Persönliche Ansage für eine Person einrichten

Eine persönliche Ansage eignet sich für Personen, die eigene Rufnummern, eigene Rückrufe oder eigene Zuständigkeiten haben.

1. Öffne **Einstellungen** und danach den Bereich für Teammitglieder oder Nutzer.
2. Öffne die betreffende Person zum Bearbeiten.
3. Wähle **Anruf- und Voicemail-Einstellungen**.
4. Stelle die persönliche Wartezeit ein.
5. Lade im Bereich **Voicemail-Nachrichten** die MP3- oder WAV-Datei hoch.
6. Speichere.
7. Prüfe, ob der Person eine Rufnummer oder der Testkontakt richtig zugeordnet ist.
8. Führe anschließend Test B weiter unten durch.

> **Praxisregel:** Gib einer Person nur dann eine eigene Ansage, wenn Anrufe für sie tatsächlich eindeutig erkennbar sind. Sonst ist eine gemeinsame, gepflegte Ansage für Anrufende verständlicher.

## Die Wartezeit richtig einstellen

Die **Wartezeit für eingehende Anrufe** legt fest, wie lange es klingelt, bevor die Voicemail startet.

Ein guter Ausgangspunkt sind ungefähr **20 Sekunden**.

| Einstellung      | Mögliche Folge                                                                                                                                |
| ---------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Sehr kurz        | Die angesprochene Person hat kaum Zeit, den Anruf anzunehmen.                                                                                 |
| Etwa 20 Sekunden | In vielen Fällen ein guter Mittelweg zwischen Erreichbarkeit und zuverlässigem Rückfall.                                                      |
| Deutlich länger  | Die Mailbox eines weitergeleiteten Telefons kann vorher den Anruf übernehmen. Dann hört die anrufende Person nicht deine hochgeladene Ansage. |

### Wo eine Wartezeit hinterlegt sein kann

Eine Wartezeit kann an mehreren Stellen gepflegt sein. Prüfe sie in dieser Reihenfolge:

1. bei der Person, der die Rufnummer zugeordnet ist,
2. an der einzelnen Rufnummer,
3. in den allgemeinen Voicemail-Einstellungen des Standorts.

Fehlt überall eine eigene Angabe, kann ein Anruf sehr lange klingeln. Das ist problematisch, wenn eine externe Weiterleitungsnummer eine eigene Mailbox hat.

### Wenn die Mailbox eines Telefons zuerst anspringt

1. Rufe die Weiterleitungsnummer direkt an.
2. Prüfe, nach welcher Zeit dort die eigene Mailbox anspringt.
3. Stelle die Wartezeit für den Test kürzer ein als diesen Zeitpunkt.
4. Rufe die Standort-Rufnummer von einem unabhängigen Telefon an.
5. Prüfe, ob jetzt die hochgeladene Ansage erreicht wird.
6. Erhöhe die Wartezeit nur vorsichtig und wiederhole den Test, bis die angesprochene Person genug Zeit hat, deine Ansage aber weiterhin greift.

Wenn die Weiterleitungsnummer bei „Nicht stören“ oder wegen eigener Einstellungen sofort auf ihre Mailbox geht, kann die hochgeladene Ansage diesen Weg nicht zuverlässig ersetzen. Dann muss zuerst das externe Ziel selbst geprüft werden.

## Welche Ansage im Alltag sinnvoll ist

### Gemeinsame Ansage

Nutze sie, wenn mehrere Personen Anrufe übernehmen oder keine feste Personen-Zuordnung besteht.

Beispiel: „Danke für deinen Anruf bei \[Name]. Unser Team ist gerade im Gespräch …“

### Persönliche Ansage

Nutze sie, wenn eine Rufnummer oder ein Kontakt klar zu einer Person gehört.

Beispiel: „Du hast \[Name] erreicht. Ich bin gerade nicht verfügbar …“

### Beides zusammen

Du kannst beide Ebenen pflegen:

* persönliche Ansagen für eindeutig zugeordnete Anrufe,
* eine gemeinsame Ansage als zuverlässigen Standard für alle übrigen Anrufe.

So bleibt die Ansage persönlich, ohne dass Anrufe ohne Zuordnung ohne klare Information enden.

## Drei Tests vor der Freigabe

Teste immer mit einer Nummer, die nicht Teil der Weiterleitung ist.

### Test A: Gemeinsame Standortansage

1. Wähle eine Rufnummer ohne feste Personen-Zuordnung.
2. Rufe sie von einem unabhängigen Telefon an.
3. Nimm an keinem Ziel ab.
4. Miss ungefähr die Wartezeit.
5. Höre die komplette Ansage an.
6. Sprich eine kurze Testnachricht auf.
7. Prüfe, ob die Nachricht in der Unterhaltung zum Kontakt erscheint.

**Erwartetes Ergebnis:** Nach der gewählten Wartezeit spielt die gemeinsame Ansage klar und vollständig.

### Test B: Persönliche Ansage

1. Ordne die Test-Rufnummer oder den Testkontakt der gewünschten Person zu.
2. Prüfe, dass bei dieser Person eine Ansage gespeichert ist.
3. Rufe die Nummer an und nimm nicht ab.
4. Höre die Ansage vollständig an.
5. Wiederhole den Test mit einer nicht zugeordneten Nummer.

**Erwartetes Ergebnis:** Beim zugeordneten Fall hörst du die persönliche Ansage; ohne Zuordnung die gemeinsame Ansage.

### Test C: Qualität und Rückfall

1. Spiele die Ansage über einen Lautsprecher und über ein Mobiltelefon ab.
2. Prüfe Lautstärke, Verständlichkeit und das Ende der Datei.
3. Wiederhole den Test, ohne dass jemand abnimmt.
4. Prüfe, ob wirklich die hochgeladene Ansage startet und nicht eine fremde Mailbox.
5. Wenn etwas nicht passt, korrigiere zuerst Datei oder Wartezeit – nicht beides gleichzeitig.

**Erwartetes Ergebnis:** Die Ansage klingt klar, wird vollständig abgespielt und der Rückfall bleibt nachvollziehbar.

## Häufige Probleme und ihre Lösung

### Die Ansage wird gar nicht gespielt

Prüfe:

1. Gibt es für den Anruf ein erreichbares Ziel oder eine funktionierende Weiterleitung?
2. Ist eine Wartezeit gesetzt?
3. Wurde die Audio-Datei gespeichert?
4. Wurde die richtige Rufnummer getestet?
5. Gibt es an dieser Rufnummer eine Personen-Zuordnung, die eine andere Ansage bevorzugt?

### Es wird die falsche Ansage gespielt

Arbeite von der konkreten Anrufnummer aus:

1. Öffne den Anruf in der Unterhaltung und prüfe in den Details die angerufene Rufnummer.
2. Prüfe die Zuordnung dieser Rufnummer zu einer Person.
3. Prüfe die Zuordnung des Kontakts.
4. Prüfe, ob bei dieser Person eine eigene Datei vorhanden ist.
5. Prüfe anschließend die gemeinsame Standortansage.

So trennst du die Frage „Welche Ansage gilt?“ von der Frage „Wie lange klingelt es?“.

### Die Ansage ist leise, verzerrt oder bricht ab

1. Exportiere die Datei als MP3 oder WAV.
2. Exportiere sie mit 64 kbit/s.
3. Lade die neue Datei hoch.
4. Speichere.
5. Wiederhole Test C.

Höhere Audioqualität ist bei Voicemail nicht automatisch besser. Eine einfachere, kompatible Datei ist oft zuverlässiger.

### Die Mailbox eines anderen Telefons startet vorher

Die Wartezeit ist wahrscheinlich zu lang oder das externe Telefon schickt Anrufe sehr früh in seine eigene Mailbox.

* Prüfe zuerst die Weiterleitungsnummer direkt.
* Reduziere die Wartezeit testweise.
* Wiederhole den nicht angenommenen Testanruf.
* Prüfe die Einstellung „Nicht stören“ und ähnliche Regeln des externen Telefons.

### Die persönliche Ansage greift nicht

Prüfe, ob mindestens eine der Voraussetzungen erfüllt ist:

* Der Kontakt ist der betreffenden Person zugeordnet.
* Die angerufene Rufnummer ist der betreffenden Person zugeordnet.
* Bei dieser Person ist tatsächlich eine Audio-Datei gespeichert.

Fehlt die Zuordnung oder die Datei, kann die gemeinsame Ansage verwendet werden.

## Praxisbeispiel: Hauptnummer und persönliche Rückrufe

Ein Beratungsunternehmen nutzt eine Hauptnummer. Allgemeine Anrufe sollen nach ungefähr 20 Sekunden an eine gemeinsame Ansage gehen. Zwei Beraterinnen haben zusätzlich eigene Rufnummern und persönliche Ansagen.

1. Das Team erstellt eine gemeinsame, klare MP3-Datei mit 64 kbit/s.
2. Die Datei wird im Voicemail-Bereich des Standorts hochgeladen.
3. Für jede Beraterin wird eine persönliche Ansage im eigenen Profil hinterlegt.
4. Die jeweiligen Rufnummern werden den passenden Personen zugeordnet.
5. Das Team führt Test A und Test B durch.
6. Danach kontrolliert es stichprobenartig, ob die Nachrichten bei den richtigen Kontakten erscheinen.

So hören Anrufende entweder eine passende persönliche Ansage oder eine verlässliche gemeinsame Alternative.

## Checkliste

* [ ] Die Audio-Datei ist MP3 oder WAV und gut verständlich.
* [ ] Für eine sichere Wiedergabe wurde die Datei mit 64 kbit/s vorbereitet.
* [ ] Es ist entschieden, wann eine persönliche und wann die gemeinsame Ansage gilt.
* [ ] Die Zuordnung von Rufnummern und Personen ist geprüft.
* [ ] Die Wartezeit ist bewusst eingestellt; etwa 20 Sekunden sind der Ausgangspunkt.
* [ ] Eine externe Weiterleitungsnummer startet nicht vorher ihre eigene Mailbox.
* [ ] Die gemeinsame Ansage wurde mit einem echten, nicht angenommenen Anruf getestet.
* [ ] Eine persönliche Ansage wurde mit einer passenden Zuordnung getestet.
* [ ] Die hinterlassene Testnachricht ist in der Unterhaltung auffindbar.

## Weiterführende Einstellung

Wenn du festlegst, wer vor der Voicemail klingeln soll oder welche Geräte gleichzeitig erreicht werden, nutze [Eingehende Anrufe zuverlässig weiterleiten](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/telefonie/eingehende-anrufe-zuverlassig-weiterleiten).


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