> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/telefonie/whatsapp-nachrichten-an-mehrere-kontakte-senden.md).

# WhatsApp-Nachrichten an mehrere Kontakte senden

## Das Ergebnis

Mit einer WhatsApp-Sammelaktion sendest du eine bereits freigegebene Vorlage an eine klar ausgewählte Gruppe von Kontakten. Vor dem Start siehst du eine Vorschau mit Inhalt, Kategorie und Sprache. Danach kannst du den Fortschritt und jede einzelne Zustellung in einer Statistik nachvollziehen.

Das eignet sich zum Beispiel für eine Termin-Erinnerung an angemeldete Teilnehmende oder eine nützliche Information für Kontakte, die dem Nachrichtenkanal zugestimmt haben. Eine Sammelaktion ersetzt keine persönliche Nachricht: Sie sollte nur eingesetzt werden, wenn Zielgruppe, Anlass und Vorlage wirklich zusammenpassen.

## Voraussetzungen

* Die WhatsApp-Rufnummer und die passende Nachrichtenvorlage sind für den Standort eingerichtet.
* Die verwendete Vorlage ist freigegeben. Nicht freigegebene Vorlagen stehen in der Auswahl für Sammelaktionen nicht zur Verfügung.
* Du wählst nur Kontakte aus, für die eine passende Einwilligung und ein nachvollziehbarer Anlass vorliegen.
* Die Empfänger:innen haben eine nutzbare Rufnummer und dürfen über diesen Kanal angeschrieben werden.
* Dein Team kann auf Antworten und Rückfragen reagieren.

Versandregeln und Nachrichtenlimits des WhatsApp-Dienstes gelten weiterhin. Sie können begrenzen, wie viele neue Geschäftsgespräche innerhalb eines Zeitraums begonnen werden können. Der geprüfte Funktionshinweis nennt für Sammelaktionen bis zu 1.000 Nachrichten pro Stunde, immer vorbehaltlich der jeweils geltenden Nachrichtenlimits.

## Zielgruppe sorgfältig wählen

1. Öffne **Kontakte**.
2. Filtere die Kontakte nach einem konkreten Anlass, zum Beispiel einer bestätigten Anmeldung.
3. Nutze bei wiederkehrenden Zielgruppen eine gespeicherte Liste.
4. Kontrolliere einige Einträge einzeln: Rufnummer, Einwilligung und Anlass müssen passen.
5. Markiere einzelne Kontakte oder wähle alle Einträge der gefilterten Liste.

Die Quellansicht zeigt dafür die Kontaktliste mit Auswahlfeldern und der Option, alle Einträge der aktuellen Liste zu markieren. Verwende diese Option nur, wenn deine Filter tatsächlich nur die passende Zielgruppe enthalten.

## Sammelaktion anlegen

1. Markiere die gewünschten Kontakte.
2. Öffne in der Leiste für Sammelaktionen das WhatsApp-Symbol.
3. Wähle **WhatsApp senden**.
4. Wähle eine freigegebene WhatsApp-Vorlage aus.
5. Lies die Vorschau vollständig. Sie zeigt den Nachrichtentext, die Vorlagenkategorie und die Sprache.
6. Vergib einen eindeutigen **Aktionsnamen**, zum Beispiel **Erinnerung Workshop September**.
7. Wähle die Versandart: sofort, zu einem späteren Zeitpunkt oder schrittweise.
8. Prüfe Zielgruppe, Vorlage, Vorschau, Aktionsname und Versandzeit.
9. Bestätige die Aktion erst, wenn alles passt.

Der Aktionsname dient nur der Übersicht im Standort. Er hilft dir später, genau diese Sammelaktion unter **Kontakte** > **Sammelaktionen** wiederzufinden.

## Versandart bewusst wählen

| Versandart       | Geeignet, wenn                                                                       | Wirkung                                         |
| ---------------- | ------------------------------------------------------------------------------------ | ----------------------------------------------- |
| **Sofort**       | Die Information ist zeitkritisch und das Team kann Rückfragen bearbeiten.            | Die Aktion beginnt direkt nach der Bestätigung. |
| **Geplant**      | Die Nachricht soll zu einer passenden Uhrzeit versendet werden.                      | Die Aktion startet zum festgelegten Zeitpunkt.  |
| **Schrittweise** | Antworten erwartet werden oder die Zielgruppe kontrolliert angesprochen werden soll. | Die Aktion wird nach und nach verarbeitet.      |

Starte bei einer neuen Zielgruppe, einer neuen Vorlage oder einer größeren Aktion lieber schrittweise. So kannst du Zustellung und Antworten früh prüfen, bevor die komplette Liste verarbeitet wird.

## Medien in einer Vorlage für diese Aktion ersetzen

Enthält die ausgewählte Vorlage ein Medium, kannst du es vor dem Start für diese einzelne Aktion austauschen.

1. Wähle die Vorlage aus und öffne ihre Vorschau.
2. Wähle **Medium ersetzen**.
3. Wähle die passende Datei auf deinem Gerät aus.
4. Kontrolliere die aktualisierte Vorschau.
5. Prüfe noch einmal, ob Bild oder Datei zum Text der Vorlage passt.

Der Austausch gilt nur für diese Sammelaktion. Die freigegebene Vorlage selbst wird dadurch nicht verändert. Das ist sinnvoll, wenn der Aufbau der Vorlage gleich bleiben soll, aber zum Beispiel ein aktuelles Bild für einen bestimmten Termin verwendet wird.

## Fortschritt und Statistik prüfen

Öffne **Kontakte** > **Sammelaktionen** und suche den Aktionsnamen. In der Übersicht erkennst du unter anderem Status, Erstellungszeit, Abschlusszeit und eine Kurzstatistik. Öffne **Details** oder **Statistik**, um die einzelnen Kontakte zu prüfen.

Die Statistik enthält die Bereiche **Gesamt**, **Ausstehend**, **Gesendet**, **Zugestellt**, **Gelesen**, **Fehler** und **Übersprungen**. Sie lässt sich bei Bedarf exportieren.

| Bereich          | Bedeutung                                                  | Was du prüfen solltest                                                 |
| ---------------- | ---------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------- |
| **Gesamt**       | Alle Kontakte, die in die Aktion aufgenommen wurden.       | Entspricht die Anzahl deiner geplanten Zielgruppe?                     |
| **Ausstehend**   | Der Versand für diese Kontakte wurde noch nicht ausgelöst. | Ist eine geplante oder schrittweise Verarbeitung noch aktiv?           |
| **Gesendet**     | Die Nachricht wurde zur Zustellung übergeben.              | Dieser Wert ist noch keine Bestätigung, dass sie angekommen ist.       |
| **Zugestellt**   | Die Nachricht ist beim Empfänger angekommen.               | Vergleiche den Wert mit **Gesendet**.                                  |
| **Gelesen**      | Die Nachricht wurde geöffnet.                              | Nutze den Wert als Orientierung, nicht als alleinige Erfolgsbewertung. |
| **Fehler**       | Die Zustellung ist fehlgeschlagen.                         | Öffne die Einträge und prüfe den angegebenen Grund.                    |
| **Übersprungen** | Die Nachricht wurde bewusst nicht ausgelöst.               | Prüfe Rufnummer, Versand-Sperre und Nachrichtenberechtigung.           |

Die Quellansichten zeigen in der Detailstatistik pro Eintrag Name, Rufnummer, Status und Datum. Im Bereich **Fehler** siehst du betroffene Kontakte einzeln. So kannst du gezielt prüfen, statt eine neue Aktion unkontrolliert zu wiederholen.

## Fehler richtig einordnen

Eine Nachricht kann zum Beispiel fehlschlagen, wenn:

* die Person WhatsApp nicht nutzt;
* die verwendete Vorlage nicht passend oder nicht verfügbar ist;
* ein Nachrichtenlimit erreicht wurde;
* die zugehörige WhatsApp-Rufnummer eingeschränkt ist.

Übersprungene Kontakte können zum Beispiel eine fehlende Rufnummer haben, mit einer Versand-Sperre hinterlegt sein oder wegen einer Nachrichtenbeschränkung nicht berücksichtigt werden.

Wiederhole eine fehlgeschlagene Sammelaktion nicht sofort für alle Kontakte. Prüfe zuerst den einzelnen Grund und korrigiere nur die Ursache. Bei einem fehlenden oder ungeeigneten Kontaktweg wählst du gegebenenfalls einen anderen erlaubten Kanal.

## Zustellbarkeit und Qualität schützen

Die Rückmeldungen der Empfänger:innen beeinflussen, wie gut Nachrichten zukünftig zugestellt werden können. Versende daher nur relevante, erwartete und passende Informationen.

1. Nutze nur eindeutige Einwilligungen für diesen Kanal und Zweck.
2. Teile Kontakte nach Anlass und bisheriger Interaktion auf.
3. Beginne bei einer neuen Rufnummer oder Zielgruppe mit einer kleinen Auswahl.
4. Verwende eine passende, ehrliche Vorlage und personalisiere sie, wenn es sinnvoll ist.
5. Beachte Abmeldewünsche sofort.
6. Prüfe nach dem Versand Zustellung, Fehler, Antworten und Rückmeldungen, bevor du die Zielgruppe erweiterst.

Gekaufte, gesammelte oder unaufgefordert angeschriebene Listen gehören nicht in eine Sammelaktion. Wiederholte Nachrichten ohne erkennbaren Nutzen erhöhen das Risiko negativer Rückmeldungen.

## Grenzen und typische Fehler

### Die gewünschte Vorlage erscheint nicht

Für Sammelaktionen stehen nur freigegebene WhatsApp-Vorlagen zur Auswahl. Prüfe Status, Sprache und Kategorie der Vorlage, bevor du die Aktion erneut startest.

### Die Vorschau enthält noch das falsche Medium

Ersetze das Medium direkt in der Vorlagenvorschau und kontrolliere anschließend das sichtbare Ergebnis. Der Austausch verändert nur diese Aktion, nicht die Grundvorlage.

### Viele Kontakte stehen auf Ausstehend

Bei einer geplanten oder schrittweisen Aktion kann dieser Status erwartbar sein. Prüfe Startzeit, Versandart und den Fortschritt in der Statistik, statt dieselbe Aktion ein zweites Mal anzulegen.

### Die Fehlerzahl steigt

Stoppe zunächst weitere große Aktionen. Prüfe eine kleine Auswahl der Fehler auf wiederkehrende Ursachen, etwa fehlende Rufnummern, eine ungeeignete Vorlage oder eine Einschränkung. Erst wenn die Ursache geklärt ist, planst du den nächsten Versand.

> **Praxisbeispiel:** Ein Studio möchte bestätigte Workshop-Teilnehmende am Vortag erinnern. Das Team filtert ausschließlich angemeldete Kontakte mit passender Einwilligung, wählt die freigegebene Erinnerungsvorlage und ersetzt für diese Aktion das Titelbild durch das aktuelle Workshop-Motiv. Zuerst startet es mit einer kleinen Auswahl. Anschließend öffnet es unter **Sammelaktionen** die Statistik, prüft Zustellung, Fehler und Antworten und erweitert die Aktion erst bei einem unauffälligen Ergebnis.


---

# Agent Instructions
This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com.

## Querying This Documentation
If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question.

Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters:

```
GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/telefonie/whatsapp-nachrichten-an-mehrere-kontakte-senden.md?ask=<question>&goal=<user_goal>
```

`ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language.
`goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case.

The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.