> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/telefonie/whatsapp-nachrichten-zeitversetzt-senden.md). # WhatsApp-Nachrichten zeitversetzt senden Mit einer zeitversetzten Nachricht bereitest du eine Antwort oder Vorlage jetzt vor und lässt sie später automatisch an den gewählten Kontakt senden. Das ist hilfreich für Termin-Erinnerungen, Nachfassaktionen oder vorbereitete Informationen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt ankommen sollen. > **Kurz gesagt:** Vorlagen kannst du für einen zukünftigen Zeitpunkt planen. Freie Nachrichten sind nur innerhalb eines offenen Antwortfensters zulässig. Prüfe daher zuerst den Nachrichtentyp und erst danach Datum und Uhrzeit. ## Was automatisch passiert | Auslöser | Automatisches Ergebnis | Was du danach kontrollierst | | ---------------------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------- | | Du planst eine Vorlage für einen Zeitpunkt in der Zukunft. | Die Vorlage wird für den ausgewählten Zeitpunkt im Gespräch hinterlegt. | Im Gespräch erscheint die geplante Nachricht mit Zeitangabe. | | Du planst eine freie Nachricht innerhalb des offenen Antwortfensters. | Die freie Nachricht wird für den zulässigen Zeitpunkt eingeplant. | Kontrolliere Zeitangabe, Inhalt und Empfänger im Gespräch. | | Du versuchst eine freie Nachricht außerhalb des offenen Antwortfensters zu planen. | Die Planung ist nicht zulässig. | Verwende stattdessen eine passende Vorlage oder wähle einen zulässigen Zeitpunkt. | | Inhalt, Empfänger oder Zeitpunkt einer geplanten Nachricht ändern sich. | Die vorhandene Planung lässt sich nicht direkt bearbeiten. | Lösche die Planung und erstelle sie vollständig neu. | Eine Planung ersetzt nicht die inhaltliche Prüfung. Sobald sie gespeichert ist, wartet die Nachricht zum vorgesehenen Zeitpunkt auf den Versand. Eine falsche Planung kann deshalb auch dann noch problematisch sein, wenn der ursprüngliche Entwurf korrekt war. ## Der entscheidende Unterschied: Vorlage oder freie Nachricht Bevor du eine Nachricht planst, triff diese Entscheidung: | Nachrichtentyp | Wann verwenden | Zeitliche Grenze | Wenn der Zeitpunkt nicht passt | | ------------------- | --------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------ | | **Vorlage** | Für vorbereitete, passende Vorlagen im Gespräch. | Der gewählte Sendezeitpunkt muss in der Zukunft liegen. | Wähle einen späteren zukünftigen Termin oder passe die Vorlage vor der Planung an. | | **Freie Nachricht** | Für eine individuelle Antwort in einem gerade aktiven Gespräch. | Nur innerhalb von 24 Stunden nach der letzten eingehenden Nachricht des Kontakts. | Verwende eine passende Vorlage, wenn das Antwortfenster nicht offen ist oder vorher endet. | Das offene Antwortfenster beginnt, wenn der Kontakt dir eine Nachricht sendet. Innerhalb dieser 24 Stunden darfst du freie Antworten planen. Eine freie Nachricht darf nicht über das Ende dieses Zeitraums hinaus geplant werden. > **Wichtig:** Plane nicht allein nach deiner eigenen Uhrzeit. Entscheidend ist bei einer freien Nachricht der Zeitpunkt der letzten eingehenden Nachricht des Kontakts. ## Voraussetzungen Vor dem Planen sollte Folgendes klar sein: * Der richtige Kontakt ist in **Kommunikation > Unterhaltungen** geöffnet. * Der Kanal **WhatsApp** ist im Gespräch ausgewählt. * Du weißt, ob du eine Vorlage oder eine freie Nachricht senden willst. * Für eine freie Nachricht ist das Antwortfenster noch offen und reicht bis zum gewählten Sendezeitpunkt. * Datum und Uhrzeit liegen in der Zukunft. * Inhalt, Empfänger und Zweck der Nachricht sind geprüft. * Du kennst die beim Planen angezeigte Kontozone, damit der Termin nicht versehentlich zu einer falschen Ortszeit versendet wird. ## Alle sichtbaren Elemente richtig einordnen | Element | Bedeutung | Pflicht oder optional | Prüfschritt | | --------------------------------- | ------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------- | | **Unterhaltung** | Öffnet den Nachrichtenverlauf eines Kontakts. | Pflicht | Kontrolliere Name und Kontakt, bevor du einen Entwurf auswählst oder schreibst. | | **WhatsApp-Kanal** | Legt fest, über welchen Nachrichtenkanal die Planung erfolgt. | Pflicht | Wähle bewusst WhatsApp und nicht einen anderen Kanal im selben Gespräch. | | **Vorlagenauswahl** | Öffnet die vorhandenen Vorlagen für eine Vorlagennachricht. | Nur bei Vorlagen erforderlich | Prüfe Text und Zweck der gewählten Vorlage vor der Planung. | | **Nachrichteneingabe** | Enthält den individuellen Inhalt einer freien Nachricht. | Nur bei freien Nachrichten erforderlich | Prüfe, ob das Antwortfenster bis zum Sendezeitpunkt reicht. | | **Planungsoption neben „Senden“** | Öffnet die Planung statt des sofortigen Versands. | Pflicht für eine zeitversetzte Nachricht | Wähle sie erst, wenn Inhalt und Empfänger stimmen. | | **Datum** | Bestimmt den Kalendertag des Versands. | Pflicht | Der Termin muss in der Zukunft liegen. | | **Uhrzeit** | Bestimmt die Versandzeit am gewählten Datum. | Pflicht | Achte bei freien Nachrichten darauf, dass sie noch innerhalb des Antwortfensters liegt. | | **Zeitzone (Konto)** | Zeigt die Zeitzone, nach der die Planung berechnet wird. | Pflicht prüfen | Vergleiche sie mit der erwarteten Ortszeit des Versands. | | **Senden planen** | Speichert die Nachricht als geplanten Versand. | Pflicht | Lies vor dem Auslösen Datum, Uhrzeit, Kanal und Inhalt noch einmal. | | **Zeitangabe im Gespräch** | Bestätigt, dass die Nachricht geplant gespeichert ist. | Pflicht für die Kontrolle | Prüfe Empfänger, Inhalt und den angezeigten Zeitpunkt direkt danach. | ## Vorlage für später planen Eine Vorlage ist der sichere Weg, wenn die Nachricht nicht innerhalb eines offenen Antwortfensters versendet werden kann oder zu einem deutlich späteren Zeitpunkt nötig ist. 1. Öffne **Kommunikation > Unterhaltungen**. 2. Wähle den richtigen Kontakt. 3. Wähle den Kanal **WhatsApp**. 4. Öffne die Vorlagenauswahl und wähle die passende Vorlage. 5. Prüfe Inhalt, Kontakt und Zweck der Vorlage. 6. Öffne die Planungsoption neben **Senden**. 7. Wähle ein Datum und eine Uhrzeit in der Zukunft. 8. Kontrolliere die angezeigte Zeitzone. 9. Wähle **Senden planen**. 10. Prüfe im Gesprächsverlauf, ob die geplante Nachricht mit der richtigen Zeitangabe erscheint. Die Planung einer Vorlage ist erfolgreich, wenn sie als geplanter Eintrag im richtigen Gespräch erscheint und der Termin in der Zukunft liegt. ## Freie Nachricht innerhalb des Antwortfensters planen Eine freie Nachricht ist nur möglich, solange das Antwortfenster des Kontakts noch offen ist. Der Zeitrahmen beträgt 24 Stunden ab der letzten eingehenden Nachricht. 1. Öffne **Kommunikation > Unterhaltungen** und wähle den Kontakt. 2. Wähle den Kanal **WhatsApp**. 3. Prüfe im Gesprächsverlauf, wann die letzte eingehende Nachricht des Kontakts angekommen ist. 4. Berechne den spätesten zulässigen Sendezeitpunkt: maximal 24 Stunden nach dieser eingehenden Nachricht. 5. Schreibe die freie Nachricht. 6. Öffne die Planungsoption neben **Senden**. 7. Wähle Datum und Uhrzeit innerhalb des offenen Antwortfensters. 8. Prüfe die Zeitzone des Kontos. 9. Wähle **Senden planen**. 10. Prüfe den geplanten Eintrag mit Zeitangabe direkt im Gespräch. Wenn das Antwortfenster schon geschlossen ist oder vor dem gewünschten Zeitpunkt endet, ist eine freie Nachricht nicht der richtige Weg. Wähle dann eine passende Vorlage. ## So prüfst du eine Planung vollständig Führe diesen Test vor einer wichtigen Kampagne oder einem neuen Ablauf mit einem eindeutig gekennzeichneten Testkontakt durch: 1. Plane eine Vorlage für einen Zeitpunkt in der nahen Zukunft. 2. Kontrolliere die Zeitangabe im Gespräch und vergleiche Datum, Uhrzeit sowie Zeitzone. 3. Lasse dir vom Testkontakt eine Nachricht senden. 4. Plane danach eine freie Nachricht innerhalb der folgenden 24 Stunden. 5. Prüfe erneut, ob sie im Gespräch mit der richtigen Zeitangabe erscheint. 6. Plane keine freie Nachricht über das Ende des Antwortfensters hinaus. 7. Lösche eine geplante Testnachricht und erstelle sie mit einem anderen Zeitpunkt neu. 8. Kontrolliere, dass nur die neue Planung bestehen bleibt und keine zweite Variante wartet. Der Test ist bestanden, wenn Vorlagen und freie Nachrichten nur in ihrem zulässigen Rahmen geplant werden, alle Zeitangaben stimmen und der Gesprächsverlauf die geplanten Einträge eindeutig zeigt. ## Geplante Nachricht ändern oder entfernen Eine bereits geplante Nachricht lässt sich laut dokumentiertem Verhalten nicht direkt bearbeiten. Das gilt für Inhalt, Empfänger und Sendezeit. Wenn sich etwas ändert: 1. Öffne den Gesprächsverlauf des betroffenen Kontakts. 2. Identifiziere die geplante Nachricht anhand ihres Inhalts und Zeitpunkts. 3. Lösche die nicht mehr passende Planung. 4. Erstelle die Nachricht mit allen korrekten Angaben neu. 5. Prüfe den neuen geplanten Eintrag im Gespräch. > **Doppeltversand vermeiden:** Kontrolliere nach dem Neuerstellen immer, dass die alte Planung tatsächlich entfernt ist. Sonst können zwei Varianten derselben Nachricht auf den Versand warten. ## Typische Fehler und sichere Lösungen ### Die Planungsoption ist für eine freie Nachricht nicht nutzbar **Ursache:** Das Antwortfenster ist nicht offen oder der gewählte Zeitpunkt liegt außerhalb der zulässigen 24 Stunden nach der letzten eingehenden Nachricht. **Lösung:** Prüfe die letzte eingehende Nachricht im Gespräch. Ist das Fenster geschlossen oder reicht es nicht bis zum gewünschten Termin, verwende eine passende Vorlage. ### Eine freie Nachricht soll morgen oder später versendet werden **Ursache:** Der gewünschte Termin liegt außerhalb des Antwortfensters. **Lösung:** Plane keine freie Nachricht über diese Grenze hinaus. Nutze stattdessen eine geeignete Vorlage für den späteren Zeitpunkt. ### Die Nachricht erscheint nicht sofort als versendet **Ursache:** Sie wurde geplant, nicht direkt abgeschickt. **Lösung:** Prüfe den Gesprächsverlauf. Dort muss die Nachricht mit ihrem geplanten Zeitpunkt sichtbar sein. Erst zu diesem Termin wird sie versendet. ### Der Zeitpunkt wirkt falsch **Ursache:** Datum, Uhrzeit oder die angezeigte Kontozone wurden nicht bewusst geprüft. **Lösung:** Entferne die fehlerhafte Planung und erstelle sie neu. Vergleiche vor dem Speichern Datum, Uhrzeit, Kontozone und Empfänger. ### Inhalt oder Termin haben sich geändert **Ursache:** Geplante Nachrichten lassen sich nicht direkt bearbeiten. **Lösung:** Lösche die bestehende Planung und erstelle eine vollständige neue Nachricht. Prüfe anschließend, dass nur die neue Planung im Gespräch steht. ## Praxisbeispiel: Termin-Erinnerung für zwei unterschiedliche Situationen Eine Beratungspraxis möchte Kundinnen und Kunden am Vortag an einen Termin erinnern. 1. Für Kontakte ohne aktuelles Antwortfenster wählt das Team eine vorbereitete Vorlage und plant sie für 10:00 Uhr am Vortag. 2. Bei einem Kontakt, der kurz zuvor eine Frage gestellt hat, prüft das Team die Uhrzeit der letzten eingehenden Nachricht. 3. Liegt die geplante individuelle Antwort innerhalb der folgenden 24 Stunden, wird sie als freie Nachricht eingeplant. 4. Für einen Termin am nächsten Tag außerhalb des Antwortfensters verwendet das Team wieder die Vorlage. 5. Nach jeder Planung prüft es im Gespräch Inhalt, Kontakt und Zeitangabe. 6. Verschiebt sich ein Termin, löscht das Team die alte Planung und erstellt genau eine neue Variante. So wird der Versand zuverlässig zeitlich vorbereitet, ohne freie Nachrichten außerhalb ihres zulässigen Rahmens einzuplanen. ## Passende nächste Schritte * [WhatsApp Business verbinden](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/telefonie/whatsapp-business-verbinden) * [WhatsApp-Textbausteine und Vorlagen verwenden](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/sms-und-whatsapp/whatsapp-textbausteine-und-vorlagen-verwenden) * [WhatsApp-Rufnummern in der Inbox richtig zuordnen](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/sms-und-whatsapp/whatsapp-rufnummern-in-der-inbox-richtig-zuordnen) --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/telefonie/whatsapp-nachrichten-zeitversetzt-senden.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.