> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kontakte-und-unternehmen/benutzerdefinierte-felder-fur-kontakte-und-chancen-anlegen.md). # Benutzerdefinierte Felder für Kontakte und Chancen anlegen ## Das Ergebnis Mit benutzerdefinierten Feldern speicherst du Informationen, für die es in einem Kontakt oder einer Chance kein Standardfeld gibt. Das kann zum Beispiel ein gewünschter Rückrufzeitraum, ein Starttermin, eine Auswahl aus festen Antworten oder eine Dateianlage sein. Der Wert bleibt am passenden Datensatz, kann in unterstützten Formularen, Filtern und Workflows weiterverwendet werden und hilft dem Team, dieselben Informationen an derselben Stelle zu finden. ## Zuerst richtig entscheiden: Kontakt oder Chance? Diese Entscheidung ist der wichtigste Schritt. Ein Feld gehört dauerhaft zu dem Objekt, das du beim Erstellen auswählst. Die Zuordnung lässt sich später nicht von Kontakt zu Chance oder umgekehrt ändern. | Wenn die Information … | Erstelle ein Feld für … | Beispiele | | ------------------------------------------------------------- | ----------------------- | -------------------------------------------------------------- | | eine Person unabhängig von einem einzelnen Vorgang beschreibt | **Kontakt** | bevorzugter Kontaktweg, Geburtstag, Herkunft einer Anfrage | | nur zu einem konkreten Vorgang gehört | **Chance** | gewünschter Starttermin, Dringlichkeit, Umfang eines Vorhabens | Ein Kontaktfeld erscheint im Kontaktprofil. Ein Chancenfeld erscheint nur bei der jeweiligen Chance. Soll dieselbe Person später einen zweiten Vorgang haben, kann das Chancenfeld dort einen anderen Wert erhalten. > **Wichtig:** Wurde ein Feld am falschen Objekt angelegt, erstelle ein neues Feld am richtigen Objekt. Prüfe anschließend Formulare, Filter und Workflows einzeln, bevor du das falsch zugeordnete Feld entfernst. Wenn sich ein Wert nicht je Kontakt oder Chance ändern soll, sondern überall gleich sein soll, verwaltest du ihn besser als [zentralen Wert](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kontakte-und-unternehmen/benutzerdefinierte-werte-zentral-verwalten). ## Vor dem Anlegen kurz planen Notiere vor dem ersten Klick: 1. Welches konkrete Ergebnis soll das Feld liefern? 2. Gehört die Information zur Person oder zu einem einzelnen Vorgang? 3. Welche Eingabe ist sinnvoll: freier Text, Zahl, Datum oder feste Auswahl? 4. Welche Werte dürfen bei einer Auswahl vorkommen? 5. In welchem Ordner soll das Feld später stehen? Suche danach in der bestehenden Feldliste. Zwei fast gleich benannte Felder wie „Startdatum“ und „gewünschter Start“ führen leicht zu widersprüchlichen Daten und zu falschen Filter- oder Workflow-Ergebnissen. ## Bereich öffnen und bestehende Felder prüfen 1. Öffne **Einstellungen**. 2. Wähle **Benutzerdefinierte Felder**. 3. Wähle oben über die Objektauswahl **Kontakt** oder **Chance**. 4. Bleibe im Tab **Felder**. 5. Suche nach einem vorhandenen Feld mit demselben Zweck. Die aktuelle Feldliste zeigt unter anderem **Feldname**, **Feldtyp**, **Ordnername**, **Schlüssel**, **Erstellt am** und Aktionen. Du kannst die Liste durchsuchen und nach Spalten sortieren. Die geprüften Ansichten zeigen am Zeilenende Aktionen zum Bearbeiten, zum Zuordnen in einen Ordner und zum Löschen. Da Symbole und ihre Position sich mit der Oberfläche ändern können, führe eine Aktion nur aus, wenn ihre Bezeichnung oder der Hinweis beim Darüberfahren eindeutig passt. ## Feld anlegen – Schritt für Schritt 1. Wähle in der Feldliste **Feld erstellen**. 2. Wähle den **Feldtyp**. Er bestimmt, wie der Wert eingegeben wird. 3. Lege fest, zu welchem **Objekt** das Feld gehört: Kontakt oder Chance. 4. Vergib einen eindeutigen **Feldnamen**. Dieser Name ist die sichtbare Beschriftung. 5. Wähle einen **Ordner** aus. Lege ihn vorher an, falls noch keiner passt. 6. Ergänze bei Bedarf **Beschreibung**, **Platzhaltertext** und die zusätzlichen Einstellungen des gewählten Feldtyps. 7. Prüfe die **Vorschau** rechts. Sie zeigt, wie Beschriftung, Eingabefeld und Platzhalter zusammen wirken. 8. Klicke erst dann auf **Benutzerdefiniertes Feld erstellen**. Die aktuelle Erstellmaske kennzeichnet Feldtyp, Objekt, Feldname und Ordnerauswahl als Pflichtangaben. Zusätzlich zeigt sie einen **Schlüssel**. Er identifiziert das Feld in unterstützten Platzhaltern und Automatisierungen. Ändere den Schlüssel nicht beiläufig, wenn das Feld bereits verwendet wird. ### Welcher Feldtyp passt? | Du möchtest erfassen | Geeigneter Feldtyp | Warum | | -------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------ | | eine kurze freie Angabe | Einzeiliger Text | Gut für eine knappe Antwort wie „Rückruf morgens“. | | eine ausführlichere Antwort | Mehrzeiliger Text | Bietet genug Platz für eine Erklärung oder Notiz. | | mehrere getrennte Freitexteinträge | Textfeld-Liste | Sinnvoll, wenn mehrere Einträge derselben Art gesammelt werden. | | eine Zahl oder einen Betrag | Zahl oder Betragsfeld | Der Wert wird als Zahl behandelt und lässt sich dafür passend verwenden. | | eine Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder Webadresse | Telefon, E-Mail oder Webadresse | Der Eingabetyp passt zur erwarteten Angabe. | | genau eine feste Antwort | Einzelauswahl, Einzelauswahlliste oder Einfachauswahl | Verhindert unterschiedliche Schreibweisen derselben Antwort. | | mehrere gleichzeitig passende Antworten | Mehrfachauswahlliste oder Kontrollkästchen | Ermöglicht mehrere Werte. | | ein Datum | Datumsauswahl | Vermeidet uneinheitliche Datumsformate. | | eine Anlage oder Zustimmung | Datei- oder Unterschriftsfeld, falls angeboten | Nur verwenden, wenn dieser Feldtyp bei deinem Objekt sichtbar ist. | Welche Typen tatsächlich auswählbar sind, hängt vom Objekt und der aktuellen Oberfläche ab. Eine Mehrfachauswahlliste kann laut aktueller Produktdokumentation deutlich mehr als 50 Auswahlwerte enthalten. Nutze das nicht als Sammelablage: Je mehr Werte du anbietest, desto wichtiger werden kurze, eindeutige Namen und eine feste Reihenfolge. Wähle für einen neuen Pflichtprozess zuerst einen Testwert und prüfe die Vorschau. ### Bedeutung der weiteren Angaben * **Objekt:** Legt fest, welchem Datensatz der Wert gehört. Diese Zuordnung ist dauerhaft. * **Feldname:** Die verständliche Bezeichnung für Teammitglieder und gegebenenfalls für Personen in einem Formular. * **Ordnername:** Gruppiert zusammengehörige Felder im Datensatz. * **Schlüssel:** Technische Kennung für unterstützte Verwendungen des gespeicherten Werts. * **Beschreibung:** Erklärt intern, wofür das Feld gedacht ist. * **Platzhaltertext:** Erscheint im leeren Eingabefeld als Hilfe, bevor jemand etwas eingibt. * **Zusätzliche Einstellungen:** Manche Feldtypen bieten weitere Optionen, etwa einen Ausgangswert oder Auswahlwerte. * **Vorschau:** Der letzte Check vor dem Speichern. Kontrolliere besonders Beschriftung, Eingabeart und Platzhalter. ## Ordner anlegen und aufräumen Ordner erscheinen als Abschnitte in einem Datensatz. Sie machen längere Kontakt- und Chancenprofile übersichtlich. 1. Wähle in **Benutzerdefinierte Felder** zuerst das richtige Objekt. 2. Öffne den Tab **Ordner**. 3. Klicke auf **Ordner erstellen**. 4. Gib einen klaren Namen ein, zum Beispiel „Erstgespräch“ oder „Projektplanung“. 5. Speichere den Ordner. 6. Wähle ihn beim Anlegen eines neuen Felds aus oder verschiebe bestehende Felder später dorthin. Mehrere Felder lassen sich in der Feldliste markieren und über **Sammelaktionen** gemeinsam bearbeiten, löschen oder in einen anderen Ordner verschieben. Die Reihenfolge der Felder kann in unterstützten Ansichten per Ziehen angepasst werden. Prüfe danach immer einen Testdatensatz, damit die gewünschte Reihenfolge auch im Profil verständlich bleibt. ## Werte im Alltag erfassen und verwenden ### Kontaktfelder Kontaktfelder beschreiben eine Person. Sie können im Kontaktprofil eingetragen werden und stehen in unterstützten Kontaktformularen, Umfragen, Kontaktfiltern, Nachrichten und Workflows zur Verfügung. Beispiel: Das Feld „Bevorzugter Kontaktweg“ ist eine Einzelauswahl mit den Werten „E-Mail“, „Telefon“ und „Nachricht“. Ein Teammitglied wählt den Wert im Kontaktprofil aus. Später kann das Team gezielt nach diesem Wert filtern oder ihn in einem passenden Workflow berücksichtigen. ### Chancenfelder Chancenfelder beschreiben einen einzelnen Vorgang. Sie werden in der geöffneten Chance ausgefüllt und können in unterstützten Chancenansichten, Filtern und Workflows verwendet werden. In der Chancenübersicht kannst du über **Erweiterte Filter** nach passenden Chancenfeldern filtern. Über **Felder verwalten** lassen sich ausgewählte Chancenfelder auf den Karten anzeigen. Diese Karteneinstellung gilt laut der dokumentierten Oberfläche für die persönliche Ansicht; andere Teammitglieder behalten ihre eigene Auswahl. Die Option **Leere Felder ausblenden** hält eine geöffnete Chance kompakt, wenn viele Felder noch keinen Wert haben. Datei- und Unterschriftsfelder können zwar am Datensatz stehen, sind aber nicht in jedem Filter verfügbar. Teste einen gewünschten Filter deshalb mit einer Testchance. ### Felder in Formularen, Umfragen und Workflows Kontaktfelder sind für passende Formulare und Umfragen vorgesehen. Ziehe das gewünschte Feld im Editor in das Formular und kontrolliere Beschriftung, Eingabeart und Pflichtangabe in der Vorschau. Sende anschließend eine Testanfrage ab und öffne den Testkontakt: Erst wenn der Wert dort gespeichert ist, gehört das Feld in den echten Ablauf. > **Wichtig:** Ein Chancenfeld ist nicht automatisch ein Kontaktfeld. Die aktuelle Produktdokumentation bestätigt Kontaktfelder für Formulare und Kontakt-Workflows. Plane deshalb nicht damit, dass ein Formular einen Wert direkt in einem Chancenfeld speichert. Soll eine Information nur zu einem einzelnen Vorgang gehören, trage sie in der geöffneten Chance ein oder richte einen dafür bestätigten Ablauf ein und teste ihn mit einer echten Testanfrage. Für Workflows gilt dieselbe Objektgrenze: Ein Kontakt-Workflow verwendet Kontaktwerte; ein Chancen-Workflow verwendet Werte der jeweiligen Chance. Prüfe den verwendeten Datensatz und einen gefüllten Testwert, bevor du Bedingungen oder Nachrichten aktivierst. ### Felder in Workflows und Nachrichten Unterstützte Feldwerte können in Workflow-Bedingungen, Aktionen und Platzhaltern verwendet werden. Kontaktwerte eignen sich zum Beispiel für personalisierte Nachrichten oder interne Hinweise. Chancenwerte helfen, einen einzelnen Vorgang nach seinem eigenen Stand zu bearbeiten. Ob ein Feld in einem bestimmten Filter, Bericht oder einer Aktion erscheint, hängt immer von Objekt und Feldtyp ab. Prüfe immer drei Dinge mit einem Test: 1. Gehört der verwendete Wert wirklich zum Kontakt oder zur Chance? 2. Wird genau dieses Objekt von der vorgesehenen Workflow-Art unterstützt? 3. Ist das Feld im Testdatensatz bereits gefüllt? Ein leerer Wert, ein Feld am falschen Objekt oder ein nicht unterstützter Feldtyp führt sonst zu einer leeren oder unpassenden Ausgabe. ## Änderungen und Löschen sicher durchführen Bearbeite Namen, Ordner oder Auswahlwerte nur kontrolliert: Sie können bestehende Formulare, Filter und Workflows beeinflussen. Passe zuerst den Testdatensatz an und kontrolliere die verwendeten Stellen. > **Achtung:** Das Löschen eines Chancenfelds entfernt laut der Dokumentation das Feld und seine gespeicherten Werte dauerhaft aus allen Chancen. Dieser Schritt lässt sich nicht rückgängig machen. Statt ein nicht mehr benötigtes Feld sofort zu löschen, prüfe zuerst, ob es noch in Formularen, Filtern oder Workflows verwendet wird. Verschiebe es gegebenenfalls vorübergehend in einen klar benannten Ordner und lege einen Zeitpunkt für die Bereinigung fest. ## Sicherer Funktionstest Führe nach jedem neuen oder geänderten Feld diesen kurzen Test durch: 1. Lege einen Testkontakt oder eine Testchance an. 2. Trage einen eindeutigen Wert ein, zum Beispiel „TEST – Vormittag“. 3. Speichere und öffne den Datensatz erneut. 4. Prüfe, ob das Feld im richtigen Ordner und am richtigen Objekt erscheint. 5. Teste den vorgesehenen Einsatz: Formular, Filter, Kartenansicht, Workflow oder Nachricht. 6. Entferne den Testwert erst, wenn das Ergebnis stimmt. ## Praxisbeispiel: Erstgespräch sauber vorbereiten Ein Team möchte Anfragen für ein Erstgespräch einheitlich vorbereiten. 1. Es legt beim Objekt **Kontakt** den Ordner „Erstgespräch“ an. 2. Darin erstellt es das Feld „Bevorzugter Rückrufzeitraum“ als Einzelauswahl mit „Vormittag“ und „Nachmittag“. 3. Beim Objekt **Chance** erstellt es das Feld „Gewünschter Starttermin“ als Datumsauswahl. 4. Eine Testperson erhält „Vormittag“; die zugehörige Testchance erhält einen späteren Starttermin. 5. Das Team prüft den Kontaktfilter für den Rückrufzeitraum und den Chancenfilter für den Starttermin. 6. Erst danach verwendet es beide Felder im echten Ablauf. Das Ergebnis: Persönliche Angaben bleiben beim Kontakt, während die Planung zum einzelnen Vorgang nur in dessen Chance gespeichert wird. ## Häufige Probleme | Beobachtung | Wahrscheinliche Ursache | So löst du es | | ---------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Das Feld erscheint nicht im erwarteten Profil. | Es wurde am falschen Objekt erstellt. | Neues Feld am richtigen Objekt anlegen, Testwerte übernehmen und alle Verwendungen prüfen. | | Im Formular fehlt das Feld. | Objekt oder Feldtyp wird dort nicht unterstützt. | Mit einem Testformular prüfen und bei Bedarf ein passendes Kontaktfeld verwenden. | | Ein Filter findet keine passende Chance. | Der Testwert ist nicht gespeichert oder der Feldtyp ist dort nicht filterbar. | Testchance erneut öffnen, Wert speichern und den Filter mit einem geeigneten Feldtyp testen. | | Eine Nachricht zeigt keinen Wert. | Das Feld gehört zum anderen Objekt oder ist leer. | Datensatz und gespeicherten Wert prüfen; anschließend die Platzhalter-Verwendung testen. | | Zwei Felder erfassen dasselbe. | Vor dem Anlegen wurde die Liste nicht durchsucht. | Ein eindeutiges Feld als Standard festlegen und die übrigen erst nach einer Verwendungsprüfung bereinigen. | ## Auswahlwerte bei Unternehmen und eigenen Datenobjekten bereinigen Auswahlfelder werden mit der Zeit oft unübersichtlich: Ein alter Standort, eine nicht mehr verwendete Kategorie oder eine doppelt angelegte Antwort soll aus der Auswahl verschwinden. Für **Dropdown**, **Mehrfachauswahl**, **Einzelauswahl** und **Kontrollkästchen** kannst du einzelne Auswahlwerte jetzt auch bei Unternehmen und eigenen Datenobjekten gezielt entfernen. Das Löschen eines Auswahlwerts ist nicht dasselbe wie das Löschen des ganzen Felds. Du entfernst nur eine Antwortmöglichkeit; das Feld und die übrigen Werte bleiben bestehen. ### Vor dem Entfernen prüfen 1. Öffne **Einstellungen** → **Benutzerdefinierte Felder**. 2. Wähle das Objekt **Unternehmen** oder das betreffende eigene Datenobjekt. 3. Öffne das Auswahlfeld und suche den Wert, den du bereinigen möchtest. 4. Prüfe die angezeigte Anzahl der Datensätze, die diesen Wert bereits verwenden. 5. Kontrolliere, ob der Wert in Filtern, gespeicherten Listen oder Workflows vorkommt. Diese Prüfung verhindert, dass eine Bedeutung versehentlich aus einem laufenden Ablauf verschwindet. ### Wert entfernen und Ergebnis verstehen 1. Wähle beim betreffenden Auswahlwert **Löschen**. 2. Lies die Anzahl betroffener Datensätze. 3. Bestätige die Entfernung nur, wenn du sicher bist. 4. Öffne danach einen betroffenen Testdatensatz sowie die verwendeten Filter oder Workflows. Ein unbenutzter Wert wird dauerhaft aus der Auswahl entfernt. Wird ein bereits verwendeter Wert gelöscht, bleibt er in den bestehenden Datensätzen als historische Information erhalten. Er steht aber nicht mehr für neue Eingaben zur Verfügung. Bereits angelegte Filter, gespeicherte Listen und Workflows bleiben bestehen; der entfernte Wert kann dort jedoch nicht mehr neu ausgewählt werden. > **Wichtig:** Wenn du den ganzen Feld-Eintrag löschst, betrifft das Feld und seine gespeicherten Werte. Diese Anleitung beschreibt ausschließlich das Entfernen einer einzelnen Auswahlmöglichkeit. > **Praxisbeispiel:** Ein Betrieb hat im Datenobjekt „Anlage“ die Auswahlwerte „Neu“, „Aktiv“ und einen versehentlich doppelt angelegten Wert. Vor dem Entfernen prüft das Team die Trefferzahl und die verwendeten Listen. Anschließend löscht es nur den doppelten Auswahlwert. Bestehende Anlagen behalten ihren bisherigen historischen Eintrag; bei neuen Anlagen ist nur noch die eindeutige Auswahl verfügbar. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kontakte-und-unternehmen/benutzerdefinierte-felder-fur-kontakte-und-chancen-anlegen.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. 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