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# Benutzerdefinierte Werte zentral verwalten

Benutzerdefinierte Werte sind zentral gespeicherte Angaben, die du an vielen Stellen wiederverwenden kannst. Du hinterlegst eine Information einmal – zum Beispiel eine allgemeine E-Mail-Adresse, einen Terminlink oder eine feste Anrede – und setzt sie danach als Platzhalter in unterstützten Texten ein.

Änderst du den gespeicherten Wert später, übernimmt ONE LOOP die neue Angabe überall dort, wo genau dieser Platzhalter verwendet wird. Das spart Zeit und verhindert, dass derselbe Inhalt an mehreren Stellen unterschiedlich geschrieben ist.

> **Wichtig:** Ein benutzerdefinierter Wert ist für Angaben gedacht, die für viele Ausgaben gleich bleiben. Für unterschiedliche Angaben je Kontakt, Unternehmen oder Chance verwendest du [benutzerdefinierte Felder](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kontakte-und-unternehmen/benutzerdefinierte-felder-fur-kontakte-und-chancen-anlegen).

## Wann ein zentraler Wert die richtige Wahl ist

Ein zentraler Wert passt, wenn sich eine Angabe wiederholt und du sie künftig an einer Stelle pflegen möchtest.

| Gute Beispiele                                                                  | Nicht passend – verwende stattdessen ein Feld am Datensatz                     |
| ------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------ |
| allgemeine Kontaktadresse, Website-Adresse oder Buchungslink                    | Vorname, Telefonnummer oder individuelle Nachricht einer bestimmten Person     |
| wiederkehrender Textbaustein, Unternehmensbezeichnung oder feste Ansprechperson | ein Wert, der für jeden Kontakt, jedes Unternehmen oder jede Chance anders ist |
| ein Link, der in mehreren E-Mails, Seiten oder Automationen vorkommt            | Informationen, die aus einem einzelnen Formular oder einer Buchung stammen     |

Stell dir den Wert wie eine zentrale Notiz mit einem festen Namen vor. In deinen Texten verwendest du diesen Namen als Platzhalter. Die Plattform ersetzt ihn beim Anzeigen oder Senden durch den hinterlegten Inhalt.

## Was du vor dem Anlegen festlegst

Nimm dir einen Moment für diese drei Entscheidungen. Sie sorgen dafür, dass die Liste später verständlich bleibt.

1. **Wofür soll der Wert stehen?** Formuliere eine klare, wiederverwendbare Angabe, zum Beispiel „Allgemeiner Buchungslink“ oder „Kontaktadresse für Rückfragen“.
2. **Wer darf ihn künftig ändern?** Eine Änderung wirkt auf alle Stellen, die den Wert nutzen. Lege deshalb fest, wer zentrale Angaben pflegt.
3. **In welchen Ordner passt er?** Bei wenigen Werten ist ein Ordner nicht nötig. Bei einer längeren Liste helfen einfache Gruppen wie „Links“, „Kontaktangaben“ oder „Texte“.

Vermeide unklare Namen wie „Link neu“ oder „Text 2“. Wer den Wert später in einem Editor auswählt, muss ohne Nachfragen erkennen, was er ausgibt.

## Wo du die Übersicht findest

1. Öffne in der linken Navigation **Einstellungen**.
2. Wähle **Benutzerdefinierte Werte**.
3. Du landest zunächst auf **Alle Werte**.

In der Liste siehst du für jeden Eintrag vier wichtige Angaben:

| Spalte        | Bedeutung                                                                                                     |
| ------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Name**      | Die verständliche Bezeichnung, unter der du den Wert auswählst.                                               |
| **Ordner**    | Die optionale Gruppe, der der Wert zugeordnet ist.                                                            |
| **Schlüssel** | Die technische Platzhalterform, die aus dem Namen entsteht. Neben dem Schlüssel kann ein Kopiersymbol stehen. |
| **Wert**      | Der Inhalt, der später ausgegeben wird.                                                                       |

Rechts oben findest du die Suche. Sie filtert die Liste nach deinem Suchbegriff. Nutze sie, bevor du einen ähnlichen Wert neu anlegst – oft existiert die benötigte Angabe bereits.

## Einen Wert anlegen

1. Öffne **Alle Werte** und wähle oben rechts **Neuer benutzerdefinierter Wert**.
2. Gib bei **Name** eine eindeutige Bezeichnung ein. Dieses Feld ist erforderlich.
3. Trage bei **Wert** den Inhalt ein, der ausgegeben werden soll.
4. Wähle bei **Ordner** bei Bedarf eine vorhandene Gruppe aus. Dieses Feld ist optional.
5. Wähle **Erstellen**.

Nach dem Speichern erscheint der neue Eintrag in der Liste. Die Plattform bildet aus dem Namen automatisch den zugehörigen Schlüssel. Prüfe deshalb Name und Wert direkt nach dem Anlegen.

### Beispiel: Ein Link für Terminvereinbarungen

Du möchtest denselben Terminlink in mehreren E-Mails und auf einer Seite verwenden.

1. Lege den Wert mit dem Namen **Terminlink Erstgespräch** an.
2. Trage den vollständigen Link als Wert ein.
3. Ordne ihn dem Ordner **Links** zu.
4. Öffne einen passenden Testtext und wähle den neuen Wert über die Platzhalterauswahl aus.
5. Prüfe nach dem Speichern oder Senden, ob der Link vollständig und anklickbar erscheint.

Ändert sich der Terminlink später, aktualisierst du nur diesen zentralen Wert. Anschließend testest du mindestens eine wichtige Verwendung erneut.

## Den Wert in Texten einsetzen

Benutzerdefinierte Werte stehen in den Bereichen zur Verfügung, deren Platzhalterauswahl sie anbietet. Setze den Cursor zuerst an die gewünschte Stelle und öffne dann das Symbol oder Menü für Platzhalter. Wähle den Wert aus der Liste aus, statt den Inhalt erneut einzutippen.

Die aktuellen Originalansichten zeigen diese typischen Einsatzorte:

* Nachrichten in Unterhaltungen,
* Nachrichten und Einstellungen in Workflows,
* Seiten und Funnels,
* E-Mail-Vorlagen und E-Mail-Kampagnen,
* Beiträge für soziale Netzwerke.

Nicht jeder Editor bietet dieselben Auswahlgruppen. Wenn der Wert an einer Stelle nicht erscheint, prüfe zuerst, ob dieser konkrete Editor Platzhalter unterstützt. Lege nicht vorschnell einen zweiten, fast gleichen Wert an.

### Besonderheit bei Seiten und Funnels

Eine persönliche Ausgabe auf einer Seite funktioniert nur, wenn zur besuchenden Person bereits passende Daten gespeichert sind, etwa nach einem Formular oder einer Terminbuchung. Fehlen diese Daten, kann eine persönliche Ausgabe leer bleiben. Teste daher nicht nur den Editor, sondern auch die veröffentlichte Seite mit einem passenden Testablauf.

### Besonderheit bei E-Mails

In E-Mails können zentrale Werte je nach Feld in Text, Betreff, Beschreibung sowie Absendername oder Absenderadresse verfügbar sein. Auch Farbeingaben im Editor können einen zentralen Wert verwenden. Die aktuelle Ansicht zeigt die neue Farbe direkt auf der Arbeitsfläche; eine separate Vorschau ist dafür nicht nötig. Prüfe trotzdem immer eine vollständige Test-E-Mail, bevor du sie breit einsetzt.

## Ordner anlegen und pflegen

Ordner helfen, eine wachsende Liste übersichtlich zu halten. Ein Wert kann immer nur einem Ordner zugeordnet sein. Ordner können nicht innerhalb anderer Ordner liegen.

### Neuen Ordner anlegen

1. Öffne den Reiter **Ordner**.
2. Wähle **Ordner hinzufügen** oder, wenn die Liste leer ist, **Neuen Ordner für benutzerdefinierte Werte hinzufügen**.
3. Gib bei **Ordnername** eine klare Bezeichnung ein.
4. Wähle **Erstellen**.

In der Ordnerliste siehst du den Namen, die Anzahl zugeordneter Werte und das Erstellungsdatum. Über die Suche findest du einen Ordner schnell wieder.

### Ordner umbenennen oder löschen

Öffne beim betreffenden Ordner das Drei-Punkte-Menü. Dort stehen **Ordner umbenennen** und **Ordner löschen** zur Auswahl. Beide Aktionen öffnen einen Dialog zur Bestätigung oder Eingabe.

Prüfe vor dem Löschen, welche Werte im Ordner liegen und ob sie an anderer Stelle weiter benötigt werden. Die Originalquelle belegt den Bestätigungsdialog, beschreibt aber nicht eindeutig, wie mit zugeordneten Werten nach dem Löschen eines Ordners verfahren wird. Teste diesen Fall daher zuerst mit einem Testordner.

## Einzelne Werte verwalten

In jeder Zeile der Liste öffnest du über das Drei-Punkte-Menü diese Aktionen:

| Aktion                                  | Was du damit machst                                         | Was du danach prüfst                                                            |
| --------------------------------------- | ----------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------- |
| **In Ordner verschieben**               | Du wählst einen Zielordner und bestätigst die Verschiebung. | In der Spalte **Ordner** erscheint die neue Zuordnung.                          |
| **Benutzerdefinierten Wert bearbeiten** | Du änderst Name, Wert oder Ordner.                          | Kontrolliere eine wichtige Verwendung des Werts.                                |
| **Benutzerdefinierten Wert löschen**    | Du bestätigst das Entfernen im Dialog.                      | Prüfe vorher, ob der Wert noch in Texten, Seiten oder Workflows verwendet wird. |

Beim Bearbeiten ist eine Regel besonders wichtig: Änderst du den sichtbaren **Namen**, bleibt der bereits erzeugte **Schlüssel** unverändert. Das schützt bestehende Verwendungen. Gib dem Wert trotzdem von Anfang an einen verständlichen Namen, damit die Auswahl für das Team klar bleibt.

## Mehrere Werte gleichzeitig bearbeiten

Links in jeder Tabellenzeile befindet sich ein Auswahlfeld. Sobald du einen oder mehrere Werte markierst, erscheint oben **Sammelaktionen**. Dort kannst du die Auswahl in einen Ordner verschieben oder löschen. Mit **Auswahl aufheben** entfernst du die Markierung wieder.

Sammelaktionen sind praktisch für eine aufgeräumte Liste, können aber viele verwendete Inhalte zugleich beeinflussen. Gehe deshalb so vor:

1. Suche zuerst nach einem eindeutigen Begriff.
2. Markiere nur die sichtbaren, sicher passenden Werte.
3. Prüfe die Anzahl ausgewählter Zeilen.
4. Wähle die gewünschte Sammelaktion.
5. Lies den Bestätigungsdialog vollständig.
6. Prüfe nach dem Abschluss die Ordnerspalte oder eine Stichprobe der betroffenen Werte.

## Änderungen sicher prüfen

Eine zentrale Änderung sollte nicht unbemerkt in wichtigen Nachrichten oder Seiten landen. Dieser kurze Test schützt dich:

1. Notiere den bisherigen Wert.
2. Ändere ihn zunächst nur in einer ruhigen Testphase.
3. Öffne einen Text, eine Seite oder einen Workflow, in dem der Platzhalter verwendet wird.
4. Erstelle einen Test oder führe einen passenden Testablauf aus.
5. Kontrolliere die tatsächlich ausgegebene Angabe.
6. Erst wenn das Ergebnis stimmt, ist die Änderung abgeschlossen.

## Typische Fehler und ihre Lösung

### Der gleiche Text wurde an mehreren Stellen unbeabsichtigt geändert

Wahrscheinlich wurde ein zentraler Wert bearbeitet. Suche nach seinem Namen und kontrolliere den hinterlegten Inhalt. Wenn zwei Bereiche künftig unterschiedliche Texte brauchen, lege zwei klar benannte Werte an.

### Ein Wert ist im gewünschten Editor nicht auswählbar

Nicht jede Eingabestelle unterstützt Platzhalter. Prüfe zuerst die Auswahl in genau diesem Editor. Ist der Wert dort nicht verfügbar, verwende nur eine belegte, unterstützte Alternative.

### Die Ausgabe auf einer Seite bleibt leer

Bei persönlichen Daten fehlen der besuchenden Person vermutlich die benötigten gespeicherten Informationen. Teste den Ablauf mit einer Person, die zuvor das passende Formular ausgefüllt oder einen Termin gebucht hat.

### Nach einer Umbenennung erscheint der alte Schlüssel

Das ist erwartetes Verhalten: Der Schlüssel bleibt beim Umbenennen bestehen. Verwende weiterhin den vorhandenen Schlüssel und ändere nicht eigenmächtig technische Platzhalter in bestehenden Inhalten.

### Ein Ordner lässt sich nicht wie eine Unterstruktur organisieren

Ordner können nicht verschachtelt werden. Verwende deshalb wenige, eindeutig benannte Hauptordner und beginne verwandte Namen bei Bedarf mit derselben Bezeichnung, zum Beispiel „E-Mail – Absender“ und „E-Mail – Links“.

## Praxisbeispiel: Kontaktadresse in mehreren Texten aktualisieren

Ein Unternehmen verwendet dieselbe Kontaktadresse in zwei E-Mail-Vorlagen, einer Nachricht und auf einer Informationsseite.

1. Es erstellt den zentralen Wert **Kontaktadresse für Rückfragen** im Ordner **Kontaktangaben**.
2. Das Team fügt diesen Wert über die Platzhalterauswahl in allen vier Texten ein.
3. Eine Person prüft mit einer Test-E-Mail und der veröffentlichten Informationsseite, ob die Adresse überall sichtbar ist.
4. Später ändert sich die Kontaktadresse. Das Team aktualisiert nur den zentralen Wert.
5. Anschließend prüft es erneut eine E-Mail und die Seite.
6. Erst wenn beide Ausgaben stimmen, informiert es das Team über die Änderung.

So bleibt der Inhalt einheitlich, ohne dass jede Vorlage und jede Seite einzeln durchsucht werden muss.


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