> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kontakte-und-unternehmen/datenschutz-und-einwilligungen/einwilligung-und-rechtsgrundlage-am-kontakt-dokumentieren.md).

# Einwilligung und Rechtsgrundlage am Kontakt dokumentieren

## Das Ergebnis

Diese Anleitung zeigt die **technische** Seite: Du richtest Hinweise und Kontrollkästchen an den passenden Kontaktpunkten ein und hältst den vorgesehenen Status anschließend nachvollziehbar am Kontakt fest.

Sie ersetzt keine rechtliche Beratung. Welche Formulierung verwendet wird, ob eine Zustimmung erforderlich sein darf, welche Auswahlwerte gelten und wie lange Angaben aufbewahrt werden, entscheidet eure dafür verantwortliche Person. Die Plattform prüft diese Entscheidung nicht für euch.

Am Ende soll euer Team drei Dinge kontrollieren können:

1. Besuchende sehen am richtigen Kontaktpunkt den freigegebenen Hinweis.
2. Eine Auswahl wird nur so behandelt, wie ihr es intern festgelegt habt.
3. Der vereinbarte Status ist am richtigen Kontakt sichtbar und lässt sich gezielt prüfen.

## Zwei Dinge bewusst trennen

| Begriff                     | Wofür er technisch steht                                                                         | Was die Plattform nicht entscheidet                           |
| --------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------ | ------------------------------------------------------------- |
| **Einwilligung**            | Eine Person sieht einen Hinweis und kann – je nach Einrichtung – ein Kontrollkästchen auswählen. | Ob Text, Vorauswahl und Pflicht korrekt zu eurem Fall passen. |
| **Dokumentierte Grundlage** | Ein Kontaktfeld hält den von euch festgelegten Wert sichtbar am Kontakt fest.                    | Welcher Wert für einen konkreten Kontakt zutrifft.            |
| **Tag**                     | Eine zusätzliche, schnelle Kennzeichnung zum Filtern oder für Abläufe.                           | Ob der Tag die vollständige Dokumentation ersetzen kann.      |

Ein Kontrollkästchen kann eine Antwort speichern. Es ersetzt aber nicht eure Entscheidung, wie diese Antwort im jeweiligen Prozess einzuordnen ist.

## Vor dem Einrichten vorbereiten

Kläre diese Punkte zuerst gemeinsam mit der verantwortlichen Person:

* An welchen Stellen werden Angaben abgefragt: Formular, Umfrage, Chat oder Kalenderbuchung?
* Welcher Hinweistext und welche Zieladresse sollen dort erscheinen?
* Soll das Kontrollkästchen nur sichtbar oder für die Übermittlung erforderlich sein?
* Welcher Wert soll nach einer erfolgreichen Übermittlung am Kontakt stehen?
* Wer darf Hinweistexte, Feldwerte und Automatisierungen später ändern?
* Wie prüft ihr regelmäßig, ob Einträge fehlen oder nicht mehr zum aktuellen Prozess passen?

Lege für den Test einen eindeutig erkennbaren Testkontakt an. So vermeidest du, dass ein echter Kontakt versehentlich für den Test verwendet wird.

## Geeigneten Kontaktpunkt wählen

| Kontaktpunkt          | Sichtbare Einstellung                                 | Praktischer Einsatz                                                       |
| --------------------- | ----------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------- |
| Formular oder Umfrage | Individuelles Kontrollkästchen                        | Eine Person gibt Daten über ein Formular oder eine Umfrage ab.            |
| Chat-Widget           | Rechtlicher Hinweis und zusätzliches Kontrollkästchen | Eine Person startet einen Chat und gibt dort Kontaktdaten an.             |
| Kalenderbuchung       | Text des Kontrollkästchens                            | Eine Person bucht einen Termin über einen Kalender.                       |
| Kontaktprofil         | Individuelles Kontaktfeld und bei Bedarf ein Tag      | Das Team hält den vorgesehenen Status sichtbar fest und prüft ihn später. |

Richte nicht automatisch überall dieselbe Einstellung ein. Ein Hinweis gehört nur an die Stellen, für die er in eurem freigegebenen Ablauf vorgesehen ist.

## Einwilligung in Formularen und Umfragen erfassen

1. Öffne das Formular oder die Umfrage, über die Daten abgefragt werden.
2. Füge das Element **Individuelles Kontrollkästchen** hinzu.
3. Hinterlege ausschließlich den abgestimmten Hinweistext als Beschriftung des Kontrollkästchens.
4. Verlinke die freigegebene Datenschutzerklärung dort, wo euer Text darauf verweist.
5. Entscheide erst nach interner Freigabe, ob die Auswahl für die Übermittlung erforderlich sein soll.
6. Speichere und öffne die veröffentlichte Ansicht als Testperson.

In der sichtbaren Formularansicht steht das Kontrollkästchen normalerweise bei den übrigen Eingabefeldern und vor dem Absenden. Nach dem Test muss die Antwort im Testkontakt auffindbar sein. Kontrolliere dabei nicht nur, ob das Kästchen angezeigt wird, sondern auch, ob der gespeicherte Wert eindeutig zu verstehen ist.

### Erforderlich, optional oder vorausgewählt

Die Einstellungen verändern das Verhalten im Formular:

| Einstellung                   | Sichtbare Folge                                                      | Was du testen musst                                                                              |
| ----------------------------- | -------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------ |
| Kontrollkästchen nur anzeigen | Die Person kann auswählen, muss es aber nicht zwingend tun.          | Wird eine nicht gewählte Antwort so gespeichert, wie euer Ablauf es vorsieht?                    |
| Auswahl erforderlich machen   | Die Übermittlung wird erst nach der geforderten Auswahl fortgesetzt. | Blockiert das Formular ohne Auswahl und funktioniert es mit Auswahl?                             |
| Auswahl vorauswählen          | Das Kästchen ist beim Laden bereits markiert.                        | Ist diese Einstellung intern ausdrücklich freigegeben und im veröffentlichten Formular sichtbar? |

Die technische Einstellung bewertet nicht, welche Variante zulässig oder passend ist. Nimm deshalb keine Vorauswahl oder Pflichtregel allein deshalb vor, weil sie verfügbar ist.

## Hinweis und Kontrollkästchen im Chat-Widget einrichten

Für den Chat gibt es einen getrennten Bereich für Hinweis und Auswahl. Öffne das **Chat-Widget**, dann **Chatfenster** und anschließend **Zusätzliche Optionen**. Dort findest du den Bereich **Compliance-Hinweis und Einwilligung**.

1. Aktiviere **Rechtlichen Hinweis anzeigen**, wenn ein lesbarer Hinweis beim Kontaktformular im Chat erscheinen soll.
2. Trage in **Hinweistext** nur den freigegebenen Text ein. Verwende die Link-Funktion für die vorgesehene Zieladresse.
3. Aktiviere **Einwilligungs-Kontrollkästchen hinzufügen**, wenn eine zusätzliche Auswahl gezeigt werden soll.
4. Pflege die Beschriftung des Kontrollkästchens getrennt vom Hinweistext.
5. Stelle **Kontrollkästchen erforderlich** nur ein, wenn euer Prozess dies vorsieht.
6. Prüfe die Option **Kontrollkästchen standardmäßig vorauswählen** besonders sorgfältig; sie steuert, ob das Kästchen schon beim Laden markiert ist.
7. Speichere und kontrolliere die Vorschau für Desktop und Mobilgerät.

Der Hinweis ist ein lesbarer Text. Das Kontrollkästchen ist die auswählbare Interaktion. Beide können unabhängig voneinander ein- oder ausgeschaltet werden. Im Vorschaufenster siehst du sofort, ob Text, Kästchen und Senden-Schaltfläche sinnvoll zusammenwirken.

## Text für Kalenderbuchungen festlegen

Bei einer Kalenderbuchung kannst du den Text des Kontrollkästchens an euren Prozess anpassen.

1. Öffne die Einstellungen des betroffenen Kalenders.
2. Suche die Einstellung für das Kontrollkästchen zur Einwilligung.
3. Trage den freigegebenen Text ein und speichere.
4. Starte eine Testbuchung über die öffentliche Buchungsseite.
5. Prüfe, ob Text, Auswahl und Buchungsabschluss auf Desktop und Mobilgerät verständlich funktionieren.
6. Öffne danach den Testkontakt und kontrolliere den vereinbarten gespeicherten Status.

Ein Kalender kann anders gestaltet sein als ein Formular. Teste deshalb jeden eingesetzten Kalender einzeln, statt von einer funktionierenden Formularstrecke auf alle Buchungsseiten zu schließen.

## Den vorgesehenen Status am Kontakt festhalten

Lege für die nachvollziehbare Dokumentation ein eigenes Kontaktfeld an, beispielsweise **Dokumentierter Status**. Als Feldtyp eignet sich eine klar begrenzte Auswahl, wenn euer Prozess feste Werte vorgibt. Verwende nur Werte, die intern abgestimmt wurden.

Eine verständliche Struktur ist:

* **Kontaktfeld:** enthält den konkreten, aktuell sichtbaren Wert.
* **Tag:** ergänzt bei Bedarf eine schnelle Auswahl für Listen oder Automatisierungen.
* **Formularantwort:** zeigt, was eine Person im jeweiligen Formular ausgewählt hat.

Ein Tag allein ist für die nachvollziehbare Dokumentation häufig zu ungenau. Ein Kontaktfeld macht den festgelegten Wert direkt im Profil sichtbar und kann gezielt gefiltert, exportiert oder geprüft werden.

Wie du ein Feld anlegst, Typ, Ordner und Vorschau kontrollierst, erklärt die Anleitung [Individuelle Felder für Kontakte und Chancen anlegen](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kontakte-und-unternehmen/benutzerdefinierte-felder-fur-kontakte-und-chancen-anlegen).

## Einen Workflow nur für den richtigen Fall einsetzen

Ein Workflow kann nach der Übermittlung eines bestimmten Formulars den vorgesehenen Tag ergänzen und ein Kontaktfeld setzen. Die Automatisierung darf aber nur auf den eindeutig passenden Auslöser reagieren.

1. Wähle als Auslöser genau das Formular oder die Umfrage, die zu diesem Ablauf gehört.
2. Prüfe, welche Antwort im Testkontakt tatsächlich ankommt.
3. Setze nur den Feldwert und das Tag, die in eurem freigegebenen Ablauf für diesen Fall vorgesehen sind.
4. Lege getrennte Wege an, wenn eine ausgewählte und eine nicht ausgewählte Antwort unterschiedlich behandelt werden müssen.
5. Führe einen vollständigen Test mit dem Testkontakt durch.
6. Kontrolliere anschließend Formularantwort, Kontaktfeld, Tag und die Ausführung im Workflow-Protokoll.

Automatisierung spart die wiederkehrende Eingabe. Sie entscheidet jedoch nicht, ob der gespeicherte Wert inhaltlich richtig ist. Ändert ihr Text, Formular oder Prozess, muss auch der Workflow erneut geprüft werden.

## Vollständigen Test sicher durchführen

Führe nach jeder Änderung diesen Test von Anfang bis Ende durch:

1. Öffne die veröffentlichte Seite oder den Chat in einem privaten Browserfenster.
2. Gib die Daten des Testkontakts ein.
3. Prüfe den Hinweistext, die Zieladresse und den Anfangszustand des Kontrollkästchens.
4. Teste die Übermittlung einmal ohne Auswahl und einmal mit Auswahl, wenn beide Wege vorgesehen sind.
5. Öffne den Testkontakt und prüfe Antwort, Kontaktfeld und Tag.
6. Prüfe bei einem Workflow zusätzlich dessen Protokoll und den endgültigen Feldwert.
7. Wiederhole den Test auf einem Mobilgerät oder in der mobilen Vorschau.
8. Entferne Testdaten erst nach eurem internen Vorgehen.

## Praxisbeispiel: Kontaktformular kontrolliert dokumentieren

Ein Beratungsteam nutzt ein Kontaktformular für Erstgespräche. Vor der Veröffentlichung stimmt die zuständige Person Hinweistext, Link und die gewünschte Dokumentation ab.

1. Das Team fügt im Formular ein individuelles Kontrollkästchen mit dem freigegebenen Text ein.
2. Für die Übermittlung richtet es die intern vorgesehene Regel ein.
3. Am Kontakt legt das Team das Auswahlfeld **Dokumentierter Status** an.
4. Ein Workflow startet ausschließlich nach diesem Kontaktformular und setzt den vorgegebenen Feldwert sowie einen ergänzenden Tag.
5. Ein Testkontakt durchläuft das Formular auf Desktop und Mobilgerät.
6. Das Team prüft am Kontakt, ob Antwort, Feldwert und Tag zueinander passen.
7. Einmal pro Monat filtert das Team nach leeren oder auffälligen Feldwerten und klärt diese nach dem eigenen Prozess.

So bleibt die technische Erfassung nachvollziehbar, ohne dass das Team die rechtliche Entscheidung an eine Einstellung im System delegiert.

## Typische Probleme lösen

| Beobachtung                                                              | Wahrscheinliche Ursache                                                                                  | Nächster Schritt                                                                                         |
| ------------------------------------------------------------------------ | -------------------------------------------------------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Das Kontrollkästchen ist auf der öffentlichen Seite nicht sichtbar.      | Formular, Umfrage oder Chat-Einstellung wurde nicht gespeichert oder die falsche Version wird angezeigt. | Veröffentliche die richtige Version und prüfe die echte öffentliche Ansicht im privaten Browserfenster.  |
| Das Formular lässt sich trotz erwarteter Pflichtregel absenden.          | Die Pflichtregel ist nicht aktiv oder das Kontrollkästchen wurde im falschen Element eingerichtet.       | Öffne die Formulareinstellung, prüfe das richtige Kontrollkästchen und wiederhole den Test ohne Auswahl. |
| Die Antwort ist am Kontakt nicht auffindbar.                             | Der Test lief über eine andere Seite, ein anderes Formular oder die Feldzuordnung wurde verändert.       | Prüfe Formularquelle, Testkontakt und die gespeicherten Kontaktfelder Schritt für Schritt.               |
| Tag und Kontaktfeld widersprechen sich.                                  | Workflow oder manuelle Pflege verwendet unterschiedliche Regeln.                                         | Pausiere weitere Änderungen, kläre den vorgesehenen Wert und passe Workflow oder Prozess eindeutig an.   |
| Nach einer Textänderung funktioniert der Ablauf nicht mehr wie erwartet. | Der Text, das Feld oder der Auslöser wurde geändert, der Test aber nicht wiederholt.                     | Führe den vollständigen Test erneut durch, bevor der neue Ablauf genutzt wird.                           |

## Regelmäßig kontrollieren

Prüfe den Ablauf in festen Abständen:

* Ist der angezeigte Hinweistext noch der freigegebene Text?
* Führt der Link noch zur richtigen Datenschutzerklärung?
* Ist die sichtbare Einstellung für erforderlich oder vorausgewählt noch bewusst gewählt?
* Werden neue Testantworten am Kontakt verständlich gespeichert?
* Passen Kontaktfeld, Tag und Workflow-Protokoll zusammen?
* Haben nur die vorgesehenen Teammitglieder Zugriff, um diese Einstellungen zu verändern?

Wenn ihr den Inhalt oder die technischen Schritte ändert, wiederhole den vollständigen Test. So bleibt die Dokumentation für das Team nutzbar und nachvollziehbar.


---

# Agent Instructions
This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com.

## Querying This Documentation
If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question.

Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters:

```
GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kontakte-und-unternehmen/datenschutz-und-einwilligungen/einwilligung-und-rechtsgrundlage-am-kontakt-dokumentieren.md?ask=<question>&goal=<user_goal>
```

`ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language.
`goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case.

The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.