> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kontakte-und-unternehmen/import-und-datenpflege/daten-aus-hubspot-importieren.md). # Daten aus HubSpot importieren Übernimm Kontakte, Unternehmen, Chancen und zugehörige Informationen aus HubSpot kontrolliert und prüfe jeden Importlauf Schritt für Schritt. ## Das Ergebnis Mit diesem Import übernimmst du Daten nicht über eine CSV-Datei, sondern über eine direkte Verbindung zu HubSpot. Du entscheidest im Importassistenten, welche Bereiche übernommen werden. Der Vorgang läuft danach im Hintergrund weiter. Anschließend prüfst du nicht nur eine Gesamtzahl, sondern auch jeden betroffenen Datensatz und jede Fehlermeldung. Diese Anleitung eignet sich für einen geplanten Umzug. Sie ist nicht dafür gedacht, zwei Systeme dauerhaft automatisch auf dem gleichen Stand zu halten. > Ein großer Import ohne Test macht Fehler schwer rückgängig. Beginne mit einer kleinen, repräsentativen Auswahl oder in einem leeren Teststandort. ## Was du übernehmen kannst Je nach Auswahl im Assistenten können folgende Informationen übernommen werden: | Ausgewählter Bereich | Was daraus im Standort wird | Was du danach kontrollierst | | -------------------- | --------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------- | | Kontakte | Personen und ihre Standard- sowie eigenen Angaben | Namen, E-Mail-Adressen, Rufnummern, eigene Felder und Dubletten | | Chancen | Bestehende Geschäftsvorgänge mit Pipeline und Phase | Kontaktbezug, Pipeline, Phase und Werte | | Unternehmen | Organisationen und ihre Verbindungen | Firmenangaben und zugeordnete Kontakte | | Aufgaben | Erinnerungen und einzelne To-dos | Fälligkeit, zuständige Person und Verbindungen | | Eigene Felder | Kontakt- und Chancenfelder | Bezeichnung, Werte und mögliche Feldkonflikte | | Pipelines und Phasen | Vertriebsstruktur für Chancen | Vollständigkeit und korrekte Zuordnung | | E-Mails und Notizen | Verlauf an den passenden Datensätzen | Richtiger Bezug und Lesbarkeit | Der Assistent zeigt diese Bereiche als eigene Auswahlkarten. Wählst du Chancen aus, werden Kontakte automatisch mit ausgewählt, weil jede Chance einen gültigen Kontaktbezug braucht. ## Vor dem Start sicher vorbereiten 1. Sichere die vorhandenen Daten in beiden Systemen. So kannst du Abweichungen später nachvollziehen. 2. Bereinige erkennbare Dubletten im Quellsystem, bevor du die Verbindung startest. 3. Plane einen Testimport in einem neuen oder klar abgegrenzten Teststandort. Dort lassen sich Fehler und doppelte Einträge leichter erkennen. 4. Erlaube für die Dauer des Imports gegebenenfalls Dubletten bei Kontakten und Chancen. Die offizielle Importanleitung weist darauf hin, dass sonst vermeidbare Fehler entstehen können. Stelle nach Abschluss wieder die gewünschte Schutzregel ein. 5. Prüfe die Sprache der Oberfläche. Für diesen Import empfiehlt die Quelle eine englische Oberflächensprache. Wenn Bezeichnungen in deinem Standort abweichen, orientiere dich an der sichtbaren Importansicht und starte nicht, solange ein Schritt unklar ist. 6. Vergleiche bei eigenen Feldern technische Kennung, sichtbare Bezeichnung und Inhalt. Gleich benannte oder gleich gekennzeichnete Felder können sonst miteinander kollidieren. Nimm während des Testlaufs keine großen Änderungen im Quellsystem vor. Ein klarer Stichtag verhindert, dass du Unterschiede später nicht mehr erklären kannst. ## Import starten Du kannst den Einstieg aus drei Bereichen öffnen: 1. Öffne **Kontakte**, **Unternehmen** oder **Chancen**. 2. Wähle oben rechts **Importieren** und danach **Daten importieren**. 3. Wähle in der Karte für HubSpot die Verbindung aus. 4. Melde dich im sich öffnenden Fenster beim Quellsystem an und bestätige die Verbindung. 5. Lies die Hinweise im ersten Schritt des Assistenten: Dubletten bereinigen, Sicherung erstellen und Feldzuordnung vor dem Start prüfen. 6. Wähle die Datenbereiche aus, die du übernehmen möchtest. 7. Prüfe die automatisch mit ausgewählten, zugehörigen Informationen. 8. Kontrolliere Anzahl und Zuordnung der Datensätze. 9. Bestätige den Start noch einmal im Dialog. Die Importansicht zeigt links den gesamten Ablauf. Gehe jeden Schritt nacheinander durch: **Start**, **Bereiche auswählen**, **Importdaten auswählen**, **Dubletten behandeln** sowie **Vorschau und Import**. Die Reihenfolge hilft dir, erst die Datenbasis und anschließend die Auswirkungen zu prüfen. ## Bereiche bewusst auswählen Die Auswahlkarten unterscheiden Kontakte, Chancen, Unternehmen und Aufgaben. Wähle nur, was du im ersten Test wirklich prüfen kannst. | Bereich | Sinnvoller erster Test | Wichtige Folge | | ----------- | -------------------------------------------- | --------------------------------------------- | | Kontakte | Einige aktuelle Kontakte mit eigenen Feldern | Prüfe Felder und Dubletten | | Chancen | Wenige Chancen mit bekannter Pipeline | Kontakte werden zusätzlich benötigt | | Unternehmen | Einige Unternehmen mit verbundenen Kontakten | Prüfe die Beziehungen nach dem Import | | Aufgaben | Einzelne nicht wiederkehrende Aufgaben | Prüfe Fälligkeit und Verbindung zum Datensatz | Wähle Chancen nur, wenn du auch die Kontakte mit übernimmst. Eine Chance ohne Kontakt wird nicht importiert. Für sehr komplexe Chancen gilt außerdem: Es können höchstens zehn zusätzliche Kontakte verbunden sein. Prüfe darüber hinausgehende Verbindungen nach dem Import separat. ## Was der Assistent zusätzlich einschließt Nach der Auswahl zeigt der Assistent, welche Inhalte er zusätzlich übernehmen möchte. Prüfe diese Liste Zeile für Zeile. | Gewählter Bereich | Automatisch berücksichtigte Informationen | | ----------------- | ------------------------------------------------ | | Kontakte | Standard- und eigene Felder, Notizen und E-Mails | | Chancen | Felder, Pipelines, Notizen und Verbindungen | | Unternehmen | Angaben und Verbindungen | | Aufgaben | Verbindungen zu den jeweiligen Datensätzen | Pipelines bringen ihre Phasen mit. Du musst sie nicht vorab neu anlegen. Über ein Bearbeiten-Symbol kannst du bei Kontakt- oder Chancenfeldern die einzelnen Felder auswählen, die übernommen werden sollen. Nutze diese Auswahl, wenn bestimmte historische Angaben bewusst nicht übernommen werden sollen. Die Anzahl bei eigenen Feldern kann kleiner sein als im Quellsystem. Der Assistent zählt nur Felder, die er auch tatsächlich zuordnen und übertragen kann. Das ist kein Fehler, aber ein Anlass, fehlende wichtige Felder vor dem Start zu prüfen. ## Eigene Felder sicher prüfen Eigene Felder werden über ihre technische Kennung zugeordnet, nicht nur über den sichtbaren Namen. Daraus ergeben sich drei wichtige Regeln: 1. Gibt es im Standort bereits ein eigenes Feld mit derselben Kennung, kann der Import dieses Feld als Konflikt melden. 2. Stimmen im Quellsystem interne Kennung und sichtbare Bezeichnung nicht überein, kann die Zuordnung scheitern. 3. Berechnete Felder werden als einfaches Textfeld übernommen. Die ursprüngliche Berechnungslogik wird nicht weitergeführt. Bereinige einen Feldkonflikt zuerst im Quellsystem oder im Teststandort. Lösche oder benenne keine produktiven Felder um, bevor du an einer kleinen Testgruppe geprüft hast, welche Auswirkung das hat. ## Vorschau vor dem endgültigen Start lesen In der Vorschau steht jede Datenart in einer eigenen Zeile. Prüfe dabei drei Spalten: * **Quellinhalt:** Welche Datenart gefunden wurde. * **Übernommen als:** Welcher Bereich daraus im Standort entsteht. * **Gefundene Einträge:** Wie viele Datensätze oder Felder betroffen sind. Öffne bei Kontakt- und Chancenfeldern die Bearbeiten-Auswahl, wenn du nur bestimmte Angaben mitnehmen möchtest. Vergleiche besonders bei Chancen die Anzahl der Pipelines, Phasen und Kontakte. Erst wenn diese Zahlen zu deiner Testgruppe passen, wählst du **Import bestätigen und starten** und bestätigst den Dialog. ## Während der Import läuft Nach dem Start erscheint ein Hinweis, dass der Import im Hintergrund läuft. Du kannst das Fenster schließen oder in einen anderen Bereich wechseln; der Vorgang wird nicht dadurch abgebrochen. Öffne später den **Importverlauf**. Dort zeigt der laufende Eintrag den Fortschritt in Prozent. Warte auf den Abschluss, bevor du Daten fachlich bewertest oder einen zweiten Lauf startest. Starte keinen zweiten Import, nur weil die ersten Datensätze noch nicht sichtbar sind. Nutze zunächst den bestehenden Verlauf, damit keine parallelen Läufe und dadurch schwer erkennbare Dubletten entstehen. ## Ergebnisse richtig auswerten Öffne beim passenden Importlauf die Statistik in der Aktionsspalte. Es öffnet sich die Importübersicht mit zwei Ansichten. ### Objektansicht Die Objektansicht fasst die Ergebnisse je Datenbereich zusammen. Oben erscheinen Kennzahlen wie: * alle berührten Einträge, * erfolgreich übernommene Einträge, * neu angelegte oder übersprungene Einträge, wenn angezeigt, * Fehler, * mit Warnungen übernommene Einträge. Darunter siehst du pro Bereich, wie viele Einträge erfolgreich waren, wie viele Fehler aufgetreten sind und ob der Bereich abgeschlossen ist. Prüfe nicht nur die Gesamtrate: Ein kleiner Fehler bei einem eigenen Feld kann viele Kontakte oder Chancen betreffen. ### Datensatzansicht Wechsle in die Datensatzansicht, um einzelne Zeilen zu sehen. Oben kannst du nach: * Datenbereich, zum Beispiel Kontakte, eigene Felder oder Chancen, * Status, zum Beispiel erfolgreich, Fehler oder mit Warnung, filtern. Jede Zeile zeigt den betroffenen Datensatz, den Status und eine Nachricht. Bei Fehlern hilft die Kennung aus dem Quellsystem, den ursprünglichen Datensatz wiederzufinden. Filtere zuerst auf **Fehler**, korrigiere die Ursache und lade die Fehlerliste als CSV herunter. Vergleiche sie vor einem erneuten Lauf mit dem vorherigen Importverlauf. ## Grenzen, die du vorab kennen solltest | Thema | Belegtes Verhalten | Was du tun solltest | | ---------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | E-Mails | Übernommene E-Mails sind nur lesbar | Prüfe wichtige Verläufe, plane aber keine Bearbeitung dieser historischen E-Mails | | Notizen | Eine Notiz kann jeweils nur mit einem Kontakt und einer Chance verbunden sein; Unternehmen werden nicht unterstützt | Prüfe wichtige Notizen direkt an den betroffenen Datensätzen | | Aufgaben | Wiederkehrende Aufgaben werden nicht als Wiederholungsreihe übernommen | Prüfe einzelne Aufgaben und richte notwendige Wiederholungen neu ein | | Aufgaben-Verbindungen | Eine Aufgabe kann pro Datenart höchstens mit zehn Datensätzen verbunden sein | Prüfe umfangreiche Zuordnungen einzeln | | Verbindungen allgemein | Manche Verbindungen können wegen Plattformgrenzen fehlen | Prüfe kritische Beziehungen mit einer Testgruppe | | Gelöschte Kontakte | Ein erneut importierter, zuvor gelöschter Kontakt kann bei späterer Wiederherstellung zu einem weiteren Eintrag führen | Prüfe nach Wiederherstellungen gezielt auf Dubletten | | Dateien | Die Quelle enthält widersprüchliche Angaben: Anhänge an Kontakten und Chancen werden einerseits als unterstützt genannt, bei Anhängen in einem Feld andererseits als Fehlerursache | Verlasse dich bei wichtigen Dateien nicht auf eine automatische Übernahme; prüfe repräsentative Datensätze und ergänze fehlende Dateien manuell | ## Typische Fehler beheben | Symptom | Wahrscheinliche Ursache | Sicherer nächster Schritt | | ------------------------------------------------------ | --------------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Die Vorschau zählt weniger Felder als erwartet | Einige Feldtypen können nicht zugeordnet werden | Prüfe zuerst die betroffenen eigenen Felder; vergleiche technische Kennung und sichtbare Bezeichnung | | Ein eigenes Feld verursacht einen Fehler | Es gibt bereits ein Feld mit derselben technischen Kennung | Konflikt im Teststandort oder Quellsystem auflösen und nur die betroffene Testgruppe erneut importieren | | Ein Kontakt oder eine Chance mit Datei schlägt fehl | Eine Datei hängt an einem Feld, das der Import nicht übernimmt | Datei separat sichern, aus dem Feld entfernen und den Datensatz erneut importieren; danach bei Bedarf manuell anhängen | | Eine Chance fehlt | Der Kontaktbezug fehlt oder ist nicht übertragbar | Kontakt zuerst prüfen und die Chance erst danach erneut importieren | | Historische E-Mail lässt sich nicht ändern | Übernommene E-Mails sind nur lesbar | Als Verlauf verwenden, nicht als bearbeitbare Nachricht einplanen | | Nach Wiederherstellung erscheint ein doppelter Kontakt | Ein gelöschter Kontakt wurde zwischenzeitlich erneut importiert | Dublette fachlich prüfen und mit der passenden Anleitung zusammenführen oder bereinigen | | Der Import wirkt beendet, es fehlen aber Einträge | Einzelne Bereiche wurden mit Warnung oder Fehler verarbeitet | Datensatzansicht auf Fehler und Warnungen filtern, Fehlerliste herunterladen und nur die betroffenen Einträge nacharbeiten | ## Sicherer Testablauf Ein Beratungsunternehmen möchte Kontakte, Unternehmen und laufende Chancen übernehmen. Es erstellt zuerst eine Testgruppe mit 20 Kontakten, fünf Unternehmen, fünf Chancen und zwei Aufgaben. 1. Das Team sichert den bestehenden Datenstand und bereinigt doppelte Kontakte im Quellsystem. 2. Im Teststandort aktiviert es für den Import vorübergehend die Behandlung von Dubletten, die der Assistent verlangt. 3. Es wählt Kontakte, Unternehmen, Chancen und Aufgaben aus. Dabei prüft es, dass die Kontakte mit den Chancen zusammen ausgewählt sind. 4. Bei eigenen Feldern wählt es nur die für die Testgruppe benötigten Angaben. 5. In der Vorschau vergleicht es Anzahl, Zuordnung und Pipelines mit dem Quellsystem. 6. Nach dem Start wartet es auf den Abschluss im Importverlauf. 7. Es prüft in der Objektansicht alle Fehler und Warnungen und in der Datensatzansicht jeweils mindestens einen Kontakt, ein Unternehmen, eine Chance und eine Aufgabe. 8. Erst nach dieser Prüfung plant es die vollständige Übernahme. ## Danach weiterarbeiten Wenn einzelne Daten nicht automatisch übernommen werden können, exportiere nur die betroffenen Einträge als CSV und arbeite sie mit [Kontakte und Chancen per CSV importieren](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kontakte-und-unternehmen/import-und-datenpflege/kontakte-und-chancen-per-csv-importieren) gezielt nach. Für die Strukturierung der geprüften Auswahl helfen dir anschließend [Listen, Filter und Tags](/help/plattform/one-loop-plattform/kontakte-und-unternehmen/listen-filter-und-tags.md). --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kontakte-und-unternehmen/import-und-datenpflege/daten-aus-hubspot-importieren.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.