> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kontakte-und-unternehmen/import-und-datenpflege/kontakte-als-csv-exportieren.md). # Kontakte als CSV exportieren Exportiere Kontakte als CSV kontrolliert: Auswahl und sichtbare Spalten festlegen, Hintergrundauftrag überwachen, Datei rechtzeitig herunterladen und den Inhalt sicher prüfen. ## Was beim CSV-Export passiert Ein CSV-Export erstellt eine Tabellen-Datei mit Kontaktinformationen aus der aktuellen Kontaktliste. CSV bedeutet, dass die Daten zeilenweise und durch Trennzeichen getrennt gespeichert werden. Du kannst die Datei anschließend in einem Tabellenprogramm öffnen oder für eine erlaubte Weiterverarbeitung verwenden. Der Export läuft als Hintergrundauftrag. Du musst die Seite nicht geöffnet lassen und kannst während der Verarbeitung weiterarbeiten. Nach Abschluss erscheint die fertige Datei in **Sammelaktionen** und bleibt dort **30 Tage** zum Herunterladen verfügbar. Ein Export enthält nur die Kontakte, die du bewusst ausgewählt hast, und nur die Spalten, die in der Kontaktliste gerade sichtbar sind. Diese zwei Entscheidungen bestimmen den Inhalt der Datei vollständig. ## Vor dem Export klären Prüfe vor jedem Export: 1. **Zweck:** Warum brauchst du die Datei und wer darf sie verwenden? 2. **Auswahl:** Soll die Datei alle Kontakte oder nur eine gefilterte Gruppe enthalten? 3. **Spalten:** Welche Informationen werden wirklich benötigt? 4. **Schutz:** Wo wird die Datei sicher abgelegt und wann wird sie wieder entfernt? 5. **Zuständigkeit:** Hast du die nötige Berechtigung zum Export? Die Funktion steht nur berechtigten Administrator:innen im Standort zur Verfügung. Siehst du keinen Export-Befehl, prüfe deine Rolle oder bitte eine berechtigte Person um Unterstützung. > **Wichtig:** Ein Export ist immer auf den aktuellen Standort begrenzt. Kontakte aus unterschiedlichen Standorten müssen getrennt exportiert und bei Bedarf erst außerhalb der Plattform zusammengeführt werden. ## Kontakte sicher eingrenzen Öffne **Kontakte** und arbeite in der Listenansicht. 1. Nutze Suche oder erweiterte Filter, um die gewünschte Gruppe einzugrenzen. 2. Lies die Anzahl der Treffer und kontrolliere mehrere Beispiele direkt in der Liste. 3. Markiere einzelne Kontakte über die Kästchen links in den Zeilen. 4. Möchtest du alle Treffer exportieren, wähle zunächst das Kästchen in der Tabellenkopfzeile. 5. Wähle danach ausdrücklich **Alle Kontakte auswählen**, wenn wirklich die gesamte gefilterte Ergebnismenge gemeint ist. Der letzte Schritt ist wichtig: Die Auswahl im Tabellenkopf markiert zunächst nur die sichtbaren Kontakte der aktuellen Seite. Erst die zusätzliche Auswahl für alle Kontakte umfasst die gesamte gefilterte Liste. ### Ein sinnvoller Kontrolltest Filtere zum Beispiel nach einem bestimmten Tag. Öffne dann drei Kontakte aus der Ergebnisliste und prüfe: * Tragen sie tatsächlich den erwarteten Tag? * Gehören keine versehentlichen Test- oder internen Kontakte dazu? * Entspricht die Trefferzahl ungefähr deiner Erwartung? Erst dann markierst du alle Ergebnisse. ## Sichtbare Spalten bestimmen den Dateiinhalt Die CSV enthält ausschließlich die Spalten, die vor dem Start in der Kontaktliste sichtbar sind. Fehlt eine Information später in der Datei, liegt die Ursache häufig nicht am Export, sondern an der Spaltenauswahl. 1. Öffne in der Kontaktliste **Felder verwalten**. 2. Prüfe jede sichtbare Spalte. 3. Aktiviere nur die Informationen, die für den Zweck des Exports nötig sind. 4. Blende unnötige oder besonders sensible Spalten aus. 5. Kontrolliere danach die Tabellenansicht und starte erst dann den Export. Je nach gewählten Spalten können zum Beispiel Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Tags und eigene Kontaktfelder in der CSV erscheinen. Die sichtbare Reihenfolge in der Liste dient dir als praktische Kontrolle dafür, was exportiert wird. ### Was nicht oder nur eingeschränkt enthalten ist Berücksichtige diese Grenzen bei deiner Planung: | Information | Verhalten im Export | | -------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Notizen** | Es wird nur die jüngste Notiz berücksichtigt; ihr Inhalt wird nach 255 Zeichen abgeschnitten. | | **Frühere Automatisierungsverläufe** | Sie sind nicht Bestandteil der Datei. | | **Historische E-Mail- oder Nachrichtenprotokolle** | Sie sind nicht Bestandteil der Datei. | | **Nicht sichtbare Spalten** | Sie erscheinen nicht in der CSV. | | **Daten anderer Standorte** | Sie werden nicht gemeinsam mit exportiert. | Verwende eine CSV daher nicht als vollständiges Archiv aller Kontaktaktivitäten. Sie ist ein Export der ausgewählten Kontaktdaten und sichtbaren Felder. ## Export starten Es gibt zwei Wege zum Start: * Nach einer Kontaktauswahl über **Mehr** und dann **Exportieren**. * Über das Menü mit den drei Punkten neben **Kontakt hinzufügen** und dann **Exportieren**. Gehe anschließend so vor: 1. Starte den Export über einen der beiden Wege. 2. Prüfe im Bestätigungsfenster noch einmal Auswahl und erwarteten Zweck. 3. Klicke auf **Exportieren**. 4. Die Bestätigung zeigt, dass der Hintergrundauftrag gestartet wurde. 5. Öffne direkt **Fortschritt prüfen** oder schließe die Bestätigung und arbeite weiter. Ist die Datei fertig, kann eine Benachrichtigung angezeigt werden. Verlasse dich bei wichtigen Auswertungen trotzdem auf den Status in **Sammelaktionen**. ## Datei unter Sammelaktionen herunterladen 1. Öffne **Kontakte** > **Sammelaktionen**. 2. Suche die Zeile deines Exportauftrags. 3. Prüfe, ob der Vorgang **Export** und der Status **Abgeschlossen** lautet. 4. Kontrolliere den angezeigten Dateinamen. 5. Klicke auf das Download-Symbol, um die CSV auf deinem Gerät zu speichern. 6. Öffne die Datei unmittelbar nach dem Download zur Stichprobe. Der Download steht 30 Tage lang bereit. Danach ist der Link deaktiviert. Plane daher den Download und die sichere Ablage zeitnah ein. ## Die Datei fachlich prüfen Ein abgeschlossener Auftrag bestätigt nur, dass die Datei erstellt wurde. Vor einer weiteren Verwendung prüfst du ihren Inhalt: 1. Öffne die CSV zunächst in einem Tabellenprogramm. 2. Vergleiche die Kopfzeilen mit den vorher sichtbaren Spalten. 3. Prüfe mindestens zehn Zeilen gegen die Kontaktliste. 4. Kontrolliere Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern auf plausible Darstellung. 5. Prüfe bei eigenen Feldern, ob die erwarteten Werte an der richtigen Spalte stehen. 6. Prüfe die jüngste Notiz nur innerhalb der bekannten 255-Zeichen-Grenze. 7. Stelle sicher, dass keine unnötigen Informationen mit exportiert wurden. Bei einer späteren Übernahme in ein anderes System müssen die Spalten dort den passenden Zielfeldern zugeordnet werden. Prüfe diese Zuordnung immer zuerst mit einer kleinen Testdatei. ## Datenschutz und sichere Ablage Eine Exportdatei kann viele personenbezogene Daten enthalten. Behandle sie daher wie einen vertraulichen Arbeitsbestand: * Exportiere nur Informationen, die wirklich erforderlich sind. * Speichere die Datei in einem zugriffsgeschützten Bereich. * Gib sie nicht per ungesichertem Kanal weiter. * Lösche lokale Kopien, sobald der erlaubte Zweck erfüllt ist. * Dokumentiere bei sensiblen Exporten, wer die Datei wofür erhalten hat. ## Typische Fragen und Probleme ### Eine benötigte Spalte fehlt in der CSV Öffne die Kontaktliste und prüfe **Felder verwalten**. Die Spalte muss vor dem Export sichtbar sein. Korrigiere die Auswahl und starte einen neuen Export mit einer kleinen Testmenge. ### Es wurden weniger Kontakte exportiert als erwartet Prüfe, ob nur die sichtbaren Kontakte einer Seite markiert waren. Wenn die gesamte gefilterte Liste exportiert werden soll, musst du nach der Kopfzeilenauswahl zusätzlich **Alle Kontakte auswählen** wählen. ### Der Export-Befehl ist nicht sichtbar Für den Export ist eine passende Administratorberechtigung erforderlich. Prüfe deine Rolle oder bitte eine berechtigte Person, den Export durchzuführen. ### Der Download ist nicht mehr verfügbar Exportdateien stehen nur 30 Tage bereit. Erstelle bei Bedarf einen neuen Export und speichere ihn anschließend nur so lange wie nötig. ### Eine lange Notiz ist abgeschnitten Das ist eine feste Grenze: Nur die jüngste Notiz mit bis zu 255 Zeichen wird exportiert. Verwende für einen vollständigen Verlauf die dafür vorgesehenen Bereiche, nicht die CSV-Datei. ### Ich möchte Exporte regelmäßig automatisch erstellen Geplante automatische Kontakt-Exporte stehen derzeit nicht zur Verfügung. Starte den Export bewusst, prüfe Auswahl und Spalten und dokumentiere wiederkehrende Abläufe intern. ## Praxisbeispiel: Kontakte für eine Analyse vorbereiten Ein Team möchte alle Kontakte mit dem Tag „Veranstaltung Juni“ für eine zugelassene Analyse vorbereiten. 1. Es öffnet **Kontakte** und filtert nach diesem Tag. 2. Es kontrolliert fünf Treffer und die Gesamtzahl. 3. Über **Felder verwalten** lässt es nur Name, E-Mail-Adresse, Tag und ein benötigtes eigenes Feld sichtbar. 4. Es wählt erst die Tabellenkopfzeile und danach **Alle Kontakte auswählen**. 5. Es startet den Export und prüft den Auftrag unter **Sammelaktionen**. 6. Nach Abschluss lädt es die CSV herunter und vergleicht zehn Zeilen mit der Kontaktliste. 7. Die Datei wird geschützt abgelegt und nach Abschluss der Analyse wieder entfernt. ## Kurz-Check vor dem Export * Richtiger Standort und richtiger Zweck? * Filter und Stichprobe der Kontakte geprüft? * Ganze gefilterte Liste oder nur die aktuelle Seite bewusst ausgewählt? * Nur notwendige Spalten sichtbar? * Grenzen für Notizen und fehlende Verläufe berücksichtigt? * Exportauftrag unter Sammelaktionen kontrolliert? * Datei innerhalb von 30 Tagen heruntergeladen? * Inhalt und sichere Ablage geprüft? --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kontakte-und-unternehmen/import-und-datenpflege/kontakte-als-csv-exportieren.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. 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