> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kontakte-und-unternehmen/kontakte-verwalten/dateien-im-kontaktprofil-verwalten.md). # Dateien im Kontaktprofil verwalten Lege Dateien zentral am richtigen Kontakt ab, übernimm wichtige Anhänge aus Unterhaltungen bewusst und finde sie später über Ablagebereiche, Suche und Vorschau wieder. Page "Dateien im Kontaktprofil verwalten" — id: CKxown9738RK5jj7otEE, path: /one-loop-plattform/kontakte-und-unternehmen/kontakte-verwalten/dateien-im-kontaktprofil-verwalten *** ### description: >- Lege Dateien zentral am richtigen Kontakt ab, übernimm wichtige Anhänge aus Unterhaltungen bewusst und finde sie später über Ablagebereiche, Suche und Vorschau wieder. ## Dateien im Kontaktprofil verwalten ### Das Ergebnis: Unterlagen dort finden, wo sie gebraucht werden Der Bereich **Dokumente und Dateien** ist die zentrale Ablage für Unterlagen, die zu einem bestimmten Kontakt gehören. Dort findest du manuell hochgeladene Dateien, bewusst übernommene Anhänge aus Unterhaltungen und Dateien aus dafür vorgesehenen Kontaktfeldern. Das spart Zeit, weil das Team nicht zwischen Nachrichten, E-Mails und externen Ablagen suchen muss. Entscheidend ist aber immer der richtige Kontakt: Eine Datei, die beim falschen Kontakt gespeichert ist, kann zu einer falschen Entscheidung oder unberechtigtem Zugriff führen. ### Voraussetzungen Bevor du Dateien ablegst, prüfe drei Dinge: * Du hast Zugriff auf den richtigen Kontakt. Wer den Kontakt sehen darf, kann auch die dort abgelegten Dateien sehen. * Für Anhänge aus Unterhaltungen muss die jeweilige Nachricht bereits beim Kontakt vorhanden sein. * Wenn du unterwegs arbeitest, nutze eine aktuelle mobile App – die Funktion ist ab Version **3.97.3** belegt. Siehst du den Bereich nicht, aktualisiere die App und öffne den Kontakt danach erneut. ### Die vier Ablagebereiche verstehen Öffne einen Kontakt und wechsle zu **Dokumente und Dateien**. Je nach Ansicht stehen dir Suche, Hinzufügen und die folgenden Ablagebereiche zur Verfügung: | Bereich | Was dort liegt | Wie die Datei dorthin kommt | | ----------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------- | | **Alle** | Die Gesamtansicht der verfügbaren Dateien. | Nutze sie, wenn du noch nicht weißt, woher die Datei stammt. | | **Intern** | Dateien, die direkt am Kontakt hochgeladen wurden. | Über **Hinzufügen** bzw. **Hochladen**. | | **Gesendet** | Anhänge aus ausgehenden Nachrichten, die bewusst zur Ablage hinzugefügt wurden. | Beim Versand einer E-Mail oder SMS die Option **Zu Dokumenten hinzufügen** aktivieren. | | **Empfangen** | Anhänge aus eingegangenen Nachrichten, die du übernommen hast. | Im Nachrichtenmenü **Zu Dokumenten hinzufügen** wählen. | | **Benutzerdefinierte Felder** | Dateien aus einem dafür eingerichteten Dateifeld am Kontakt. | Über das jeweilige Kontaktfeld; sie werden innerhalb der internen Ablage gruppiert. | Die genaue Darstellung kann sich je nach Gerät und Kontaktmaske unterscheiden. Nutze bei vielen Dateien zuerst die Suche und anschließend den passenden Ablagebereich. ### Eine Datei direkt am Kontakt hochladen Nutze den direkten Upload für Unterlagen, die nicht aus einer Unterhaltung stammen – zum Beispiel eine unterschriebene Vereinbarung, ein Foto, ein Angebot oder eine interne Referenzdatei. 1. Öffne **Kontakte** und wähle den richtigen Kontakt. 2. Wechsle zu **Dokumente und Dateien**. 3. Wähle **Hinzufügen** oder **Hochladen**. 4. Wähle die gewünschten Dateien aus. 5. Prüfe vor dem Start, ob wirklich der richtige Kontakt geöffnet ist. 6. Warte, bis der Upload abgeschlossen ist. 7. Öffne die Datei oder Vorschau einmal und prüfe Dateiname sowie Inhalt. Du kannst bis zu **zehn Dateien** in einem Upload auswählen. Die gesamte Auswahl darf höchstens **250 MB** groß sein. Unterstützt werden unter anderem DOC-, DOCX-, PDF-, JPG-, PNG-, Präsentations- und GIF-Dateien. Manuell hochgeladene Dateien werden im Bereich **Intern** abgelegt. ### Einen empfangenen Anhang aus einer Unterhaltung übernehmen Ein Anhang bleibt nicht automatisch dauerhaft in der Kontaktablage, nur weil er in einer Unterhaltung sichtbar ist. Übernimm wichtige Dateien daher bewusst. Das funktioniert für unterstützte eingehende Anhänge aus E-Mail, SMS, Instagram, Facebook und verbundenen WhatsApp-Unterhaltungen. 1. Öffne die Unterhaltung beim richtigen Kontakt. 2. Suche die Nachricht mit dem Anhang. 3. Öffne das Drei-Punkte-Menü an dieser Nachricht. 4. Wähle **Zu Dokumenten hinzufügen**. 5. Öffne danach beim Kontakt **Dokumente und Dateien**. 6. Wechsle bei Bedarf zu **Empfangen** und prüfe Dateiname, Vorschau und Kontaktzuordnung. Damit ist die Datei nicht nur im Gesprächsverlauf, sondern auch in der zentralen Kontaktablage auffindbar. ### Einen Anhang beim Versand mit ablegen Beim Versand einer E-Mail oder SMS kannst du einen Anhang gleichzeitig beim Kontakt speichern. 1. Öffne die Unterhaltung des richtigen Kontakts. 2. Hänge die Datei an deine E-Mail oder SMS an. 3. Aktiviere vor dem Versand **Zu Dokumenten hinzufügen**. 4. Prüfe Empfänger, Datei und Kontakt noch einmal. 5. Sende die Nachricht. 6. Öffne anschließend **Dokumente und Dateien** und kontrolliere den Bereich **Gesendet**. Ohne die aktivierte Option bleibt der Anhang im Nachrichtenverlauf, wird aber nicht zusätzlich in der zentralen Kontaktablage geführt. ### Dateien finden, prüfen und sicher aufräumen Nutze die Suche im Bereich **Dokumente und Dateien**, wenn du einen Dateinamen oder ein bestimmtes Dokument suchst. Öffne eine Datei zunächst in der Vorschau, bevor du sie herunterlädst oder weiterverwendest. Die Vorschau kann je nach Dateityp und Herkunft unterschiedlich aussehen. Du kannst Dateien löschen, aber nicht direkt umbenennen. Benenne eine Datei deshalb vor dem Hochladen eindeutig, zum Beispiel `2026-09-02_Unterschriebene-Vereinbarung_Muster.pdf`. Prüfe vor dem Löschen: * Ist die Datei wirklich überholt oder doppelt? * Gibt es keine aktuelle Version, die versehentlich entfernt würde? * Ist die Datei nicht mehr für einen offenen Termin, eine Aufgabe oder eine Klärung nötig? ### Dateien aus Kontaktfeldern richtig einordnen Ein benutzerdefiniertes Dateifeld eignet sich, wenn ein Dokument zu einem festen Datenpunkt gehören soll – beispielsweise ein Ausweisdokument, ein Vertrag oder ein Nachweis. Die Datei erscheint dann zusätzlich im Bereich **Benutzerdefinierte Felder** innerhalb der Kontaktablage. Für eine allgemeine Unterlage ohne feste Feldzuordnung nutze dagegen den direkten Upload. So bleibt klar, ob eine Datei zu einem konkreten Kontaktfeld gehört oder einfach als Referenz beim Kontakt gespeichert wurde. Mehr dazu findest du unter Dateien direkt am Kontakt speichern. ### Dateien unterwegs in der mobilen App hinzufügen 1. Öffne in der mobilen App den richtigen Kontakt. 2. Wische zum Bereich **Dokumente und Dateien**. 3. Wähle **Hochladen**. 4. Entscheide, ob die Datei aus der Galerie, mit der Kamera oder aus dem Gerätespeicher kommen soll. 5. Warte auf den Abschluss des Uploads. 6. Kontrolliere anschließend Dateiname und Vorschau. Das ist praktisch, wenn du etwa ein Foto, eine unterschriebene Unterlage oder einen Nachweis direkt nach einem Termin beim Kontakt ablegen möchtest. Verwende dafür eine aktuelle Version der mobilen App. ### Wer kann die Dateien sehen? Dateien in der Kontaktablage sind für Personen sichtbar, die den jeweiligen Kontakt sehen dürfen. Prüfe deshalb vor dem Hochladen sensibler Unterlagen, ob alle Personen mit Kontaktzugriff die Datei tatsächlich sehen dürfen. Teile Dateien nur für einen klaren Arbeitszweck und speichere keine Unterlagen, die nicht zum Kontakt oder zur laufenden Arbeit gehören. ### Praxisbeispiel: Unterschriebenes Dokument aus einer E-Mail sichern Nach einem Termin erhält Leonie per E-Mail eine unterschriebene Vereinbarung. 1. Sie öffnet die E-Mail-Unterhaltung beim richtigen Kontakt. 2. Sie prüft Namen und Anhang. 3. Über das Drei-Punkte-Menü der Nachricht wählt sie **Zu Dokumenten hinzufügen**. 4. Anschließend öffnet sie beim Kontakt **Dokumente und Dateien** und den Bereich **Empfangen**. 5. Sie öffnet die Vorschau und kontrolliert Dateiname sowie Dokument. 6. Das Team findet die Vereinbarung später direkt am Kontakt, ohne den gesamten E-Mail-Verlauf durchsuchen zu müssen. ### Häufige Fragen #### Ich sehe den Anhang in der Unterhaltung, aber nicht bei den Dokumenten Übernimm ihn über das Drei-Punkte-Menü mit **Zu Dokumenten hinzufügen**. Prüfe danach den Bereich **Empfangen** und die Kontaktzuordnung. #### Warum finde ich eine gesendete Datei nicht in der Ablage? Prüfe, ob beim Versand die Option **Zu Dokumenten hinzufügen** aktiviert war. Ohne diese Auswahl wird der Anhang nicht zusätzlich im Bereich **Gesendet** abgelegt. #### Der Upload funktioniert nicht Prüfe Anzahl und Größe der Auswahl. Pro Upload sind höchstens zehn Dateien mit insgesamt maximal 250 MB möglich. Teile eine größere Auswahl in mehrere Uploads auf. #### Ich kann eine Datei nicht umbenennen Das direkte Umbenennen in der Kontaktablage ist nicht möglich. Verwende deshalb schon vor dem Hochladen einen klaren Dateinamen. #### Eine Vorschau wird nicht angezeigt Die Möglichkeiten zur Vorschau können je nach Dateityp und Herkunft variieren. Lade die Datei nur herunter, wenn du sie für den konkreten Vorgang brauchst. #### Ich habe die Datei beim falschen Kontakt gespeichert Entferne sie dort nur nach einer sorgfältigen Prüfung und lade oder übernimm sie anschließend beim richtigen Kontakt. Kontrolliere danach beide Kontaktablagen. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kontakte-und-unternehmen/kontakte-verwalten/dateien-im-kontaktprofil-verwalten.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.