> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kontakte-und-unternehmen/kontakte-verwalten/kontakt-manuell-anlegen.md). # Kontakt manuell anlegen Lege Kontakte nachvollziehbar an, halte Angaben aktuell und lösche Datensätze erst, wenn du die Folgen geprüft hast. ## Das Ergebnis: eine verlässliche Grundlage für die Zusammenarbeit Ein Kontakt bündelt die bekannten Angaben zu einer Person an einem Ort. Teams verwenden diesen Datensatz, um Gespräche, Termine, Aufgaben und weitere Arbeitsschritte zuverlässig zuzuordnen. Lege einen Kontakt manuell an, wenn die Person noch nicht in der Kontaktliste vorhanden ist. Ein guter Kontakt ist nicht möglichst voll, sondern eindeutig und aktuell. Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer helfen euch, die richtige Person wiederzufinden und doppelte Datensätze zu vermeiden. ## Bevor du beginnst Suche zuerst nach der Person. Nutze dafür, soweit vorhanden, Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Ergänze einen passenden vorhandenen Datensatz, statt eine zweite, ähnliche Karte anzulegen. Halte für die Eingabe bereit: * den Namen, wie ihr ihn im Team verwendet, * E-Mail-Adresse und Telefonnummer, wenn sie bekannt sind, * und nur weitere Angaben, die für die weitere Zusammenarbeit wirklich benötigt werden. > **Wichtig:** Für viele Personen auf einmal ist die manuelle Eingabe meist nicht der richtige Weg. Verwende dafür den Kontaktimport mit einer CSV-Datei. Wenn eine bisher unbekannte Person ein Formular oder eine Umfrage ausfüllt, kann der Kontakt automatisch entstehen. Prüfe deshalb auch dann zuerst die Liste. ## Wo du Kontakte anlegst Öffne im linken Menü **Kontakte** und anschließend **Smarte Listen**. Dort siehst du eure Kontaktliste, kannst nach vorhandenen Personen suchen und einen neuen Datensatz starten. ## Die Eingabemaske verstehen Wähle in der Kontaktliste **Kontakt hinzufügen**. Eine anpassbare Eingabemaske öffnet sich. Welche Felder dort erscheinen und welche davon erforderlich sind, kann im Standort unterschiedlich eingerichtet sein. Wenn **Formular anpassen** angezeigt wird, kannst du darüber weitere Felder für diese Eingabemaske ein- oder ausblenden. Das legt fest, was beim künftigen Anlegen sichtbar ist; vorhandene Angaben anderer Kontakte werden dadurch nicht verändert. Ein Sternchen am Feldnamen kennzeichnet eine Pflichtangabe. Welche Felder ein Sternchen tragen, ist im Standort eingerichtet und kann deshalb von der hier gezeigten Auswahl abweichen. Fülle zuerst alle sichtbaren Pflichtangaben aus: Erst dann lässt sich der Kontakt speichern. ### Sichtbare Felder sicher einordnen Die Maske enthält mindestens die grundlegenden Kontaktdaten und kann zusätzlich diese Angaben zeigen: | Sichtbares Feld | Wofür es gedacht ist | So gehst du damit um | | ----------------------------------- | ----------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Vorname und Nachname** | Die Person in Listen und Suchergebnissen erkennen | Schreibe den Namen so vollständig, wie er verlässlich bekannt ist. | | **E-Mail-Adresse** | Kontaktaufnahme und eindeutige Zuordnung | Prüfe Schreibweise und Domain vor dem Speichern. | | **Telefonnummer mit Ländervorwahl** | Anrufe und weitere Kontaktwege | Wähle zuerst die passende Art der Nummer, etwa „Mobil“, und anschließend die Ländervorwahl. Übernimm jede Ziffer sorgfältig. | | **Weitere Telefonnummer** | Eine zusätzliche erreichbare Nummer | Ergänze sie über **Telefonnummer hinzufügen** nur, wenn sie sicher zu derselben Person gehört und ihre Verwendung im Team klar ist. | | **Weitere E-Mail-Adresse** | Eine zusätzliche erreichbare Adresse | Ergänze sie nur, wenn sie sicher zu derselben Person gehört. | | **Kontaktart** | Die Person innerhalb eurer Kontaktstruktur einordnen | Wähle nur einen Wert, dessen Bedeutung im Team klar ist. | | **Zeitzone** | Zeitbasis für Termine und zeitbezogene Abläufe | Prüfe sie besonders bei Personen in einer anderen Region. | | **Geburtsdatum** | Persönliche Angabe für dafür vorgesehene Abläufe | Erfasse es nur, wenn es vorliegt und ihr es tatsächlich nutzt. | | **Kontaktbild** | Wiedererkennung in der Liste und im Kontaktprofil | Es ist optional und ersetzt keine eindeutigen Kontaktangaben. | | **Kommunikationspause** | Eine gemeinsame oder kanalweise Pause für die Kommunikation | Ändere diese Einstellung nur mit einem klaren Grund. Sie kann für alle Kanäle oder einzeln für E-Mail, Textnachrichten, Anrufe und eingehende Anrufe angezeigt werden. | Fülle zusätzliche Felder nur aus, wenn deren Bedeutung klar ist und die Information verlässlich vorliegt. Geschätzte oder ungeprüfte Angaben führen später zu falschen Suchen, Filtern oder automatisierten Arbeitsschritten. ### Eingaben vor dem Speichern prüfen Die Maske prüft erkennbare Fehler direkt beim Eingeben. Eine ungültig geschriebene E-Mail-Adresse oder eine unvollständige Telefonnummer löst eine Warnung aus und kann das Speichern verhindern. Korrigiere den Wert zuerst, statt ihn mit einem Platzhalter zu übergehen. Für eine zweite E-Mail-Adresse oder Telefonnummer nutze jeweils die sichtbare Ergänzungsoption und prüfe auch diese Angabe einzeln. ## Einen neuen Kontakt Schritt für Schritt anlegen 1. Öffne **Kontakte** > **Smarte Listen**. 2. Suche noch einmal nach der Person. 3. Wähle **Kontakt hinzufügen**. 4. Trage Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und die weiteren für euch sinnvollen Angaben ein. 5. Prüfe besonders Name, E-Mail-Adresse, Ländervorwahl und Telefonnummer auf Tippfehler. 6. Wähle **Speichern**. Der neue Kontakt ist danach in der Liste vorhanden und kann geöffnet werden. Wenn du mehrere unterschiedliche Personen nacheinander erfassen musst, kann die Schaltfläche **Speichern und weiteren Kontakt hinzufügen** erscheinen. Damit wird der aktuelle Kontakt gespeichert und du gelangst direkt zu einer leeren Eingabemaske. ## Direkt nach dem Speichern prüfen Nimm dir nach dem Anlegen eine halbe Minute für den Test: 1. Suche den neuen Kontakt über Namen, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. 2. Öffne den Treffer und kontrolliere die wichtigsten Angaben im Kontaktprofil. 3. Prüfe, ob der nächste Schritt klar ist, etwa ein Gespräch, ein Termin oder eine Aufgabe. 4. Entdeckst du einen passenden bestehenden Kontakt, nutze diesen weiter statt einen zweiten Datensatz stehen zu lassen. > **Praxisbeispiel:** Nach einem Telefonat erhält Jana nur einen Namen, eine Mobilnummer und den Wunsch nach einem Termin. Sie sucht zuerst nach der Nummer. Weil kein Treffer vorhanden ist, legt sie den Kontakt an, wählt die passende Ländervorwahl, speichert den Datensatz und erstellt anschließend die Aufgabe „Termin vereinbaren“. So ist für das Team klar, wer als Nächstes handeln soll. ## Einen bestehenden Kontakt aktualisieren Kontaktdaten ändern sich: Eine neue Telefonnummer, ein korrigierter Name oder eine neue E-Mail-Adresse gehören in den bestehenden Datensatz. 1. Öffne **Kontakte** > **Smarte Listen**. 2. Suche nach der Person oder wähle sie aus der Liste. 3. Wähle den Namen, um das Kontaktprofil zu öffnen. 4. Ändere nur die Angaben, die sich tatsächlich geändert haben. 5. Speichere die Änderung. Prüfe anschließend, ob du den Kontakt über die gerade geänderte Angabe wiederfindest. So merkst du sofort, wenn sich ein Tippfehler eingeschlichen hat. Beim Öffnen des Kontaktprofils können die Angaben nach Bereichen wie **Alle Felder**, **Kommunikationspause** und **Aktionen** geordnet sein. Öffne den passenden Bereich, ändere nur den betroffenen Wert und speichere anschließend. Zeigt ein Feld eine Warnung, etwa zu einer nicht gültigen E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, korrigiere den Wert zuerst und speichere erst danach erneut. ## Einen Kontakt löschen: erst Folgen prüfen Lösche einen Kontakt nur, wenn der Datensatz wirklich nicht mehr benötigt wird und ihr ihn nicht mit einem anderen Kontakt zusammenführen solltet. Das Löschen entfernt nicht nur den Kontakt aus der Liste. Auch verknüpfte Gespräche, Notizen, Chancen, Aufgaben und Termine werden entfernt. Laufende automatisierte Abläufe für diese Person werden beendet. Auch zugeordnete manuelle Aktionen und Gruppenverantwortungen können betroffen sein. Gelöschte Kontakte lassen sich innerhalb von zwei Monaten wiederherstellen. Das ist eine Rückfallebene, aber kein Ersatz für die Prüfung vor dem Löschen. ### So löschst du einen Kontakt 1. Öffne **Kontakte** > **Smarte Listen**. 2. Setze das Auswahlfeld links neben dem gewünschten Kontakt. 3. Wähle **Löschen**. 4. Lies die Bestätigung sorgfältig. 5. Gib im Bestätigungsfenster **DELETE** ein und bestätige erneut mit **Löschen**. Der Löschvorgang kann als Sammelaktion im Hintergrund laufen – auch wenn nur ein Kontakt ausgewählt wurde. Verschwindet der Datensatz nicht sofort aus der Liste, löse den Vorgang nicht erneut aus. Öffne stattdessen **Kontakte → Sammelaktionen** und warte, bis der Fortschritt abgeschlossen ist. > **Praxisbeispiel:** Miriam findet zwei Einträge zu derselben Person. Statt einen davon sofort zu löschen, vergleicht sie E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Erst wenn sicher ist, dass beide Einträge dieselbe Person meinen, führt sie die Informationen in einem Kontakt zusammen und prüft die dort vorhandenen Aufgaben. So gehen keine Gesprächsnotizen oder Termine verloren. ## Wenn deine Kontaktliste größer wird Für wiederkehrende Aufgaben gibt es passendere Wege als jede Person einzeln zu pflegen: | Ziel | Passender Weg | | ----------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------- | | Viele Kontakte gleichzeitig übernehmen | Eine CSV-Datei importieren und die Spalten den passenden Kontaktfeldern zuordnen | | Informationen erfassen, die in der Maske fehlen | Ein zusätzliches Kontaktfeld verwenden, wenn es im Standort eingerichtet ist | | Mehrere Kontakte gleich behandeln | Kontakte in der Liste auswählen und eine Sammelaktion nutzen | | Doppelte Einträge bereinigen | Die Einträge vergleichen und bei sicherer Zuordnung zusammenführen | | Ein Versehen rückgängig machen | Den gelöschten Kontakt innerhalb von zwei Monaten wiederherstellen | ## Häufige Fragen ### Warum sehe ich beim Anlegen andere Felder? Die Kontaktmaske kann im Standort angepasst sein. Fülle die sichtbaren Felder aus, deren Bedeutung klar ist. Fehlt eine Angabe, die euer Team regelmäßig benötigt, prüfe zuerst, ob ein dafür vorgesehenes zusätzliches Feld bereits existiert. ### Kann ich einen Kontakt nur mit einer Telefonnummer anlegen? Das hängt von den Feldern ab, die in eurer Maske verlangt werden. Ergänze die Telefonnummer so vollständig wie möglich und prüfe sie vor dem Speichern. Wenn die Maske weitere Pflichtangaben fordert, müssen auch diese ausgefüllt werden. ### Was mache ich bei einem ähnlichen Namen in der Liste? Vergleiche mindestens zwei sichere Merkmale, zum Beispiel E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Reichen die Informationen nicht für eine eindeutige Entscheidung aus, lösche nichts und kläre die Zuordnung zuerst im Team. ### Was passiert, wenn ich einen Kontakt versehentlich lösche? Der Kontakt kann innerhalb von zwei Monaten wiederhergestellt werden. Prüfe nach dem Wiederherstellen auch die Informationen und Arbeitsschritte, die an diesem Kontakt hängen. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kontakte-und-unternehmen/kontakte-verwalten/kontakt-manuell-anlegen.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.