> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kontakte-und-unternehmen/kontakte-verwalten/kontaktansichten-fur-teamrollen-einrichten.md). # Kontaktansichten für Teamrollen einrichten Richte übersichtliche Kontaktansichten für unterschiedliche Teamrollen ein, ordne Felder und Module sinnvoll an und weise die Ansichten gezielt zu. ## Was du mit einer Kontaktansicht erreichst Eine Kontaktansicht bestimmt, **wie** ein Kontaktprofil für eine Person im Team aufgebaut ist. Sie ändert weder Kontaktdaten noch Termine, Notizen, Aufgaben oder Unterhaltungen. Sie sorgt nur dafür, dass die Informationen in einer sinnvollen Reihenfolge erscheinen. Das ist hilfreich, wenn unterschiedliche Personen mit denselben Kontakten arbeiten, aber verschiedene Dinge zuerst sehen müssen. Eine Person, die Gespräche führt, braucht zum Beispiel die letzte Unterhaltung und die nächste Aufgabe schnell im Blick. Eine Person, die Daten pflegt, benötigt dagegen Felder, Dokumente und Zuordnungen. Eine eigene Ansicht ist eine Arbeitserleichterung, keine Zugriffsbeschränkung. Verberge nur Felder, die in diesem Ablauf stören. Vertrauliche Daten schützt du weiterhin über die passenden Berechtigungen und klare Teamregeln. ## Vor dem Start: Zweck und Grenzen klären Lege nicht für jede Person eine eigene Ansicht an. Kläre zuerst, welche zwei bis drei Arbeitsabläufe im Team wirklich unterschiedlich sind. Gib einer Ansicht einen Namen, der ihren Zweck beschreibt, zum Beispiel **Beratung** oder **Datenpflege**. Die Quelle belegt diese Grenzen: | Regel | Praktische Folge | | ------------------------------------------------------------------------------------------ | ----------------------------------------------------------------------------------- | | Es sind höchstens fünf eigene Ansichten möglich. | Plane wenige, klar unterscheidbare Ansichten statt vieler fast gleicher Varianten. | | Nur eine berechtigte Person kann Ansichten erstellen und verändern. | Wenn der Menüpunkt fehlt, bitte die zuständige Person, die Einrichtung vorzunehmen. | | Die Standardansicht ist vorgegeben und kann nicht umgestaltet werden. | Eigene Reihenfolgen legst du in einer neuen Ansicht fest. | | Eine Person kann immer nur einer eigenen Ansicht zugeordnet sein. | Prüfe die Zuordnung, wenn jemand nicht die erwartete Darstellung sieht. | | Wird eine Person aus einer eigenen Ansicht entfernt, sieht sie wieder die Standardansicht. | Das Entfernen löscht keine Daten, verändert aber sofort ihre Arbeitsoberfläche. | ## Eine Ansicht anlegen und dem Team zuordnen 1. Öffne **Kontakte** und anschließend deine Listenansicht. 2. Öffne das Drei-Punkte-Menü und wähle **Einstellungen**. 3. Gehe zu **Kontaktansicht anpassen**. 4. Wähle **Ansicht hinzufügen**. 5. Vergib einen eindeutigen Namen. 6. Wähle die Personen aus, die mit dieser Ansicht arbeiten sollen. 7. Wähle **Erstellen** und richte danach die Bereiche der Ansicht ein. 8. Prüfe die Vorschau und speichere erst, wenn alle wichtigen Informationen am richtigen Platz stehen. Nach dem Anlegen findest du am Drei-Punkte-Menü einer Ansicht die Möglichkeiten zum Umbenennen, Duplizieren, Löschen und zum Zuordnen von Personen. Über **Alle Personen verwalten** prüfst du die Zuordnungen im Zusammenhang. Das ist besonders sinnvoll, bevor eine bestehende Ansicht gelöscht oder für einen weiteren Ablauf wiederverwendet wird. Eine gelöschte Ansicht entfernt keine Kontaktdaten. Personen, die nur dieser Ansicht zugeordnet waren, arbeiten anschließend wieder mit der Standardansicht. Prüfe deshalb vorher, ob wichtige Felder oder Arbeitsmodule dort noch schnell auffindbar sind. ## Die vier Bereiche verstehen Die Kontaktansicht besteht aus vier Bereichen. Die Unterhaltungen bleiben dabei immer in der mittleren Spalte. Sie können nicht entfernt oder in eine andere Spalte verschoben werden. | Bereich | Wofür er gedacht ist | Gute Verwendung | | --------------- | -------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------- | | Kontaktkarte | Wichtigste Angaben ganz oben | Name, primäre Kontaktmöglichkeiten, Zuständigkeit und Tags auf einen Blick | | Linke Spalte | Felder, eigene Felder und Ordner | Stammdaten und Informationen, die beim Bearbeiten benötigt werden | | Mittlere Spalte | Der zentrale Arbeitsbereich | Unterhaltungen und die Module, die im Alltag am häufigsten geöffnet werden | | Rechte Spalte | Zusätzliche Module | Informationen, die nützlich, aber nicht bei jedem Kontakt sofort nötig sind | Du kannst die Spalten breiter oder schmaler ziehen. Vergrößere die linke Spalte, wenn lange Feldbezeichnungen oder viele Ordner sonst schwer lesbar sind. Verändere die Breite nur so weit, dass die mittlere Spalte für Gespräche und Arbeitsmodule noch übersichtlich bleibt. ## Die Kontaktkarte bewusst zusammenstellen Die Kontaktkarte steht am oberen Rand. Dort kannst du Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Anschrift, zuständige Person, beobachtende Personen, Tags und höchstens zwei eigene Felder anordnen. Beachte dabei die folgenden Auswirkungen: * Zuständige und beobachtende Personen lassen sich unabhängig voneinander anzeigen. Du kannst nur eine der beiden Angaben, beide oder keine anzeigen. * Eigene Felder auf der Kontaktkarte dienen nur als schnelle Information. Du bearbeitest ihren Wert im Bereich **Alle Felder**, nicht direkt auf der Karte. * Auf der Karte erscheinen nur die als primär markierte Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Weitere Nummern oder Adressen gehören in die vollständigen Kontaktfelder. * Tags dürfen auf der Karte stehen, können aber auch in die linke oder mittlere Spalte verschoben werden. Das ist sinnvoll, wenn viele Tags Platz brauchen. * Nicht benötigte Elemente kannst du ausblenden und später wieder ergänzen. * Die Löschschaltfläche lässt sich in einer Ansicht ausblenden. Nutze das, wenn Kontakte im Tagesablauf häufig geöffnet, aber nur selten entfernt werden sollen. ## Felder und Ordner in der linken Spalte ordnen In der linken Spalte entscheidest du, welche Daten beim Öffnen eines Kontakts sichtbar sind. Ziehe Felder und Ordner in eine Reihenfolge, die zum tatsächlichen Gesprächs- oder Pflegeablauf passt. Ein klarer Aufbau kann so aussehen: 1. Oben stehen die Angaben, die vor einem Gespräch geprüft werden: Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Zeitzone. 2. Danach folgen Informationen, die das Team zur Einordnung braucht, etwa Ansprechpartner, Interesse oder vereinbarter nächster Schritt. 3. Selten benötigte Angaben kommen in einen eindeutig benannten Ordner. 4. Felder, die in diesem Ablauf nie verwendet werden, blendest du aus. 5. Falls ein ausgeblendetes Feld später wieder gebraucht wird, fügst du es über **Hinzufügen** zurück. Kontrolliere dabei auch die sichtbare Feldanzahl. Eine kurze Ansicht ist nicht automatisch besser: Verstecke nur Angaben, die für diese Rolle wirklich keine Entscheidung oder Arbeit auslösen. ## Module sinnvoll anordnen ### Einen dynamischen Reiter einsetzen Ein dynamischer Reiter hebt ein unterstütztes Modul besonders hervor. Er erscheint zwischen **Alle Felder** und **Aktionen**. Wähle ihn für genau das eine Modul, das eine Rolle besonders häufig braucht. Wenn du ein Modul in diesen Reiter legst, verschwindet es an seinem bisherigen Platz. Beim Öffnen des Reiters wird das Modul ausgeklappt angezeigt. Du kannst Reiter umbenennen und ihre Reihenfolge verändern, damit die Begriffe zum Ablauf deines Teams passen. Prüfe nach dem Speichern immer, ob das Modul wirklich nur einmal erscheint und die gewählte Position für die zugeordnete Person sinnvoll ist. ### Mittlere und rechte Spalte Du kannst Arbeitsmodule aus dem Bereich **Aktionen** in die mittlere Spalte ziehen oder dort belassen. In die rechte Spalte lassen sie sich nicht verschieben. Module aus der rechten Spalte dürfen dagegen rechts bleiben oder in die Mitte wandern. Für die mittlere Spalte gibt es zwei Darstellungen: * **Reiter:** Gut, wenn nur wenige Module regelmäßig geöffnet werden und jede Funktion ihren festen Platz haben soll. * **Auswahlliste:** Gut, wenn viele Module verfügbar sind und die Ansicht ruhiger bleiben soll. Tags können ebenfalls in der mittleren Spalte stehen. Das ist praktisch, wenn viele Tags sichtbar sein sollen und die Kontaktkarte nicht überladen werden soll. In der rechten Spalte legst du vor allem die Reihenfolge zusätzlicher Module fest. Stelle dort nach oben, was zwar regelmäßig gebraucht wird, aber nicht den Hauptablauf eines Gesprächs unterbrechen soll. ## Zwischen zwei und drei Spalten wählen Die normale Ansicht zeigt drei Spalten: links, Mitte und rechts. Die kompaktere Ansicht zeigt nur zwei. In der Zwei-Spalten-Ansicht werden die Module der rechten Spalte in die Mitte übernommen. Das ist kein Datenverlust. Wechselst du später wieder zu drei Spalten, stellt das System die vorherige Anordnung wieder her. | Wenn dein Team … | Dann ist meist sinnvoll … | | --------------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------- | | Felder, Unterhaltungen und zusätzliche Module gleichzeitig vergleichen muss | die Drei-Spalten-Ansicht | | auf kleineren Bildschirmen arbeitet oder möglichst wenig Ablenkung möchte | die Zwei-Spalten-Ansicht | | viele Zusatzmodule benötigt, sie aber nicht alle dauerhaft sehen muss | drei Spalten mit klar sortierter rechter Spalte | ## Vor dem Speichern testen Prüfe die Ansicht nicht nur im Editor. Öffne danach einen vollständigen Testkontakt und gehe diese Punkte durch: 1. Sind Name, primäre E-Mail-Adresse und primäre Telefonnummer auf der Kontaktkarte richtig sichtbar? 2. Sind die Felder in der linken Spalte in der Reihenfolge, in der die zuständige Person sie tatsächlich nutzt? 3. Ist das wichtigste Modul in der Mitte oder im dynamischen Reiter erreichbar? 4. Bleibt die Unterhaltung sichtbar und gut lesbar? 5. Findest du die zusätzlichen Module an der erwarteten Stelle? 6. Sieht eine zugeordnete Testperson dieselbe Ansicht? 7. Ist nach dem Speichern keine doppelte Darstellung desselben Moduls entstanden? ## Praxisbeispiel: Beratung und Datenpflege trennen Ein kleines Team bearbeitet Anfragen und pflegt anschließend Kontaktdaten nach. Die zuständige Person erstellt zwei Ansichten: * In **Beratung** liegen Unterhaltungen, nächste Aufgaben und Chancen im Mittelpunkt. Die Kontaktkarte zeigt Zuständigkeit, primäre Kontaktdaten und wenige entscheidende Tags. * In **Datenpflege** stehen alle Felder, Dokumente und Zuordnungen im Vordergrund. Selten gebrauchte Gesprächsmodule bleiben rechts. Eine Testperson aus jeder Gruppe öffnet danach denselben Testkontakt. Beide sehen dieselben Kontaktdaten, arbeiten aber mit der für ihren Ablauf passenden Anordnung. Erst nach diesem Test weist das Team die Ansichten allen übrigen Personen zu. ## Häufige Fragen und sichere Lösungen ### Eine Person sieht nicht die erwartete Ansicht Öffne **Alle Personen verwalten** und prüfe die Zuordnung. Eine Person kann nur einer eigenen Ansicht angehören. Wurde sie entfernt, erscheint wieder die Standardansicht. ### Ein Feld oder Modul fehlt Prüfe zuerst, ob es in dieser Ansicht ausgeblendet oder an eine andere Stelle verschoben wurde. Felder lassen sich über **Hinzufügen** wieder in die linke Spalte aufnehmen. Prüfe bei Modulen auch den dynamischen Reiter und die mittlere sowie rechte Spalte. ### Ich kann die Ansicht nicht speichern oder verändern Dafür benötigst du die passende Berechtigung. Bitte die zuständige Person, entweder die Änderung vorzunehmen oder deinen Zugang zu prüfen. ### Die Ansicht wirkt unübersichtlich Entferne nicht vorschnell viele Felder. Öffne einen echten, vollständigen Testkontakt und markiere nur die Angaben, die im jeweiligen Ablauf nie benötigt werden. Prüfe danach erneut mit einer Person aus der vorgesehenen Teamrolle. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kontakte-und-unternehmen/kontakte-verwalten/kontaktansichten-fur-teamrollen-einrichten.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. 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