> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kontakte-und-unternehmen/kontakte-verwalten/kontaktdaten-gezielt-aktualisieren.md). # Kontaktdaten gezielt aktualisieren ## Kurz erklärt Ein Kontaktprofil ist die gemeinsame Arbeitsgrundlage für dein Team. Hier hältst du Angaben wie Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Tags und weitere hinterlegte Informationen aktuell. So erreichst du die richtige Person, vermeidest Verwechslungen und siehst im selben Profil den bisherigen Verlauf. > **Wichtig:** Ändere einen Datensatz erst, nachdem du geprüft hast, dass es wirklich der richtige Kontakt ist. Bei ähnlichen Namen vergleichst du mindestens zwei Angaben. ## Was du dafür brauchst * Zugriff auf **Kontakte** und auf den betreffenden Datensatz. * Einen verlässlichen neuen Wert, zum Beispiel eine bestätigte Telefonnummer oder E-Mail-Adresse. * Bei einer Änderung, die alle im Team betrifft, eine kurze Abstimmung mit den zuständigen Personen. ## So findest du den richtigen Kontakt 1. Öffne **Kontakte** und wähle den gesuchten Eintrag aus der Liste. 2. Vergleiche vor dem Bearbeiten mindestens zwei eindeutige Angaben, zum Beispiel Name und E-Mail-Adresse oder Name und Telefonnummer. 3. Öffne den Datensatz über den Namen. 4. Prüfe im mittleren Bereich kurz den letzten Verlauf. Das hilft dir zu erkennen, ob der Kontakt aktuell noch zum richtigen Vorgang gehört. ## Die Detailseite verstehen Die Ansicht ist in drei Arbeitsbereiche gegliedert. Du musst nicht lange scrollen, um die wichtigsten Informationen zu finden. | Bereich | Wofür du ihn nutzt | | -------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Links: Profildaten** | Hier stehen Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Tags und weitere Felder. Die Felder sind in aufklappbaren Gruppen organisiert. | | **Mitte: Verlauf** | Hier siehst du Nachrichten, Anrufe, Notizen, Termine und Aktivitäten in zeitlicher Reihenfolge. | | **Rechts: Zusatzbereiche** | Hier öffnest du je nach Bedarf Aktivitäten, Aufgaben, Notizen, Termine, Dokumente oder verknüpfte Einträge. | Die rechte Seitenleiste lässt sich einklappen. Die Ansicht merkt sich deine zuletzt verwendete Einstellung, damit du beim nächsten Kontakt dort weiterarbeiten kannst, wo du aufgehört hast. ## Ein einzelnes Feld sicher ändern 1. Öffne links den Bereich **Alle Felder**. 2. Klappe die passende Feldgruppe auf. Suche bei langen Profilen über **Felder und Ordner durchsuchen** direkt nach dem Feldnamen, zum Beispiel „Telefon“. 3. Klicke in das zu ändernde Feld und ersetze nur den Wert, der nicht mehr stimmt. 4. Kontrolliere das Format: Bei einer E-Mail-Adresse besonders Schreibweise und Endung, bei einer Telefonnummer die vollständige Nummer. 5. Prüfe unten, ob eine Speicherleiste erscheint. Sie zeigt dir auch, wie viele Änderungen noch nicht übernommen wurden. 6. Speichere die Änderung manuell, wenn automatisches Speichern nicht aktiv ist. Bei aktivem automatischem Speichern wird die Änderung übernommen, sobald du das Feld verlässt. 7. Öffne das Feld oder den Kontakt danach erneut und kontrolliere den angezeigten Wert. Bei wichtigen Änderungen hilft zusätzlich ein Blick in den Aktivitätsverlauf. ### Wenn ein Feld leer ist oder fehlt * Nutze **Leere Felder ausblenden**, wenn du nur bereits gepflegte Angaben sehen möchtest. * Schalte die Ansicht auf leere Felder um, wenn du fehlende Daten gezielt ergänzen willst. * Über die Feldsuche findest du auch Felder in eingeklappten Gruppen schneller. ## Profilbild und Kommunikationspause pflegen ### Das Profilbild aktualisieren Ein gut erkennbares Profilbild hilft, ähnliche Namen schneller auseinanderzuhalten. Es ist besonders praktisch, wenn mehrere Personen mit denselben Kontakten arbeiten. 1. Klicke im linken Profilbereich auf das vorhandene Bild oder auf das Platzhalterbild. 2. Wähle die neue Bilddatei aus. 3. Richte den sichtbaren Ausschnitt aus, falls das Bild zugeschnitten werden soll. 4. Speichere die Auswahl und öffne den Kontakt bei Bedarf erneut, um das Ergebnis zu prüfen. Ändere ein Bild nur, wenn du sicher bist, dass es zur richtigen Person gehört. Das Bild ersetzt keine Prüfung von Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. ### Eine Kommunikationspause für einen Kontakt setzen Über den Reiter **DND** im linken Profilbereich steuerst du, welche Kontaktkanäle für genau diesen Kontakt pausiert werden. Das ist sinnvoll, wenn eine Person vorübergehend nicht über bestimmte Wege angesprochen werden soll. 1. Öffne den Reiter **DND**. 2. Wähle **Alle Kanäle**, wenn die Pause für jede verfügbare Kommunikation gelten soll. 3. Oder wähle nur einzelne Kanäle. Je nach sichtbarer Auswahl können dazu E-Mail, Textnachrichten, Anrufe und Sprachbox, das Google-Unternehmensprofil sowie eingehende Anrufe und SMS gehören. 4. Prüfe die Auswahl noch einmal und kontrolliere anschließend im Aktivitätsverlauf, ob die Änderung protokolliert wurde. > **Vorsicht:** Eine Pause für alle Kanäle ist weitreichend. Wähle lieber nur den betroffenen Kanal, wenn zum Beispiel weiterhin Anrufe möglich sein sollen. Der Reiter **Aktionen** zeigt – abhängig von deinen Berechtigungen und den eingerichteten Funktionen – weitere kontaktbezogene Möglichkeiten. Für die Pflege von Name, Erreichbarkeit und anderen Angaben arbeitest du weiterhin unter **Alle Felder**. ## Tags gezielt pflegen Tags helfen dir, Kontakte einheitlich einzuordnen. Eine Auswahl wird nicht sofort übernommen: Sie bleibt zunächst eine offene Auswahl. 1. Öffne im Profil die Tag-Auswahl über das Pluszeichen neben den vorhandenen Tags. 2. Wähle die passenden Tags aus oder entferne nicht mehr passende Tags. 3. Prüfe die sichtbare Auswahl sorgfältig. 4. Klicke auf **Übernehmen**, um die Änderung zu speichern. 5. Mit **Abbrechen** verwirfst du alle noch nicht bestätigten Änderungen an dieser Auswahl. Das ist besonders nützlich, wenn du mehrere Tags nacheinander prüfen möchtest, ohne jede einzelne Änderung sofort zu übernehmen. ## Automatisches Speichern bewusst einsetzen Beim automatischen Speichern wird ein geänderter Feldwert übernommen, sobald du das Feld verlässt. Du musst dann nicht mehr zusätzlich auf **Speichern** klicken. Diese Einstellung gilt für alle Personen im selben Standort. Sie sollte deshalb nur von einer dafür berechtigten Person aktiviert oder deaktiviert werden. So aktivierst du sie im Kontaktprofil: 1. Ändere testweise ein Feld in einem Kontakt, ohne die Änderung sofort zu speichern. 2. Öffne in der Speicherleiste das Menü mit den drei Punkten. 3. Wähle **Automatisches Speichern aktivieren** und bestätige die Rückfrage. Die Einstellung kann auch in den Kontakteinstellungen im Abschnitt **Kontaktinformationen** verwaltet werden. Dort schaltest du das automatische Speichern für den gesamten Standort ein oder aus. Sind die Bezeichnungen bei dir anders übersetzt, suche dort nach der Option zum automatischen Speichern. > **Achte darauf:** Automatisches Speichern ist schnell, aber nicht rückgängig per Abbrechen. Korrigiere einen falsch eingetragenen Wert direkt im selben Feld und prüfe bei wichtigen Änderungen den Aktivitätsverlauf. ## Verlauf und Zusatzbereiche sinnvoll nutzen Eine Datenänderung ist nur ein Teil der Arbeit mit einem Kontakt. Nutze die übrigen Bereiche, um den Zusammenhang zu verstehen: * **Aktivitäten:** Prüfe, was zuletzt passiert ist, etwa ein Termin oder eine Formularübermittlung. * **Aufgaben:** Sieh nach, ob für den Kontakt noch etwas offen ist, oder erstelle eine Aufgabe, wenn ein Nachfassen nötig ist. * **Notizen:** Halte wichtige Absprachen fest, die nicht in eine Nachricht gehören. * **Termine:** Prüfe kommende und vergangene Termine beim Kontakt. * **Dokumente:** Finde zum Kontakt abgelegte oder gesendete Dateien über die Suche und die verfügbaren Filter. * **Verknüpfungen:** Falls im Standort weitere Einträge mit Kontakten verbunden werden, siehst du diese gesammelt in einem eigenen Bereich. Blende die rechte Seitenleiste ein, wenn du diese Informationen brauchst. Für die reine Datenpflege kannst du sie wieder einklappen und dich auf die Felder links konzentrieren. ## Schneller zwischen Kontakten wechseln | Tastenkombination | Wirkung | | ---------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------ | | **Pfeil links / rechts** | Wechselt innerhalb der Kontaktliste zum vorherigen oder nächsten Kontakt. | | **Esc** | Klappt die rechte Seitenleiste ein. | | **Cmd + S** auf Mac / **Ctrl + S** auf Windows | Speichert offene Feldänderungen manuell, wenn automatisches Speichern aus ist. | ## Häufige Fehler vermeiden ### Der falsche Kontakt wurde bearbeitet Bearbeite nie nur auf Basis eines Namens. Vergleiche immer mindestens zwei Angaben. Öffne bei Unsicherheit keinen ähnlichen Datensatz, sondern suche zunächst genauer. ### Eine Änderung bleibt offen Wenn du nicht mit automatischem Speichern arbeitest, zeigt die Speicherleiste offene Änderungen an. Speichere sie bewusst oder wähle **Abbrechen**, bevor du zum nächsten Kontakt wechselst. ### Ein Tag scheint geändert, ist aber nicht gespeichert Tags werden erst mit **Übernehmen** endgültig gespeichert. Schließt du die Auswahl vorher über **Abbrechen**, bleibt die bisherige Einordnung bestehen. ### Automatisches Speichern überrascht das Team Da diese Einstellung für den gesamten Standort gilt, sollte sie nicht nur für einen einzelnen Arbeitsfall eingeschaltet werden. Klärt vorab, ob alle mit der sofortigen Übernahme von Feldänderungen arbeiten sollen. ## Praxisbeispiel: Neue Telefonnummer eintragen Eine Mitarbeiterin erhält am Telefon eine neue Nummer von Frau Schneider. 1. Sie öffnet **Kontakte** und sucht nach „Schneider“. 2. Sie gleicht Name und vorhandene E-Mail-Adresse ab. 3. Im linken Bereich findet sie über die Feldsuche das Feld **Telefonnummer**. 4. Sie ersetzt die alte Nummer und kontrolliert die vollständige Eingabe. 5. Sie speichert die Änderung oder verlässt das Feld, wenn automatisches Speichern aktiv ist. 6. Anschließend öffnet sie den Kontakt erneut und prüft die neue Nummer. 7. Im mittleren Verlauf notiert sie bei Bedarf, wann und warum die Angabe geändert wurde. So bleibt für alle nachvollziehbar, welche Kontaktdaten aktuell sind und warum sie geändert wurden. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kontakte-und-unternehmen/kontakte-verwalten/kontaktdaten-gezielt-aktualisieren.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. 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