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# Kontakte in der mobilen App schnell verwalten

Prüfe Kontaktinformationen, Aufgaben, Notizen und Aktivitäten unterwegs, nutze sichere Schnellaktionen und pflege Tags für mehrere Kontakte kontrolliert.

## Das Ergebnis: vor dem nächsten Schritt den ganzen Kontext sehen

Die mobile Kontaktansicht bündelt die wichtigsten Informationen einer Person direkt auf dem Smartphone. Du kannst Kontaktdaten prüfen, Aufgaben und Notizen lesen, Aktivitäten einordnen und – wenn die benötigten Daten vorliegen – sofort einen Anruf, eine Nachricht, eine E-Mail oder eine Terminbuchung starten.

Der große Vorteil unterwegs: Du musst vor einem Rückruf nicht mehrere Bereiche durchsuchen. Nutze die Ansicht aber nicht nur zum schnellen Klicken. Prüfe zuerst Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und den letzten Kontaktverlauf, damit die nächste Aktion wirklich zur richtigen Person passt.

## Bevor du beginnst

* Verwende eine aktuelle Version der mobilen App.
* Du benötigst Zugriff auf den betreffenden Kontakt. Sichtbare Bereiche und Aktionen können sich je nach Berechtigung unterscheiden.
* Die Darstellung kann zwischen iOS, Android und verschiedenen App-Versionen leicht abweichen. Die grundlegende Arbeitsweise bleibt gleich.
* Bei fehlender Verbindung lassen sich einzelne Auswahlen vorbereiten, Änderungen werden aber erst nach der erneuten Verbindung synchronisiert.

## Die mobile Kontaktansicht verstehen

Öffne **Kontakte** und tippe auf einen Eintrag. Oben siehst du die wichtigsten Erkennungsmerkmale wie Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Darunter liegen Schnellaktionen und die Inhalte des Kontaktprofils.

| Bereich                  | Wofür du ihn nutzt                                                                                  | Was du dort prüfst                                                                            |
| ------------------------ | --------------------------------------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Schnellaktionen**      | Einen Kontakt direkt anrufen, anschreiben, per E-Mail kontaktieren oder eine Terminbuchung starten. | Stimmen Telefonnummer oder E-Mail-Adresse noch? Ist das die passende nächste Aktion?          |
| **Details**              | Stammdaten und weitere Angaben ansehen oder bearbeiten.                                             | Allgemeine Angaben, zusätzliche Informationen, sichtbare Kontaktfelder und Kontaktierbarkeit. |
| **Aufgaben und Notizen** | Offene Arbeit und Gesprächskontext sehen.                                                           | Was ist vereinbart, wer ist zuständig und was ist als Nächstes zu tun?                        |
| **Aktivität**            | Die zeitliche Abfolge der Ereignisse nachvollziehen.                                                | Letzte Kontakte, Formulare, Termine, Anrufe und weitere unterstützte Ereignisse.              |
| **Termine**              | Terminbezogene Informationen aufrufen, sofern der Bereich angezeigt wird.                           | Bevorstehende oder vergangene Termine und den passenden nächsten Schritt.                     |

Einige App-Versionen zeigen Aufgaben und Notizen als getrennte Reiter. Nutze die in deiner App sichtbaren Bereiche; du musst dafür die Kontaktansicht nicht verlassen.

## Schnellaktionen vor dem Auslösen prüfen

Die Schaltflächen oben am Kontaktprofil sparen Zeit, können aber sofort eine Aktion auslösen.

1. Öffne den richtigen Kontakt.
2. Prüfe Name und die betreffende Kontaktmöglichkeit.
3. Lies kurz die letzte Aufgabe, Notiz oder Aktivität.
4. Wähle erst dann die passende Schnellaktion.

Dabei gilt:

* **Anruf:** öffnet die Anruffunktion deines Geräts.
* **Nachricht:** öffnet den Nachrichteneditor in der App.
* **E-Mail:** öffnet das Standard-Mailprogramm deines Geräts.
* **Termin buchen:** führt in den verfügbaren Buchungsablauf.

Wenn du einen Kontakt in der Liste lange gedrückt hältst, können – abhängig von deiner App-Version – weitere Aktionen erscheinen, etwa Kontakt ansehen, Kontaktdaten kopieren oder eine Kontaktkarte teilen. Teile Kontaktdaten nur, wenn das für den konkreten Vorgang erlaubt und erforderlich ist.

## Kontaktinformationen unterwegs sicher bearbeiten

Öffne **Details**, wenn du eine Angabe prüfen oder ergänzen musst. Die Informationen können in aufklappbaren Abschnitten angeordnet sein, zum Beispiel allgemeine Angaben und zusätzliche Informationen.

1. Öffne den Kontakt und wähle **Details**.
2. Klappe nur den Abschnitt auf, den du wirklich bearbeiten möchtest.
3. Prüfe den bisherigen Wert, bevor du ihn überschreibst.
4. Ergänze oder ändere die Angabe.
5. Speichere, wenn eine Speichern-Schaltfläche angezeigt wird.
6. Öffne den Kontakt anschließend erneut und kontrolliere den sichtbaren Wert.

Besonders sorgfältig solltest du bei Telefonnummern, E-Mail-Adressen und individuell eingerichteten Werten sein. Ein Tippfehler kann dazu führen, dass eine spätere Nachricht, Suche oder Automatisierung nicht wie erwartet funktioniert.

### Zusätzliche Aktionen im Kontaktmenü sicher nutzen

In manchen App-Versionen findest du auf der Detailseite ein Drei-Punkte-Menü. Dort können zum Beispiel **E-Mail-Adresse kopieren** oder **Kontakt löschen** erscheinen. Die verfügbaren Einträge sind von deiner App-Version abhängig und ersetzen nicht die Bearbeitung in **Details**.

* Kopiere eine E-Mail-Adresse nur, wenn du sie für den konkreten Vorgang brauchst, und prüfe vorher, ob sie noch aktuell ist.
* Nutze **Kontakt löschen** nicht, um nur eine falsche Angabe zu korrigieren. Ändere den Wert stattdessen in **Details**.
* Bestätige das Löschen nur, wenn der gesamte Kontakt sicher nicht mehr bestehen soll. Prüfe danach in der Kontaktliste, dass nicht ein anderer, ähnlich benannter Kontakt betroffen war.

### Eigene Werte am Kontakt verwenden

Unter **Details > Zusätzliche Informationen** können individuell eingerichtete Werte eines Kontakts liegen, etwa Interesse, Zuständigkeit oder ein anderer strukturierter Hinweis. Pflege dort nur geprüfte Angaben. Solche Werte können später in Vorlagen und Workflows verwendet werden.

## Tags für mehrere Kontakte kontrolliert pflegen

Tags helfen dir, mehrere Kontakte für einen klaren Zweck zu markieren, zum Beispiel nach einer Veranstaltung oder für eine Rückrufgruppe. Nutze die Sammelbearbeitung nur, wenn die Auswahl vorher geprüft wurde.

1. Öffne die Kontaktliste.
2. Öffne das Drei-Punkte-Menü und wähle **Auswählen**, oder markiere Kontakte über die sichtbaren Auswahlfelder.
3. Prüfe die Anzahl und die Namen der ausgewählten Kontakte.
4. Wähle **Tags hinzufügen** oder **Tags entfernen**.
5. Wähle die passenden Tags.
6. Kontrolliere die Auswahl ein letztes Mal und bestätige sie.
7. Öffne anschließend stichprobenartig mehrere bearbeitete Kontakte und prüfe die Tags.

Pro Sammelvorgang kannst du bis zu **500 Kontakte** und bis zu **zehn Tags** bearbeiten. Arbeitest du offline, kann die Auswahl bestehen bleiben; die Tag-Änderung wird erst nach einer wiederhergestellten Verbindung synchronisiert. Prüfe danach unbedingt das Ergebnis.

> **Tipp:** Nutze für eine große Gruppe lieber ein eindeutig benanntes Tag als mehrere ähnliche Varianten. Das erleichtert später die Suche und verhindert falsche Zielgruppen.

## Aktivitäten eines Kontakts mobil richtig lesen

Der Bereich **Aktivität** zeigt eine chronologische Übersicht dessen, was beim Kontakt dokumentiert wurde. Das hilft vor allem vor einem Anruf, einer Antwort oder einer Terminvorbereitung.

Mögliche Einträge sind zum Beispiel:

* neu angelegte Kontakte,
* Formularantworten,
* Anrufe,
* Terminbuchungen,
* Seitenbesuche,
* Klicks auf Trigger-Links,
* Antworten auf Umfragen oder Quizze,
* weitere unterstützte Kontaktvorgänge.

Jeder Eintrag kann Zeitpunkt und zusätzliche Informationen enthalten. Tippe auf einen unterstützten Eintrag, wenn du mehr Details sehen möchtest. Nicht jeder Ereignistyp bietet in der mobilen Ansicht denselben Detailumfang.

## Lange Aktivitätslisten filtern

Bei vielen Einträgen filterst du die Chronik, statt lange zu scrollen.

1. Öffne im Kontaktprofil **Aktivität**.
2. Öffne den verfügbaren Filter.
3. Wähle nur die Ereignistypen aus, die du für deine Frage brauchst, etwa **Anrufe**, **Terminbuchungen**, **Formularantworten**, **Seitenbesuche** oder **Trigger-Link-Klicks**.
4. Speichere die Auswahl.
5. Prüfe die gefilterte Liste und öffne bei Bedarf einen unterstützten Eintrag.
6. Entferne oder ändere die Filter wieder, wenn du den vollständigen Verlauf sehen möchtest.

Der Filter kann mehrere Ereignistypen gleichzeitig enthalten. Die sichtbaren Auswahlmöglichkeiten hängen von App-Version, Berechtigung und den tatsächlich vorhandenen Daten ab.

## Die Grenze zur Browseransicht kennen

Die mobile Aktivität ist für schnelles Nachsehen unterwegs gedacht. Manche Details oder Bearbeitungsoptionen können im Browser umfangreicher sein. Die mobile Ansicht bestätigt das **Lesen**, **Filtern** und **Öffnen unterstützter Ereignisse**. Gehe nicht davon aus, dass du jeden Eintrag mobil bearbeiten oder löschen kannst.

Fehlt ein erwartetes Ereignis:

1. Prüfe deine Berechtigung für den Kontakt.
2. Stelle eine stabile Verbindung her und aktualisiere die Ansicht.
3. Prüfe, ob der Ereignistyp mobil unterstützt wird.
4. Vergleiche bei Bedarf den Kontakt im Browser.

## Praxisbeispiel: Rückruf nach einer Formularanfrage

Eine Mitarbeiterin soll unterwegs einen Kontakt zurückrufen.

1. Sie öffnet den Kontakt in der mobilen App.
2. In **Aktivität** filtert sie auf Formularantworten, Terminbuchungen und Anrufe.
3. Sie sieht eine Formularanfrage vom Vortag und einen noch nicht beantworteten Rückruf.
4. In **Aufgaben und Notizen** prüft sie den vereinbarten nächsten Schritt.
5. Erst danach startet sie den Anruf über die Schnellaktion.
6. Nach dem Gespräch ergänzt sie die Notiz und kontrolliert, ob die nächste Aufgabe eindeutig ist.

So nutzt sie den aktuellen Kontext, statt den Kontakt ohne Vorbereitung anzurufen.

## Häufige Fragen

### Ich sehe eine Schnellaktion nicht

Prüfe, ob beim Kontakt die passende Telefonnummer oder E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Verfügbarkeit und sichtbare Aktionen können außerdem von deiner Berechtigung, dem Gerät und der App-Version abhängen.

### Die Tag-Änderung ist noch nicht sichtbar

Prüfe zuerst deine Verbindung. Offline vorbereitete Sammeländerungen werden erst nach der erneuten Verbindung synchronisiert. Öffne danach mehrere Kontakte stichprobenartig und kontrolliere die Tags.

### Ich finde ein erwartetes Ereignis nicht in der Aktivität

Prüfe den Filter, deine Kontaktberechtigung und die Verbindung. Nicht jeder Ereignistyp hat mobil denselben Umfang wie im Browser.

### Kann ich einen Aktivitätseintrag mobil ändern oder löschen?

Gehe davon nicht aus. Die bestätigte mobile Funktion umfasst das Lesen, Filtern und Öffnen unterstützter Einträge. Nutze bei weiterem Bearbeitungsbedarf die Browseransicht.

### Warum unterscheiden sich die Reiter auf zwei Geräten?

Die Darstellung kann sich mit Gerät und App-Version ändern. Orientiere dich an den verfügbaren Bereichen für Details, Aufgaben, Notizen, Aktivitäten und Termine statt nur an der genauen Bezeichnung oder Reihenfolge.


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