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# Kontakttypen sinnvoll einrichten und verwenden

Ordne Kontakte eindeutig nach ihrer wichtigsten Beziehung ein, nutze passende Filter und prüfe automatische Änderungen erst mit einem Testkontakt.

## Kurz erklärt

Ein **Kontakttyp** beschreibt die wichtigste Beziehung eines Kontakts zu deinem Unternehmen. Er hilft dir, Kontakte einheitlich einzuordnen, passende Listen zu bilden und bei Bedarf Abläufe automatisch anzupassen.

Ein Kontakt kann immer **genau einen** Kontakttyp haben. Änderst du ihn, ersetzt der neue Wert den bisherigen. Das macht den Kontakttyp geeignet für eine klare Hauptzuordnung – zum Beispiel „Interessent“, „Kunde“, „Lieferant“ oder „Partner“.

## Wann Kontakttypen sinnvoll sind

Nutze Kontakttypen für wenige, leicht verständliche Gruppen, die sich normalerweise gegenseitig ausschließen.

| Geeignet als Kontakttyp                                                       | Besser als Tag oder separates Feld                                                      |
| ----------------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------- |
| Wichtigste Beziehung zum Unternehmen, zum Beispiel „Interessent“ oder „Kunde“ | Mehrere gleichzeitig mögliche Merkmale, zum Beispiel „VIP“, „Newsletter“ oder „Webinar“ |
| Ein klarer Status, der sich im Prozess ablöst                                 | Details wie Interesse, Herkunft oder bevorzugtes Thema                                  |
| Eine Auswahl, nach der du dauerhaft filtern möchtest                          | Kurzfristige Kennzeichnungen für einzelne Aktionen                                      |

> **Merksatz:** Brauchst du pro Kontakt eine eindeutige Hauptgruppe, nutze einen Kontakttyp. Sollen mehrere Kennzeichnungen gleichzeitig möglich sein, nutze Tags oder weitere Felder.

## Voraussetzungen

* Du hast Zugriff auf **Kontakte** und darfst benutzerdefinierte Felder bearbeiten.
* Du hast vorab entschieden, welche wenigen Hauptgruppen wirklich benötigt werden.
* Für eine automatische Aktualisierung brauchst du einen bereits getesteten Workflow und einen klaren Auslöser.
* Für Filter und gespeicherte Listen brauchst du mindestens einen Kontakt mit dem passenden Kontakttyp.

## Kontakttypen zuerst sauber planen

Lege nicht für jede Eigenschaft einen eigenen Typ an. Eine kurze Liste wird im Alltag verlässlicher verwendet und liefert bessere Filterergebnisse.

Ein sinnvoller Start kann so aussehen:

1. **Interessent** – die Person hat Interesse gezeigt, gehört aber noch nicht zum aktiven Kundenkreis.
2. **Kunde** – die Person nutzt dein Angebot bereits.
3. **Partner** oder **Lieferant** – die Beziehung ist geschäftlich, aber nicht die eines Kunden.

Prüfe bei jeder geplanten Auswahl: Kann sie gleichzeitig mit einer anderen Auswahl gelten? Wenn ja, ist sie wahrscheinlich kein guter Kontakttyp.

## Kontakttypen einrichten und pflegen

1. Öffne **Kontakte**.
2. Wähle **Benutzerdefinierte Felder**.
3. Suche nach dem Feld **Kontakttyp**. In einer englischen Oberfläche kann es als **Contact type** erscheinen.
4. Öffne die Bearbeitung des Felds.
5. Ergänze, benenne um, sortiere oder entferne die verfügbaren Werte.
6. Speichere die Änderung.

Der Kontakttyp ist ein Feld mit **einfacher Auswahl**. Deshalb ist pro Kontakt nur ein Wert möglich.

> **Vor dem Entfernen eines Werts:** Prüfe, ob du ihn noch in Filtern, gespeicherten Listen oder Workflows verwendest. Sonst kann deine bisherige Einordnung unklar werden.

### Was du in der Feldverwaltung siehst

Die Feldübersicht zeigt die vorhandenen Felder samt Feldtyp, zugehörigem Bereich und Bearbeitungsaktion. Im Bearbeitungsfenster kannst du die verfügbaren Auswahlwerte verwalten. Die Vorschau rechts zeigt, wie ein einzelnes Auswahlfeld für einen Kontakt aussieht.

## Einen Kontakttyp manuell zuweisen

Das ist der richtige Weg, wenn du einen einzelnen Kontakt beim Prüfen seines Profils einordnen möchtest.

1. Öffne **Kontakte** und wähle den gewünschten Kontakt aus.
2. Öffne im Kontaktprofil den Bereich **Alle Felder**.
3. Suche nach **Kontakttyp**.
4. Öffne die Auswahl.
5. Wähle den passenden Wert, zum Beispiel **Interessent** oder **Kunde**.
6. Kontrolliere, dass der neue Wert im Kontaktprofil angezeigt wird.

Die Änderung ersetzt den bisherigen Kontakttyp. Sie ergänzt keine zweite Hauptgruppe.

## Kontakttyp per Workflow aktualisieren

Eine Automatisierung ist sinnvoll, wenn sich die wichtigste Beziehung zu deinem Unternehmen an einem klaren, bereits geprüften Prozesspunkt ändert.

1. Öffne den Workflow, der die Änderung auslösen soll.
2. Füge eine Aktion **Kontaktfeld aktualisieren** hinzu.
3. Vergib einen eindeutigen Aktionsnamen, zum Beispiel „Kontakttyp auf Kunde setzen“.
4. Wähle als Aktionstyp **Feldwert aktualisieren**.
5. Wähle unter **Felder** den Eintrag **Kontakttyp**.
6. Wähle den Wert, der nach dem Ablauf gelten soll.
7. Speichere die Aktion.
8. Teste den Workflow mit einem Testkontakt, bevor du ihn veröffentlichst.

### Warum „Feldwert aktualisieren“ wichtig ist

Die Aktionsauswahl zeigt unter anderem die Optionen **Feldwert aktualisieren**, **zu Feld hinzufügen** und **Feld leeren**. Für einen Kontakttyp verwendest du **Feldwert aktualisieren**, weil der neue Wert die bisherige Hauptzuordnung ersetzen soll. Das passt zur einfachen Auswahl des Felds.

### Nach dem Workflow prüfen

Öffne nach einem Testlauf den betroffenen Kontakt. Unter **Alle Felder** muss der gewählte Kontakttyp sichtbar sein. Prüfe anschließend auch, ob der Kontakt in den erwarteten Filterergebnissen erscheint.

## Kontakte nach Kontakttyp filtern

Mit einem Filter findest du alle Kontakte, die aktuell denselben Kontakttyp haben.

1. Öffne **Kontakte** und wechsle zu **Gespeicherte Listen**.
2. Öffne **Filter**.
3. Wähle den Bereich **Kontaktinformationen**.
4. Suche nach **Kontakttyp**. Je nach Oberfläche kann der Filter kurz als **Typ** angezeigt werden.
5. Wähle die Bedingung **ist**.
6. Wähle den gewünschten Wert, zum Beispiel **Kunde**.
7. Klicke auf **Anwenden**.
8. Speichere die gefilterte Ansicht als gespeicherte Liste, wenn du sie regelmäßig brauchst.

Die Liste kann sich mit den Kontaktdaten mitändern: Wechselt ein Kontakt auf den gefilterten Typ, kann er künftig in dieser Liste erscheinen. Wechselt er auf einen anderen Typ, passt er nicht mehr zu diesem Filter.

## Ergebnis mit einem sicheren Test prüfen

Führe vor dem ersten Einsatz diesen kurzen Test durch:

1. Lege einen Testkontakt an oder wähle einen eindeutig erkennbaren bestehenden Testkontakt.
2. Weise manuell einen Kontakttyp zu.
3. Filtere nach genau diesem Typ und prüfe, ob der Kontakt erscheint.
4. Wenn du einen Workflow nutzt, löse ihn nur für den Testkontakt aus.
5. Öffne anschließend das Kontaktprofil und kontrolliere den neuen Wert.
6. Prüfe den Filter erneut.

So stellst du sicher, dass Feld, Filter und Automatisierung dieselben Bezeichnungen verwenden.

## Praxisbeispiel: Interessenten und Kunden klar trennen

Ein Studio möchte Kontakte übersichtlich halten. Es legt die drei Kontakttypen **Interessent**, **Kunde** und **Partner** an.

* Neue Kontakte erhalten zunächst den Typ **Interessent**.
* Sobald ein zuvor geprüfter Prozess den Beginn einer Kundenbeziehung bestätigt, setzt ein Workflow den Typ auf **Kunde**.
* Das Team speichert eine Liste mit der Bedingung **Kontakttyp ist Kunde**.
* Vor einer Nachricht an bestehende Kunden prüft das Team diese Liste und kontrolliert stichprobenartig einzelne Kontaktprofile.

Dadurch bleibt die wichtigste Beziehung pro Kontakt klar. Zusätzliche Informationen wie bevorzugte Leistungen oder Kampagnenherkunft werden nicht als Kontakttyp, sondern getrennt gepflegt.

## Grenzen und typische Fehler

### Ein Kontakt braucht mehrere Gruppen

Ein Kontakttyp kann nicht mehrere Werte gleichzeitig speichern. Verwende für zusätzliche, gleichzeitig gültige Merkmale Tags oder weitere Felder.

### Ein Kontakt erscheint nicht im Filter

Prüfe nacheinander:

1. Ist im Kontaktprofil wirklich der gewünschte Kontakttyp ausgewählt?
2. Verwendet der Filter denselben Wert und die Bedingung **ist**?
3. Wurde der Filter mit **Anwenden** bestätigt?
4. Prüfst du die richtige gespeicherte Liste?

### Der Workflow ändert den Typ nicht

Prüfe die Workflow-Aktion:

1. Ist **Kontaktfeld aktualisieren** ausgewählt?
2. Ist als Feld **Kontakttyp** gewählt?
3. Ist der gewünschte Zielwert gesetzt?
4. Wurde die Aktion gespeichert und der Workflow erst nach einem Test veröffentlicht?
5. Hat der Testkontakt den vorgesehenen Workflow-Auslöser tatsächlich erreicht?

### Die Auswahl wird zu lang und unübersichtlich

Vereinfache die Liste der Kontakttypen. Eine kurze Auswahl für die Hauptbeziehung ist besser verständlich als viele ähnliche Werte. Detailinformationen gehören in Tags oder weitere Felder.

## Abschluss-Check

* Jeder Kontakttyp beschreibt genau eine Hauptbeziehung.
* Kein Kontakt braucht gleichzeitig zwei Kontakttypen.
* Die Werte sind für das Team eindeutig benannt.
* Ein Testkontakt lässt sich manuell zuordnen und wiederfinden.
* Ein gespeicherter Filter verwendet den richtigen Wert.
* Ein Workflow wurde vor dem Einsatz mit einem Testkontakt geprüft.


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