> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kontakte-und-unternehmen/mitbearbeitung-von-kontakten-und-chancen-organisieren.md). # Mitbearbeitung von Kontakten und Chancen organisieren Gib bis zu zehn Teammitgliedern kontrollierten Zugriff auf einen Kontakt oder eine Chance, ohne die verantwortliche Person zu ändern, und prüfe Daten- sowie Terminrechte gezielt. ## Was Mitbearbeitung bedeutet Mitbearbeitende sind zusätzliche Teammitglieder, die einen bestimmten Kontakt oder eine bestimmte Chance mitsehen und bearbeiten dürfen. Die **verantwortliche Person** bleibt dabei unverändert. Das ist sinnvoll, wenn mehrere Personen am gleichen Vorgang arbeiten, aber die Zuständigkeit klar bei einer Person bleiben soll. Zum Beispiel kann eine Beratung den Kontakt betreuen, während eine Fachperson Informationen ergänzt oder ein Vertriebsteam gemeinsam an einer Chance arbeitet. Pro Kontakt oder Chance kannst du bis zu **zehn** Mitbearbeitende hinzufügen. ## Zuständigkeit und Mitbearbeitung unterscheiden | Rolle | Wofür sie steht | Was sie nicht ersetzt | | -------------------------- | ----------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------- | | **Verantwortliche Person** | Trägt die Hauptzuständigkeit für den Datensatz. | Sie wird durch Mitbearbeitende nicht automatisch geändert. | | **Mitbearbeitende Person** | Erhält zusätzlichen Zugriff auf genau diesen Kontakt oder diese Chance. | Sie kann die Zuständigkeit des Datensatzes nicht über dieses Feld ändern. | Die Funktion ist besonders wichtig, wenn eine Rolle nur Zugriff auf **zugewiesene Daten** hat. Mitbearbeitende erhalten dann Zugriff auf den konkreten Datensatz, obwohl er nicht direkt ihnen zugeordnet ist. > **Wichtig:** Mitbearbeitung ist kein allgemeiner Zugriff auf alle Kontakte oder Chancen. Sie gilt nur für den jeweiligen Datensatz. Füge daher nur Personen hinzu, die den Vorgang wirklich benötigen. ## Was Mitbearbeitende dürfen Mitbearbeitende erhalten für den betreffenden Kontakt oder die betreffende Chance denselben Zugriff wie die verantwortliche Person. Sie können die Informationen dieses Datensatzes ansehen und bearbeiten. Die Zuständigkeit selbst können Mitbearbeitende jedoch nicht über die Mitbearbeitung ändern. Soll eine andere Person dauerhaft die Hauptverantwortung übernehmen, passe die verantwortliche Person separat an. Bevor du Personen hinzufügst, prüfe kurz: 1. Müssen sie den Datensatz nur ansehen oder tatsächlich bearbeiten? 2. Reicht der Zugriff auf diesen einen Vorgang? 3. Ist klar, wer weiterhin die Verantwortung trägt? 4. Werden nach Abschluss der Zusammenarbeit noch Zugriffe benötigt? ## Mitbearbeitende bei einem Kontakt hinzufügen 1. Öffne **Kontakte**. 2. Suche den gewünschten Kontakt und öffne seine Detailansicht. 3. Suche oben im Detailbereich neben der verantwortlichen Person den Bereich **Mitbearbeitende**. 4. Klicke auf das Plus-Symbol oder in das Auswahlfeld. 5. Suche nach der Person über Namen oder die angezeigte E-Mail-Adresse. 6. Wähle die richtige Person aus. 7. Wiederhole die Auswahl nur für die Teammitglieder, die tatsächlich mitarbeiten sollen. 8. Speichere, falls die Oberfläche eine Speicherung anfordert, und prüfe danach die angezeigten Mitbearbeitenden. Die Auswahlansicht zeigt eine Suche und die verfügbaren Personen. Nutze sie sorgfältig, wenn es mehrere ähnlich benannte Teammitglieder gibt. Prüfe nicht nur den Namen, sondern auch die sichtbare E-Mail-Adresse. ### Ergebnis prüfen Öffne den Kontakt neu und kontrolliere: * Ist die verantwortliche Person unverändert? * Sind die gewünschten Mitbearbeitenden sichtbar? * Wurden nicht benötigte Personen versehentlich ausgewählt? * Kann eine betroffene Person den Kontakt wie vorgesehen öffnen? ## Mitbearbeitende bei einer Chance hinzufügen Bei einer Chance liegt die Auswahl im Bereich **Chancendetails** beim Anlegen oder Bearbeiten der Chance. 1. Öffne die gewünschte Chance. 2. Öffne ihre Details zum Bearbeiten. 3. Suche das Feld **Mitbearbeitende** neben dem Feld für die verantwortliche Person. 4. Klicke in das Mehrfachauswahlfeld. 5. Suche und wähle die benötigten Personen aus. 6. Kontrolliere die ausgewählten Personen als einzelne Einträge im Feld. 7. Speichere die Chance. 8. Öffne sie anschließend erneut und prüfe Auswahl und Zuständigkeit. Das Feld unterstützt mehrere Personen. Jede ausgewählte Person erscheint als eigener Eintrag und kann dort wieder entfernt werden. Nutze diese Möglichkeit, wenn eine Zusammenarbeit endet. ## Mitbearbeitende entfernen Entferne eine Person, sobald sie den Vorgang nicht mehr bearbeiten muss. 1. Öffne den Kontakt oder die Chance. 2. Öffne den Bereich **Mitbearbeitende**. 3. Suche die Person in der aktuellen Auswahl. 4. Entferne sie über das Kreuz an ihrem Eintrag oder hebe die Auswahl im Feld auf. 5. Speichere die Änderung, falls erforderlich. 6. Öffne den Datensatz erneut und kontrolliere, dass die Person nicht mehr aufgeführt ist. Das Entfernen ändert weder die verantwortliche Person noch den Datensatzinhalt. Es nimmt nur den zusätzlichen Zugriff auf diesen einen Vorgang zurück. ## Termine bei Kontakten: Sichtbar ist nicht gleich bearbeitbar Für Kontakte gelten zusätzlich die Terminrechte: | Berechtigung | Wirkung für Mitbearbeitende | | ------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------- | | **Termine, Kalender und Kalendergruppen ansehen** | Termine des mitbearbeiteten Kontakts können angezeigt werden. | | **Ohne Berechtigung zum Verwalten von Terminen** | Termine können angesehen, aber nicht geändert oder gelöscht werden. | | **Mit Berechtigung zum Verwalten von Terminen** | Termine können im Rahmen des jeweiligen Kalenderzugriffs bearbeitet und verwaltet werden. | Prüfe diese Rechte gezielt. Die Mitbearbeitung alleine gibt nicht automatisch das Recht, Termine zu ändern oder zu löschen. ## Sichere Arbeitsweise im Team * Lege vorab fest, wer verantwortlich bleibt und wer nur unterstützt. * Füge nie mehr Personen hinzu, als für den Vorgang erforderlich sind. * Nutze eine kurze Notiz, wenn eine Mitbearbeitung nur vorübergehend eingerichtet wurde. * Entferne Zugriffe nach Abschluss einer Aufgabe. * Prüfe bei sensiblen Kontakten regelmäßig, wer als Mitbearbeitende Person hinterlegt ist. * Behalte die Grenze von zehn Personen im Blick und teile sehr große Arbeitsgruppen in klare Zuständigkeiten auf. ## Typische Fragen und Probleme ### Die Person kann den Kontakt oder die Chance nicht öffnen Prüfe zuerst, ob sie wirklich als Mitbearbeitende Person am richtigen Datensatz eingetragen wurde. Prüfe danach ihre allgemeine Rolle und die Datenrechte. Die Funktion erweitert den Zugriff auf diesen konkreten Datensatz, ersetzt aber keine fehlenden grundlegenden Zugriffsrechte auf die jeweiligen Bereiche. ### Die Person sieht den Kontakt, aber nicht den Termin Für Termine braucht sie zusätzlich die Berechtigung zum Ansehen von Terminen, Kalendern und Kalendergruppen. Prüfe diese Berechtigung getrennt von der Mitbearbeitung. ### Die Person sieht den Termin, kann ihn aber nicht ändern Das ist erwartbar, wenn keine Berechtigung zum Verwalten von Terminen besteht. Bearbeiten und Löschen hängen zusätzlich vom Kalenderzugriff ab. ### Jemand möchte die Zuständigkeit ändern Mitbearbeitende können die verantwortliche Person nicht über das Mitbearbeitungsfeld ändern. Passe die Zuständigkeit separat im dafür vorgesehenen Feld an. ### Es sollen mehr als zehn Personen mitarbeiten Die Funktion ist auf zehn Mitbearbeitende je Kontakt oder Chance begrenzt. Kläre in diesem Fall die Hauptzuständigkeit und beschränke den zusätzlichen Zugriff auf die Personen, die wirklich aktiv am Vorgang arbeiten. ## Praxisbeispiel: Fachliche Unterstützung ohne Zuständigkeitswechsel Eine Beraterin ist für eine Chance verantwortlich. Für eine technische Rückfrage benötigt sie Unterstützung von zwei Fachpersonen. 1. Sie öffnet die Chancendetails. 2. Im Feld **Mitbearbeitende** sucht sie beide Fachpersonen und wählt sie aus. 3. Die verantwortliche Person bleibt unverändert. 4. Beide Fachpersonen können die Chance nun einsehen und ihre Informationen ergänzen. 5. Nach der geklärten Rückfrage entfernt die Beraterin die beiden Personen wieder aus der Mitbearbeitung. 6. Die Chance bleibt bei der ursprünglichen verantwortlichen Person, ohne dass eine unklare Zuständigkeit entsteht. ## Kurz-Check vor dem Speichern * Richtiger Kontakt oder richtige Chance geöffnet? * Hauptzuständigkeit weiterhin korrekt? * Nur wirklich benötigte Personen ausgewählt? * Maximal zehn Mitbearbeitende? * Bei Kontakten: Termin-Sichtbarkeit und Terminbearbeitung getrennt geprüft? * Nach Abschluss: Auswahl im Datensatz erneut kontrolliert? * Nicht mehr benötigte Personen wieder entfernt? --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kontakte-und-unternehmen/mitbearbeitung-von-kontakten-und-chancen-organisieren.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.