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# Unternehmen anlegen und Kontakte zuordnen

Lege Unternehmen zentral an, ordne Kontakte bewusst zu und nutze die automatische Zuordnung nur mit einheitlichen Geschäftsnamen und einem geprüften Kontaktimport.

## Was ein Unternehmen im Kontaktbereich leistet

Ein Unternehmen bündelt die gemeinsamen Angaben einer Organisation an einer Stelle. Dazu gehören zum Beispiel Name, zentrale Kontaktwege, Website und Anschrift. Die einzelnen Personen bleiben eigene Kontakte und werden dem passenden Unternehmen zugeordnet.

Das ist besonders hilfreich, wenn mehrere Ansprechpersonen zum selben Unternehmen gehören. Du pflegst die zentralen Angaben einmal am Unternehmen und siehst beim Kontakt, zu welchem Unternehmen die Person gehört.

> **Wichtig:** Ein Kontakt kann gleichzeitig nur einem Unternehmen zugeordnet sein. Prüfe deshalb vor dem Speichern, ob die Person wirklich zum ausgewählten Hauptunternehmen gehört.

## Die richtige Vorgehensweise wählen

| Situation                                                          | Empfohlener Weg                      | Warum                                                                                               |
| ------------------------------------------------------------------ | ------------------------------------ | --------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Ein einzelnes Unternehmen oder wenige Kontakte                     | Manuell anlegen und zuordnen         | Du prüfst jede Zuordnung bewusst.                                                                   |
| Viele Kontakte mit bereits einheitlichem Geschäftsnamen            | Automatische Zuordnung vorbereiten   | Die Plattform kann passende Unternehmen anlegen und Kontakte verbinden.                             |
| Import mit uneinheitlichen, unvollständigen oder unbekannten Namen | Erst CSV bereinigen und klein testen | Unterschiedliche Leerzeichen oder Schreibweisen erzeugen getrennte Unternehmen.                     |
| Ein Kontakt gehört zu einem anderen Unternehmen als bisher         | Verbindung manuell ändern            | Eine spätere Änderung des Geschäftsnamen-Felds verschiebt bestehende Zuordnungen nicht automatisch. |

## Voraussetzungen

* Du kannst Kontakte und Unternehmen öffnen und bearbeiten.
* Für die automatische Zuordnung kann eine Person mit Zugriff auf die Einstellungen die Funktion aktivieren.
* Für einen Import liegt eine CSV-Datei mit sauberen Kontaktangaben vor.
* Bei einer automatischen Zuordnung ist der Geschäftsnamen-Wert jedes Kontakts vorab geprüft.

## Unternehmen manuell anlegen

1. Öffne **Kontakte** und wechsle zur Übersicht **Unternehmen**.
2. Wähle **Unternehmen hinzufügen**.
3. Trage mindestens den **Unternehmensnamen** ein. Dieses Feld ist erforderlich.
4. Ergänze nur Angaben, die du zuverlässig kennst.
5. Speichere das Unternehmen.
6. Öffne die Übersicht erneut und prüfe, ob der neue Eintrag erscheint.

### Welche Angaben gehören an das Unternehmen?

| Angabe             | Zweck                                               | Empfehlung                                                                                     |
| ------------------ | --------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Unternehmensname   | Eindeutiger Name für Suche, Zuordnung und Übersicht | Einheitliche offizielle Schreibweise verwenden.                                                |
| Telefon und E-Mail | Zentrale Kontaktwege des Unternehmens               | Nur pflegen, wenn sie nicht personenbezogen sind oder bewusst zentral genutzt werden.          |
| Website            | Schneller Zugriff auf die passende Internetadresse  | Vollständige, funktionierende Adresse eintragen.                                               |
| Beschreibung       | Kurzer, teaminterner Kontext                        | Nur stabile Informationen eintragen, keine laufenden Gesprächsnotizen.                         |
| Anschrift          | Straße, Ort, Postleitzahl, Region und Land          | Bei mehreren Standorten vorher festlegen, welche Anschrift das Hauptunternehmen repräsentiert. |

In der Unternehmensübersicht lassen sich Spalten, Suche, Filter und Sortierung für die tägliche Arbeit nutzen. Blende nur die Angaben ein, die dein Team regelmäßig braucht. Eine übersichtliche Liste erleichtert die Kontrolle nach einem Import.

## Einen Kontakt manuell einem Unternehmen zuordnen

1. Öffne **Kontakte** und wähle die betreffende Person.
2. Öffne im Kontaktprofil den Bereich **Unternehmen** beziehungsweise den Bereich für verknüpfte Einträge.
3. Wähle **Hinzufügen**.
4. Suche nach dem Unternehmensnamen oder der hinterlegten E-Mail-Adresse.
5. Wähle das passende Unternehmen aus.
6. Speichere die Zuordnung.
7. Prüfe im Kontaktprofil, ob das Unternehmen als Hauptunternehmen angezeigt wird.

Bei mehreren Kontakten kannst du die Auswahl in der Kontaktliste verwenden und sie gesammelt einem Unternehmen zuordnen. Prüfe vorher alle ausgewählten Kontakte; weil nur ein Hauptunternehmen möglich ist, ersetzt eine neue Zuordnung die bisherige Verbindung.

## Eine Zuordnung wieder entfernen

Du kannst die Verbindung direkt am Unternehmen oder im Kontaktprofil lösen.

1. Öffne das Unternehmen und den Bereich **Kontakte**.
2. Suche die betreffende Person.
3. Wähle das Symbol zum Entfernen.
4. Bestätige die Änderung.
5. Öffne anschließend den Kontakt und kontrolliere, ob das Unternehmen nicht mehr angezeigt wird.

Dabei wird nur die Verbindung entfernt. Der Kontakt bleibt erhalten.

## Unternehmen bearbeiten oder löschen

### Angaben ändern

1. Öffne die Unternehmensübersicht.
2. Wähle beim gewünschten Eintrag das Menü mit den weiteren Optionen.
3. Öffne **Unternehmen bearbeiten**.
4. Passe die erforderlichen Angaben an.
5. Speichere und prüfe die Änderung in der Übersicht.

Änderungen an zentralen Unternehmensangaben ändern nicht automatisch die Felder der zugeordneten Kontakte.

### Unternehmen löschen

Beim Löschen eines Unternehmens bleiben die Kontakte erhalten. Ihre Unternehmenszuordnung wird jedoch entfernt. Prüfe daher vor dem Löschen:

* Wird das Unternehmen nur doppelt geführt?
* Sind die Kontakte bereits dem richtigen Ersatzunternehmen zugeordnet?
* Werden zentrale Informationen noch benötigt?

Lösche erst, wenn diese Punkte geklärt sind.

## Automatische Zuordnung sicher vorbereiten

Die automatische Zuordnung liest den Wert im Kontaktfeld **Business Name**. Sie sucht nach einem Unternehmen mit genau diesem Namen oder legt eines an, wenn noch keines existiert. Anschließend wird der Kontakt damit verbunden.

Die Funktion eignet sich nur für saubere, einheitliche Daten. Sie erkennt nicht, ob zwei ähnlich geschriebene Namen dieselbe Organisation meinen.

### So werden Namen verglichen

| Unterschied im Geschäftsnamen                      | Ergebnis                                                          |
| -------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------- |
| Nur Groß- und Kleinschreibung                      | Wird als derselbe Name behandelt.                                 |
| Anderes Leerzeichen oder fehlendes Leerzeichen     | Kann ein weiteres Unternehmen erzeugen.                           |
| Abweichende Schreibweise oder einzelner Tippfehler | Erzeugt ein weiteres Unternehmen.                                 |
| Bestehender Kontakt ist bereits zugeordnet         | Wird nicht aufgrund eines abweichenden Geschäftsnamen verschoben. |

> **Beispiel:** „Muster GmbH“ und „muster gmbh“ können zusammengeführt werden. „MusterGmbH“ oder „Muster GmBH Nord“ sind dagegen eigene Werte und können getrennte Unternehmen erzeugen.

Bereinige deshalb alle Schreibweisen vor dem Einschalten. Nutze einen einheitlichen Namen, entferne versehentliche Leerzeichen und kläre Namensvarianten in der CSV vorab.

## Automatische Zuordnung aktivieren

1. Öffne **Einstellungen → Objekte → Unternehmen**.
2. Aktiviere die Option, Unternehmen aus dem Geschäftsnamen von Kontakten automatisch anzulegen und zuzuordnen.
3. Speichere die Änderung.
4. Bestätige den Start, falls eine Bestätigung angezeigt wird.
5. Prüfe zunächst einige vorhandene Kontakte mit gefülltem Geschäftsnamen.

Nach dem Aktivieren kann die Plattform bestehende Kontakte ohne Unternehmenszuordnung berücksichtigen. Auch bei später angelegten oder aktualisierten Kontakten wird der Geschäftsnamen-Wert für die Zuordnung verwendet.

Schaltest du die Funktion aus, werden die automatische Zuordnung und die Verarbeitung vorhandener Kontakte angehalten. Nach erneutem Aktivieren setzt die Verarbeitung der übrigen geeigneten Kontakte fort.

## Was bei der automatischen Anlage übernommen wird

Beim erstmaligen Anlegen kann die Plattform neben dem Namen auch vorhandene Standardangaben aus dem Kontakt übernehmen:

* Straße
* Ort
* Land
* Region
* Postleitzahl
* Website

Haben mehrere Kontakte denselben Geschäftsnamen, aber abweichende dieser Angaben, werden die Werte des zuletzt angelegten Kontakts berücksichtigt. Sorge deshalb vor der Aktivierung dafür, dass die Angaben pro Unternehmen übereinstimmen.

Eigene Unternehmensfelder gehören nicht in diesen Kontakt-Importweg. Ergänze sie nach der automatischen Anlage direkt am Unternehmen oder nutze einen dafür vorgesehenen Unternehmensimport.

## Kontakte per CSV importieren und automatisch verknüpfen

Für diese Vorgehensweise importierst du **Kontakte**, nicht Unternehmen. Die Bildschirmansichten zeigen den Ablauf von der Kontaktauswahl über den Datei-Upload bis zur Feldzuordnung.

### CSV vor dem Upload prüfen

* Die Datei ist eine CSV-Datei und nicht größer als 30 MB.
* Die Spalte für den Geschäftsnamen heißt exakt **Business Name**.
* Jede Zeile enthält den bereinigten Unternehmensnamen.
* Leere Namen sind bewusst leer und nicht nur ein Platzhalter.
* Du startest mit einer kleinen Testdatei, zum Beispiel fünf bis zehn Kontakten.

### Import Schritt für Schritt

1. Öffne **Kontakte** und wähle **Importieren**.
2. Wähle als Importobjekt **Kontakte**.
3. Lade die CSV-Datei hoch.
4. Wähle die Variante zum Anlegen und Aktualisieren von Kontakten.
5. Prüfe, wie vorhandene Kontakte erkannt werden. Die Importansicht zeigt dafür die Reihenfolge Kontakt-ID, E-Mail-Adresse und Telefonnummer.
6. Ordne die Spalte **Business Name** dem Kontaktfeld **Business Name** zu.
7. Lass den Schutz gegen das Überschreiben mit leeren Werten aktiv, wenn vorhandene Daten nicht durch leere CSV-Zellen ersetzt werden sollen.
8. Prüfe die Vorschau jeder relevanten Spalte.
9. Starte zuerst den Testimport.

Die Zuordnung der Spalte ist entscheidend: Wird **Business Name** einem anderen Feld zugeordnet oder bleibt die Spalte unverbunden, kann kein Unternehmen darüber erstellt oder verbunden werden.

## Ergebnis nach dem Import prüfen

Prüfe immer an zwei Stellen:

1. Öffne einen importierten Kontakt.
2. Öffne den Bereich für verknüpfte Einträge.
3. Kontrolliere, ob im Bereich **Unternehmen** das erwartete Hauptunternehmen angezeigt wird.
4. Öffne anschließend **Kontakte → Unternehmen**.
5. Prüfe, ob das Unternehmen in der Liste vorhanden ist und ob Name sowie zentrale Angaben plausibel sind.

Erst wenn der Test an mehreren Zeilen korrekt ist, importierst du die vollständige Datei.

## Grenzen und typische Fehler

### Der Kontakt wurde keinem Unternehmen zugeordnet

Prüfe zuerst, ob die automatische Zuordnung aktiviert ist. Kontrolliere danach, ob **Business Name** im Kontakt tatsächlich gefüllt und beim Import richtig zugeordnet wurde.

### Es entstanden doppelte Unternehmen

Vergleiche die genauen Namen, insbesondere Leerzeichen und Schreibvarianten. Die automatische Zuordnung erkennt keine ähnliche Schreibweise als dieselbe Organisation. Vereinheitliche die Werte vor dem nächsten Import und korrigiere die betroffenen Verbindungen bewusst.

### Der falsche Kontaktwert hat die Unternehmensanschrift bestimmt

Bei mehreren gleichnamigen Kontakten mit abweichenden Standardangaben können die Werte des zuletzt angelegten Kontakts übernommen werden. Vereinheitliche diese Angaben vor der Aktivierung und korrigiere das Unternehmensprofil nach dem Test, falls nötig.

### Eine spätere Namensänderung verschiebt den Kontakt nicht

Das ist erwartetes Verhalten. Ein bereits zugeordnetes Kontaktprofil wird nicht automatisch einem anderen Unternehmen zugewiesen, nur weil sich der Geschäftsname ändert. Ändere die Verbindung manuell, wenn der Kontakt zu einem anderen Unternehmen gehört.

### Nach einem fehlerhaften Import ist eine Zuordnung falsch

Korrigiere zunächst die Ursache in der CSV: Schreibweise, Leerzeichen und Feldzuordnung. Verwende bei umfangreichen Änderungen zuerst eine bereinigte Testdatei. Berücksichtige beim Bereinigen bestehender Daten, dass die automatische Zuordnung alte Beziehungen nicht rückwirkend anhand eines geänderten Geschäftsnamen umstellt.

## Praxisbeispiel: Teamimport mit mehreren Ansprechpartnern

Ein Team importiert acht Ansprechpartner desselben Unternehmens.

1. In allen acht Zeilen steht identisch **Muster GmbH** in der Spalte **Business Name**.
2. Anschrift und Website sind in den Kontaktdaten einheitlich.
3. Die automatische Zuordnung wird aktiviert.
4. Zuerst werden zwei Kontakte testweise importiert.
5. Beide Kontaktprofile zeigen dasselbe Hauptunternehmen.
6. In der Unternehmensübersicht gibt es genau einen Eintrag.
7. Erst danach importiert das Team die übrigen sechs Kontakte.

So entsteht ein zentral gepflegtes Unternehmen mit allen Ansprechpartnern – ohne acht leicht unterschiedliche Duplikate.

## Kurz-Check vor dem Start

* Ist für jeden Kontakt der richtige Geschäftsnamen-Wert vorhanden?
* Sind Schreibweise und Leerzeichen vereinheitlicht?
* Sind wichtige Adress- und Webangaben bei gleichnamigen Kontakten identisch?
* Wurde **Business Name** im Import dem richtigen Kontaktfeld zugeordnet?
* Wurde ein kleiner Testimport in Kontaktprofil und Unternehmensübersicht geprüft?
* Ist klar, welcher Kontakt bereits einem anderen Unternehmen zugeordnet ist?