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# Freigabefragen für Community-Mitglieder

Freigabefragen helfen dir, eine Community-Gruppe passend zu besetzen. Bevor jemand einer Gruppe beitritt, beantwortet die Person kurze Fragen. Du siehst die Antworten anschließend in der Beitrittsanfrage und entscheidest erst dann über die Aufnahme.

> **Kurz erklärt:** Freigabefragen sammeln Informationen – sie nehmen niemanden automatisch auf und lehnen auch niemanden automatisch ab. Die Entscheidung bleibt bei der Person, die deine Community-Gruppe verwaltet.

## Wann Freigabefragen sinnvoll sind

Nutze sie, wenn nicht jede Person ohne Prüfung in eine Gruppe passen soll. Zum Beispiel kannst du vor dem Beitritt nach dem gewünschten Thema, dem Erfahrungsstand oder einem konkreten Ziel fragen. So erkennst du bei neuen Anfragen schneller, ob die Gruppe für die Person geeignet ist.

Für offen zugängliche Gruppen mit möglichst niedrigem Einstiegshindernis sind Freigabefragen meist nicht nötig. Für Austauschgruppen, Programme oder geschlossene Fachgruppen schaffen sie dagegen einen klaren ersten Schritt.

## Was du vorher brauchst

* Eine bereits eingerichtete Community-Gruppe.
* Eine Rolle, mit der du die Einstellungen dieser Gruppe und die eingehenden Mitgliedsanfragen verwalten darfst.
* Klare Kriterien: Welche Information brauchst du wirklich, um eine Anfrage fair zu beurteilen?

Frage nur nach Daten, die für die Entscheidung erforderlich sind. Vermeide sensible oder unnötig persönliche Angaben.

## Freigabefragen einrichten

1. Öffne die gewünschte Community-Gruppe und rufe deren Einstellungen auf.
2. Wähle in der seitlichen Gruppennavigation den Bereich **Membership Questions**.
3. Aktiviere den Schalter **Enable Membership Questions**. Erst damit sehen neue Interessierte die Fragen beim Anfordern des Zugangs.
4. Wähle **Add Question**, um eine Frage anzulegen.
5. Formuliere die Frage kurz und eindeutig. In der sichtbaren Eingabe steht dafür ein Zähler bis 150 Zeichen zur Verfügung.
6. Wähle den passenden Fragetyp aus.
7. Speichere die einzelne Frage und speichere anschließend auch die Gruppeneinstellungen.

Du kannst höchstens **drei Fragen** hinterlegen. Eine vorhandene Frage lässt sich über das Stiftsymbol ändern oder über das Papierkorb-Symbol entfernen.

### Die drei Fragetypen

| Fragetyp            | Wann du ihn verwendest                                             | Was die anfragende Person macht               |
| ------------------- | ------------------------------------------------------------------ | --------------------------------------------- |
| **Textbox**         | Wenn eine individuelle, kurze Antwort wichtig ist.                 | Sie schreibt eine eigene Antwort.             |
| **Single Select**   | Wenn genau eine Auswahl gelten soll.                               | Sie wählt eine von dir vorgegebenen Optionen. |
| **Multiple Select** | Wenn mehrere Themen oder Interessen gleichzeitig zutreffen können. | Sie kann mehrere Optionen auswählen.          |

Bei Auswahlfragen fügst du die Antwortmöglichkeiten direkt unter der Frage hinzu. Jede Option muss einen eigenen, eindeutigen Namen haben. Über **Add Option** kommen weitere Auswahlmöglichkeiten dazu; einzelne Optionen kannst du wieder löschen.

> **Praxisregel:** Nutze eine Textbox nur dort, wo der freie Kontext wirklich nötig ist. Für eindeutig vergleichbare Antworten sind Auswahlfragen schneller zu prüfen.

## Was beim Beitritt passiert

Sobald die Funktion aktiviert und gespeichert ist, erscheint die Fragensammlung für Personen, die Zugang zu der Gruppe anfordern. Die Antworten gehören zur jeweiligen Mitgliedsanfrage. Erst nachdem die Fragen beantwortet wurden, kann die Anfrage zur Prüfung vorliegen.

Die Fragen gelten für Beitrittsanfragen zu genau dieser Gruppe. Sie ändern keine Inhalte, Beiträge oder Kurse der Community.

## Antworten prüfen und über die Aufnahme entscheiden

1. Öffne in der Community den Bereich **People**.
2. Setze den Filter auf **Requested**. Dort stehen Personen, deren Zugang noch offen ist.
3. Suche bei Bedarf nach einem Namen oder nutze die Rollenfilter.
4. Öffne bei der betreffenden Person das Menü mit den drei Punkten.
5. Wähle **Membership answers**, um die gegebenen Antworten zu lesen.
6. Prüfe die Antworten gegen deine vorab festgelegten Kriterien.
7. Wähle anschließend **Approve** oder **Decline**.

Die Antworten helfen bei der Entscheidung, ersetzen sie aber nicht. Lege daher intern fest, wer offene Anfragen prüft und nach welchen Maßstäben entschieden wird.

## Beispiel: Fachgruppe mit gezieltem Austausch

Du betreibst eine Community-Gruppe für Menschen, die sich zu drei Themen austauschen sollen. Damit neue Mitglieder direkt im passenden Rahmen starten, richtest du diese Fragen ein:

1. **„Was möchtest du in der Gruppe erreichen?“** – *Textbox*
2. **„Welches Thema interessiert dich am meisten?“** – *Single Select* mit drei klaren Themen
3. **„Wobei möchtest du dich austauschen?“** – *Multiple Select* mit mehreren passenden Bereichen

Eine interessierte Person fordert den Zugang an, beantwortet die drei Fragen und erscheint danach unter **People** mit dem Status **Requested**. Du öffnest **Membership answers**, liest die Antworten und entscheidest über die Aufnahme. Dadurch bleibt die Gruppe thematisch fokussiert, ohne dass die Person vorher eine separate Nachricht schicken muss.

## Einrichtung testen

Prüfe die Einrichtung mit einer echten Testanfrage, bevor du die Gruppe bewirbst:

1. Bitte eine Kollegin oder einen Kollegen, den Zugang zur Gruppe anzufordern.
2. Kontrolliere, ob alle Fragen erscheinen und Auswahlfragen die richtigen Optionen zeigen.
3. Lass die Person die Anfrage absenden.
4. Öffne **People** und den Filter **Requested**.
5. Rufe über das Drei-Punkte-Menü **Membership answers** auf.
6. Prüfe, ob die Antworten vollständig und verständlich angezeigt werden.
7. Triff testweise eine Aufnahme- oder Ablehnungsentscheidung.

So stellst du sicher, dass Fragen, Auswahlmöglichkeiten und Prüfschritt für alle Beteiligten nachvollziehbar funktionieren.

## Typische Fehler und ihre Lösung

### Die Fragen erscheinen beim Beitritt nicht

Prüfe, ob **Enable Membership Questions** eingeschaltet ist und ob du die Gruppeneinstellungen nach der Änderung gespeichert hast. Kontrolliere außerdem, ob die Person tatsächlich Zugang zu genau dieser Gruppe anfordert.

### Eine Auswahlfrage ist unklar

Nutze bei nur einer erlaubten Antwort **Single Select**. Wenn mehrere Antworten sinnvoll sein können, wechsle zu **Multiple Select**. Formuliere die Optionen so, dass sie sich nicht überschneiden.

### Eine Anfrage ist nicht auffindbar

Öffne den Bereich **People** und wähle den Filter **Requested**. Nur dort werden noch nicht entschiedene Beitrittsanfragen angezeigt. Prüfe anschließend über **Membership answers**, ob die richtige Person ausgewählt ist.

### Es sind mehr Informationen nötig

Du kannst maximal drei Fragen anlegen. Kombiniere deshalb ähnliche Themen oder nutze eine präzise Textbox, statt mehrere sehr ähnliche Fragen zu stellen.


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