> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kurse-und-community/zertifikate-ausstellen-herunterladen-und-teilen.md). # Zertifikate ausstellen, herunterladen und teilen Stelle Zertifikate und Badges aus, prüfe die Vorschau und gib Empfängern die passenden Optionen zum Herunterladen und Teilen. Zertifikate und Badges machen einen Lernerfolg nachvollziehbar. Du kannst eine vorbereitete Gestaltung verwenden, einen Nachweis gezielt an eine Person senden, die öffentliche Vorschau prüfen und passende Download- oder Teilmöglichkeiten bereitstellen. Diese Anleitung trennt bewusst zwei Perspektiven: * **Dein Team** erstellt Vorlagen, stellt Nachweise aus, prüft Angaben und wertet ausgestellte Zertifikate aus. * **Teilnehmende** öffnen ihren persönlichen Nachweis, laden ihn herunter oder teilen ihn – aber nur, wenn er tatsächlich für sie ausgestellt wurde. > **Wichtig:** Eine Vorlage ist nur eine Gestaltung. Erst ein ausgestelltes Zertifikat oder ein ausgestellter Badge enthält eine konkrete Person, ein Ausstellungsdatum und einen prüfbaren Nachweis. ### Was passt wofür? | Bereich | Woran du ihn erkennst | Wofür er gedacht ist | | ---------------------------- | ------------------------------------------------------------------ | ------------------------------------------------------------------------------------------ | | **Vorlagen** | Noch keiner Person zugeordnet | Gestaltung vorbereiten, testen, bearbeiten, klonen und als Grundlage verwenden | | **Ausgestellte Zertifikate** | Person, Ausstellungsdatum und mögliche Gültigkeit sind hinterlegt | Persönliche Zertifikate prüfen, Vorschau öffnen, Ablauf festlegen und Auswertung erstellen | | **Ausgestellte Badges** | Wie ein Zertifikat personengebunden, aber als Badge gekennzeichnet | Persönliche Badges verwalten und teilen | Im Nachweis-Dashboard sind diese Bereiche als eigene Tabs sichtbar. Dort kannst du außerdem nach Titel suchen. Bei ausgestellten Zertifikaten erscheint eine Zeitraum-Auswahl, wenn du Daten auswerten oder exportieren möchtest. ### Vor dem ersten Versand Bereite diese Punkte vor: 1. **Anlass festlegen:** Was genau bestätigt das Zertifikat oder der Badge – zum Beispiel Kursabschluss, Teilnahme an einer Schulung oder eine besondere Leistung? 2. **Personalisierung prüfen:** Name der empfangenden Person, Name der ausstellenden Person, Titel und mögliche Gültigkeit müssen zur gewünschten Aussage passen. 3. **Testadresse bereithalten:** Sende neue Vorlagen zuerst an eine eigene E-Mail-Adresse. So prüfst du Darstellung, Name, Link und Download, bevor eine echte Person den Nachweis erhält. 4. **Öffentliche Sichtbarkeit bewusst entscheiden:** Ein geteilter Nachweis-Link kann ohne Anmeldung geöffnet werden. Gib ihn deshalb nur weiter, wenn die dargestellten Angaben öffentlich sein dürfen. ### Vorlage erstellen oder vorbereitete Vorlage verwenden Öffne **Kurse und Community** und dann den Bereich **Nachweise** mit dem **Dashboard**. Wähle oben rechts **Erstellen**. In der aktuellen Oberfläche hast du zwei Wege: * **Neu erstellen:** Du beginnst mit einer leeren Gestaltung und vergibst zuerst einen Namen. Das Namensfeld erlaubt bis zu 80 Zeichen. * **Aus Vorlage erstellen:** Du nutzt eine vorhandene Gestaltung als Ausgangspunkt. Im Editor siehst du die Vorlage in der Mitte. Die Seitenleiste enthält je nach Oberfläche Werkzeuge für Vorlage, Text, Elemente, Rahmen, Bild, Unterschrift, Hintergrund und Größe. Ergänze nur Informationen, die auf jedem ausgestellten Nachweis richtig sind. Personalisierte Werte wie Name, Kursbezeichnung oder ausstellende Person solltest du vor dem Versand in der Vorschau kontrollieren. #### Sinnvolle Gestaltungsprüfung Prüfe vor dem ersten Einsatz: * Ist der Titel eindeutig, zum Beispiel „Teilnahmebescheinigung Grundlagenkurs“? * Sind Text, Rahmen und Bilder gut lesbar? * Wird der Name der Person nicht abgeschnitten? * Stehen Ausstellungsdatum und ausstellende Person an der richtigen Stelle? * Ist bei kleiner Bildschirmbreite noch alles verständlich? Speichere die Vorlage nach der Prüfung. Über das Drei-Punkte-Menü einer Vorlage stehen in der aktuellen Oberfläche unter anderem **Vorschau**, **Gültigkeit festlegen**, **Bearbeiten**, **Löschen** und **Klonen** zur Verfügung. Lösche eine Vorlage nicht vorschnell, wenn sie noch für künftige Ausstellungen gebraucht wird. ### Zertifikat oder Badge manuell ausstellen Eine manuelle Ausstellung ist passend, wenn du einen Nachweis nach einer Präsenzschulung, einer individuellen Prüfung oder einem externen Lernangebot vergeben möchtest. 1. Öffne im Tab **Vorlagen** das gewünschte Zertifikat oder den gewünschten Badge. 2. Klicke auf den Namen oder öffne das Drei-Punkte-Menü und wähle **Bearbeiten**. 3. Wähle oben rechts **Senden**. 4. Trage den **Namen der ausstellenden Person** ein. Dieses Feld ist erforderlich. 5. Wähle die **empfangende Person** über ihre E-Mail-Adresse. Auch dieses Feld ist erforderlich. 6. Fehlt die Person noch, kannst du sie über **Neu hinzufügen** anlegen. 7. Wähle die E-Mail-Vorlage. Prüfe bei Bedarf die Vorschau oder bearbeite die Vorlage. 8. Bestätige den Versand über **E-Mail senden**. Nach dem Versand findest du den persönlichen Eintrag im Tab **Ausgestellte Zertifikate** oder **Ausgestellte Badges** wieder. > **Praxisregel:** Versende nicht nur aufgrund eines ähnlich klingenden Namens. Vergleiche E-Mail-Adresse und vollständigen Namen, bevor du bestätigst. Ein Nachweis ist personenbezogen. #### Was die Versandmaske sichtbar abfragt | Feld oder Aktion | Bedeutung | Worauf du achten solltest | | --------------------------------- | ---------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------- | | **Name der ausstellenden Person** | Wird als ausstellende Person im Nachweis verwendet | Schreibweise und Rolle vor dem Versand prüfen | | **Empfangende Person** | Legt fest, wem der Nachweis gehört | Richtige E-Mail-Adresse auswählen oder neuen Kontakt bewusst anlegen | | **E-Mail-Vorlage** | Bestimmt Aufbau und Text der Nachricht | Vorschau öffnen; in der aktuellen Ansicht kann der Betreff bis zu 100 Zeichen enthalten | | **Vorschau / Bearbeiten** | Zeigt den Versandtext oder öffnet ihn zur Anpassung | Teste neue Texte mit einer eigenen Adresse | | **E-Mail senden** | Stellt den personalisierten Nachweis aus und versendet ihn | Erst klicken, wenn Angaben und Vorschau stimmen | ### Ausgestellte Nachweise prüfen und verwalten Wechsle zum Tab **Ausgestellte Zertifikate** oder **Ausgestellte Badges**. Dort sind typischerweise Name der empfangenden Person, Ausstellungsdatum, mögliche Gültigkeit, Art und Quelle des Nachweises sichtbar. Öffne beim gewünschten Eintrag das Drei-Punkte-Menü. Je nach Zustand stehen dort beispielsweise diese Aktionen bereit: * **Vorschau:** Öffnet die Ansicht aus Sicht der empfangenden Person. * **Gültigkeit festlegen:** Setzt oder ändert den Zeitpunkt, bis zu dem der Nachweis gültig ist. * **Zugriff widerrufen:** Kann bei ausgestellten Nachweisen angezeigt werden und beendet die öffentliche Verfügbarkeit. * **Erneuern:** Kann erscheinen, wenn ein Nachweis abgelaufen ist oder erneuert werden soll. Nicht jede Aktion ist jederzeit verfügbar. Richte dich nach dem Zustand des ausgewählten Eintrags und prüfe anschließend die Vorschau. #### Gültigkeit und Ablauf richtig verstehen Eine Gültigkeit ist sinnvoll, wenn eine Bescheinigung nach einer bestimmten Zeit erneuert werden muss. Für Personen mit einem öffentlichen Link gilt: * Die Vorschau zeigt das Ausstellungsdatum und, sofern festgelegt, die Gültigkeit. * Nach Ablauf wird die Vorschau für die empfangende Person nicht mehr geöffnet. * Eine Gültigkeit am bereits ausgestellten Nachweis hat Vorrang vor einer Einstellung an der Vorlage. Setze daher eine Gültigkeit nie nur „zur Sicherheit“. Sie nimmt der empfangenden Person nach Ablauf den Zugriff auf die Vorschau. Prüfe den Ablauf mit einem Testnachweis, bevor du viele Personen ausstellst. ### Vorschau, Download und Teilmöglichkeiten Öffne für einen Nachweis die **Vorschau**. Dort kontrollierst du den konkreten Namen, die Gestaltung und die angezeigten Informationen, bevor du einen Link weitergibst. #### Download für dein Team Im Dashboard öffnest du über das Drei-Punkte-Menü zuerst **Vorschau**. In der Vorschau gibt es einen Download-Button: * **PDF** ist die Standardausgabe und eignet sich für Druck oder Ablage. * Über den Pfeil neben dem Download kannst du **PNG** oder **JPG** auswählen. * **PNG** eignet sich für eine hochwertige Bildausgabe, etwa für ein Profil oder eine Website. * **JPG** ist kompakter und praktisch als E-Mail-Anhang. Auch Vorlagen können in der Vorschau heruntergeladen werden. Das ist jedoch nur eine Gestaltung – keine Bestätigung für eine bestimmte Person. #### Was Teilnehmende sehen Teilnehmende finden ihre Zertifikate im Kundenportal, wenn der Bereich dort sichtbar ist: 1. Im Kundenportal das Profilbild öffnen. 2. Zum Kontobereich wechseln. 3. **Zertifikate** auswählen. 4. Den passenden Eintrag über die Vorschau öffnen. 5. Herunterladen oder über **Link kopieren** teilen. Ein persönlicher Freigabelink kann die Vorschau ohne Anmeldung öffnen. Die Seite ist nicht über Suchmaschinen auffindbar, aber jede Person mit dem Link kann sie sehen. Teile den Link deshalb wie einen persönlichen Nachweis, nicht wie einen öffentlichen Werbelink. #### Öffentliche Vorschau prüfen Die aktuelle Vorschau zeigt neben dem Nachweis wichtige Angaben: * wem der Nachweis ausgestellt wurde; * wer ihn ausgestellt hat; * Ausstellungsdatum und mögliche Gültigkeit; * eine Schaltfläche zur Prüfung des Nachweises; * Download und – bei ausgestellten Nachweisen – mögliche Teiloptionen. Die Prüfung bestätigt in mehreren Schritten die empfangende Person, die ausstellende Stelle und die eindeutige Kennung. Verwende sie als Abschlusskontrolle, wenn jemand die Echtheit eines geteilten Nachweises nachvollziehen möchte. Für ausgestellte Nachweise können zusätzlich Schaltflächen zum Teilen über verfügbare Netzwerke oder zum Hinzufügen zu einem beruflichen Profil angezeigt werden. Vorlagen ohne Empfänger bieten diese Teilmöglichkeiten nicht. > **Datenschutz-Hinweis:** In der öffentlichen Vorschau werden personenbezogene Angaben sichtbar. Gib Teilnehmenden vorab Bescheid, wenn Name, Ausstellungsdatum oder Gültigkeit über einen teilbaren Link einsehbar sind. ### Ausgestellte Zertifikate als CSV auswerten Der CSV-Export ist für eine interne Übersicht geeignet, zum Beispiel zum Abgleich eines Kurszeitraums oder für einen Nachweisbericht. 1. Öffne **Ausgestellte Zertifikate**. 2. Wähle **CSV exportieren**. 3. Lege einen Zeitraum mit Start- und Enddatum fest. Der Zeitraum ist erforderlich. 4. Prüfe die Auswahl und bestätige den Export. 5. Öffne die heruntergeladene Datei oder rufe sie über den zugesandten Link ab. Die Datei enthält mindestens Name, E-Mail-Adresse, Kennung und Ausstellungsdatum. Je nach vorhandenen Daten können außerdem Kursname oder Kennzeichnungen enthalten sein. | Umfang des Exports | Bereitstellung | | --------------------------- | ---------------------------------------------------------------- | | Weniger als 500 Zertifikate | Download startet direkt im Browser | | Mehr als 500 Zertifikate | Download-Link geht an die E-Mail-Adresse der angemeldeten Person | Der Link aus der E-Mail ist 24 Stunden gültig. Ist er abgelaufen, erstelle den Export erneut. Bewahre die Datei geschützt auf: Sie enthält personenbezogene Daten und gehört nicht in frei zugängliche Speicherorte. ### Häufige Fehler und sichere Lösungen | Beobachtung | Ursache oder Risiko | Was du tun solltest | | ----------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Im Portal fehlt ein Zertifikat | Es wurde nicht ausgestellt, an die falsche Person geschickt oder der Bereich ist nicht sichtbar | Zuerst den Eintrag unter **Ausgestellte Zertifikate** und die E-Mail-Adresse prüfen | | Teilen ist nicht möglich | Es wird eine Vorlage statt eines ausgestellten Nachweises betrachtet | Nachweis erst einer konkreten Person ausstellen und anschließend die Vorschau öffnen | | Öffentlicher Link funktioniert nicht mehr | Der Nachweis ist abgelaufen oder Zugriff wurde widerrufen | Gültigkeit und Status im ausgestellten Eintrag prüfen; bei Bedarf bewusst erneuern | | Name oder Text sieht in der Vorschau falsch aus | Vorlage oder Personalisierung wurde vor Versand nicht getestet | Testnachweis ausstellen, Vorlage korrigieren und erst dann erneut versenden | | CSV-Link ist nicht mehr erreichbar | Der Link ist nach 24 Stunden abgelaufen | Export mit demselben Zeitraum neu erstellen | | Falsche Person erhielt den Nachweis | Empfänger wurde ohne genaue Prüfung ausgewählt | Sofort prüfen, ob ein Zugriff widerrufen werden muss, und den korrekten Nachweis gezielt neu ausstellen | ### Praxisbeispiel: Teilnahmebescheinigung nach einer Schulung Ein Schulungsteam führt einen Präsenztermin durch und möchte anschließend Teilnahmebescheinigungen ausstellen. 1. Es legt eine Vorlage mit Titel, Unterschrift und Platzhalter für den Namen an. 2. Vor dem Termin erhält eine interne Testadresse einen Probe-Nachweis. 3. Das Team prüft Darstellung, Link, Download und die sichtbare ausstellende Person. 4. Nach der Schulung wählt es für jede teilnehmende Person die korrekte E-Mail-Adresse aus und sendet den Nachweis. 5. Eine Person benötigt die Bescheinigung für ihre Unterlagen: Sie öffnet den Link, kontrolliert die Angaben und lädt ein PDF herunter. 6. Am Monatsende erstellt das Team einen CSV-Export für den Zeitraum und prüft stichprobenartig Anzahl, Namen und Ausstellungsdaten. ### Abschluss-Check * [ ] Vorlage mit Testadresse geprüft * [ ] Empfängeradresse und ausstellende Person vor Versand kontrolliert * [ ] Persönlichen Nachweis im Tab **Ausgestellte Zertifikate** oder **Ausgestellte Badges** gefunden * [ ] Öffentliche Vorschau mit Name, Datum und Gültigkeit geprüft * [ ] Download und Link mit einem Testnachweis getestet * [ ] Bei teilbaren Links die personenbezogenen Angaben bewusst freigegeben * [ ] CSV-Dateien nur geschützt gespeichert und fristgerecht verarbeitet --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kurse-und-community/zertifikate-ausstellen-herunterladen-und-teilen.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.