> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kurse-und-community/zertifikate-fur-kursabschlusse-erstellen-und-vergeben.md). # Zertifikate für Kursabschlüsse erstellen und vergeben Zertifikate und Abzeichen machen Lernfortschritt sichtbar. Ein **Zertifikat** bestätigt in der Regel einen Abschluss. Ein **Abzeichen** ist ein kleiner, digitaler Nachweis für einen konkreten Meilenstein – zum Beispiel den Start eines Kurses, eine abgeschlossene Lektion oder ein bestandenes Quiz. Diese Anleitung zeigt beide Wege von der Gestaltung über die Vergabe bis zur Kontrolle. Sie ist für Personen geschrieben, die den Bereich zum ersten Mal einrichten. ## Was du vorbereiten solltest Du brauchst Zugriff auf **Kurse** und **Zertifikate**. Für eine automatische Vergabe muss außerdem eine fertige Vorlage vorhanden sein und der Kurs beziehungsweise der Workflow veröffentlicht sein. Bereite vor dem Start diese vier Entscheidungen vor: * **Wofür** wird der Nachweis vergeben: Kursabschluss, Kategorie, Quiz, Anmeldung oder ein anderer Meilenstein? * **Welche Angaben** sollen sichtbar sein: Name, Kursname, Datum, Unterschrift oder ein eigenes Bild? * **Wie lange** soll der Nachweis gelten: dauerhaft oder bis zu einem festen Datum? * **Wie prüfst du ihn**: Lege einen Testlernenden an, dessen Name und E-Mail-Adresse vollständig sind. > Wichtig: Erstelle zuerst eine Vorlage und teste sie. Erst danach solltest du sie an einem echten Kurs oder Workflow verwenden. ## So unterscheiden sich Zertifikat und Abzeichen | Nachweis | Geeignet für | Vergabe | | ---------- | ------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------- | | Zertifikat | Abschluss eines gesamten Kurses oder einer Kategorie | Direkt am Kurs, manuell oder per Workflow | | Abzeichen | Ein kleiner Fortschritt oder ein besonderer Meilenstein | Manuell, beim ersten Kursbeitritt oder per Workflow | Ein Abzeichen ersetzt kein Abschlusszertifikat. Du kannst beides kombinieren: ein Willkommensabzeichen beim ersten Eintritt und ein Zertifikat nach dem vollständigen Kursabschluss. ## Zertifikatsvorlage gestalten Öffne **Kurse** → **Zertifikate** und wähle **Neu**. Du kannst mit einer vorhandenen Vorlage beginnen oder eine leere Fläche wählen. ### Format zuerst festlegen Wähle zunächst die verfügbare Seitengröße und die Ausrichtung **Hochformat** oder **Querformat**. Erst danach solltest du Texte, Bilder und Unterschriften platzieren. Wenn du die Ausrichtung später wechselst, können bestehende Elemente ihre Position verändern. Kontrolliere in diesem Fall jedes Element erneut – besonders Name, Datum, Unterschrift und Rahmen. ### Elemente sinnvoll einsetzen Im Editor kannst du unter anderem diese Elemente ergänzen: * **Layout und Rahmen** für die Grundaufteilung. * **Hintergrund** als Farbe, Muster oder Bild aus der Medienbibliothek beziehungsweise über eine Bildadresse. * **Überschrift und Text** für Titel, Name, Kursbezeichnung und Hinweise. * **Bild** für Logo, Siegel oder eine Gestaltung. * **Abzeichen** und **Unterschrift** für sichtbare Anerkennung und eine persönliche Abschlusszeile. Markiere ein Element, um Schriftart, Größe, Farbe, Fettdruck, Kursivschrift, Unterstreichung oder Ausrichtung anzupassen. Texte und Bilder lassen sich über Kanten und Ecken skalieren. Ein ausgewähltes Element kann dupliziert oder gelöscht werden. ### Dynamische Angaben sicher verwenden In Textfeldern kannst du Angaben der lernenden Person einsetzen, zum Beispiel Vorname, Nachname, vollständiger Name, E-Mail-Adresse oder Unternehmen. Beim Ausstellen werden diese Werte automatisch aus dem jeweiligen Kontakt übernommen. Das funktioniert nur, wenn die Angabe beim Kontakt gespeichert ist. Fehlt ein Wert, bleibt die entsprechende Stelle leer. Teste die Vorlage deshalb mit einem vollständigen Testkontakt, bevor du sie veröffentlichst. ### Vorschau und Speicherung Vergib einen eindeutigen Vorlagennamen. Öffne anschließend die **Vorschau** und prüfe: * Ist der Name vollständig sichtbar? * Passt der Nachweis in Hoch- oder Querformat? * Liegt kein Bild über Text oder Unterschrift? * Sind Kontrast und Schriftgröße auch auf einem kleineren Bildschirm gut lesbar? Speichere erst nach dieser Prüfung. In der Vorlagenliste kannst du eine gespeicherte Vorlage später erneut öffnen, ansehen, bearbeiten oder löschen. ## Zertifikat an einen Kurs anhängen Ein Kurs kann jeweils **ein** Zertifikat für den Kursabschluss verwenden. Soll eine andere Vorlage gelten, bearbeite die bestehende Zuweisung oder entferne sie zuerst und füge danach die neue Vorlage hinzu. 1. Öffne das gewünschte Kursprodukt. 2. Wechsle zum Bereich **Zertifikate**. 3. Wähle **Anhängen**. 4. Wähle eine Zertifikatsvorlage und den Typ für den Kursabschluss. 5. Speichere die Einstellung. 6. Melde einen Testlernenden im Kurs an und schließe ihn vollständig ab. Nach dem Abschluss erhält die Person automatisch eine E-Mail mit einem Link zu ihrem Zertifikat. Der ausgestellte Nachweis erscheint außerdem unter **Kurse** → **Zertifikate** → **Ausgestellte Zertifikate**. ### Status und Zugriff kontrollieren Prüfe, ob die verwendete Vorlage aktiv ist. Ist sie nicht aktiv, wird sie nicht automatisch an neue Absolventen versendet. Eine spätere Aktivierung wirkt auf künftige Vergaben; bereits nicht versendete Abschlüsse solltest du deshalb einzeln prüfen. Für ein bereits ausgestelltes Zertifikat kannst du den Zugriff einer einzelnen Person widerrufen. Danach kann sie diesen Nachweis nicht mehr über den bisherigen Link öffnen. Nutze das nur bewusst und dokumentiere intern, warum der Zugriff beendet wurde. ## Standard- und Kategorie-Zertifikate nutzen Bei neu angelegten Kursen kann bereits ein Standardzertifikat für den Kursabschluss vorgesehen sein. Öffne dort das Drei-Punkte-Menü, wenn du die Vorlage ansehen, austauschen oder bearbeiten möchtest. Wenn der Kurs kein Abschlusszertifikat erhalten soll, kannst du den Nachweis löschen oder auf **Entwurf** setzen. Teste danach mit einer neuen Testanmeldung, damit nicht versehentlich weiter vergeben wird. Ein Kategorie-Zertifikat eignet sich für einen abgeschlossenen Abschnitt innerhalb eines längeren Kurses. 1. Öffne den Kurs und die gewünschte Kategorie. 2. Füge über die Kategorie ein Zertifikat hinzu. 3. Wähle die passende Vorlage und speichere. 4. Schließe mit einem Testlernenden alle erforderlichen Lektionen dieser Kategorie ab. Das Kategorie-Zertifikat wird automatisch vergeben, wenn alle benötigten Lektionen der Kategorie zu 100 % abgeschlossen sind. Es erscheint im Kursaufbau als letzter Eintrag der Kategorie und lässt sich nicht an eine andere Stelle verschieben. ## Ablaufdatum und Erinnerungen festlegen Eine Vorlage kann dauerhaft gelten oder eine Befristung als Vorgabe für neu ausgestellte Zertifikate haben. Für ein einzelnes ausgestelltes Zertifikat lässt sich diese Vorgabe überschreiben; die Einzelentscheidung hat Vorrang. ### Befristung an der Vorlage festlegen Die Befristung der Vorlage legt fest, ob künftige Nachweise mit einem festen Ablaufdatum erstellt werden oder ob die Vorlage keine Ablaufvorgabe hat. Sie ändert nicht automatisch den Inhalt eines bereits ausgestellten Nachweises. 1. Öffne **Kurse** → **Zertifikate** und wähle die betreffende Vorlage. 2. Öffne das Drei-Punkte-Menü der Vorlage. 3. Wähle **Datum festlegen**, wenn ein bestimmter Tag gelten soll. 4. Im Dialog **Ablaufzeitraum** wählst du den gewünschten Tag im Kalender aus. 5. Prüfe die angezeigte Vorschau des Ablaufdatums. 6. Wähle **Ablauf festlegen**, um die Auswahl zu speichern. Die geprüfte Bedienansicht zeigt im Dialog sowohl den Ablaufzeitraum als auch das Feld **Ablaufdatum**. Sieh auf die Vorschau, bevor du speicherst: Sie zeigt, dass diese Vorlage künftig mit dem ausgewählten Datum abläuft. ### Eine Befristung entfernen oder dauerhaft gültig lassen 1. Öffne wieder das Drei-Punkte-Menü der Vorlage. 2. Wähle **Nie**. 3. Lies die Vorschau, dass die Vorlage nicht abläuft. 4. Bestätige auch diese Änderung mit **Ablauf festlegen**. **Nie** entfernt eine vorhandene Ablaufvorgabe derselben Vorlage. Das Speichern ist notwendig: Die Auswahl allein übernimmt die Änderung noch nicht. Wähle diese Variante nur, wenn der Nachweis tatsächlich ohne zeitliche Begrenzung gelten soll. ### Einzelnes Zertifikat abweichend einstellen Öffne **Ausgestellte Zertifikate**, wähle den Nachweis und nutze die Einstellung für die Gültigkeit. Dort stehen je nach Ansicht diese Möglichkeiten zur Verfügung: * **Nie**: Der Nachweis läuft nicht ab. * **Sofort**: Die Ablaufbenachrichtigung wird am Ablaufdatum versendet. * **Bestimmtes Datum**: Wähle den Tag im Kalender aus. Kontrolliere die angezeigte Uhrzeit und Zeitzone vor dem Speichern. Nach dem Ablauf kann die betroffene Person die Vorschau dieses Nachweises nicht mehr öffnen. ### Erinnerungen vor dem Ablauf Du kannst bis zu zwei Erinnerungs-E-Mails aktivieren und für jede Erinnerung die Anzahl der Tage vor dem Ablauf festlegen. Eine Erinnerung darf nicht nach dem gewählten Ablaufdatum liegen. Die Nachricht am eigentlichen Ablaufdatum wird automatisch versendet und lässt sich nicht inhaltlich umstellen. Bereits früher geplante Erinnerungen bleiben unverändert, bis du sie manuell anpasst. Prüfe deshalb sowohl neue als auch bereits ausgestellte Nachweise. ## Zertifikate mit Workflows vergeben Ein Workflow ist sinnvoll, wenn nicht der gesamte Kursabschluss, sondern ein bestimmtes Ereignis die Vergabe auslösen soll. Es gibt zwei verschiedene Bausteine: * **Zertifikat ausstellen**: erstellt und versendet einen Nachweis. * **Zertifikat ausgestellt**: startet etwas, nachdem ein Nachweis vergeben wurde, etwa eine interne Aufgabe oder eine persönliche Nachricht. ### Zertifikat nach Quiz oder Aufgabe vergeben 1. Öffne **Automatisierung** → **Workflows**. 2. Erstelle einen neuen Workflow oder öffne einen bestehenden. 3. Wähle als Auslöser **Lektion abgeschlossen**. 4. Begrenze ihn mit **Kurs**, **Kategorie** und **Lektion** auf das konkrete Quiz oder die konkrete Aufgabe. 5. Füge die Aktion **Zertifikat ausstellen** hinzu. 6. Wähle die Zertifikatsvorlage. 7. Speichere, veröffentliche und teste den Ablauf. Die Eingrenzung auf die genaue Lektion ist entscheidend. Ohne sie könnte der Workflow auch bei anderen abgeschlossenen Lektionen starten. ### Ergebnis testen Nutze einen Testlernenden und kontrolliere anschließend: 1. Ist der Workflow nur einmal gestartet? 2. Hat die richtige Person die E-Mail erhalten? 3. Stimmen Name, Kurs und Datum auf dem Nachweis? 4. Ist der Eintrag unter den ausgestellten Zertifikaten vorhanden? 5. Funktioniert der Link zum Öffnen oder Herunterladen? ## Zertifikat manuell versenden Für eine kleine Gruppe oder einen einzelnen Sonderfall kannst du ein Zertifikat manuell versenden. 1. Öffne **Kurse** → **Zertifikate**. 2. Wähle die betreffenden Kontakte. 3. Wähle **Zertifikat senden**. 4. Wähle bei Bedarf eine vorhandene E-Mail-Vorlage. 5. Passe den Betreff bewusst an. 6. Prüfe die E-Mail-Vorschau und sende erst danach. Ohne ausgewählte Vorlage wird die hinterlegte Standardvorlage verwendet. Pro Standort ist dafür nur eine Standardvorlage vorgesehen. Der Betreff wird beim Wechsel der Vorlage nicht automatisch übernommen – prüfe ihn daher bei jedem Versand. > Beispiel: Nach einem Präsenztermin soll eine kleine Gruppe einen Teilnahmenachweis erhalten. Wähle die Gruppe, nutze eine passende E-Mail-Vorlage, ergänze den Namen des Termins im Betreff und prüfe zuerst einen Testversand. ## Abzeichen gestalten Öffne **Kurse** → **Zertifikate** → **Nachweise** und wähle **Neu** → **Abzeichen erstellen**. Du kannst mit einer Vorlage oder einer leeren Fläche starten. Im Abzeichen-Editor stehen Bereiche für **Vorlage**, **Text**, **Elemente** und **Bild** zur Verfügung. ### Text, Bilder und Formen bearbeiten * Füge eine Überschrift, Unterüberschrift oder normalen Text hinzu. * Bearbeite Text direkt auf der Fläche. * Passe Schriftart, Größe, Stärke, Farbe, Zeilenabstand und Ausrichtung an. * Ergänze Linien, Formen, Bänder, Symbole und Grundformen. * Lege bei Formen Füllfarbe, Umrandung, Breite, Rundung und Deckkraft fest. * Füge ein Bild aus der Medienbibliothek oder über eine Bildadresse ein. Bei kleinen oder dicht übereinanderliegenden Elementen hilft das Verschieben-Werkzeug. Fahre mit dem Mauszeiger über ein Element, um es vor der Auswahl hervorzuheben. Ziehe anschließend an Kante oder Ecke, um Größe und Position anzupassen. Mit den Pfeiltasten verschiebst du ein Element schrittweise; mit Umschalttaste und Pfeiltaste erfolgt ein größerer Schritt. Bei überlappenden Elementen bringt **Nach vorn** ein Element eine Ebene weiter nach oben, während **Nach hinten** es weiter nach unten legt. ### Automatisches Speichern verstehen Ein blauer Punkt zeigt ungespeicherte Änderungen an. Du kannst sofort manuell speichern oder warten: Der Editor speichert Änderungen regelmäßig automatisch. Verschwinden des blauen Punkts zeigt, dass der aktuelle Stand gespeichert wurde. Öffne vor dem Versand immer die Vorschau. Vor allem Rahmen können in der endgültigen Darstellung anders wirken als im Bearbeitungsmodus. ## Abzeichen manuell oder automatisch vergeben ### Manuell senden 1. Öffne das gespeicherte Abzeichen und wähle **Senden**. 2. Trage die ausstellende Person ein. 3. Wähle vorhandene Empfänger oder füge einen neuen Kontakt hinzu. 4. Wähle die Standard-E-Mail oder eine andere gespeicherte Vorlage. 5. Prüfe Nachricht und Betreff in der Vorschau. 6. Bestätige den Versand. Empfänger können ein ausgestelltes Abzeichen als hochauflösendes Bild herunterladen und über ihren Nachweislink teilen. ### Per Workflow vergeben Für ein Abzeichen nutzt du dieselbe Workflow-Aktion wie für ein Zertifikat: **Zertifikat ausstellen**. Wähle dort aber eine Abzeichen-Vorlage statt einer Zertifikatsvorlage. Geeignete Auslöser sind zum Beispiel: * abgeschlossene Lektion oder Kategorie, * vollständig abgeschlossener Kurs, * eingereichtes Quiz, * eingereichte Umfrage oder Formular, * erledigte Aufgabe. Begrenze den Auslöser so genau wie möglich. Eine zu breite Bedingung kann bei jedem passenden Ereignis erneut ein Abzeichen vergeben. > Beispiel: Nach dem Abschluss des Einstiegsmoduls soll genau ein Abzeichen entstehen. Begrenze den Workflow auf diese Lektion, teste mit einer neuen Testperson und kontrolliere E-Mail, Namen, Eintrag und Download, bevor du den Workflow für echte Lernende veröffentlichst. Beachte: Wenn du eine Abzeichen-Vorlage später veränderst, behalten bereits ausgestellte Abzeichen ihr ursprüngliches Aussehen. Stelle sie bei Bedarf neu aus. ## Willkommensabzeichen bei einer Kursanmeldung Bei neu angelegten Kursen kann ein Willkommensabzeichen automatisch vorgesehen sein. Es wird bei der **ersten** Anmeldung zum Kurs vergeben. Eine erneute Anmeldung erzeugt kein weiteres Abzeichen. Bestehende Kurse erhalten die Funktion nicht rückwirkend automatisch. 1. Lege einen neuen Kurs an oder öffne einen neu angelegten Kurs. 2. Suche in den Kurseinstellungen nach **Willkommensabzeichen**. 3. Wähle eine passende Vorlage und speichere. 4. Passe das Abzeichen bei Bedarf im Nachweisbereich an. 5. Melde einen Testlernenden zum ersten Mal im Kurs an und prüfe dessen Nachweisübersicht. Möchtest du die automatische Vergabe pausieren, setze das verwendete Abzeichen auf **Entwurf**. Für eine spätere Aktivierung setzt du es wieder auf **Veröffentlicht** und prüfst die Wirkung mit einer neuen Testanmeldung. ## Canva-Entwurf in eine Vorlage übernehmen Ein fertiger Entwurf aus Canva lässt sich über die Medienbibliothek als Bild einfügen. Das eignet sich besonders für Hintergründe, Illustrationen oder ein bereits gestaltetes Siegel. 1. Öffne eine Zertifikats- oder Abzeichen-Vorlage. 2. Wähle im Editor **Bild** → **Aus Medienbibliothek importieren**. 3. Wähle **Canva verbinden** und schließe die Verbindung ab. 4. Öffne in der Medienbibliothek die Quellen-Auswahl und wähle **Canva**. 5. Suche das Projekt, öffne am Vorschaubild das Drei-Punkte-Menü und importiere es in die Medienbibliothek. 6. Wähle den importierten Entwurf aus und füge ihn in die Fläche ein. 7. Passe Größe und Position an, ergänze bei Bedarf weitere Elemente und speichere. Der Import legt eine Kopie in deiner Medienbibliothek ab. Änderungen am ursprünglichen Canva-Projekt werden nicht automatisch übernommen. Importiere die aktualisierte Version erneut, wenn sie verwendet werden soll. Der Entwurf wird als Bild eingefügt. Text innerhalb der Grafik ist danach nicht einzeln im Editor bearbeitbar. Nimm Textkorrekturen daher in Canva vor und ergänze variable Angaben wie Name oder Datum besser als separate Textfelder in der Vorlage. ## Häufige Fehler und schnelle Lösungen | Problem | Ursache | Lösung | | --------------------------------------- | ------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------- | | Kein Zertifikat nach Kursabschluss | Vorlage ist nicht aktiv oder nicht am Kurs hinterlegt | Status und Kurszuordnung prüfen, danach mit neuer Testperson erneut abschließen | | Falscher Name oder leeres Feld | Die Kontaktdaten fehlen | Testkontakt vervollständigen und Vorschau erneut prüfen | | Mehrfach vergebenes Abzeichen | Workflow-Auslöser ist zu breit | Kurs, Kategorie, Lektion oder Formular genauer eingrenzen | | Erinnerung kommt zum falschen Zeitpunkt | Alte Ausstellungen behalten ihre Planung | Neue und bereits ausgestellte Nachweise getrennt kontrollieren | | Link funktioniert nicht mehr | Zertifikat ist abgelaufen oder Zugriff wurde widerrufen | Ablauf- und Zugriffsstatus im ausgestellten Nachweis prüfen | | Canva-Text lässt sich nicht ändern | Der Entwurf wurde als Bild importiert | Text im Ursprungsentwurf ändern und erneut importieren | ## Komplettes Praxisbeispiel Ein Kurs soll drei erkennbare Schritte haben: 1. Beim ersten Eintritt erhält die Person ein Willkommensabzeichen. 2. Nach dem Bestehen eines Abschlusstests erhält sie ein Abzeichen für den Meilenstein. 3. Nach dem vollständigen Kursabschluss erhält sie ein Zertifikat mit zwölf Monaten Gültigkeit und zwei Erinnerungen vor dem Ablauf. Das Team gestaltet zunächst beide Vorlagen, testet dynamische Namen und Vorschau. Danach hinterlegt es das Zertifikat am Kurs, grenzt den Quiz-Workflow auf die genaue Lektion ein und richtet die Ablauf-Erinnerungen ein. Abschließend meldet es einen neuen Testlernenden an, löst den Quiz-Schritt aus und schließt den Kurs ab. Erst wenn drei getrennte Nachweise, die passenden E-Mails und alle Links stimmen, wird die Einrichtung für echte Lernende genutzt. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kurse-und-community/zertifikate-fur-kursabschlusse-erstellen-und-vergeben.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. 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