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# Interne Kommentare und Erwähnungen in Unterhaltungen nutzen

Halte interne Absprachen direkt in einer Unterhaltung fest, erwähne die richtige Person und finde offene Übergaben später gezielt wieder.

Interne Kommentare sind private Notizen direkt in einem Gesprächsverlauf. Sie werden niemals an den Kontakt gesendet und sind für ihn nicht sichtbar. Mit einer **@Erwähnung** kannst du eine bestimmte Person auf eine Frage, Entscheidung oder Aufgabe hinweisen, ohne den Zusammenhang aus der Unterhaltung herauszulösen.

Das ist besonders nützlich bei Übergaben: Alle Beteiligten sehen, was bereits passiert ist und was als Nächstes geprüft werden soll.

## Wann ein interner Kommentar besser ist als eine Nachricht

Verwende einen internen Kommentar, wenn die Information nur für dein Team bestimmt ist:

* eine Kollegin soll eine Angabe prüfen;
* du möchtest eine Rückfrage oder Entscheidung festhalten;
* ein Vorgang wird an eine andere Person übergeben;
* du willst erklären, warum eine Antwort noch nicht gesendet wird.

Verwende ihn nicht für eine Antwort an den Kontakt. Vor dem Senden prüfst du deshalb immer den gewählten Kanal im Nachrichtenfeld.

> **Wichtig:** Ein einmal gesendeter interner Kommentar kann nicht bearbeitet oder gelöscht werden. Anhänge werden in dieser Kommentarart nicht unterstützt. Schreibe deshalb nur sachliche, vollständige Informationen, die im Team dauerhaft nachvollziehbar sein dürfen.

## Voraussetzungen

Du brauchst Zugriff auf die Unterhaltungen im Standort und die passende Unterhaltung muss geöffnet sein. Für eine Erwähnung muss die gewünschte Person im Standort verfügbar sein.

Prüfe vor einem wichtigen Kommentar:

1. Ist wirklich der richtige Kontakt geöffnet?
2. Ist die richtige Unterhaltung ausgewählt, wenn mehrere Themen gleichzeitig laufen?
3. Ist der Kanal auf **Interner Kommentar** gestellt?
4. Ist klar, welche Person was als Nächstes tun soll?

## Einen internen Kommentar schreiben

1. Öffne **Kommunikation** und anschließend **Unterhaltungen**.
2. Wähle links die passende Unterhaltung.
3. Öffne im Nachrichtenfeld den **Kanalwähler**.
4. Wähle **Interner Kommentar**.
5. Schreibe die Notiz. Beginne mit dem wichtigsten Kontext, damit sie auch später ohne Rückfrage verständlich ist.
6. Tippe **@**, wenn du eine Person erwähnen möchtest.
7. Wähle die Person aus der angezeigten Liste.
8. Lies Kommentar, erwähnte Person und vertrauliche Angaben noch einmal durch.
9. Sende den Kommentar.

Nach dem Senden erscheint die Notiz nur für interne Nutzer im Verlauf. Der Kontakt sieht weder den Text noch erhält er durch diesen Kommentar eine Nachricht.

## Eine Erwähnung so formulieren, dass sie hilft

Eine Erwähnung ist keine bloße Markierung. Sie sollte erklären, was konkret erwartet wird.

| Unklare Formulierung | Bessere Formulierung                                                                                  |
| -------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| `@Mara`              | `@Mara Bitte prüfe die hinterlegte Lieferadresse und gib bis heute Rückmeldung.`                      |
| `@Jonas Problem?`    | `@Jonas Bitte prüfe, warum die Buchung nicht bestätigt wurde. Der Kontakt wartet auf eine Erklärung.` |
| `@Team`              | `@Mara Bitte die Nummer prüfen; @Jonas danach die Antwort vorbereiten.`                               |

Erwähne nur die Personen, die wirklich etwas tun oder wissen müssen. So bleiben Benachrichtigungen hilfreich statt störend.

## Entwürfe gehen nicht sofort verloren

Ein noch nicht gesendeter interner Kommentar wird automatisch als Entwurf gespeichert. Der Entwurf bleibt erhalten, wenn du:

* den Kanal wechselst;
* das Nachrichtenfeld ein- oder ausklappst;
* zu einer anderen Unterhaltung wechselst.

Das schützt vor versehentlichem Verlust, ersetzt aber keine Kontrolle. Prüfe beim Zurückkehren, ob der Entwurf noch zur geöffneten Unterhaltung passt, bevor du ihn sendest.

## Erwähnungen später wiederfinden

Für offene Übergaben nutzt du die Filter in den Unterhaltungen.

### Alle Erwähnungen an mich finden

1. Öffne in der Übersicht **Schnellfilter**.
2. Wähle beim Filter für Erwähnungen **Erwähnungen von mir**.
3. Übernimm den Filter.
4. Öffne die angezeigten Unterhaltungen und prüfe Aufgabe, Kontext und nächsten Schritt.

### Erwähnungen einer bestimmten Person finden

1. Öffne **Schnellfilter**.
2. Wähle die Option für Erwähnungen einer bestimmten Person.
3. Wähle die betreffende Person aus der Liste.
4. Übernimm den Filter.
5. Prüfe anschließend gemeinsam, welche Aufgaben noch offen sind.

### Nur interne Kommentare in einer Unterhaltung sehen

Öffne die betreffende Unterhaltung, wähle **Filter** und setze den Filter **Interne Kommentare**. So konzentrierst du dich auf die Team-Absprachen, ohne jede gesendete Nachricht einzeln durchsuchen zu müssen.

## Benachrichtigungen für Erwähnungen prüfen

Ob eine erwähnte Person eine Benachrichtigung erhält, hängt von ihren persönlichen Einstellungen ab. Wenn jemand trotz Erwähnung nichts bemerkt:

1. Bitte die Person, ihre Einstellungen zu öffnen.
2. Gehe zu **Einstellungen** → **Mein Profil** → **Benachrichtigungen**.
3. Prüfe, ob Hinweise für Erwähnungen und neue relevante Nachrichten aktiviert sind.
4. Erstelle einen kurzen Testkommentar mit einer klaren Erwähnung.
5. Prüfe gemeinsam, ob die Benachrichtigung eintrifft und ob die Unterhaltung über den Filter auffindbar ist.

Eine Erwähnung ersetzt keine klar formulierte Aufgabe. Bei zeitkritischen Themen vereinbart ihr zusätzlich einen passenden internen Ablauf.

## Sicher testen

Teste den Ablauf mit einem Teamkontakt oder einer internen Testunterhaltung:

1. Öffne die Testunterhaltung.
2. Schalte auf **Interner Kommentar**.
3. Schreibe eine eindeutige Testnotiz und erwähne eine Testperson.
4. Prüfe aus der Kontaktperspektive, dass keine Nachricht gesendet wird.
5. Prüfe aus der Team-Perspektive, dass Kommentar und Erwähnung sichtbar sind.
6. Öffne den Schnellfilter für Erwähnungen.
7. Prüfe, ob die Unterhaltung dort erscheint.
8. Kontrolliere die Benachrichtigungseinstellungen der erwähnten Person.

## Typische Fehler und Lösungen

| Beobachtung                                             | Ursache                                                                 | Lösung                                                                                                                  |
| ------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Der Kontakt hat eine interne Notiz erhalten.            | Vor dem Senden war der falsche Kanal aktiv.                             | Prüfe den Kanalwähler vor jeder vertraulichen Notiz. Nach dem Senden ist der Kommentar nicht mehr rückgängig zu machen. |
| Eine erwähnte Person reagiert nicht.                    | Benachrichtigungen sind nicht aktiv oder die Aufgabe war unklar.        | Einstellungen für Benachrichtigungen prüfen und die erwartete Aktion eindeutig formulieren.                             |
| Ein Entwurf ist nach dem Wechsel überraschend sichtbar. | Entwürfe werden automatisch gespeichert.                                | Prüfe beim Zurückkehren Unterhaltung, Kanal und Inhalt, bevor du sendest.                                               |
| Eine Aufgabe ist später nicht auffindbar.               | Es wurde kein Filter verwendet oder die Person wurde nicht erwähnt.     | Nutze **Schnellfilter** für Erwähnungen oder den Filter **Interne Kommentare** im Gespräch.                             |
| Ein Fehler in einem Kommentar soll korrigiert werden.   | Gesendete interne Kommentare lassen sich nicht bearbeiten oder löschen. | Schreibe einen neuen, klaren Folgekommentar, der die Korrektur erklärt.                                                 |

## Praxisbeispiel: Übergabe einer Rückfrage

Ein Kontakt fragt nach dem Stand einer Bestellung. Die zuständige Person braucht erst eine interne Prüfung.

1. Ein Teammitglied öffnet die Unterhaltung und wählt **Interner Kommentar**.
2. Es schreibt: „Bitte Lieferstatus prüfen. Der Kontakt wartet auf eine Rückmeldung.“
3. Es erwähnt die zuständige Person.
4. Die zuständige Person erhält die Benachrichtigung, öffnet die Unterhaltung und prüft den Vorgang.
5. Sie hält das Ergebnis in einem weiteren internen Kommentar fest.
6. Erst danach wird die eigentliche Antwort über den passenden Nachrichtenkanal an den Kontakt gesendet.

Der Kontakt sieht nur die fertige Antwort. Die interne Prüfung bleibt trotzdem direkt beim Vorgang nachvollziehbar.

## Kurz-Check

* [ ] Die richtige Unterhaltung ist geöffnet.
* [ ] Im Kanalwähler ist **Interner Kommentar** aktiv.
* [ ] Der Kommentar ist sachlich und dauerhaft verständlich.
* [ ] Die richtige Person ist nur bei Bedarf mit **@** erwähnt.
* [ ] Vertrauliche Angaben wurden vor dem Senden geprüft.
* [ ] Offene Übergaben lassen sich über die Filter wiederfinden.
* [ ] Benachrichtigungen wurden mit einem Test geprüft.


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