> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/marketing/individuelle-berichte-erstellen-exportieren-und-automatisch-versenden.md). # Individuelle Berichte erstellen, exportieren und automatisch versenden ## Kurz erklärt Ein individueller Bericht bündelt Kennzahlen, Diagramme und Tabellen zu einem verständlichen Überblick. Er löst ein typisches Alltagsproblem: Die verantwortlichen Personen sollen regelmäßig sehen, was passiert ist, ohne sich selbst durch mehrere Ansichten klicken zu müssen. Du baust den Bericht einmal auf, legst Zeitraum und Empfänger fest und kannst ihn anschließend als PDF herunterladen, einmalig senden oder automatisch wiederkehrend per E-Mail zustellen lassen. Die E-Mail zeigt dabei den Stand der Daten zum Versandzeitpunkt. Sie aktualisiert sich später nicht von selbst. ## Wann diese Funktion sinnvoll ist Nutze einen individuellen Bericht, wenn mehrere Informationen zusammengehören und in derselben Reihenfolge geprüft werden sollen. Das ist zum Beispiel passend für einen wöchentlichen Vertriebsüberblick, eine Monatsauswertung für die Geschäftsführung oder einen internen Terminstatus. Ein Bericht ist besonders praktisch, wenn die Empfänger nur das Ergebnis brauchen. Sie können die geplante E-Mail an eine gültige Adresse erhalten, ohne selbst einen Zugang zum Standort zu benötigen. Für die vollständige Datenmenge oder eine Detailansicht innerhalb eines Diagramms müssen berechtigte Personen den Bericht beziehungsweise das zugrunde liegende Dashboard im Standort öffnen. ## Bevor du beginnst Kläre diese fünf Punkte zuerst. Dadurch vermeidest du einen Bericht, der zwar schön aussieht, aber die falsche Frage beantwortet. | Entscheidung | Warum sie wichtig ist | Beispiel | | ------------- | ------------------------------------------------------------------------------ | ------------------------------------------------------------------------- | | Zweck | Er bestimmt, welche Kennzahlen wirklich hineingehören. | „Hat das Vertriebsteam diese Woche genügend Termine erzielt?“ | | Empfänger | Entscheidet über Sprache, Detailgrad und Versandform. | Teamleitung erhält Details; Geschäftsführung erhält eine Zusammenfassung. | | Zeitraum | Vergleichswerte sind nur aussagekräftig, wenn der Zeitraum passt. | Letzte 7 Tage, verglichen mit den 7 Tagen davor. | | Ausgangspunkt | Du entscheidest zwischen einem leeren Bericht und einem vorhandenen Dashboard. | Bestehende Terminübersicht als Start übernehmen. | | Prüfung | Ein Test zeigt vor dem echten Versand, ob Inhalte und Darstellung passen. | Test-E-Mail an dich selbst senden. | Voraussetzung ist, dass du **Berichte** und **Individuelle Berichte** in deinem ONE LOOP Standort öffnen kannst. Für einen geplanten Versand benötigst du außerdem eine Absenderadresse, Betreff, Versandzeit und die E-Mail-Adressen der Empfänger. ## Bericht anlegen 1. Öffne in der Navigation **Berichte** und anschließend **Individuelle Berichte**. 2. Wähle **Neuer Bericht**. 3. Entscheide dich für einen der beiden Ausgangspunkte: | Ausgangspunkt | Wann wählen? | Was danach passiert | | ------------------------------------ | -------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Leerer Bericht** | Du möchtest Inhalt und Aufbau vollständig selbst festlegen. | Der Berichts-Editor startet ohne übernommene Kennzahlen. | | **Bestehendes Dashboard übernehmen** | Die benötigten Kennzahlen sind bereits in einer Übersicht vorhanden. | Die vorhandenen Inhalte werden als Ausgangspunkt in den Bericht übernommen und können dort weiter angepasst werden. | 4. Gib dem Bericht oben einen eindeutigen Namen. Gute Namen erklären Zeitraum und Zweck, zum Beispiel **Vertriebsüberblick – letzte 7 Tage**. 5. Stelle im Editor zunächst den passenden Berichtszeitraum ein. Erst danach beurteilst du Zahlen und Diagramme, damit alle Beteiligten von denselben Daten sprechen. 6. Speichere nach größeren Änderungen. Gespeicherte Zeiträume und Filterwerte bleiben erhalten. ## Titelseite verständlich gestalten Die erste Seite ist die Titelseite. Öffne rechts **Seiteneigenschaften**, wenn du sie anpassen oder entfernen möchtest. | Sichtbare Einstellung | Wirkung | Empfehlung | | ----------------------- | -------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------- | | **Logo** | Fügt der Titelseite ein Bildzeichen hinzu. | Verwende nur ein aktuelles, gut erkennbares Logo. | | **Titel anzeigen** | Zeigt den Berichtsnamen auf der Titelseite. | Für externe oder bereichsübergreifende Berichte sinnvoll. | | **Datum anzeigen** | Macht den Auswertungszeitraum schneller nachvollziehbar. | Aktiv lassen, wenn Berichte regelmäßig versendet werden. | | **Trennlinie anzeigen** | Trennt die Informationen optisch. | Nutze sie nur, wenn die Titelseite dadurch ruhiger bleibt. | | **Titelseite anzeigen** | Steuert, ob diese erste Seite überhaupt enthalten ist. | Entferne sie bei kurzen, rein internen Statusberichten. | | **Hintergrundfarbe** | Passt die optische Gestaltung an. | Eine gut lesbare, zurückhaltende Farbe wählen. | Die Titelseite ändert keine Zahlen und keine Empfänger. Sie verbessert nur die Einordnung. Wenn ein Bericht jede Woche nur intern gelesen wird, darf er auch direkt mit der wichtigsten Kennzahl beginnen. ## Kennzahlen, Elemente und Seiten aufbauen Klicke links auf das **Plus-Symbol**, um Inhalte hinzuzufügen. Dort findest du Kennzahlen und weitere Elemente. Mit Elementen kannst du zum Beispiel Überschriften ergänzen und den Bericht in gut lesbare Abschnitte teilen. Der Bereich **Designs** bietet vorgegebene oder eigene Gestaltungsvorlagen. Ein praxistauglicher Aufbau folgt nicht der Reihenfolge aller verfügbaren Zahlen, sondern einer Frage: 1. Beginne mit der wichtigsten Zusammenfassung, etwa neuen Kontakten, vereinbarten Terminen und Umsatzentwicklung. 2. Ergänze darunter oder auf einer neuen Seite die Ursachen und Details, zum Beispiel die Terminarten oder den Verlauf nach Tagen. 3. Setze klare Überschriften. Dadurch erkennt die lesende Person, was eine Zahl bedeutet, bevor sie sie interpretiert. 4. Füge eine neue Seite über das Plus-Symbol am oberen oder unteren Rand einer bestehenden Seite hinzu. 5. Öffne das **Seiten-Symbol**, um die Seitenliste zu sehen. Ziehe Seiten in die gewünschte Reihenfolge und benenne sie verständlich um. Ein einzelner Bericht kann aus einer Titelseite, einer Zusammenfassung und mehreren Detailseiten bestehen. Zu viele Kennzahlen auf einer Seite machen ihn jedoch schwer lesbar. Erstelle lieber eine zusätzliche Seite, wenn verschiedene Themen vermischt würden. ## Ausgabekanal bewusst wählen Ein Bericht kann auf mehrere Arten genutzt werden. Die Unterschiede sind wichtig, damit keine falsche Erwartung beim Empfänger entsteht. | Ausgabekanal | Geeignet für | Was enthalten ist | Wichtige Grenze | | --------------------------------------------- | ----------------------------------------------- | -------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------ | | **PDF herunterladen** | Ablage, Besprechung, Versand als Anhang | Bericht als PDF-Datei | Bilder und eingebettete Inhalte werden aus Sicherheitsgründen nicht in die PDF übernommen. | | **Geplante oder einmalige E-Mail** | Regelmäßige Zustellung an Team oder Kunden | Eine E-Mail mit der Berichtsansicht zum Versandzeitpunkt | Bilder und eingebettete Inhalte können in der E-Mail-Vorschau sichtbar sein. | | **Bericht oder Dashboard im Standort öffnen** | Vollständige Analyse durch berechtigte Personen | Der aktuelle Stand mit weiterführenden Ansichten | Ein Zugang zum Standort ist erforderlich. | Für Tabellen gilt in E-Mails und PDFs dieselbe klare Grenze: Es werden höchstens die ersten 100 Datensätze ausgegeben. Detailansichten innerhalb von Diagrammen stehen in diesen beiden Versandformen nicht zur Verfügung. Wenn die vollständige Tabelle oder eine vertiefte Analyse notwendig ist, muss eine berechtigte Person den Bericht oder das Dashboard direkt im Standort öffnen. Wenn du Bilder einfügst, verwende vorzugsweise JPEG oder PNG und prüfe beide Ausgabeformen. Andere Dateiformate können je nach Browser oder Kodierung unterschiedlich dargestellt werden. ## Einmal senden oder automatisch planen Speichere den fertigen Bericht. Wähle danach **Senden**, wenn du ihn einmalig zustellen möchtest, oder **Planen**, wenn er regelmäßig automatisch verschickt werden soll. Im Planungsdialog legst du folgende Felder fest: | Feld | Wofür es steht | Praktische Entscheidung | | --------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------ | ------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Häufigkeit** | Wie oft der Bericht versendet wird. | Wöchentlich für die operative Steuerung, monatlich für einen größeren Rückblick. | | **Uhrzeit** | Der Zeitpunkt der Zustellung. | Wähle eine Uhrzeit, zu der die Empfänger den Bericht tatsächlich lesen können. | | **Zeitraum** | Welche Daten in den Bericht einfließen. | Für einen Montagsbericht häufig „letzte 7 Tage“. | | **Eigene Zeiträume der Elemente beibehalten** | Elemente mit eigener Datums- oder Vergleichseinstellung dürfen diese behalten. | Aktivieren, wenn einzelne Kennzahlen bewusst anders rechnen sollen. | | **Vergleichen mit** | Ergänzt Vergleichswerte oder Trends. | Zum Beispiel die vorherigen 7 Tage. | | **Absenderadresse** | Die sichtbare Adresse, von der die E-Mail kommt. | Eine geprüfte, nachvollziehbare Absenderadresse verwenden. | | **Betreff** | Die Überschrift der E-Mail im Postfach. | Zeitraum und Zweck nennen, etwa „Vertriebsüberblick: 1.–7. Mai“. | | **Empfänger** | Die Personen, die den Bericht erhalten. | Adressen sorgfältig prüfen; ein Zugang zum Standort ist für den E-Mail-Empfang nicht nötig. | | **Nachricht** | Ein optionaler Text in der E-Mail. | Kurz erklären, was geprüft werden soll. | Wähle zum Schluss **Test-E-Mail senden**. Erst wenn die Testnachricht stimmt, speicherst du die Planung über **Speichern und planen**. ## Zeiträume, Vergleiche und gespeicherte Werte richtig deuten Die Daten können je nach Ansicht unterschiedlich wirken, weil mehrere Zeitzonen beteiligt sein können: | Situation | Welche Zeitzone verwendet wird | Was du prüfen solltest | | --------------------------------- | ----------------------------------- | -------------------------------------------------------- | | Bericht im Editor | Zeitzone des Browsers | Stimmen Tagesgrenzen und der gewählte Zeitraum? | | Vorschau einer geplanten E-Mail | Zeitzone des ONE LOOP Standorts | Passt der Versandzeitraum für die Empfänger? | | Daten aus verbundenen Werbekonten | Zeitzone des jeweiligen Werbekontos | Vergleiche Werte nicht blind mit einer anderen Zeitzone. | Nach dem Speichern bleiben Berichtszeitraum und Filterwerte erhalten. Wenn die Person, die den Bericht erstellt hat, geänderte Auswahlwerte speichert, sehen auch andere Personen diese gespeicherten Werte beim Öffnen des Berichts. Ein Vergleichszeitraum auf Berichtsebene gilt grundsätzlich für die allgemeinen Kennzahlen. Hat ein einzelnes Element jedoch einen eigenen Vergleichszeitraum, hat dessen Einstellung Vorrang. Das ist keine Fehlfunktion, sondern eine bewusste Ausnahme. Notiere solche Ausnahmen im Bericht klar, damit Zahlen nicht versehentlich miteinander verglichen werden. Eine versendete E-Mail ist immer eine Momentaufnahme: Sie behält die Werte, die beim Erstellen der Nachricht aktiv waren. Änderungen am Bericht aktualisieren bereits gesendete E-Mails nicht rückwirkend. ## So prüfst du den fertigen Bericht Führe diese Prüfung mindestens einmal vor dem ersten echten Versand durch: 1. Öffne den gespeicherten Bericht und kontrolliere Name, Reihenfolge der Seiten und Berichtszeitraum. 2. Prüfe jede Kennzahl gegen die entsprechende Ansicht im Standort. 3. Achte bei Datumsgrenzen besonders auf die verwendete Zeitzone. 4. Öffne die Seitenliste und kontrolliere, ob alle Seiten verständlich benannt sind. 5. Lade eine Test-PDF herunter, falls der Bericht als Datei verwendet werden soll. 6. Prüfe in der PDF, ob keine wichtige Information nur als Bild oder eingebetteter Inhalt vorhanden war. 7. Sende eine Test-E-Mail an dich selbst. 8. Kontrolliere Betreff, Absender, Empfänger, Zeitraum und Tabelleninhalt. 9. Stelle sicher, dass bei Tabellen nicht mehr als 100 Datensätze für den Versand erwartet werden. 10. Speichere und plane erst danach den wiederkehrenden Versand. Prüfe nach dem ersten echten Termin erneut, ob die E-Mail zur erwarteten Zeit mit den richtigen Daten angekommen ist. ## Häufige Fragen und Fehlerbilder ### Die Zahl im Editor und in der E-Mail ist nicht gleich Prüfe zuerst Browser-Zeitzone, Standort-Zeitzone und bei verbundenen Werbekonten deren eigene Zeitzone. Besonders um Mitternacht, am Monatswechsel oder bei Wochenberichten kann eine Verschiebung den sichtbaren Zeitraum verändern. Prüfe außerdem, ob das betroffene Element einen eigenen Zeitraum eingestellt hat. ### In der versendeten Tabelle fehlen Einträge Das ist bei mehr als 100 Datensätzen die erwartete Versandgrenze. E-Mail und PDF zeigen nur die ersten 100 Tabellenzeilen. Stelle die vollständige Auswertung einer berechtigten Person direkt im Standort bereit, statt die Versandform als vollständigen Datenexport zu verwenden. ### Ein Bild erscheint in der E-Mail, aber nicht in der PDF Das ist erwartetes Verhalten: Der PDF-Export übernimmt Bilder und eingebettete Inhalte aus Sicherheitsgründen nicht. Prüfe deshalb immer eine heruntergeladene PDF, wenn der Bericht visuelle Informationen enthält. ### Eine versendete E-Mail zeigt noch alte Werte Bereits versendete Nachrichten sind Momentaufnahmen. Speichere die Änderung und warte auf den nächsten geplanten Versand oder löse einen neuen Versand aus. Die alte E-Mail wird nicht nachträglich verändert. ### Vergleichswerte wirken widersprüchlich Kontrolliere das einzelne Element. Ein dort hinterlegter Vergleichszeitraum überschreibt die allgemeine Vergleichseinstellung des Berichts. ## Praxisbeispiel: Wöchentlicher Vertriebsüberblick Ein Vertriebsleiter möchte jeden Montag um 9:00 Uhr wissen, wie sich die letzte Woche entwickelt hat. 1. Er öffnet **Berichte > Individuelle Berichte** und erstellt einen neuen Bericht aus dem bestehenden Termin-Dashboard. 2. Er benennt ihn **Vertriebsüberblick – letzte 7 Tage**. 3. Auf der ersten Inhaltsseite stehen neue Kontakte, vereinbarte Termine und die Veränderung gegenüber den vorherigen 7 Tagen. 4. Auf einer zweiten Seite ergänzt er eine Tabelle mit offenen Chancen. Weil die Tabelle bei Versand nur bis 100 Zeilen zeigt, entscheidet er: Die E-Mail dient als Überblick; die vollständige Liste prüft das Team bei Bedarf direkt im Standort. 5. Er wählt als Zeitraum **letzte 7 Tage**, als Häufigkeit **wöchentlich** und als Versandzeit **Montag, 9:00 Uhr**. 6. Als Empfänger trägt er die Teamleitung und sich selbst ein. Der Betreff lautet **Vertriebsüberblick der letzten 7 Tage**. 7. Er sendet eine Test-E-Mail, prüft Zahlen, Zeitraum und Darstellung und lädt zusätzlich eine Test-PDF herunter. 8. Erst danach wählt er **Speichern und planen**. Nach dem ersten Montag kontrolliert er im Postfach, ob die E-Mail pünktlich angekommen ist und die erwarteten Daten enthält. So wird aus einem einmal aufgebauten Bericht ein nachvollziehbarer, wiederkehrender Arbeitsablauf. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/marketing/individuelle-berichte-erstellen-exportieren-und-automatisch-versenden.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.