> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/marketing/social-media/e-mail-benachrichtigungen-fur-social-media-beitrage-einrichten.md). # E-Mail-Benachrichtigungen für Social-Media-Beiträge einrichten ## Was du mit E-Mail-Benachrichtigungen absicherst E-Mail-Benachrichtigungen informieren die richtigen Personen, wenn bei Social-Media-Beiträgen eine Entscheidung oder Prüfung nötig ist. So gehen wichtige Ereignisse nicht verloren, auch wenn gerade niemand im Bereich **Social Media** arbeitet. Du kannst Hinweise für diese Situationen einrichten: * eine Kontoverbindung läuft bald ab, * eine Kontoverbindung ist bereits abgelaufen, * ein Beitrag wartet auf Freigabe, * ein Beitrag wurde freigegeben, * ein Beitrag wurde abgelehnt, * ein geplanter Beitrag konnte nicht veröffentlicht werden. Eine gute Einrichtung trennt klar zwischen Zuständigkeiten: Die Person für Kontoverbindungen erhält Warnungen zur Verbindung; die Person für Freigaben erhält nur Anfragen; die Person für Veröffentlichungen erfährt von fehlgeschlagenen Beiträgen. ## Bevor du beginnst Stelle vor der Einrichtung sicher, dass: * die benötigten Social-Media-Profile verbunden sind, * klar ist, wer Kontoverbindungen prüfen und wer Beiträge freigeben darf, * die ausgewählten Personen Zugriff auf ihre E-Mail-Postfächer haben, * du für jede Benachrichtigung eine verständliche E-Mail-Vorlage auswählst oder die vorhandene Standardvorlage verwendest. Lege nicht alle Hinweisarten pauschal für alle Personen an. Das führt zu unnötigen E-Mails und dazu, dass wichtige Warnungen übersehen werden. ## Die sechs Hinweisarten im Überblick | Hinweisart | Was passiert | Wer erhält den Hinweis | Was danach zu prüfen ist | | ----------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------ | | **Verbindung läuft bald ab** | Die Zugriffsfreigabe eines verbundenen Profils nähert sich ihrem Ablauf. | Von dir ausgewählte Personen. | Verbindung rechtzeitig erneuern, bevor geplante Beiträge betroffen sind. | | **Verbindung abgelaufen** | Ein verbundenes Profil kann nicht mehr zum Veröffentlichen verwendet werden. | Von dir ausgewählte Personen. | Betroffenes Profil erneut verbinden und geplante Beiträge kontrollieren. | | **Freigabe angefragt** | Ein geplanter Beitrag wurde zur Prüfung vorgelegt. | Die im Freigabeablauf zuständige Person. | Inhalt prüfen und freigeben oder ablehnen. | | **Beitrag freigegeben** | Ein Beitrag hat die Freigabe erhalten. | Die Person, die den Beitrag erstellt hat. | Prüfen, ob Zeitpunkt, Zielprofil und Inhalt weiterhin passen. | | **Beitrag abgelehnt** | Ein Beitrag wurde nicht freigegeben. | Die Person, die den Beitrag erstellt hat. | Ablehnungsgrund lesen, Inhalt überarbeiten und erneut vorlegen. | | **Veröffentlichung fehlgeschlagen** | Ein geplanter Beitrag konnte nicht veröffentlicht werden. | Von dir ausgewählte Personen. | Fehlergrund, Zielprofil und Beitrag prüfen; danach passend neu planen. | Bei Freigabe-Anfrage, Freigabe und Ablehnung werden die Empfänger durch den jeweiligen Freigabeablauf bestimmt. Für diese drei Hinweisarten wählst du keine zusätzlichen Personen und keinen Erinnerungsrhythmus aus. Bei Verbindungswarnungen und fehlgeschlagenen Beiträgen legst du die Empfänger selbst fest. ## Zu den Benachrichtigungseinstellungen wechseln 1. Öffne **Marketing** → **Social Media**. 2. Wähle dort **Einstellungen**. 3. Öffne in der linken Auswahl **Benachrichtigungen**. 4. Du siehst eine Tabelle mit allen sechs Hinweisarten. In der Tabelle findest du zu jeder Zeile: * den Namen und eine kurze Erklärung der Hinweisart, * die verwendete E-Mail-Vorlage, * bei passenden Hinweisarten die ausgewählten Empfänger, * bei Verbindungswarnungen den Erinnerungsrhythmus, * einen Schalter zum Aktivieren oder Deaktivieren, * ein Stift-Symbol zum Bearbeiten. Aktiviere eine Hinweisart erst, wenn Empfänger und Vorlage sinnvoll gewählt sind. ## Allgemeiner Ablauf für jede Hinweisart Die Einrichtung folgt immer derselben Reihenfolge: 1. Suche die gewünschte Hinweisart in der Tabelle. 2. Schalte sie über den Status-Schalter ein. 3. Klicke auf das Stift-Symbol in derselben Zeile. 4. Ergänze nur die Felder, die für diese Hinweisart angezeigt werden. 5. Wähle die passende E-Mail-Vorlage. 6. Speichere mit **Änderungen speichern**. 7. Kontrolliere anschließend in der Tabelle, ob Schalter, Vorlage und – falls vorhanden – Empfänger richtig angezeigt werden. Beim Ausschalten fragt ONE LOOP zur Sicherheit nach, ob du die Benachrichtigung wirklich deaktivieren möchtest. Bestätige das nur, wenn ihr für dieses Ereignis bewusst keine E-Mail mehr erhalten sollt. ## Verbindungswarnung vor dem Ablauf einrichten Die Hinweisart **Verbindung läuft bald ab** gibt dem verantwortlichen Team Zeit, eine Verbindung zu erneuern, bevor ein geplanter Beitrag ausfällt. 1. Aktiviere **Verbindung läuft bald ab**. 2. Öffne die Bearbeitung über das Stift-Symbol. 3. Füge unter **Zu benachrichtigende Personen** die verantwortlichen Personen hinzu. 4. Lege fest, wie häufig die Erinnerung gesendet werden soll. 5. Wähle die E-Mail-Vorlage. 6. Speichere die Änderung. Für diese Warnung ist ein Erinnerungsrhythmus verfügbar. In der sichtbaren Auswahl kannst du Erinnerungen in einem Abstand von einem bis zehn Tagen festlegen. Wähle einen Abstand, der dem Team genug Zeit zum Reagieren gibt, ohne unnötig viele E-Mails zu erzeugen. Bei Facebook läuft die Zugriffsfreigabe nach 90 Tagen ab. Die Vorwarnung beginnt zehn Tage vor dem Ablauf. Mit einem klaren Empfänger und einem sinnvollen Rhythmus bleibt genug Zeit, die Verbindung vor einer Unterbrechung zu erneuern. ## Hinweis bei abgelaufener Verbindung einrichten Die Hinweisart **Verbindung abgelaufen** informiert euch, sobald ein Profil nicht mehr für geplante Veröffentlichungen verwendet werden kann. 1. Aktiviere **Verbindung abgelaufen**. 2. Öffne die Bearbeitung. 3. Wähle die Personen aus, die die Verbindung tatsächlich erneuern können. 4. Lege bei Bedarf den Erinnerungsrhythmus fest. 5. Wähle die E-Mail-Vorlage und speichere. Wähle hierfür nicht nur eine allgemeine Sammeladresse. Mindestens eine Person sollte Zugang zum betroffenen Profil haben und die angeforderten Berechtigungen bestätigen können. Wenn die E-Mail eintrifft, öffne zusätzlich den Hinweis im Bereich **Social Media**. Dort erkennst du das konkret betroffene Profil und kannst die Verbindung wiederherstellen. Prüfe danach die Beiträge, die während der Unterbrechung geplant waren. ## Hinweise für Freigaben einrichten Für einen Freigabeablauf gibt es drei getrennte Hinweisarten: * **Freigabe angefragt** informiert die zuständige freigebende Person. * **Beitrag freigegeben** informiert die Person, die den Beitrag erstellt hat. * **Beitrag abgelehnt** informiert ebenfalls die erstellende Person und enthält den Ablehnungskommentar. Bei allen drei Hinweisarten stellst du nur den Status und die E-Mail-Vorlage ein: 1. Aktiviere die gewünschte Hinweisart. 2. Öffne die Bearbeitung über das Stift-Symbol. 3. Wähle die E-Mail-Vorlage. 4. Speichere die Änderung. 5. Wiederhole den Ablauf für die anderen Freigabe-Ereignisse, die ihr nutzt. Die Empfänger ergeben sich hier aus dem Freigabeablauf. Wenn eine Freigabe-Anfrage nicht bei der erwarteten Person ankommt, prüfe daher zuerst die Zuständigkeit im Freigabeprozess – nicht nur die Benachrichtigungseinstellung. ## Hinweis bei fehlgeschlagener Veröffentlichung einrichten Die Hinweisart **Veröffentlichung fehlgeschlagen** ist eure Sicherheitsleine für geplante Beiträge, die nicht wie vorgesehen veröffentlicht werden konnten. 1. Aktiviere **Veröffentlichung fehlgeschlagen**. 2. Öffne die Bearbeitung. 3. Füge die Personen hinzu, die Veröffentlichungsfehler prüfen und beheben können. 4. Wähle die E-Mail-Vorlage. 5. Speichere die Änderung. Die E-Mail enthält den Grund für die fehlgeschlagene Veröffentlichung. Prüfe danach im Bereich **Social Media** mindestens das Zielprofil, den Zeitpunkt, den Text, das Medium und die angezeigte Fehlermeldung. Erst wenn du die Ursache verstanden hast, entscheidest du, ob der Beitrag korrigiert und neu geplant werden soll. ## E-Mail-Vorlagen richtig auswählen Für jede Hinweisart steht eine Auswahl von E-Mail-Vorlagen zur Verfügung. Du kannst die passende Vorlage im Bearbeitungsfenster suchen und auswählen. Eine Standardvorlage ist bereits vorausgewählt. Sie kann in der Vorschau leer wirken. Das ist kein Fehler: Die Standardvorlagen werden vom System bereitgestellt und liegen nicht in deiner eigenen Vorlagenbibliothek. Deshalb lassen sie sich nicht direkt ansehen oder bearbeiten. Die Benachrichtigungs-E-Mail wird trotzdem mit dem vorgesehenen Inhalt versendet. Nutze eine eigene Vorlage nur, wenn sie klarer beschreibt: * welches Ereignis eingetreten ist, * welches Profil oder welcher Beitrag betroffen sein kann, * wer handeln soll, * was als Nächstes zu prüfen ist. Vermeide Vorlagen mit allgemeinen Aussagen wie „Bitte prüfen“. Eine gute Vorlage führt die empfangende Person direkt zur richtigen Handlung. ## So prüfst du die Einrichtung sicher Teste die Einstellungen mit einem echten, aber unkritischen Ablauf: 1. Aktiviere zunächst nur die Hinweisart, die du testen möchtest. 2. Prüfe in der Tabelle, ob der Status eingeschaltet ist. 3. Kontrolliere Empfänger, Rhythmus und Vorlage im Bearbeitungsfenster. 4. Erzeuge einen sicheren passenden Testfall. Wenn ihr Freigaben nutzt, lege einen Testbeitrag zur Freigabe vor. 5. Prüfe beim Empfänger Eingang, Betreff und verständliche Handlungsaufforderung. 6. Kontrolliere anschließend im Bereich **Social Media**, ob der zugrunde liegende Beitrag oder die Verbindung eindeutig erkennbar ist. Teste keine absichtlich fehlerhafte Veröffentlichung in einem wichtigen Kanal. Nutze stattdessen einen sicheren Testablauf oder prüfe die Einstellung, sobald ein echter, unkritischer Hinweis eintrifft. ## Praxisbeispiel: Klare Zuständigkeiten im Marketing-Team Ein Unternehmen veröffentlicht regelmäßig Beiträge auf mehreren Profilen. Die Teamleitung soll Freigaben erhalten, die Social-Media-Verantwortliche soll bei abgelaufenen Verbindungen handeln und beide sollen von fehlgeschlagenen Veröffentlichungen wissen. 1. Das Team aktiviert **Verbindung läuft bald ab** für die Social-Media-Verantwortliche und wählt einen passenden Erinnerungsrhythmus. 2. Für **Verbindung abgelaufen** werden dieselben Verantwortlichen eingetragen. 3. **Freigabe angefragt** wird aktiviert; der Freigabeablauf bestimmt die Teamleitung als Empfängerin. 4. **Beitrag freigegeben** und **Beitrag abgelehnt** informieren die erstellende Person. 5. Für **Veröffentlichung fehlgeschlagen** werden die Social-Media-Verantwortliche und eine Vertretung ausgewählt. 6. Das Team testet einen unkritischen Freigabevorgang und kontrolliert die E-Mail. 7. Nach dem Test prüft es die Tabelle noch einmal: Nur die benötigten Hinweisarten sind aktiv. Damit erhält jede Person nur die E-Mails, für die sie tatsächlich verantwortlich ist. ## Häufige Probleme und ihre Lösung ### Die E-Mail kommt nicht an Prüfe zuerst, ob der Status-Schalter für die richtige Hinweisart aktiviert ist. Öffne dann die Bearbeitung und kontrolliere bei Verbindungswarnungen oder fehlgeschlagenen Beiträgen die ausgewählten Empfänger. Prüfe außerdem die gespeicherte E-Mail-Vorlage. Bei Freigaben kommen die Empfänger aus dem Freigabeablauf. Kontrolliere dort, wer als prüfende oder erstellende Person hinterlegt ist. ### Die Vorschau der Standardvorlage ist leer Das ist bei der Standardvorlage erwartetes Verhalten. Sie ist nicht in der eigenen Vorlagenbibliothek gespeichert und kann deshalb nicht angezeigt oder direkt bearbeitet werden. Die Benachrichtigung wird trotzdem versendet. Wähle nur dann eine eigene Vorlage, wenn du Inhalt oder Ansprache bewusst anpassen möchtest. ### Zu viele Personen erhalten dieselbe Warnung Öffne die betroffene Verbindungs- oder Fehlerbenachrichtigung über das Stift-Symbol und entferne Personen, die nicht handeln müssen. Behalte mindestens eine verantwortliche Person und bei wichtigen Kanälen eine Vertretung. ### Erinnerungen kommen zu oft oder zu selten Passe bei **Verbindung läuft bald ab** den Erinnerungsrhythmus an. Entscheide nach der tatsächlichen Reaktionszeit des Teams: Bei schneller Kontrolle reicht ein größerer Abstand; bei mehreren Verantwortlichen kann ein kürzerer Abstand sinnvoll sein. ### Ein abgelehnter Beitrag wurde übersehen Aktiviere sowohl **Beitrag abgelehnt** als auch **Freigabe angefragt** und verwende für beide klare Vorlagen. Der Ablehnungs-Hinweis enthält den Kommentar, der die notwendige Überarbeitung erklärt. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/marketing/social-media/e-mail-benachrichtigungen-fur-social-media-beitrage-einrichten.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.