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# Social-Media-Beiträge zur Freigabe vorlegen

Richte einen klaren Prüfablauf für Social-Media-Beiträge ein, hole interne oder externe Rückmeldungen ein und veröffentliche erst nach Freigabe.

## Was dieser Ablauf löst

Eine Freigabe trennt das Erstellen eines Beitrags von seiner Veröffentlichung. So kann eine zweite Person Text, Bild, Link, ausgewähltes Profil und Zeitpunkt prüfen, bevor der Beitrag in den Social-Media-Kalender übernommen wird.

Du kannst Beiträge auf zwei Arten prüfen lassen:

| Situation                                                                                      | Passender Weg        | Ergebnis                                                                                                         |
| ---------------------------------------------------------------------------------------------- | -------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Die prüfende Person arbeitet im Standort                                                       | **Interne Freigabe** | Sie erhält eine E-Mail und entscheidet im Bereich **Inhalte > Freigabe**.                                        |
| Eine Kundin, ein Kunde oder eine externe Fachperson soll entscheiden, ohne Zugang zum Standort | **Freigabelink**     | Sie öffnet einen kennwortgeschützten Link im Desktop-Browser und gibt frei, lehnt ab oder verschiebt den Termin. |

Eine Freigabe ist kein automatischer Qualitätscheck. Sie sorgt dafür, dass eine verantwortliche Person eine bewusste Entscheidung trifft.

## Voraussetzungen und Vorbereitung

Bevor du einen Beitrag einreichst, prüfe:

* Der Entwurf enthält den fertigen Text, die gewünschten Medien, Hashtags und die ausgewählten Social-Media-Profile.
* Datum, Uhrzeit und Zeitzone passen zur Kampagne oder zum Ereignis.
* Für eine interne Freigabe ist die prüfende Person im Standort auswählbar.
* Für einen Freigabelink besitzt die erstellende Person die nötige Berechtigung, Links zu erzeugen.
* Der Prüfauftrag ist konkret. Schreibe zum Beispiel: „Bitte Angebotszeitraum und Link prüfen.“

Die Notiz hilft vor allem dann, wenn die prüfende Person nicht selbst am Entwurf gearbeitet hat. Sie ist keine Veröffentlichung und ersetzt nicht die Kontrolle der Vorschau.

## Einzelnen Beitrag intern einreichen

1. Öffne **Marketing > Social Media** und erstelle einen Beitrag oder öffne einen vorhandenen Entwurf.
2. Kontrolliere die Vorschau für jedes ausgewählte Profil. Prüfe besonders Textlänge, Bildausschnitt, Link und Termin.
3. Öffne das Menü an der Schaltfläche zum Veröffentlichen und wähle **Zur Freigabe planen** beziehungsweise **Zur Freigabe senden**. Die genaue Bezeichnung kann je nach Ansicht leicht abweichen.
4. Lege den vorgesehenen **Tag**, die **Uhrzeit** und die sichtbare **Zeitzone** fest. Das ist der Zeitpunkt, der nach einer Freigabe im Kalender verwendet wird.
5. Wähle unter **Freigebende Person** die zuständige Person aus. Ohne diese Auswahl kann der interne Prüfauftrag nicht sinnvoll zugeordnet werden.
6. Ergänze bei Bedarf eine **interne Notiz**. Sie erklärt, was geprüft werden soll, etwa Angebotszeitraum, Bildrechte oder Veranstaltungsort.
7. Bestätige das Planen zur Freigabe.

Danach geht eine Freigabe-E-Mail an die ausgewählte Person. Der Beitrag wartet auf eine Entscheidung; er erscheint noch nicht als freigeplanter Beitrag im Kalender.

## Interne Freigabe prüfen und entscheiden

Die prüfende Person öffnet **Marketing > Social Media > Inhalte > Freigabe**. Dort stehen die ausstehenden Beiträge mit ihren Informationen zur Verfügung.

1. Öffne den Beitrag mit **Ansehen**, um Inhalt und Vorschau zu prüfen.
2. Nutze **Beitrag bearbeiten**, falls Text, Medien oder die Auswahl der Profile korrigiert werden müssen. Speichere die Änderung, bevor du entscheidest.
3. Wähle **Freigeben**, wenn Inhalt und Zeitpunkt stimmen.
4. Wähle **Ablehnen**, wenn der Entwurf überarbeitet werden muss, und schreibe eine verständliche Rückmeldung.

Nach einer Freigabe wird der Beitrag mit seinem festgelegten Zeitpunkt in den Social-Media-Kalender übernommen. Nach einer Ablehnung bleibt die Rückmeldung am Beitrag sichtbar. Überarbeite den Entwurf gezielt und reiche ihn anschließend erneut ein.

### Zeitpunkt beim Prüfen ändern

Die freigebende Person kann den geplanten Tag oder die Uhrzeit in der Freigabeansicht anpassen. Sie wählt zuerst den neuen Zeitpunkt und bestätigt dann mit **Freigeben**. Der Kalender übernimmt die geänderte Planung unmittelbar.

Prüfe nach einer solchen Änderung immer noch einmal den Kalender: Ist die Zeitzone richtig, kollidiert der Termin nicht mit einer anderen Aktion und passt er weiterhin zum Anlass?

## Freigabe-E-Mail verständlich gestalten

Die Benachrichtigung kann mit einer eigenen E-Mail-Vorlage gestaltet werden. Das ist sinnvoll, wenn Prüferinnen und Prüfer regelmäßig dieselben Informationen brauchen.

1. Öffne **Marketing > E-Mails > Vorlagen** und erstelle über **Neu** eine E-Mail-Marketing-Vorlage.
2. Öffne in der Vorlagenbibliothek die Systemvorlage für die Freigabe von Social-Media-Beiträgen und passe sie an.
3. Formuliere Betreff und Nachricht so, dass Thema, gewünschte Rückmeldefrist und Prüfauftrag verständlich sind.
4. Öffne die **Einstellungen** des Social-Media-Planers und dort **Benachrichtigungen**.
5. Wähle die vorbereitete Vorlage im Feld für die Freigabe-E-Mail aus und speichere.
6. Prüfe in derselben Benachrichtigungsliste, ob die E-Mail für **neue Freigabeanfragen** aktiviert ist. Die Quelle zeigt dafür einen eigenen Schalter; ohne diese Aktivierung erhält die ausgewählte Person möglicherweise keine Aufforderung.
7. Sende einen internen Testbeitrag zur Freigabe und kontrolliere, ob E-Mail, Empfängerin oder Empfänger und Link zur Prüfung stimmen.

Ändere die Vorlage erst dann für alle künftigen Freigaben, wenn der Test verständlich und vollständig ist.

## Viele Beiträge aus einer CSV-Datei einreichen

Auch importierte Beiträge können in den Prüfablauf gehen.

1. Wähle bei **Neuer Beitrag** den Import einer CSV-Datei.
2. Lade die vorbereitete Datei hoch und wähle die passenden Social-Media-Profile.
3. Aktiviere im Import die Freigabe und wähle die freigebende Person aus.
4. Starte den Import.
5. Öffne anschließend **Inhalte > Freigabe** und kontrolliere bei einigen Beiträgen Status, Profil, Termin und zuständige Person.

Die importierten Beiträge warten zunächst auf die Entscheidung der ausgewählten Person. Erst die Freigabe übernimmt sie in den Kalender. Starte bei einer neuen CSV-Struktur immer mit einer kleinen Testdatei; so erkennst du falsche Termine oder Profile, bevor eine große Menge eingereicht wird.

## Externe Freigabe über einen geschützten Link

Ein Freigabelink eignet sich, wenn die entscheidende Person keinen Zugang zum Standort braucht. Der Link ist kennwortgeschützt und zeigt den vorgesehenen Beitrag im Browser.

### Link erzeugen und weitergeben

1. Öffne **Marketing > Social Media** und wähle den Beitrag beziehungsweise die Beiträge aus, die geprüft werden sollen.
2. Wähle die freigebende Person im Auswahlfeld.
3. Klicke auf **Freigabelink erzeugen**.
4. Lege ein **Kennwort** fest. Du kannst ein Kennwort automatisch erzeugen lassen oder selbst eines eintragen.
5. Kopiere den Link und teile ihn mit der prüfenden Person. Übermittle das Kennwort bewusst nur an die berechtigte Person; ein getrennter Übermittlungsweg ist empfehlenswert.
6. Nenne in deiner Nachricht eine Rückmeldefrist und den konkreten Prüfauftrag.

Beim Öffnen des Links sieht die externe Person Beitragstext, Medien, vorgesehenes Datum und Uhrzeit, Informationen zum ausgewählten Kanal sowie deine Notizen. Sie kann freigeben, ablehnen, den Termin ändern und bei mehreren Beiträgen im Link mehrere Entscheidungen zusammenfassen. Bei einer Ablehnung sollte sie ihre Rückmeldung direkt ergänzen.

Freigegebene Beiträge folgen danach der geplanten Veröffentlichung. Bei Ablehnung bearbeitest du den Entwurf, liest die Rückmeldung und versendest ihn bei Bedarf erneut.

### Freigabelinks verwalten

Öffne **Einstellungen > Links verwalten**, um alle erzeugten Links zu prüfen. Dort erkennst du, ob ein Link **aktiv**, **abgelaufen** oder **widerrufen** ist. Du kannst ihn neu erzeugen, den Zugang widerrufen oder seine Gültigkeit verlängern.

Ein Freigabelink ist 30 Tage gültig. Ist er abgelaufen, kann die prüfende Person einen neuen Link anfordern oder du erzeugst direkt einen neuen. Nach der Veröffentlichung eines Beitrags sind Freigabeaktionen eingeschränkt.

> **Wichtig:** Die Prüfung über diesen Link ist aktuell für die Desktop-Ansicht im Browser vorgesehen. Plane deshalb genügend Zeit ein und verschicke einen Link nicht erst unmittelbar vor dem geplanten Termin.

## Ergebnis sicher prüfen

Führe beim ersten Einsatz einen vollständigen Test mit einem unveröffentlichten Beitrag durch:

1. Reiche einen Testentwurf intern oder über einen Link ein.
2. Kontrolliere, ob die prüfende Person die erwartete E-Mail oder den Link erhält.
3. Öffne die Freigabeansicht und prüfe Inhalt, Profil, Notiz, Datum und Uhrzeit.
4. Lehne den Test einmal ab und kontrolliere, ob die Rückmeldung am Entwurf sichtbar bleibt.
5. Reiche den überarbeiteten Entwurf erneut ein und gib ihn frei.
6. Prüfe im Social-Media-Kalender, ob genau der bestätigte Zeitpunkt übernommen wurde.
7. Kontrolliere nach der tatsächlichen Veröffentlichung den Beitrag im Zielnetzwerk.

## Typische Grenzen und Lösungen

* **Ein Link lässt sich nicht erzeugen:** Prüfe zuerst, ob die erstellende Person die nötige Berechtigung besitzt.
* **Der Link ist nicht mehr nutzbar:** Prüfe unter **Einstellungen > Links verwalten** den Status. Bei Ablauf oder Zugriffsproblemen erzeugst du einen neuen Link oder widerrufst einen nicht mehr benötigten.
* **Die externe Person nutzt ein Mobilgerät:** Bitte sie, den Link im Desktop-Browser zu öffnen.
* **Der Beitrag ist bereits veröffentlicht:** Freigabeaktionen sind dann eingeschränkt. Prüfe den Status möglichst vor dem geplanten Termin.
* **Rückmeldung bleibt aus:** Kontrolliere Status und Notizen im Social-Media-Planer und setze eine klare Rückmeldefrist. Bei einem Link kannst du bei Bedarf einen neuen Link erzeugen.

## Praxisbeispiel: Monatskampagne vorab abstimmen

Eine Mitarbeiterin bereitet vier Beiträge für eine Monatsaktion vor. Zwei Beiträge prüft die Marketingverantwortliche intern, weil sie Zugang zum Standort hat. Für die zwei anderen erstellt die Mitarbeiterin einen kennwortgeschützten Link für die Geschäftsführung.

Die Marketingverantwortliche korrigiert intern einen Bildtext und gibt den Beitrag anschließend frei. Über den Link verschiebt die Geschäftsführung einen Beitrag, lehnt einen weiteren mit dem Hinweis auf einen falschen Angebotszeitraum ab und gibt den Rest frei. Die Mitarbeiterin prüft danach in der Freigabeansicht alle Status, überarbeitet nur den abgelehnten Beitrag und reicht ihn erneut ein. Im Kalender stehen anschließend nur die freigegebenen Beiträge mit den bestätigten Zeitpunkten.


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