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# Status einer Bewertungsanfrage prüfen

Prüfe Bewertungsanfragen nachvollziehbar, unterscheide Versandstatus von tatsächlicher Zustellung und korrigiere Ursachen ohne doppelte Anfragen.

## Was du hier zuverlässig klärst

Der Status zeigt, wo eine einzelne Bewertungsanfrage im Versandprozess steht. Er beantwortet nicht automatisch, ob die Person die Nachricht gesehen, geöffnet oder eine Bewertung abgegeben hat.

Diese Anleitung hilft dir dabei, eine auffällige Anfrage sauber einzuordnen: War sie nur geplant, bereits versendet, bei einer Textnachricht zugestellt oder ist sie fehlgeschlagen? Für das Einrichten von Link, Vorlagen, Erinnerungen und Kanälen nutze zuerst [Bewertungsanfragen per SMS, E-Mail und WhatsApp einrichten](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/marketing/bewertungsanfragen-per-sms-e-mail-und-whatsapp-einrichten).

## Bevor du einen Status bewertest

Prüfe zuerst vier Punkte:

1. **Richtige Person:** Öffne den Kontakt und gleiche Name sowie E-Mail-Adresse oder Rufnummer ab.
2. **Richtige Anfrage:** Achte auf den gewählten Kanal und den Zeitpunkt. Ein Kontakt kann mehrere Anfragen haben.
3. **Eingerichteter Kanal:** Der verwendete Kanal braucht eine vorbereitete Vorlage und die nötige Verbindung.
4. **Passender Anlass:** Eine erneute Anfrage ist nur sinnvoll, wenn sie zur Beziehung mit der Person passt und die erforderliche Einwilligung vorliegt.

Öffne **Bewertungen** und danach **Anfragen**. Dort findest du einzelne Anfragen und kannst ihren Status im Zusammenhang prüfen. Je nach Arbeitsweg kann eine einzelne Anfrage auch direkt vom Kontakt aus oder durch einen Workflow gestartet worden sein.

> **Wichtig:** Starte bei einem unklaren Status nicht sofort dieselbe Anfrage erneut. Sonst kann eine Person die Bitte doppelt erhalten.

## Die Status richtig lesen

| Status               | Was er sicher bedeutet                                                  | Was du als Nächstes prüfst                                                                   |
| -------------------- | ----------------------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **In Warteschlange** | Die Anfrage wurde vorbereitet, aber noch nicht versendet.               | Prüfe geplanten Zeitpunkt, mögliche Verzögerung und die Warteschlange.                       |
| **Gesendet**         | Die Plattform hat die Anfrage an den vorgesehenen Versandweg übergeben. | Prüfe Kanal, Empfängerangabe und den weiteren Verlauf.                                       |
| **Zugestellt**       | Für eine Textnachricht liegt eine Zustellbestätigung vor.               | Prüfe nicht nur die Zustellung, sondern später auch die passende Reaktion.                   |
| **Fehlgeschlagen**   | Der Versand konnte nicht erfolgreich übergeben oder zugestellt werden.  | Ermittle die Ursache, korrigiere sie und teste erst danach mit einem geeigneten Testkontakt. |

### In Warteschlange

Eine Anfrage kann kurz warten, wenn vorher andere Anfragen verarbeitet werden. Sie kann auch bewusst später versendet werden, wenn der Versandzeitpunkt in den Einstellungen verzögert wurde.

Prüfe deshalb zuerst, ob die Wartezeit zur geplanten Regel passt. Wenn sie deutlich länger als erwartet bleibt, kontrolliere Kanal, Vorlage und Empfängerangabe. Lege nicht parallel eine zweite Anfrage an, solange die erste noch wartend erscheint.

### Gesendet

**Gesendet** bedeutet: Die Anfrage wurde vom System an den gewählten Versandweg übergeben. Das ist noch kein Beleg dafür, dass eine E-Mail im Postfach angekommen oder gelesen worden ist.

Bei einer E-Mail können je nach eingerichteter Versandart nicht alle weiteren Zustellschritte sichtbar sein. Prüfe deshalb zusätzlich die Empfängeradresse, den gewählten Absender, die Nachricht im Testpostfach und später die Reaktion auf den Bewertungslink.

### Zugestellt

Der Status **Zugestellt** ist eine Bestätigung für Textnachrichten. Er sagt, dass die Nachricht den vorgesehenen Nachrichtenweg erreicht hat. Er bedeutet nicht, dass die Person sie gelesen oder den Link geöffnet hat.

Bei E-Mail-Anfragen erscheint nicht immer eine vergleichbare Zustellbestätigung. Behandle den Status **Gesendet** dort deshalb nicht wie eine garantierte Postfachzustellung.

### Fehlgeschlagen

Ein fehlgeschlagener Versand kann zum Beispiel durch eine ungültige Rufnummer, eine unvollständige Versandkonfiguration oder eine nicht passende Absenderkonstellation entstehen.

Arbeite in dieser Reihenfolge:

1. Öffne die einzelne Anfrage und notiere Kanal, Zeitpunkt und sichtbaren Fehlerhinweis.
2. Kontrolliere die E-Mail-Adresse oder Rufnummer im richtigen Kontakt.
3. Prüfe, ob die passende Vorlage und der gewünschte Kanal eingerichtet sind.
4. Prüfe bei E-Mail den vorgesehenen Absender und seine Verbindung zum verwendeten Versandweg.
5. Korrigiere nur die erkennbare Ursache.
6. Teste den Ablauf mit einem geeigneten Testkontakt.
7. Erst wenn der Test erfolgreich ist, startest du eine neue Anfrage für den eigentlichen Kontakt.

## Welcher Versandweg erklärt den Absender?

Für die Ursachenprüfung ist wichtig, wie die Anfrage ausgelöst wurde:

| Weg                                  | Wann er sinnvoll ist                                                         | Wichtige Kontrolle                                               |
| ------------------------------------ | ---------------------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------- |
| **Manuell beim Kontakt**             | Eine einzelne, bewusst ausgewählte Person soll eine Anfrage erhalten.        | Der aktuell angemeldete Nutzer kann als Absender erscheinen.     |
| **Manuell in der Anfragenübersicht** | Einzelne Anfragen sollen zentral vorbereitet und überwacht werden.           | Prüfe Kontakt, Kanal, Vorlage und Status in derselben Übersicht. |
| **Automatisiert im Workflow**        | Eine Anfrage soll nach einem klaren Ereignis wiederkehrend ausgelöst werden. | Prüfe Auslöser, Bedingungen, Kanal und die zugeordnete Person.   |

Bei einem Workflow kann die Anfrage vom zugeordneten Nutzer ausgehen. Prüfe daher bei einer unerwarteten Absenderangabe nicht nur die Nachricht, sondern auch die Verantwortlichkeit am Kontakt und die Einstellung im Workflow.

## Sicherer Test ohne doppelte Anfragen

Nutze einen klar gekennzeichneten Testkontakt mit passenden Kontaktdaten und Einwilligung. Der Test soll genau eine Frage beantworten, etwa: „Wird die SMS über die richtige Nummer versendet?“ oder „Erscheint die Anfrage anschließend in der Übersicht?“

1. Notiere den Ausgangszustand des Testkontakts.
2. Löse nur eine Bewertungsanfrage über den zu prüfenden Weg aus.
3. Öffne die Anfragenübersicht und prüfe Kanal, Zeitpunkt und Status.
4. Kontrolliere die Nachricht im Testpostfach oder auf dem Testgerät.
5. Prüfe, ob Link und Absender zum geplanten Ablauf passen.
6. Dokumentiere das Ergebnis.
7. Erst danach prüfst du eine weitere Variante.

Teste manuelle und automatisierte Wege getrennt. So erkennst du, ob ein Problem an der Vorlage, dem Kontakt, dem Absender oder dem Workflow liegt.

## Häufige Situationen

### Die Anfrage bleibt lange in der Warteschlange

Prüfe zuerst, ob ein späterer Versandzeitpunkt vorgesehen ist. Ist das nicht der Fall, kontrolliere die Kanal- und Vorlageneinstellung. Warte nicht mit einer zweiten Anfrage nach, solange die erste noch sichtbar ist.

### Die E-Mail ist gesendet, aber die Person meldet sich nicht

Ein gesendeter Status belegt weder das Öffnen noch eine Bewertung. Prüfe die E-Mail-Adresse, den Absender und den Bewertungslink im Test. Kontaktiere die Person nicht ausschließlich wegen eines fehlenden Statuswechsels erneut.

### Eine Textnachricht ist fehlgeschlagen

Kontrolliere die Rufnummer einschließlich Ländervorwahl und den zulässigen Nachrichtenkanal. Nach einer Korrektur testest du mit einem geeigneten Testkontakt. So verhinderst du, dass eine größere Gruppe dieselbe Fehlkonfiguration erhält.

### Der Absender sieht unerwartet aus

Prüfe zuerst, ob die Anfrage manuell oder über einen Workflow ausgelöst wurde. Bei einer manuellen Anfrage kann der angemeldete Nutzer entscheidend sein; bei einem Workflow prüfst du zusätzlich die zugeordnete Person und den eingerichteten Schritt.

### Eine öffentliche Bewertung ist fehlerhaft oder unpassend

Der Versandstatus einer Anfrage ändert keine bereits veröffentlichte Bewertung. Nutze für eine problematische Bewertung den vorgesehenen Melde- oder Einspruchsweg der jeweiligen Bewertungsplattform. Vermeide es, den gleichen Kontakt deswegen mehrfach mit einer neuen Bewertungsanfrage anzuschreiben.

## Praxisbeispiel

Nach einem erfolgreichen Termin soll eine einzelne Person eine Bitte um Bewertung per Textnachricht erhalten. In der Übersicht erscheint die Anfrage zunächst als **In Warteschlange**. Das Team prüft den geplanten Zeitpunkt und wartet den vorgesehenen Versand ab. Danach wechselt die Anfrage zu **Zugestellt**.

Bei einer zweiten Person erscheint dagegen **Fehlgeschlagen**. Das Team prüft die Rufnummer und findet einen Zahlendreher. Nach der Korrektur testet es den Ablauf mit einem Testkontakt. Erst als dort Kanal, Absender und Status stimmen, wird eine neue Anfrage für die betroffene Person vorbereitet.

## Ergebnis prüfen

Die Prüfung ist abgeschlossen, wenn du sagen kannst:

* welcher Kanal verwendet wurde;
* ob der Status zu Versandzeitpunkt und Ablauf passt;
* ob Empfänger- und Absenderangaben stimmen;
* ob ein Fehler gezielt behoben und mit einem Test geprüft wurde;
* und ob keine doppelte Anfrage offen oder versendet ist.

Für die grundlegende Einrichtung und für Erinnerungen bleibst du bei der [Anleitung zu Bewertungsanfragen](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/marketing/bewertungsanfragen-per-sms-e-mail-und-whatsapp-einrichten).