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# WhatsApp-Berechtigungen für Mitarbeitende festlegen

Lege im eigenen Standort fest, welche Mitarbeitenden Vorlagen, Flows, Rufnummern und weitere WhatsApp-Einstellungen sicher verwalten dürfen.

Nicht jede Person im Team braucht denselben Zugriff auf die WhatsApp-Einstellungen. Mit den getrennten Berechtigungen kannst du genau festlegen, wer bestimmte Einstellungen ändern oder löschen darf. So kann jemand Vorlagen vorbereiten, ohne gleichzeitig Rufnummern zu verwalten oder die Verbindung zu trennen.

## Was sich mit den Berechtigungen steuern lässt

Die Berechtigungen betreffen nur Verwaltungsaktionen rund um WhatsApp. Sie entscheiden nicht darüber, ob eine Person gewöhnliche Unterhaltungen in der Inbox lesen oder beantworten darf.

| Berechtigung                            | Was die Person damit tun darf                                        |
| --------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------- |
| **Vorlagen erstellen und bearbeiten**   | WhatsApp-Vorlagen neu anlegen oder bestehende Vorlagen ändern.       |
| **Vorlagen löschen**                    | Vorlagen aus der Bibliothek entfernen.                               |
| **Flows erstellen und bearbeiten**      | Geführte WhatsApp-Abläufe anlegen oder ändern.                       |
| **Flows löschen oder verwerfen**        | Vorhandene Flows entfernen oder verwerfen.                           |
| **Unternehmensprofil aktualisieren**    | Angaben ändern, die Kontakte im WhatsApp-Unternehmensprofil sehen.   |
| **Rufnummern hinzufügen und verwalten** | Rufnummern für diesen Kommunikationskanal hinzufügen oder verwalten. |
| **WhatsApp-Verbindung trennen**         | Die Verbindung des Standorts zu WhatsApp trennen.                    |

## Vor dem Start

Du brauchst die Berechtigung, Teammitglieder und Rollen im Standort zu verwalten. Lege vor der Änderung kurz fest, wer welche Aufgabe wirklich übernimmt.

Eine sinnvolle Aufteilung kann so aussehen:

| Teamaufgabe                | Sinnvolle Berechtigungen                                                     |
| -------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------- |
| Inhalte vorbereiten        | Vorlagen erstellen und bearbeiten; bei Bedarf Flows erstellen und bearbeiten |
| Kommunikation verantworten | Zusätzlich Unternehmensprofil aktualisieren                                  |
| Technische Betreuung       | Zusätzlich Rufnummern verwalten und die Verbindung trennen                   |
| Neue Teammitglieder        | Nur die Rechte, die sie für ihre konkrete Aufgabe benötigen                  |

{% hint style="warning" %}
Das Löschen von Vorlagen, das Verwerfen von Flows und das Trennen der Verbindung können laufende Abläufe unterbrechen. Vergib diese Rechte nur an Personen, die die Auswirkungen prüfen und verantworten können.
{% endhint %}

## Berechtigung für eine Person anpassen

1. Öffne im Standort **Einstellungen**.
2. Öffne **Benutzer**.
3. Wähle die betreffende Person aus und wähle **Bearbeiten**.
4. Öffne **Rollen und Berechtigungen**.
5. Suche den Bereich **WhatsApp**.
6. Aktiviere nur die Berechtigungen, die diese Person benötigt, oder entferne nicht erforderliche Rechte.
7. Speichere die Änderung.

Die Anpassung gilt direkt nach dem Speichern. Die Quellansicht zeigt den Bereich **WhatsApp** als eigenes Modul in den Rollen und Berechtigungen mit sieben getrennten Auswahlfeldern.

## So erkennst du die Wirkung

Wenn eine Berechtigung fehlt, ist die zugehörige Aktion in den WhatsApp-Einstellungen nicht nutzbar. Ein Hinweis erklärt, warum sie nicht zur Verfügung steht. Die Einschränkung gilt nicht nur als sichtbare Schaltfläche, sondern schützt die Aktion auch im Hintergrund.

Das bedeutet praktisch:

* Eine Person ohne Löschrecht kann Vorlagen nicht versehentlich entfernen.
* Eine Person ohne Recht zum Trennen der Verbindung kann die Verbindung nicht lösen.
* Eine Person ohne Recht zur Rufnummernverwaltung kann diese Einstellung nicht verändern.

## Bestehende Teamarbeit bleibt zunächst erhalten

Die neuen Berechtigungen sind für vorhandene Rollen zunächst aktiviert. Dadurch verändert sich bei der Einführung nicht unerwartet, wer was im Standort tun kann. Eine Einschränkung entsteht erst, wenn du eine der sieben Berechtigungen bewusst entfernst.

Prüfe deshalb nicht nur neue Teammitglieder. Gehe auch bestehende Rollen durch und entscheide, ob der bisherige umfassende Zugriff wirklich noch nötig ist.

## Ergebnis mit einem sicheren Test prüfen

Teste die Berechtigungen mit einem passenden Testkonto oder einer Person, deren Zugriff du kontrolliert ändern darfst:

1. Notiere vor der Änderung, welche WhatsApp-Verwaltungsaktionen die Person aktuell sieht.
2. Entferne testweise genau eine unkritische Berechtigung, zum Beispiel das Recht zum Bearbeiten von Vorlagen.
3. Melde die Person neu an oder lasse die Ansicht aktualisieren.
4. Prüfe, ob die betroffene Aktion gesperrt ist und ein Hinweis erscheint.
5. Prüfe gleichzeitig, dass die üblichen Gespräche und die übrigen erlaubten Aufgaben weiterhin funktionieren.
6. Stelle die gewünschte endgültige Berechtigung wieder her und dokumentiere die Teamregel.

Teste niemals das Trennen der Verbindung nur zum Ausprobieren. Verwende dafür eine bewusste, dokumentierte Entscheidung.

## Praxisbeispiel: Vorlagen ohne technische Risiken bearbeiten

Ein Team möchte, dass eine Mitarbeiterin die Nachrichtenvorlagen pflegt. Sie soll aber keine Rufnummern ändern und keine Verbindung trennen können.

Die verantwortliche Person öffnet **Einstellungen → Benutzer**, bearbeitet den Zugang der Mitarbeiterin und lässt nur **Vorlagen erstellen und bearbeiten** aktiv. Das Löschrecht bleibt deaktiviert, damit eine geprüfte Vorlage nicht versehentlich entfernt wird. Danach prüft die Mitarbeiterin, ob sie eine Vorlage öffnen und bearbeiten kann, während die Rufnummernverwaltung nicht nutzbar ist.

So kann das Team Inhalte zügig bearbeiten, ohne technische Grundeinstellungen unnötig freizugeben.

## Häufige Situationen

### Der Bereich WhatsApp ist nicht sichtbar

Prüfe, ob du wirklich die Rollen und Berechtigungen des betreffenden Teammitglieds im eigenen Standort bearbeitest und ob dein Zugang Teamrechte verwalten darf. Ist der Bereich weiterhin nicht vorhanden, ändere keine Berechtigungen über Umwege; kläre zuerst die Verfügbarkeit.

### Eine Person kann eine notwendige Aktion nicht mehr ausführen

Öffne ihre Rollen und Berechtigungen und prüfe die passende der sieben WhatsApp-Berechtigungen. Ergänze nur das konkrete fehlende Recht statt pauschal alle Berechtigungen wieder zu aktivieren.

### Eine Vorlage oder ein Flow soll gelöscht werden

Prüfe zuerst, ob die Vorlage oder der Flow noch von einem laufenden Ablauf verwendet wird. Erst danach vergibst du vorübergehend das nötige Löschrecht oder führst die Löschung mit einem verantwortlichen Zugang aus.

### Die Änderung wirkt nicht wie erwartet

Speichere die Berechtigung erneut und lasse die Person ihre Ansicht aktualisieren. Prüfe dann mit genau der Aktion, die durch die Berechtigung geschützt wird. Dokumentiere bei einer Abweichung Person, Aktion und Zeitpunkt, bevor du weitere Rechte änderst.


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