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# Angebote und Rechnungen mit Chancen verknüpfen

Verknüpfe Angebote und Rechnungen mit der passenden Chance, damit dein Team Vorgang, Kontakt und Dokumente an einer Stelle nachvollziehen kann.

Ein Angebot oder eine Rechnung ist leichter nachzuvollziehen, wenn sie direkt an der zugehörigen Chance hängt. Dein Team öffnet dann den Verkaufsfall und sieht im Bereich **Zahlungen**, welche Dokumente dazugehören. Das verhindert, dass Dokumente nur über den Kontakt gesucht werden müssen oder bei ähnlichen Vorgängen verwechselt werden.

Du kannst ein Dokument auf drei Wegen mit einer Chance verbinden: direkt aus der Chance, beim Erstellen über **Produkte und Zahlungen** oder automatisch in einem Workflow.

## Was nach der Verknüpfung passiert

Eine Chance kann mehrere Angebote und Rechnungen enthalten. Das ist sinnvoll, wenn derselbe Vorgang in mehreren Schritten bearbeitet wird, etwa erst mit einem Angebot und später mit einer Rechnung.

Die Verknüpfung sorgt dafür, dass das Dokument im Bereich **Zahlungen** der Chance sichtbar wird. Kontakt, Chance und Dokument bleiben damit in einem gemeinsamen Vorgang auffindbar. Eine automatische Zuordnung entsteht nur bei dem unten beschriebenen Dokumentweg im Workflow – das bloße Finden einer Chance reicht dafür nicht aus.

## Voraussetzungen

Bevor du beginnst, prüfe diese Punkte:

* Die passende Chance ist bereits angelegt und eindeutig benannt.
* Wenn du ein Dokument über **Produkte und Zahlungen** anlegst, kennst du auch den richtigen Kontakt.
* Für den automatischen Weg gibt es einen Workflow mit einem Auslöser, der auf einer Chance basiert, zum Beispiel einer Änderung von Phase oder Status.
* Bei ähnlichen Chancen prüfst du vorab mindestens Name, aktuelle Phase und Kontakt. Das ist wichtig, weil eine abgeschlossene Verknüpfung nicht direkt entfernt werden kann.

## Den richtigen Weg auswählen

| Ausgangslage                                            | Geeigneter Weg                                         | Ergebnis                                                                        |
| ------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------ | ------------------------------------------------------------------------------- |
| Du arbeitest bereits in der richtigen Chance            | Dokument direkt aus der Chance erstellen               | Die geöffnete Chance ist schon im Editor verknüpft.                             |
| Du beginnst bei Angeboten oder Rechnungen               | Dokument erstellen und **Chance verknüpfen** auswählen | Du ordnest die passende Chance bewusst im Editor zu.                            |
| Bei einer Chance soll regelmäßig ein Dokument entstehen | Chance-basierten Workflow verwenden                    | Das Dokument wird erstellt, versendet und mit der auslösenden Chance verbunden. |

## Weg 1: Direkt aus einer Chance arbeiten

Dieser Weg ist die sicherste Wahl, wenn du den richtigen Vorgang bereits geöffnet hast.

1. Öffne **Vertrieb > Chancen** und wähle die passende Chance aus.
2. Wechsle in den Bereich **Zahlungen**. Dort kontrollierst du später auch das Ergebnis.
3. Öffne **Aktionen** und wähle **Rechnung erstellen** oder **Angebot erstellen**.
4. Der Dokumenteditor öffnet sich. Die gerade geöffnete Chance ist bereits zugeordnet.
5. Ergänze das Dokument sorgfältig und prüfe den Kontakt sowie die Chance noch einmal, bevor du speicherst oder versendest.
6. Öffne anschließend die Chance erneut und kontrolliere im Bereich **Zahlungen**, ob das neue Dokument dort erscheint.

## Weg 2: Beim Erstellen bewusst eine Chance auswählen

Nutze diesen Weg, wenn du zuerst im Bereich für Angebote oder Rechnungen arbeitest.

1. Öffne **Produkte und Zahlungen**.
2. Wechsle über die Auswahl zu **Angebote** oder **Rechnungen**.
3. Wähle **Angebot erstellen** oder **Rechnung erstellen**.
4. Wähle zuerst den passenden **Kontakt**. Er begrenzt das Risiko, bei ähnlich benannten Chancen den falschen Vorgang auszuwählen.
5. Suche im Dokumenteditor das Feld **Chance verknüpfen** und wähle die richtige Chance aus.
6. Prüfe im Entwurf Kontakt, Chance und Dokumentinhalt. Speichere oder versende erst, wenn die Zuordnung stimmt.
7. Öffne die Chance und kontrolliere im Bereich **Zahlungen**, ob das Dokument dort auftaucht.

Ein bereits angelegtes Dokument kannst du später im Bereich für Angebote oder Rechnungen bearbeiten und noch mit der richtigen Chance verbinden. Das ist hilfreich, falls die Zuordnung beim ersten Erstellen übersehen wurde.

## Weg 3: Mit einem Workflow automatisch verbinden

Verwende diesen Weg nur für einen klaren, wiederkehrenden Ablauf. Zum Beispiel: Sobald eine Chance in eine bestimmte Phase wechselt, soll automatisch ein Angebot erstellt werden.

1. Öffne **Automatisierung > Workflows** und erstelle einen neuen Workflow oder öffne den passenden bestehenden Ablauf.
2. Wähle einen Auslöser, der auf Chancen basiert. Geeignet sind zum Beispiel eine Änderung der Phase oder des Status.
3. Füge die Aktion **Rechnung senden** oder **Angebot senden** hinzu.
4. Richte das Dokument vollständig ein. Die Dokumentaktion erstellt, versendet und verbindet das Dokument mit der Chance, die den Workflow ausgelöst hat.
5. Teste den Ablauf mit einer eindeutig markierten Testchance.
6. Öffne danach diese Chance und prüfe **Zahlungen**. Erst wenn das Dokument dort sichtbar ist, aktivierst du den Ablauf für echte Vorgänge.

> **Wichtig:** Die Aktion **Chance finden** wählt eine Chance nur für weitere Workflow-Schritte aus. Sie verbindet allein kein Angebot und keine Rechnung mit dieser Chance. Für die Verknüpfung brauchst du zusätzlich die passende Dokumentaktion.

## Sichtbare Bereiche und Felder

| Element                                        | Bedeutung                                                                   | Prüfung vor dem nächsten Schritt                                    |
| ---------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------- |
| **Zahlungen** in der Chance                    | Zeigt die mit diesem Vorgang verbundenen Dokumente.                         | Nach dem Erstellen muss das Dokument hier sichtbar sein.            |
| **Aktionen**                                   | Öffnet die Erstelloptionen direkt aus der Chance.                           | Nutze diesen Weg, wenn du schon in der richtigen Chance arbeitest.  |
| **Angebot erstellen** / **Rechnung erstellen** | Startet den jeweiligen Dokumenteditor.                                      | Kontrolliere, ob der richtige Dokumenttyp gewählt wurde.            |
| **Kontakt**                                    | Legt fest, zu welchem Kontakt das Dokument gehört.                          | Vor dem Verknüpfen sorgfältig prüfen.                               |
| **Chance verknüpfen**                          | Ordnet das Dokument einem konkreten Verkaufsfall zu.                        | Bei ähnlichen Vorgängen Name, Phase und Kontakt abgleichen.         |
| Chance-basierter Auslöser                      | Startet einen Workflow anhand einer Änderung an der Chance.                 | Mit einer Testchance auslösen, bevor der Ablauf aktiv genutzt wird. |
| **Angebot senden** / **Rechnung senden**       | Erstellt und versendet im Workflow das Dokument mit der auslösenden Chance. | Ergebnis danach in **Zahlungen** der Chance prüfen.                 |
| **Chance finden**                              | Liefert eine Chance für spätere Workflow-Schritte.                          | Nicht als Ersatz für die Dokumentverknüpfung verwenden.             |

## Nachträgliche Änderung und feste Grenze

Solange ein Dokument noch bearbeitet werden kann, kannst du eine vergessene Zuordnung im Editor nachholen. Nach dem endgültigen Abschluss lässt sich die Verbindung nach der geprüften Grundlage nicht direkt entfernen.

Prüfe deshalb vor dem Abschluss immer Kontakt und Chance. Ist ein abgeschlossenes Dokument falsch zugeordnet, lege eine Kopie mit der richtigen Zuordnung an und prüfe den Vorgang erneut. Plane diesen zusätzlichen Schritt ein, statt darauf zu vertrauen, dass die bestehende Verbindung später einfach gelöst werden kann.

## Vollständiger Test vor dem ersten Einsatz

Führe den Test mit einem klar gekennzeichneten Testkontakt und einer Testchance durch.

1. Erstelle aus der Testchance direkt ein Angebot. Kontrolliere, ob es unter **Zahlungen** erscheint.
2. Erstelle zusätzlich über **Produkte und Zahlungen** eine Rechnung, wähle zuerst den Testkontakt und setze anschließend **Chance verknüpfen**. Kontrolliere die Zuordnung wieder in der Testchance.
3. Wenn du den automatischen Weg einsetzen willst, ändere bei einer zweiten Testchance gezielt die gewählte Phase oder den Status. Prüfe anschließend, ob die passende Dokumentaktion ausgeführt wurde und das Ergebnis bei dieser Chance erscheint.
4. Prüfe, dass mehrere Testdokumente an derselben Chance sichtbar sind und dass kein Dokument bei einer ähnlichen Chance gelandet ist.
5. Erst wenn alle drei Wege – soweit von dir genutzt – funktionieren, übernimmst du den Ablauf in echte Vorgänge.

## Häufige Probleme

* **Das Dokument erscheint nicht in der Chance:** Öffne den Entwurf und prüfe, ob bei **Chance verknüpfen** tatsächlich ein Vorgang ausgewählt ist. Kontrolliere danach erneut den Bereich **Zahlungen**.
* **Falscher Kontakt oder falsche Chance ausgewählt:** Vergleiche vor dem Abschluss Kontakt, Name und Phase der Chance. Bei einem abgeschlossenen Dokument ist eine direkte Entfernung der Verbindung nicht vorgesehen.
* **Es wurde nur „Chance finden“ verwendet:** Ergänze im Workflow **Angebot senden** oder **Rechnung senden**. Das Finden allein stellt keine Dokumentverknüpfung her.
* **Der Workflow hat kein Dokument erzeugt:** Prüfe zuerst, ob der Chance-basierte Auslöser mit der Teständerung wirklich ausgelöst wurde. Danach kontrolliere die Dokumentaktion und die Testchance.
* **Mehrere ähnliche Chancen sind vorhanden:** Verwende eindeutige Namen und kontrolliere die aktuelle Phase. Lege das Dokument im Zweifel direkt aus der geöffneten Chance an.
* **Ein Dokument wurde ohne Verbindung erstellt:** Öffne es im Bereich für Angebote oder Rechnungen, ordne die richtige Chance im Editor zu und prüfe anschließend die Chance erneut.

## Praxisbeispiel: Angebot und Rechnung in einem Vorgang halten

Eine Beratung führt einen Verkaufsfall mit der Chance „Büroplanung – Standort Nord“. Das Team öffnet diese Chance und erstellt über **Zahlungen > Aktionen** ein Angebot. Nach der Prüfung erscheint es direkt in derselben Chance.

Sobald die Chance in die Phase „Beauftragt“ wechselt, erstellt ein getesteter Workflow automatisch die Rechnung. Das Team öffnet danach erneut die Chance und sieht im Bereich **Zahlungen** sowohl das ursprüngliche Angebot als auch die Rechnung. Auch bei einer Rückfrage ist damit sofort klar, welche Dokumente zu diesem Vorgang gehören.

## Kurz-Check

* Richtige Chance, Phase und Kontakt vor dem Erstellen geprüft
* Dokument nach dem Erstellen im Bereich **Zahlungen** der Chance sichtbar
* Mehrere Dokumente nur dort hinterlegt, wo sie tatsächlich hingehören
* Im Workflow nicht nur **Chance finden**, sondern die passende Dokumentaktion verwendet
* Automatischen Ablauf mit einer Testchance geprüft
* Vor dem endgültigen Abschluss Zuordnung noch einmal kontrolliert


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