> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/vertrieb/angebote/chancen-daten-automatisch-in-dokumentvorlagen-einsetzen.md). # Chancen-Daten automatisch in Dokumentvorlagen einsetzen Fülle eine wiederverwendbare Dokumentvorlage beim Erzeugen automatisch mit Daten der auslösenden Chance und prüfe den Entwurf vor dem Versand. Eine wiederverwendbare Dokumentvorlage kann für jede Chance andere Inhalte zeigen, ohne dass du den Text jedes Mal manuell anpassen musst. Dazu setzt du einen Platzhalter in die Vorlage. Wenn ein Workflow das Dokument für eine konkrete Chance erzeugt, ersetzt das System den Platzhalter durch den gespeicherten Wert dieser Chance. Das ist besonders sinnvoll, wenn derselbe Kontakt mehrere Vorgänge hat. Kontaktangaben bleiben oft gleich; Daten einer Chance können sich dagegen je Vorgang unterscheiden. Die Vorlage bleibt einheitlich, während der erzeugte Entwurf den richtigen Bezug zum einzelnen Vorgang erhält. ## Was diese Funktion leistet Die Funktion verbindet: 1. ein eigenes Feld an einer Chance, 2. einen Platzhalter in einer **Vorlage**, 3. einen Workflow, der von einer Chance ausgelöst wird und das Dokument erzeugt. Im Vorlageneditor siehst du zunächst den Platzhalter. Erst im vom Workflow erzeugten Dokument erscheint der tatsächliche Wert. Das ist normal und wichtig für die Prüfung: Ein Platzhalter im Editor ist kein Fehler. ## Wichtige Grenze: Vorlage statt Einzeldokument Diese Funktion ist für gespeicherte, wiederverwendbare **Vorlagen** bestätigt. Ein einzelnes, bereits angelegtes Dokument ist nicht die richtige Grundlage für diesen Ablauf. Öffne deshalb **Produkte und Zahlungen > Dokumente und Verträge** und wähle ausdrücklich den Bereich **Vorlagen**. Erst eine gespeicherte Vorlage erscheint später in der Dokumentaktion eines Workflows. ## Voraussetzungen Prüfe vor der Einrichtung alle folgenden Punkte: * Das benötigte Feld ist als eigenes Feld für **Chancen** angelegt. * Die Testchance enthält bereits einen eindeutigen Wert in diesem Feld. * Die Chance ist mit dem richtigen Kontakt verbunden. * Du arbeitest in einer Vorlage, nicht in einem einzelnen Dokument. * Die Vorlage ist gespeichert, bevor du sie im Workflow auswählst. * Der Workflow verwendet einen Auslöser mit Chancenbezug. * Der Kontakt besitzt eine gültige E-Mail-Adresse, wenn das Dokument versendet werden soll. Das gilt nach der geprüften Grundlage auch dann, wenn als Versandweg SMS ausgewählt ist. * Bei einer Vorlage mit mehreren Rollen ist mindestens ein ausfüllbares Element einer Kontaktrolle zugeordnet. ## Wann du Chancen- statt Kontaktwerte verwendest | Situation | Richtige Wahl | Warum | | ----------------------------------------------------------- | ---------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------- | | Die Information gehört dauerhaft zur Person | Kontaktwert | Der Wert kann über mehrere Vorgänge gleich bleiben. | | Die Information unterscheidet sich je Vorgang | Chancenwert | Die Vorlage zeigt beim Erzeugen den Wert der konkreten auslösenden Chance. | | Ein Dokument soll immer denselben Text zeigen | Kein Platzhalter nötig | Ein fester Text ist einfacher und robuster. | | Mehrere Vorgänge desselben Kontakts nutzen dieselbe Vorlage | Chancenwert | Jeder Vorgang kann einen eigenen Inhalt einsetzen, ohne die Vorlage zu duplizieren. | ## Platzhalter in der Vorlage einfügen 1. Öffne **Produkte und Zahlungen > Dokumente und Verträge > Vorlagen**. 2. Klicke auf **Neu** oder öffne eine vorhandene Vorlage. 3. Füge über das **Pluszeichen** an der gewünschten Stelle einen **Textblock** oder eine **Tabelle** hinzu. 4. Setze den Cursor genau dorthin, wo der Chancenwert später erscheinen soll. Bei einer Tabelle wählst du die passende Zelle. 5. Klicke auf das Symbol **Platzhalterfelder**. 6. Wähle nacheinander: **Kontakt > Eigene Felder > Chancen-Details > Feldname**. 7. Im Text oder in der Tabelle erscheint ein Platzhalter. Kontrolliere, ob er an der richtigen Stelle steht und ob du das erwartete Feld ausgewählt hast. 8. Speichere die Vorlage. Wähle das Feld immer über das Menü aus. Die Plattform setzt dadurch den passenden Feldschlüssel ein. Manuell geschriebene Platzhalter können schon durch einen kleinen Schreib- oder Formatfehler wirkungslos bleiben. ## Sichtbare Bereiche in der Vorlage | Bereich oder Schaltfläche | Zweck | Was du kontrollierst | | --------------------------------------------- | --------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------- | | **Vorlagen** | Enthält wiederverwendbare Dokumentgrundlagen. | Nicht versehentlich ein Einzeldokument bearbeiten. | | **Neu** | Startet eine neue Vorlage. | Richtige Vorlage vor dem Bearbeiten benennen. | | **Pluszeichen** | Fügt Inhaltselemente hinzu. | Für Chancenwerte einen Textblock oder eine Tabelle verwenden. | | **Platzhalterfelder** | Öffnet die Auswahl für gespeicherte Daten. | Feld über das Menü statt per Hand einfügen. | | **Kontakt > Eigene Felder > Chancen-Details** | Führt zu den Werten der konkreten Chance. | Nicht einen ähnlich benannten Kontaktwert auswählen. | | Platzhalter im Editor | Zeigt den eingesetzten Feldschlüssel. | Im Editor sichtbar ist erwartetes Verhalten; entscheidend ist der erzeugte Entwurf. | | **Speichern** | Macht die Vorlage im Workflow auswählbar. | Nach jeder Änderung erneut speichern. | ## Workflow: den richtigen Chancen-Kontext herstellen Ein Platzhalter kann nur mit einem Wert gefüllt werden, wenn der Workflow weiß, welche Chance gemeint ist. Dafür wählst du einen Chancen-Auslöser. 1. Öffne **Automatisierung > Workflows**. 2. Erstelle einen neuen Workflow oder öffne den passenden bestehenden Ablauf. 3. Wähle den Auslöser, der zum tatsächlichen Startpunkt passt: * **Pipeline-Phase geändert**, wenn ein Dokument beim Eintritt in eine konkrete Phase entstehen soll. * **Chancen-Status geändert**, wenn eine Statusänderung das Dokument auslösen soll. 4. Richte die passenden Filter ein, zum Beispiel Pipeline, Phase oder Status. 5. Verwende beide Auslöser nur dann, wenn entweder die Phase **oder** der Status den Ablauf starten soll. Für einen eindeutigen Prozess ist ein einzelner Auslöser übersichtlicher. 6. Klicke auf **Aktion hinzufügen** und wähle **Dokumente und Verträge senden**. ## Die Dokumentaktion vollständig einrichten In der Aktion legst du fest, wie die gespeicherte Vorlage erzeugt und weitergegeben wird. | Einstellung | Bedeutung | Empfehlung für den ersten Einsatz | | ----------------------------------- | ------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------- | | **Absender** | Bestimmt die absendende Person. | Prüfe, ob sie zum Vorgang passt. | | **Vorlage** | Wählt die gespeicherte Grundlage aus. | Nur eine gespeicherte Vorlage ist auswählbar. | | **Als Entwurf erstellen** | Erzeugt ein Dokument ohne direkten Versand. | Für den ersten Test verwenden. | | **Direkt senden** | Versendet nach dem Auslösen ohne Zwischenschritt. | Erst nach einem vollständig erfolgreichen Entwurfstest verwenden. | | Versandweg | Legt fest, wie das Dokument bereitgestellt wird. | Gültige E-Mail-Adresse des Kontakts vorher prüfen. | | Empfänger- und Unterzeichnerangaben | Ordnen die Rollen für dieses Dokument zu. | Bei mehreren Rollen vollständig prüfen. | Speichere anschließend die Aktion und veröffentliche den Workflow. Angaben zu Rollen, die du direkt in der Workflow-Aktion setzt, ersetzen die entsprechenden Standardvorgaben der Vorlage. Prüfe diese Zuordnung besonders sorgfältig, wenn die Vorlage mehrere Beteiligte enthält. ## Vollständiger Test ohne Versandrisiko Verwende für die erste Prüfung **Als Entwurf erstellen**. 1. Lege eine Testchance mit einem eindeutigen Testwert an, zum Beispiel „TEST – Einrichtungsumfang A“. 2. Stelle sicher, dass die Chance mit einem Testkontakt verbunden ist und der Kontakt eine gültige E-Mail-Adresse besitzt. 3. Öffne die Vorlage und kontrolliere, dass der passende Chancenplatzhalter eingesetzt und die Vorlage gespeichert ist. 4. Erstelle einen Testworkflow mit dem passenden Chancen-Auslöser. Grenze ihn auf eine klar erkennbare Testphase oder einen Teststatus ein. 5. Wähle in **Dokumente und Verträge senden** die Vorlage und **Als Entwurf erstellen**. 6. Löse die Testphase oder den Teststatus an der Testchance aus. 7. Öffne den erzeugten Entwurf. Jeder Platzhalter muss nun durch den erwarteten Chancenwert ersetzt sein. 8. Prüfe außerdem Absender, Empfänger, Unterzeichner und die Rolle jedes ausfüllbaren Elements. 9. Wiederhole den Test mit einer zweiten Chance und einem anderen Testwert. So stellst du sicher, dass die Vorlage tatsächlich den Wert der auslösenden Chance verwendet und nicht einen festen Text zeigt. 10. Stelle erst danach auf **Direkt senden** um, wenn dein Prozess einen automatischen Versand benötigt. ## Häufige Probleme * **Der Chancenwert ist im Entwurf leer:** Prüfe zuerst die auslösende Chance. Das gewählte Chancenfeld muss dort bereits einen Wert enthalten. Kontrolliere danach die Platzhalterkette und speichere die Vorlage erneut. * **Der Platzhalter ist im erzeugten Dokument noch sichtbar:** Im Vorlageneditor ist das erwartbar. Bleibt er im Entwurf stehen, füge das Feld erneut über **Platzhalterfelder** ein und teste mit einer Chance, die einen Wert enthält. * **Die Vorlage fehlt in der Dokumentaktion:** Du bearbeitest möglicherweise ein Einzeldokument oder hast die Vorlage noch nicht gespeichert. Öffne den Bereich **Vorlagen** und speichere die Vorlage vollständig. * **Das Dokument bleibt ein Entwurf:** Prüfe, ob **Als Entwurf erstellen** noch gewählt ist. Für einen Test ist das richtig. Erst nach der Prüfung kannst du auf **Direkt senden** umstellen. * **Das Dokument wird nicht wie erwartet ausgelöst:** Prüfe, ob Pipeline, Phase oder Status im Auslöser exakt zur Testchance passen. Nutze nicht zwei Auslöser, wenn nur einer den Ablauf starten soll. * **Die falschen Rollen erscheinen:** Prüfe die Empfänger- und Unterzeichnerangaben in der Dokumentaktion. Werte aus dem Workflow ersetzen die passenden Standardvorgaben der Vorlage. * **Der Versand scheitert trotz SMS-Auswahl:** Kontrolliere die E-Mail-Adresse des Kontakts. Die geprüfte Grundlage nennt sie auch für diesen Versandweg als Voraussetzung. ## Grenzen der geprüften Funktion Belegt ist die automatische Ersetzung von Chancenwerten in gespeicherten Vorlagen, wenn ein Chancen-bezogener Workflow das Dokument erzeugt. Die Anleitung bestätigt nicht, dass ein bereits vorhandenes Einzeldokument oder ein manuell erzeugtes Dokument außerhalb dieses Kontexts dieselbe automatische Ersetzung ausführt. Plane außerdem keine manuell geschriebenen Platzhalter als Standardweg. Das Menü reduziert Fehler beim Feldschlüssel und liefert die verlässlichere Zuordnung. ## Praxisbeispiel: Eine Vorlage für mehrere Projektvorgänge Ein Team verwendet eine Vorlage für Projektvereinbarungen. Jede Chance enthält ein eigenes Feld „Projektumfang“. Sobald eine Chance in die Phase „Vorbereitung abgeschlossen“ wechselt, erzeugt ein Workflow zunächst einen Entwurf. In der Vorlage steht an der passenden Stelle der Chancenplatzhalter für den Projektumfang. Bei der ersten Testchance wird im Entwurf „TEST – Einrichtungsumfang A“ angezeigt. Bei der zweiten Testchance erscheint stattdessen ihr anderer Testwert – ohne dass das Team die Vorlage bearbeitet hat. Nach der Kontrolle von Empfängerrollen und Inhalt stellt das Team den Ablauf auf den passenden Versandweg um. Eine Vorlage bleibt so wiederverwendbar, während jedes Dokument den richtigen Vorgangswert erhält. ## Kurz-Check vor der Aktivierung * Eigener Wert an der Testchance vorhanden * Vorlage statt Einzeldokument bearbeitet und gespeichert * Platzhalter über das Menü eingefügt * Chancen-bezogener Auslöser passend gefiltert * Dokumentaktion zuerst als Entwurf getestet * Erzeugten Entwurf mit mindestens zwei unterschiedlichen Testchancen geprüft * Absender, Empfänger, Rollen und Kontakt-E-Mail geprüft * Erst nach erfolgreichem Test auf direkten Versand umgestellt --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/vertrieb/angebote/chancen-daten-automatisch-in-dokumentvorlagen-einsetzen.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. 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