> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/vertrieb/angebote/dokumentfelder-mit-kontaktdaten-verknupfen.md). # Dokumentfelder mit Kontaktdaten verknüpfen Verknüpfe ausfüllbare Text- und Datumsfelder mit Kontakt- oder Dokumentwerten, prüfe die Übernahme nach der Unterschrift und werte Angaben gesammelt aus. Ein Dokument kann Informationen abfragen, die du nach der Unterschrift nicht noch einmal manuell übertragen möchtest. Dazu verknüpfst du ein ausfüllbares Text- oder Datumsfeld im Dokumenteditor mit einem Zielwert. Die empfangende Person trägt die Angabe ein; nach der Unterschrift wird sie im gewählten Kontakt- oder Dokumentdatensatz aktualisiert. Das eignet sich zum Beispiel für ein Startdatum, eine individuelle Kennung oder eine Kontaktangabe, die nach der Unterzeichnung im weiteren Ablauf gebraucht wird. ## Was die Verknüpfung leistet Die Funktion verbindet drei Dinge: 1. ein ausfüllbares **Textfeld** oder **Datumsfeld** im Dokument, 2. die Person, die das Feld ausfüllen soll, 3. einen Zielwert beim **Kontakt** oder beim **Dokument**. Nach der Unterschrift übernimmt das System die eingegebene Angabe in den gewählten Datensatz. Zusätzlich kannst du die ausgefüllten Felder eines Dokuments über die Übersicht als CSV-Datei herunterladen. Die Verknüpfung betrifft nur Text- und Datumsfelder. Für andere Feldarten ist in dieser Anleitung keine automatische Übernahme bestätigt. ## Voraussetzungen Bevor du startest, bereite diese Punkte vor: * Du kannst **Produkte und Zahlungen > Dokumente und Verträge** öffnen. * Das Dokument oder die Vorlage ist im Editor angelegt. * Du hast mindestens ein Textfeld oder Datumsfeld vorgesehen. * Es ist klar, welche Person das Feld ausfüllen soll. * Der Zielwert ist bereits vorhanden oder du weißt, ob die Angabe beim Kontakt oder nur beim Dokument gespeichert werden soll. * Für den ersten Einsatz verwendest du einen Testkontakt und einen eindeutig erkennbaren Testwert. ## Kontaktwert oder Dokumentwert: die richtige Entscheidung | Ziel | Verwende | Ergebnis nach der Unterschrift | | --------------------------------------------------------------- | ---------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Die Angabe soll künftig im Kontaktprofil verfügbar sein | **Kontaktwert** | Der Wert wird beim zugehörigen Kontakt aktualisiert. | | Die Angabe gehört nur zu diesem einen unterschriebenen Dokument | **Dokumentwert** | Der Wert wird im Datensatz dieses Dokuments aktualisiert. | | Derselbe Eintrag soll mehrere vorbereitete Zielwerte füllen | Mehrere verknüpfte Zielwerte | Der Wert des einen Felds wird an die gewählten Ziele weitergegeben. Vor dem Einsatz immer testen. | Wähle einen Kontaktwert nur dann, wenn die Information auch nach diesem einen Dokument beim Kontakt weiterverwendet werden soll. Eine einmalige Aussage zum konkreten Vorgang bleibt übersichtlicher als Dokumentwert. ## Text- oder Datumsfeld hinzufügen 1. Öffne **Produkte und Zahlungen > Dokumente und Verträge**. 2. Öffne die gewünschte Vorlage oder erstelle ein neues Dokument. 3. Klicke auf das **Pluszeichen** und ziehe ein **Textfeld** oder **Datumsfeld** an die passende Stelle. 4. Klicke das eingefügte Feld an. Die Einstellungen des Feldes werden angezeigt. 5. Wähle bei **Auszufüllen durch** die richtige empfangende Person. Diese Zuordnung ist wichtig: Nur die Person, die dort gewählt ist, soll die Angabe im Dokument ausfüllen. 6. Hinterlege bei Bedarf einen **Platzhalter**. Er erklärt kurz, was eingetragen werden soll, etwa „Gewünschtes Startdatum“. 7. Aktiviere **Pflichtfeld** nur, wenn das Dokument ohne diese Angabe nicht vollständig ist. Ein Pflichtfeld macht aus der erwarteten Angabe eine notwendige Eingabe für die empfangende Person. ## Feld mit einem Zielwert verknüpfen 1. Klicke das Text- oder Datumsfeld im Editor an. 2. Öffne im kleinen Menü am Feld die Schaltfläche zum Verknüpfen mit eigenen Werten. 3. Im Fenster **Verknüpfte Felder hinzufügen** wählst du unter **Objekt** eine von zwei Optionen: * **Kontaktwert**, wenn die Information beim Kontakt gespeichert werden soll. * **Dokumentwert**, wenn sie im Datensatz des Dokuments bleiben soll. 4. Wähle den passenden Zielwert aus der Liste der verfügbaren Werte. 5. Bestätige mit **Verknüpfen und speichern**. 6. Klicke das Feld erneut an und kontrolliere unter **Verknüpfte Felder**, ob der gewählte Zielwert sichtbar ist. 7. Speichere das Dokument oder die Vorlage. Vergiss danach nicht, den richtigen Kontakt als Empfänger zu verknüpfen, bevor du den Test versendest. ## Mehrere Zielwerte an ein Feld hängen Ein einzelnes Text- oder Datumsfeld kann mit mehreren Zielwerten verbunden werden. Das ist nützlich, wenn dieselbe Eingabe an mehreren vorbereiteten Stellen gebraucht wird. Klicke dafür erneut auf das Feld und wähle unter **Verknüpfte Felder** die Schaltfläche **Weitere eigene Felder hinzufügen**. Wähle den nächsten Zielwert aus und speichere die Verknüpfung erneut. Nutze Mehrfachverknüpfungen bewusst: Derselbe eingegebene Wert wird dann an alle verbundenen Ziele weitergegeben. Verbinde deshalb nur Felder, die wirklich dieselbe Art von Information erhalten sollen. ## Sichtbare Bereiche und Feldwirkung | Bereich oder Feld | Bedeutung | Prüfe vor dem Versand | | ------------------------------------ | -------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------ | | **Auszufüllen durch** | Legt fest, welche empfangende Person das Feld ausfüllt. | Richtige Person ausgewählt. | | **Platzhalter** | Zeigt eine kurze Orientierung im leeren Feld. | Formulierung ist eindeutig und alltagstauglich. | | **Pflichtfeld** | Kennzeichnet eine erforderliche Eingabe. | Nur aktiv, wenn die Angabe tatsächlich nötig ist. | | Verknüpfungssymbol am Feld | Öffnet die Verbindung zu eigenen Werten. | Nicht nur ein sichtbares Feld anlegen, sondern Zielwert tatsächlich auswählen. | | **Objekt** | Unterscheidet Kontaktwert und Dokumentwert. | Speicherort passt zum Zweck der Angabe. | | **Verknüpfte Felder** | Zeigt alle Zielwerte des aktuellen Felds. | Nach jeder Änderung auf korrekte Auswahl prüfen. | | **Weitere eigene Felder hinzufügen** | Fügt einen weiteren Zielwert für dieselbe Eingabe hinzu. | Nur verwenden, wenn derselbe Wert mehrfach gebraucht wird. | | CSV-Download in der Übersicht | Liefert die ausgefüllten Felder gesammelt als Datei. | Nach einem Test prüfen, ob die erwartete Eingabe darin vorhanden ist. | ## Wann die Daten tatsächlich übernommen werden Die automatische Aktualisierung erfolgt erst, nachdem die empfangende Person das Dokument unterschrieben hat. Ein gespeicherter Entwurf, ein geöffnetes Dokument oder eine bloße Eingabe reichen dafür nicht aus. Erwarte die Information deshalb nicht schon vor der Unterschrift im Kontakt- oder Dokumentdatensatz. Prüfe nach der Unterzeichnung genau den Speicherort, den du bei der Verknüpfung gewählt hast. ## Vollständiger Test vor dem ersten Einsatz 1. Lege einen Testkontakt an oder verwende einen eindeutig gekennzeichneten Testkontakt. 2. Erstelle eine Testvorlage mit einem Textfeld und einem Datumsfeld. 3. Weise beide Felder dem Testempfänger zu. Setze nur dort ein Pflichtfeld, wo die Eingabe zwingend geprüft werden soll. 4. Verknüpfe das Textfeld mit einem vorbereiteten Kontaktwert und das Datumsfeld mit einem vorbereiteten Dokumentwert. 5. Speichere die Vorlage, verknüpfe den Testkontakt als Empfänger und sende das Dokument als Test. 6. Trage einen auffälligen Testwert und ein eindeutiges Datum ein. Unterzeichne den Testvorgang. 7. Öffne danach das Kontaktprofil und kontrolliere den Kontaktwert. Öffne zusätzlich den Dokumentdatensatz und kontrolliere den Dokumentwert. 8. Lade die ausgefüllten Felder als CSV herunter und prüfe, ob beide Testangaben enthalten sind. 9. Wenn du Mehrfachverknüpfungen nutzt, wiederhole den Test mit einem weiteren Zielwert und kontrolliere jeden Speicherort einzeln. Erst wenn Feld, Empfänger, Zielwert und Ergebnis zusammenpassen, verwendest du die Vorlage für echte Dokumente. ## Häufige Probleme * **Ein Feld wurde ausgefüllt, aber nichts wurde übernommen:** Prüfe, ob es ein Text- oder Datumsfeld ist und ob unter **Verknüpfte Felder** mindestens ein Zielwert eingetragen ist. * **Der Wert erscheint am falschen Ort:** Kontrolliere die Auswahl unter **Objekt**. Ein Kontaktwert und ein Dokumentwert haben unterschiedliche Speicherorte. * **Die Aktualisierung wird vor der Unterschrift erwartet:** Prüfe erst nach einer vollständigen Unterzeichnung. Vorher ist keine automatische Übernahme bestätigt. * **Die falsche Person soll das Feld ausfüllen:** Klicke das Feld an und korrigiere **Auszufüllen durch**, bevor du den Test erneut sendest. * **Eine Mehrfachverknüpfung erzeugt unerwartete Daten:** Entferne oder korrigiere den zusätzlichen Zielwert. Dasselbe eingegebene Feld sollte nur mit inhaltlich passenden Zielen verbunden sein. * **Die Auswertung ist unübersichtlich:** Lade die ausgefüllten Felder als CSV herunter und filtere dort zunächst nach dem Testdokument, statt viele einzelne Datensätze manuell zu öffnen. ## Grenzen der geprüften Funktion Diese Anleitung bestätigt die Verknüpfung von Text- und Datumsfeldern mit Kontakt- oder Dokumentwerten. Für andere Feldtypen oder weitere Speicherziele enthält die geprüfte Grundlage keine Verfügbarkeitsbestätigung. Auch eine Mehrfachverknüpfung ersetzt keine klare Datenstruktur: Wenn unterschiedliche Antworten gespeichert werden sollen, verwende getrennte Eingabefelder statt dieselbe Antwort in ungeeignete Ziele zu schreiben. ## Praxisbeispiel: Startdatum sauber übernehmen Eine Dienstleistung startet erst, nachdem der Kunde im Dokument ein gewünschtes Startdatum eingetragen und unterschrieben hat. Das Team fügt deshalb ein Datumsfeld mit dem Platzhalter „Gewünschtes Startdatum“ ein und ordnet es dem Empfänger zu. Das Feld wird mit einem Kontaktwert für das Startdatum verknüpft. Nach der Unterschrift öffnet das Team den Testkontakt: Das Datum ist dort aktualisiert. Zusätzlich lädt es die CSV der ausgefüllten Felder herunter und findet den gleichen Wert in der Auswertung. So muss das Startdatum nicht aus dem unterschriebenen Dokument herausgesucht und manuell in den Kontakt übertragen werden. ## Kurz-Check vor dem Versand * Text- oder Datumsfeld statt eines unbestätigten Feldtyps verwendet * Richtige empfangende Person bei **Auszufüllen durch** gewählt * Kontaktwert oder Dokumentwert bewusst ausgewählt * Verknüpfung unter **Verknüpfte Felder** kontrolliert * Speichern und Testunterzeichnung durchgeführt * Kontakt, Dokumentdatensatz und CSV nach der Unterschrift geprüft --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/vertrieb/angebote/dokumentfelder-mit-kontaktdaten-verknupfen.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.