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# Eigene Datenobjekte im Dashboard auswerten

Stelle selbst definierte Datensätze als verständliche Kennzahlen, Diagramme und Tabellen dar, damit dein Team besondere Prozesse zuverlässig auswerten kann.

## Das Ergebnis

Mit einem eigenen Datenobjekt speicherst du Informationen, die in deinem Betrieb eine besondere Rolle spielen – zum Beispiel Projekte, Fahrzeuge, Fälle oder Aufträge. Im Dashboard kannst du diese Datensätze als **Widget** sichtbar machen: als einzelne Kennzahl, Diagramm oder Tabelle.

So beantwortet dein Team Alltagsfragen direkt im Dashboard, etwa: „Wie viele offene Aufträge gibt es?“, „Wie verteilen sie sich nach Status?“ oder „Wie hat sich die Zahl im ausgewählten Zeitraum entwickelt?“

Ein Widget ist nur eine Auswertung. Es erstellt, ändert oder löscht keine Datensätze.

## Was vorher vorhanden sein muss

Bevor du ein Widget anlegst, prüfe diese Punkte:

* Das gewünschte eigene Datenobjekt ist im Standort bereits angelegt.
* Es enthält echte Datensätze, nicht nur die Struktur.
* Für Summen und Durchschnitte gibt es ein passendes Zahlenfeld.
* Für eine Entwicklung über die Zeit gibt es ein geeignetes Datumsfeld.
* Du darfst das Dashboard bearbeiten. Mit Leserechten kannst du vorhandene Widgets nutzen, aber ihre Einstellungen nicht ändern.

> **Tipp:** Lege die ersten Testdatensätze vollständig an. Dann erkennst du direkt, ob Kennzahl, Zeitraum und Filter das gewünschte Ergebnis liefern.

## Welche Darstellung passt zu deiner Frage?

| Darstellung                     | Geeignet, wenn du wissen möchtest                                      | Was sie zeigt                                           |
| ------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------- |
| **Kennzahl**                    | Wie viele Datensätze es gibt oder wie hoch Summe bzw. Durchschnitt ist | Einen einzelnen Gesamtwert                              |
| **Ringdiagramm**                | Wie sich Datensätze auf wenige Gruppen verteilen                       | Die Anteile je Gruppe, zum Beispiel je Status           |
| **Balkendiagramm**              | Welche Gruppe am häufigsten vorkommt                                   | Gruppen gut vergleichbar nebeneinander                  |
| **Horizontales Balkendiagramm** | Wenn Gruppennamen länger sind                                          | Dieselben Vergleiche mit besser lesbaren Beschriftungen |
| **Liniendiagramm**              | Wie sich eine Anzahl oder Summe im Zeitverlauf verändert               | Eine Entwicklung entlang eines Datumsfelds              |
| **Tabelle**                     | Welche einzelnen Datensätze hinter dem Ergebnis stehen                 | Mehrere gewählte Felder pro Datensatz                   |

Nicht jede Darstellung passt zu jedem Feld. Eine Tabelle kann mehrere Felder nebeneinander anzeigen. Für ein Diagramm wählst du zusätzlich ein Feld, nach dem die Werte gruppiert werden sollen. Für eine zeitliche Entwicklung brauchst du ein Datumsfeld.

## Widget Schritt für Schritt anlegen

1. Öffne das gewünschte **Dashboard**. Falls mehrere Dashboards vorhanden sind, öffne über die Dashboard-Auswahl genau die Ansicht, die dein Team später verwendet.
2. Wechsle über das Bearbeiten-Symbol in den **Bearbeitungsmodus**.
3. Wähle **Widget hinzufügen**. Rechts öffnet sich die Widget-Auswahl.
4. Bleibe im Bereich **Widgets** und suche nach deinem eigenen Datenobjekt. Die Auswahl kann bereits passende Vorschläge zeigen, etwa für Anzahl, zeitlichen Verlauf, Tabelle, Summe oder Durchschnitt.
5. Wähle zunächst eine passende Vorlage oder direkt den gewünschten Diagrammtyp. Das empfiehlt sich besonders beim ersten Widget, weil die Ausgangskonfiguration bereits zur Art der Kennzahl passt.
6. Öffne die Konfiguration des Widgets und vergebe einen eindeutigen **Titel**. Verwende einen Titel, der die Frage beantwortet, zum Beispiel „Offene Aufträge nach Status“ statt nur „Aufträge“.
7. Lege bei **Kennzahl** fest, ob du die **Anzahl** der Datensätze, die **Summe** eines Zahlenfelds oder dessen **Durchschnitt** sehen möchtest.
8. Wähle bei Bedarf ein Feld für die Gruppierung. Für ein Ring- oder Balkendiagramm könnte das zum Beispiel der Status sein.
9. Speichere das Widget. Speichere anschließend auch die Änderungen am Dashboard, damit die neue Ansicht dauerhaft für berechtigte Personen verfügbar ist.

## Zeitraum, Vergleich und Bedingungen richtig setzen

In den erweiterten Einstellungen eines Widgets kannst du ein **Datumsfeld** bestimmen. Dieses Feld entscheidet, welche Datensätze in den ausgewählten Zeitraum fallen. Wähle deshalb ein Datum, das zu deiner Frage passt – etwa das Erstelldatum für „neu angelegt“ oder ein anderes vorhandenes Datumsfeld für einen fachlichen Termin.

Der Zeitraum kann dem Dashboard folgen oder für dieses Widget abweichen. Ein abweichender Zeitraum ist sinnvoll, wenn ein Widget zum Beispiel die letzten Wochen zeigen soll, während der Rest des Dashboards einen anderen Zeitraum nutzt.

Du kannst außerdem einen Vergleichszeitraum wählen. Das hilft, Veränderungen einzuordnen. Prüfe dabei immer, ob beide Zeiträume dieselbe Art von Datensätzen berücksichtigen.

Im Bereich **Bedingungen** begrenzt du das Widget auf passende Datensätze. Ein Filter wie „Status ist offen“ beantwortet eine konkrete Frage; ein zu allgemeiner Filter macht das Ergebnis dagegen schwer nutzbar. Dashboard-Schnellfilter und feste Widget-Bedingungen gelten gemeinsam. Treffen sie nicht zusammen, kann ein Widget leer bleiben.

## Ergebnis prüfen, bevor du dich darauf verlässt

Nach dem Speichern prüfst du die Auswertung mit einem kleinen, bekannten Beispiel:

1. Öffne einen oder mehrere Datensätze, die sicher im Widget erscheinen müssten.
2. Vergleiche ihre Werte mit Kennzahl, Tabelle oder Diagrammgruppen.
3. Stelle den Zeitraum testweise so ein, dass diese Datensätze sicher enthalten sind.
4. Entferne vorübergehend zusätzliche Bedingungen und Schnellfilter.
5. Stimmen die Werte, setze die gewünschten Einschränkungen wieder gezielt.

So unterscheidest du einen echten Datenfehler von einer zu engen Einstellung im Widget.

## Wenn keine Daten erscheinen

Arbeite diese Reihenfolge durch:

1. **Datensätze prüfen:** Enthält das eigene Datenobjekt überhaupt passende Einträge?
2. **Zeitraum prüfen:** Liegt das für das Widget gewählte Datumsfeld innerhalb des eingestellten Zeitraums?
3. **Bedingungen prüfen:** Setze die festen Bedingungen und Dashboard-Schnellfilter kurz zurück. Widersprüchliche Filter können alle Ergebnisse ausblenden.
4. **Feld prüfen:** Für Summe oder Durchschnitt muss ein geeignetes Zahlenfeld ausgewählt sein. Für den Zeitverlauf muss ein passendes Datumsfeld vorhanden sein.
5. **Darstellung prüfen:** Wechsle vorübergehend zu einer Tabelle. Dort erkennst du leichter, welche Datensätze tatsächlich einbezogen werden.
6. **Berechtigung prüfen:** Wenn Einstellungen fehlen oder nicht gespeichert werden können, fehlt möglicherweise die Bearbeitungsberechtigung für das Dashboard.

## Praxisbeispiel: offene Serviceaufträge steuern

Ein Servicebetrieb verwaltet Aufträge als eigenes Datenobjekt. Die Mitarbeitenden tragen mindestens Status, zuständige Person, Erstelldatum und geplanten Termin ein.

Die Teamleitung legt drei Widgets an:

1. **„Offene Aufträge“** als Kennzahl mit der Bedingung „Status ist offen“.
2. **„Offene Aufträge nach Status“** als Ringdiagramm, damit Engpässe sofort sichtbar werden.
3. **„Offene Aufträge diese Woche“** als Tabelle mit Auftragsname, zuständiger Person und geplantem Termin.

Beim Morgencheck wählt die Teamleitung einen passenden Schnellfilter. Erscheint in der Tabelle nichts, setzt sie erst den Schnellfilter zurück und prüft dann Zeitraum sowie Bedingung. So kann sie die Ursache nachvollziehen, statt aus einer leeren Anzeige falsche Schlüsse zu ziehen.


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