> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/vertrieb/pipelines-und-chancen/pipelines-und-chancen-einrichten-und-nutzen.md). # Pipelines und Chancen einrichten und nutzen Pipelines machen Vertriebs- und Serviceprozesse sichtbar. Jede **Chance** steht für einen möglichen Abschluss oder Vorgang und wandert durch klar definierte Phasen. So erkennt das Team, was als Nächstes zu tun ist und wo Anfragen stehen bleiben. ## Begriffe und Status Eine Chance ist mit einem Kontakt verbunden und bündelt Kontaktinformationen, Zuständigkeiten, Notizen und Aktivitäten. Sie gehört zu genau einer Pipeline und einer Phase. Die Standardstatus sind **Offen**, **Gewonnen**, **Verloren** und **Aufgegeben**. Nutze Phasen für den Arbeitsfortschritt und Status für das Ergebnis. Beim Status **Verloren** kannst du einen Verlustgrund dokumentieren; dessen Auswahlwerte werden in den Einstellungen bei den benutzerdefinierten Feldern gepflegt. ## Pipeline anlegen 1. Öffne **Chancen** und danach **Pipelines**. 2. Wähle **Neue Pipeline erstellen**, vergib einen klaren Namen und speichere. 3. Füge die benötigten Phasen hinzu und bringe sie in die tatsächliche Reihenfolge. 4. Lege fest, ob die Pipeline in der Übersicht sichtbar sein soll. Phasen sollten handlungsorientiert sein, zum Beispiel „Anfrage eingegangen“, „Termin bestätigt“, „Angebot besprochen“ und „Abschluss“. Jede Phase braucht eine klare Regel, wann ein Eintrag weitergeschoben wird. ## Eine Chance sicher bearbeiten Eine Chance ist der gemeinsame Arbeitsort für einen konkreten Vorgang mit einem Kontakt. Öffne sie, wenn du Informationen nach einem Gespräch ergänzt, den nächsten Schritt planst oder den Fortschritt in der Pipeline aktualisierst. Das Bearbeitungsfenster trennt **Chancendetails**, **Termin**, **Aufgaben** und **Notizen**. So bleibt klar, welche Information du gerade änderst. ### Chance finden und öffnen 1. Öffne **Chancen** und wähle bei Bedarf zuerst die passende Pipeline. 2. Suche nach der Chance, nutze vorhandene Filter oder prüfe die Karten in der Boardansicht. 3. Wähle den Namen oder die Karte der gewünschten Chance. 4. Öffne die Bearbeitung und beginne im Bereich **Chancendetails**. Suche nicht nur nach der Kartenüberschrift: Je nach Arbeitsweise findest du eine Chance auch über den verknüpften Kontakt, die E-Mail-Adresse, Rufnummer, das Unternehmen oder eine Kennzeichnung. Prüfe vor einer Änderung immer Name und Hauptkontakt, damit du nicht versehentlich einen ähnlich benannten Vorgang bearbeitest. ### Details Schritt für Schritt aktualisieren Im Bereich **Chancendetails** stehen die Kontaktangaben oben und die eigentlichen Chancendaten darunter. Leere Felder kannst du ausblenden, damit du dich auf die Angaben konzentrierst, die für diesen Vorgang wichtig sind. | Bereich | Wofür er da ist | Worauf du achtest | | ------------------------------------------- | --------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------ | | Hauptkontakt | Verbindet die Chance mit der wichtigsten Person. | Prüfe Name, E-Mail-Adresse und Rufnummer vor dem Speichern. | | Weitere Kontakte | Ergänzt weitere beteiligte Personen. | Du kannst bis zu zehn weitere Kontakte ergänzen; der Hauptkontakt bleibt die zentrale Zuordnung. | | Chancenname | Beschreibt den Vorgang verständlich. | Formuliere ihn so, dass das Team die Chance ohne Öffnen wiedererkennt. | | Pipeline und Phase | Ordnen die tägliche Arbeit ein. | Wähle die Phase nach dem tatsächlichen nächsten Arbeitsschritt, nicht nach einer Vermutung. | | Status | Hält das Ergebnis fest. | Nutze ihn erst, wenn der Vorgang wirklich offen, gewonnen, verloren oder aufgegeben ist. | | Verantwortliche Person und Mitwirkende | Machen klar, wer handelt und wer informiert bleiben soll. | Aktualisiere sie nach einer Übergabe sofort. | | Herkunft, Kennzeichnungen und eigene Felder | Halten zusätzliche, standorteigene Angaben fest. | Verwende nur Felder, deren Bedeutung im Team klar vereinbart ist. | 1. Wähle im Bearbeitungsfenster **Chancendetails**. 2. Prüfe zuerst Hauptkontakt und Chancenname. 3. Aktualisiere nur die Informationen, die sich tatsächlich geändert haben. 4. Kontrolliere Pipeline, Phase, Status und Zuständigkeit als zusammenhängende Entscheidung. 5. Übernimm die Änderung mit der im Fenster sichtbaren Speicheroption und öffne die Chance danach noch einmal zur Kontrolle. > **Praxisbeispiel:** Nach einem Erstgespräch ergänzt Lea die richtige Kontaktperson, setzt sich als Verantwortliche und verschiebt die Chance in die Phase „Termin bestätigt“. Den Status lässt sie auf **Offen**, weil noch keine Entscheidung gefallen ist. So erkennt das Team beim nächsten Board-Check sowohl den Fortschritt als auch den nächsten Schritt. ### Einen Termin direkt an der Chance verwalten Im Bereich **Termin buchen/aktualisieren** verwaltest du den zugehörigen Termin, ohne die Chance zu verlassen. Pro Chance ist derzeit genau ein Termin möglich. Ein neuer Termin ersetzt daher nicht automatisch eine saubere Prüfung eines bereits vorhandenen Termins. 1. Öffne die Chance und wähle **Termin buchen/aktualisieren**. 2. Gibt es noch keinen Termin, wähle **Neuer Termin**. 3. Wähle die in deinem Standort passende Terminart, zum Beispiel ein Gespräch, eine Dienstleistung oder eine Vermietung. 4. Prüfe Terminart, Zeitpunkt und zugehörigen Kontakt, bevor du den Termin bestätigst. 5. Gibt es bereits einen Termin, öffne sein Drei-Punkte-Menü. Dort kannst du ihn ansehen, bearbeiten oder löschen. Beim Bearbeiten eines vorhandenen Termins werden die bisherigen Angaben vorausgefüllt. Kontrolliere trotzdem jeden geänderten Zeitpunkt und den Kontakt. Öffne anschließend sowohl die Chance als auch den Termin einmal neu: Die Chance soll den erwarteten Termin zeigen und der Termin muss zum richtigen Kontakt gehören. ### Notizen für den Kontakt nutzbar machen Wähle im Bearbeitungsfenster **Notizen** und dann **Notiz hinzufügen**, wenn ein Gesprächsergebnis, eine Zusage oder eine offene Frage festgehalten werden soll. Diese Notizen sind auch bei dem Kontakt sichtbar, der mit der Chance verbunden ist. Schreibe Notizen so, dass eine Kollegin oder ein Kollege direkt weiterarbeiten kann: Was ist passiert? Was wurde vereinbart? Wer macht was bis wann? Prüfe nach dem Speichern kurz die Kontaktansicht. So stellst du sicher, dass die Information nicht nur in deinem aktuellen Arbeitsfenster auffindbar ist. ### Aufgaben mit einem klaren nächsten Schritt anlegen Wähle **Aufgaben** und dann **Aufgabe hinzufügen**, wenn nach der Chance etwas erledigt werden muss. Die Aufgabe kannst du dir selbst oder einer anderen Person zuweisen und mit Fälligkeit sowie Priorität versehen. Aufgaben aus der Chance sind ebenfalls beim zugehörigen Kontakt verknüpft. > **Praxisbeispiel:** Nach einem Beratungsgespräch legt Lea die Aufgabe „Unterlagen bis Dienstag senden“ an, weist sie sich selbst zu und setzt Dienstag als Fälligkeit. In der Kontaktansicht ist dieselbe Aufgabe sichtbar. Dadurch ist der nächste Schritt auch dann nachvollziehbar, wenn später jemand anderes die Chance übernimmt. ### Phase und Abschlussstatus nicht verwechseln Die **Phase** beschreibt den aktuellen Arbeitsschritt innerhalb der Pipeline, etwa „Kennenlernen vereinbart“ oder „Unterlagen gesendet“. Der **Status** beschreibt dagegen das Ergebnis der Chance. Neue Chancen starten standardmäßig mit **Offen**. Die möglichen Ergebnisstatus sind **Gewonnen**, **Verloren** und **Aufgegeben**. Für den normalen Arbeitsfortschritt änderst du die Phase in den Chancendetails oder verschiebst die Karte in der Boardansicht in die passende Phasenspalte. Wenn ein Vorgang endgültig abgeschlossen ist, setzt du zusätzlich den passenden Status. Bei **Verloren** kannst du den Verlustgrund ergänzen. Kontrolliere danach in der Boardansicht, ob die Karte in der erwarteten Phase oder im erwarteten Abschlussbereich erscheint. ### Abschließende Kontrolle Bevor du das Bearbeitungsfenster schließt, prüfe diese fünf Punkte: * Ist der richtige Hauptkontakt verbunden? * Passt die Phase zum nächsten Arbeitsschritt? * Spiegelt der Status wirklich das Ergebnis wider? * Sind Termin, Aufgabe und Notiz für den Kontakt sichtbar, wenn du sie dort erwartest? * Kann eine andere Person anhand von Name, Zuständigkeit und Notiz sofort erkennen, was als Nächstes passiert? ## Finden, teilen und auswerten Die Suche berücksichtigt mindestens drei eingegebene Zeichen und findet Chancen nach Name, Kontaktname, E-Mail, Telefonnummer, Unternehmen und Tags. Sie sucht am Wortanfang, nicht innerhalb eines Wortes. Für gezieltere Listen nutze zusätzliche Filter, etwa Status **Verloren**. Über die Drei-Punkte-Schaltfläche kannst du Chancen exportieren. Ein direkter Link aus dem Browser öffnet dieselbe Chance für berechtigte Teammitglieder. In den Details führt die Kennung zum Änderungsprotokoll der letzten 60 Tage. Blende leere Felder aus, wenn die Detailansicht übersichtlich bleiben soll. Eigene Felder erscheinen beim Anlegen und Bearbeiten in ihrer Ordnerreihenfolge. ## Zugriffe auf Pipelines festlegen Eine Pipeline kann für das gesamte Team sichtbar sein oder nur für ausgewählte Personen. Diese Einstellung betrifft die jeweilige Pipeline, nicht den gesamten Standortzugriff. Plane sie vor dem Einsatz: Wer nur Chancen bearbeitet, braucht nicht automatisch die Berechtigung, Phasen und Pipeline-Struktur zu ändern. Eine vollständige Anleitung findest du unter [Zugriff auf eine Pipeline im Team steuern](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/vertrieb/pipelines-und-chancen/zugriff-auf-eine-pipeline-im-team-steuern). ## Sicher löschen und wiederherstellen Lösche eine einzelne Chance in ihrer Detailansicht oder mehrere Chancen über die Sammelaktion. Für eine Sammellöschung ist die Eingabe von `DELETE` erforderlich; der Fortschritt wird anschließend bei den Sammelaktionen angezeigt. Gelöschte Chancen und Pipelines können bis zu 60 Tage wiederhergestellt werden. Öffne dafür bei Chancen die Sammelaktionen oder die Änderungsprotokolle und wähle **Wiederherstellen**. Eine Chance mit gelöschtem Kontakt lässt sich nicht zurückholen. Beim Wiederherstellen einer Pipeline kommen Phasen und zugehörige Chancen gemeinsam zurück; eine einzelne Chance daraus kann nicht separat wiederhergestellt werden. Nach 60 Tagen ist keine Wiederherstellung mehr möglich. ## Automatisierungen für Chancen Automatisierungen können beim Anlegen einer Chance, bei einem Status- oder Phasenwechsel sowie bei längerem Stillstand starten. Filtere dabei nach Standard- oder eigenen Chancenfeldern. Häufige Schritte sind: Chance anlegen, Daten aktualisieren, eine gefundene Chance entfernen, Aufgaben erstellen oder verantwortliche Personen benachrichtigen. Nutze Chancenfelder in einer Wenn/Dann-Verzweigung nur, wenn der Auslöser chancenbezogen ist. Teste jede Automatisierung mit einem Testkontakt, prüfe anschließend Phase, Status, Aufgabe und Nachricht und aktiviere sie erst danach. ## Praxisbeispiel Eine Beratung verwendet „Neue Anfrage“, „Kennenlernen vereinbart“, „Konzept gesendet“ und „Entscheidung offen“. Nach einer Formularanfrage legt eine Automatisierung die Chance an und weist sie zu. Sobald ein Termin bestätigt ist, verschiebt das Team die Chance und erstellt eine Vorbereitungsaufgabe. Alte Einträge werden zuerst gefiltert geprüft statt sofort gelöscht; versehentliche Löschungen lassen sich innerhalb der Aufbewahrungsfrist wiederherstellen. ## Eine Pipeline innerhalb des Standorts duplizieren Eine Kopie ist nützlich, wenn du eine Variante testen oder einen ähnlichen Ablauf vorbereiten möchtest, ohne die bestehende Pipeline zu verändern. Du brauchst dafür Bearbeitungsrechte auf der betreffenden Pipeline. 1. Öffne **Chancen** > **Pipelines**. 2. Öffne bei der gewünschten Pipeline das Drei-Punkte-Menü und wähle **Duplizieren**. 3. Vergib einen eindeutigen Namen. Der vorgeschlagene Name enthält zunächst einen Hinweis auf die Kopie. 4. Prüfe Farben, Phasen und die Sichtbarkeit in der Übersicht. 5. Passe Phasen bei Bedarf an und speichere die Kopie. 6. Öffne die neue Pipeline anschließend einmal in der Boardansicht und prüfe die Darstellung. Übernommen werden die Phasen, die Sichtbarkeit in Diagrammen, die farbigen Kennzeichnungen und die Zugriffsrechte der Pipeline. Chancen, Workflows, Berichte und eigene Felder werden nicht mitkopiert. Plane diese Punkte daher getrennt ein, bevor du die Kopie im Team verwendest. ### Boardansicht für die tägliche Arbeit einrichten Die Boardansicht zeigt Chancen nach Phasen. Sie eignet sich für den schnellen Überblick; die Listenansicht ist besser, wenn du viele Spalten gleichzeitig prüfen willst. * Klappe eine Phase über den Steuerelement im Phasenkopf ein oder aus, um selten genutzte Bereiche auszublenden. * Ziehe den Rand einer Phase, um ihre Breite zu ändern. Ein Doppelklick auf den Rand stellt die Standardbreite wieder her. * Wähle oben **Sortieren**, dann ein Standardfeld oder ein unterstütztes eigenes Feld sowie auf- oder absteigende Reihenfolge. * Diese Darstellungsentscheidungen werden nur lokal im eigenen Browser gespeichert. Sie verändern weder die Sicht anderer Teammitglieder noch die Pipeline selbst. Geeignete Sortierfelder sind unter anderem Erstellzeit, letzte Aktualisierung sowie unterstützte Text-, Auswahl-, Zahlen-, Telefon- und Datumsfelder. Klappe inaktive Phasen ein und erweitere die gerade bearbeitete Phase, damit das Board übersichtlich bleibt. ### Praxisbeispiel Eine Beratung kopiert ihre Pipeline „Neukunden“ für ein zeitlich begrenztes Angebot. Sie benennt die Kopie eindeutig, ergänzt eine zusätzliche Prüfphase und kontrolliert, dass keine bestehenden Chancen übernommen wurden. Im Tagesgeschäft klappt das Team abgeschlossene Phasen ein, verbreitert die aktuelle Angebotsphase und sortiert dort nach letzter Aktualisierung. Die Änderungen bleiben auf dem jeweiligen Browser beschränkt. ## Phasen mit Farben schneller lesbar machen Phasenfarben schaffen eine gemeinsame visuelle Orientierung. Sie ändern weder Auslöser noch Berechnungen in Workflows und Berichten; sie helfen nur dabei, den Fortschritt einer Chance schneller zu erkennen. 1. Öffne **Chancen > Pipelines** und wähle die gewünschte Pipeline. 2. Öffne im Auswahlmenü der Pipeline die Bearbeitung. 3. Vergib für jede Phase eine Farbe, deren Bedeutung das Team versteht, zum Beispiel Grün für abgeschlossen, Gelb für Nachfassen und Rot für ein Risiko. 4. Wähle die Anzeigeart: * **Standard:** keine zusätzliche Farbe; * **Farbpunkt:** ein zurückhaltender Punkt an der Phase; * **Hintergrundton:** eine dezente Färbung der Karte oder Zeile. 5. Speichere und prüfe die Pipeline in Board- und Listenansicht. Die Einstellung gilt pro Pipeline und für alle Personen, die diese Pipeline sehen dürfen. Beim Umbenennen oder Verschieben einer Phase bleibt die zugehörige Farbe an dieser Phase. Ein Export enthält die Phasenbezeichnung, nicht die Darstellung als Farbe. ### Vor der Einführung festlegen Lege mit dem Team eine kleine, eindeutige Farbregel fest. Verwende nicht dieselbe Farbe gleichzeitig für unterschiedliche Bedeutungen. Bei vielen Phasen ist ein Farbpunkt oft lesbarer als ein Hintergrundton. Die Möglichkeit, Pipeline oder Phasen zu bearbeiten, richtet sich nach den Pipeline-Rechten. Fehlt die Bearbeiten-Option, kann die Ansicht trotzdem gelesen werden, aber eine berechtigte Person muss die Farben ändern. > **Praxisbeispiel:** Ein Team nutzt in der Pipeline „Neuanfragen“ einen gelben Punkt für „Rückruf offen“ und einen roten Hintergrundton für „Angebot läuft aus“. Beim täglichen Board-Check erkennt es diese Situationen sofort. Die zugrunde liegenden Phasen, Werte und Automatisierungen bleiben unverändert. ## Reihenfolge der Pipelines festlegen Die Reihenfolge in der Pipelines-Übersicht kannst du an den Arbeitsalltag anpassen. Diese Reihenfolge gilt standortweit für alle Personen, die die Pipelines sehen dürfen. Sie verändert weder Chancen noch Phasen oder Automatisierungen. ### Per Ziehen sortieren 1. Öffne **Chancen > Pipelines**. 2. Fahre mit der Maus über das Griffsymbol am linken Rand der gewünschten Pipeline. 3. Ziehe die Pipeline an die passende Stelle. 4. Lass sie los und kontrolliere die neue Reihenfolge. Die Änderung wird automatisch gespeichert und bleibt nach dem Neuladen erhalten. ### An eine genaue Position verschieben Bei vielen Pipelines ist die Positionsangabe verlässlicher: 1. Öffne bei der Pipeline das Drei-Punkte-Menü. 2. Wähle **An Position verschieben**. 3. Gib die gewünschte Position ein. 4. Wähle **Anwenden**. 5. Kontrolliere die danach automatisch neu nummerierte Liste. Diese Methode kann auch eine Pipeline verschieben, die auf einer anderen Seite der Übersicht liegt. Die Reihenfolge selbst dürfen nur Personen mit den entsprechenden Verwaltungsrechten ändern. > **Praxisbeispiel:** Ein Vertriebsteam bearbeitet täglich zuerst „Neue Anfragen“, danach „Laufende Gespräche“ und zuletzt „Bestandspflege“. Eine berechtigte Person verschiebt diese Pipelines in genau diese Reihenfolge. Beim nächsten Öffnen sehen alle berechtigten Teammitglieder dieselbe übersichtliche Sortierung. ## Typische Fehler und Lösungen ### Eine Chance wird nicht gefunden Die Suche beginnt mit mindestens drei Zeichen und findet nur am Wortanfang. Suche deshalb nach einem eindeutigen Teil des Chancen- oder Kontaktnamens. Nutze bei ähnlichen Einträgen zusätzlich Pipeline, Status oder Kennzeichnung und prüfe vor einer Änderung den Hauptkontakt. ### Eine kopierte Pipeline enthält nicht die erwarteten Vorgänge Beim Duplizieren werden Struktur, Phasen, Darstellung und Rechte übernommen – bestehende Chancen jedoch nicht. Lege oder verschiebe die benötigten Chancen bewusst erst nach der Prüfung der neuen Pipeline. ### Eine gelöschte Chance lässt sich nicht wiederherstellen Eine Wiederherstellung ist nur innerhalb der angegebenen Aufbewahrungszeit möglich. Ist der zugehörige Kontakt ebenfalls gelöscht, lässt sich die Chance nicht zurückholen. Prüfe daher erst Filter und Sammelauswahl, bevor du etwas löschst. ### Teammitglieder sehen eine andere Boardansicht Eingeklappte Phasen, Breiten und Sortierung werden im jeweiligen Browser gespeichert. Sie gelten nicht automatisch für das gesamte Team. Verwechsle eine persönliche Ansicht deshalb nicht mit der standortweiten Pipeline-Struktur. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/vertrieb/pipelines-und-chancen/pipelines-und-chancen-einrichten-und-nutzen.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. 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