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# Status einer Chance richtig aktualisieren

## Worum es geht

Der Status einer Chance zeigt, ob ein Vorgang noch aktiv verfolgt wird oder wie er abgeschlossen wurde. Er ist wichtig für eine saubere Übersicht: Offene Vorgänge erhalten eine nächste Aufgabe, abgeschlossene Vorgänge bleiben nachvollziehbar, ohne weiterhin als aktive Arbeit zu erscheinen.

Der Status ergänzt die **Phase** einer Pipeline, ersetzt sie aber nicht. Die Phase beschreibt den aktuellen Arbeitsschritt, zum Beispiel „Erstgespräch“ oder „Angebot“. Der Status beschreibt dagegen den Gesamtzustand des Vorgangs. Eine Chance kann also in einer Phase liegen und gleichzeitig noch **Offen**, bereits **Gewonnen**, **Verloren** oder **Aufgegeben** sein.

## Die vier festen Status

| Status         | Wann er passt                                                                        | Was das für die weitere Arbeit bedeutet                                                |
| -------------- | ------------------------------------------------------------------------------------ | -------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Offen**      | Die Chance wird noch aktiv bearbeitet.                                               | Lege eine konkrete nächste Aufgabe oder Wiedervorlage fest.                            |
| **Gewonnen**   | Die gewünschte Zusage oder Vereinbarung ist erfolgt.                                 | Prüfe, ob die nächste Übergabe oder Folgemaßnahme vorbereitet ist.                     |
| **Verloren**   | Die Person entscheidet sich gegen das Angebot oder für eine andere Lösung.           | Dokumentiere kurz den Grund, wenn er für spätere Auswertungen hilfreich ist.           |
| **Aufgegeben** | Die Nachverfolgung wird bewusst beendet, ohne dass ein weiterer Schritt geplant ist. | Verwende diesen Status nur, wenn das Team den Vorgang wirklich nicht mehr weiterführt. |

Diese vier Status sind fest vorgegeben. Du kannst keinen eigenen fünften Status anlegen und ihre Bezeichnungen nicht umbenennen.

> **Wichtig:** Setze nicht vorschnell **Verloren** oder **Aufgegeben**, wenn lediglich noch keine Antwort vorliegt. Dann bleibt die Chance **Offen** und erhält stattdessen eine klare Wiedervorlage.

## Bevor du etwas änderst

* Stelle sicher, dass du die richtige Chance vor dir hast: Name, zugehöriger Kontakt sowie Pipeline und Phase sollten passen.
* Entscheide zuerst, ob sich nur der Arbeitsschritt in der Pipeline ändert oder ob der gesamte Vorgang einen anderen Status erhält.
* Bei einer offenen Chance sollte immer klar sein, wer als Nächstes was erledigt.

## Status direkt in der Detailansicht ändern

Das ist der sicherste Weg, wenn du eine einzelne Chance bewusst aktualisieren möchtest.

1. Öffne im Standort den Bereich **Chancen**.
2. Wähle die passende Pipeline und nutze bei Bedarf Suche oder Filter, um die Karte schnell zu finden.
3. Öffne die Karte oder ihre Detailansicht. In manchen Ansichten gibt es dafür zusätzlich eine Bearbeiten-Funktion.
4. Prüfe die sichtbaren Angaben:
   * **Pipeline** ordnet die Chance dem richtigen Ablauf zu.
   * **Phase** zeigt den aktuellen Arbeitsschritt.
   * **Status** zeigt, ob die Chance offen ist oder wie sie abgeschlossen wurde.
5. Öffne das Feld **Status** und wähle **Offen**, **Gewonnen**, **Verloren** oder **Aufgegeben**.
6. Speichere die Änderung. Ergänze bei einer abgeschlossenen Chance bei Bedarf eine kurze, nachvollziehbare Notiz.

Nach dem Speichern ist der neue Status an der Karte hinterlegt. Eine Statusänderung ist nicht automatisch eine sinnvolle Änderung der Phase – prüfe beides getrennt.

## Im Board per Ziehen aktualisieren

Im Board kannst du Karten mit der Maus ziehen. Beim Ziehen kann die Oberfläche neben den Pipeline-Phasen auch Bereiche für einen Abschlussstatus anbieten.

Verwende diese Variante nur, wenn du sicher erkennst, wohin die Karte verschoben wird:

1. Suche die richtige Karte im Board.
2. Ziehe sie nur in den gewünschten Bereich.
3. Öffne danach die Karte und kontrolliere **Pipeline**, **Phase** und **Status**.
4. Korrigiere den Status in der Detailansicht, falls er nicht dem tatsächlichen Ergebnis entspricht.

Je nach Ansicht verändert ein Ziehen nur die Phase. Deshalb ist die Kontrolle in der Detailansicht besonders wichtig.

## Status automatisch mit einem Workflow setzen

Ein Workflow eignet sich, wenn ein eindeutiges Ereignis zuverlässig immer dieselbe Statusänderung auslösen soll. Geeignete Auslöser können zum Beispiel ein abgesendetes Formular, ein neu hinzugefügtes oder entferntes Kontakt-Tag oder ein gebuchter Termin sein.

> **Nur bei eindeutigen Auslösern:** Ein Formular oder ein Termin allein bedeutet normalerweise noch nicht, dass eine Chance gewonnen oder verloren ist. Beende eine Chance automatisch nur, wenn das auslösende Ereignis diesen Zustand wirklich belegt.

### Workflow einrichten

1. Öffne den Bereich für Workflows und lege einen neuen Workflow an oder öffne einen vorhandenen.
2. Füge den eindeutigen Auslöser hinzu.
3. Wähle als Aktion **Create/Update Opportunity**. Die Suche nach „Opportunity“ hilft, die Aktion schneller zu finden.
4. Konfiguriere die Aktion:
   * **Aktionsname:** eine klare interne Bezeichnung, damit dein Team den Zweck erkennt.
   * **Pipeline:** die Pipeline, in der die Chance liegen soll.
   * **Phase:** der passende Arbeitsschritt innerhalb dieser Pipeline.
   * **Status:** der Status, der nach dem Auslöser gelten soll.
   * **Weitere Felder:** können ebenfalls angezeigt werden. Ändere sie nur, wenn das Ergebnis fachlich eindeutig feststeht.
5. Speichere die Aktion und anschließend den gesamten Workflow.
6. Führe zuerst einen Test mit einem Testkontakt aus. Kontrolliere danach die Ausführung und die betroffene Chance.

### Was du beim Test prüfst

* Der richtige Auslöser startet den Workflow.
* Die richtige Chance wurde aktualisiert.
* Pipeline, Phase und Status entsprechen deiner Konfiguration.
* Es ist keine zusätzliche oder falsche Chance entstanden.
* Die Änderung ist für das Team an der Karte nachvollziehbar.

Erst wenn dieser Test passt, verwendest du den Workflow im normalen Ablauf.

## Typische Fehler vermeiden

| Situation                                                                           | Besser so vorgehen                                                                                                     |
| ----------------------------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Eine Karte wurde in eine neue Phase gezogen, aber der Abschlussstatus stimmt nicht. | Öffne die Detailansicht und prüfe Phase und Status getrennt.                                                           |
| Eine Chance hat länger keine Antwort erhalten.                                      | Lass sie **Offen** und lege eine Wiedervorlage an, statt sie voreilig abzuschließen.                                   |
| Ein Workflow beendet aktive Chancen zu früh.                                        | Pausiere den Workflow, prüfe den Auslöser und teste ihn mit einem Testkontakt.                                         |
| Die falsche Chance wurde geändert.                                                  | Prüfe vor dem Speichern Kontakt, Pipeline und Phase. Korrigiere den Status anschließend direkt an der richtigen Karte. |

## Praxisbeispiel: Abschluss verlässlich dokumentieren

Ein Team verwendet das Kontakt-Tag **Projektstart bestätigt** erst dann, wenn die Zusage intern geprüft wurde.

1. Eine Mitarbeiterin fügt dieses Tag dem richtigen Kontakt hinzu.
2. Der Workflow startet durch das Tag.
3. Die Aktion **Create/Update Opportunity** wählt die festgelegte Pipeline und Phase und setzt den Status auf **Gewonnen**.
4. Das Team prüft an der Chance, ob die richtige Karte aktualisiert wurde und ob die nächste Übergabe vorbereitet ist.

So wird der Abschluss einheitlich dokumentiert. Gleichzeitig verhindert der vorgelagerte Test, dass ein ähnliches, aber noch unverbindliches Ereignis aktive Chancen versehentlich abschließt.

## Ergebnis kontrollieren

Nach jeder manuellen oder automatischen Änderung prüfst du kurz:

* Die Karte gehört weiterhin zur richtigen Pipeline.
* Die Phase bildet den tatsächlichen Arbeitsschritt ab.
* Der Status entspricht dem realen Stand.
* Bei **Offen** ist eine nächste Aktion vorhanden.
* Bei einem Abschluss kann dein Team die Entscheidung nachvollziehen.

Die genaue Position einzelner Schaltflächen kann sich mit neuen Oberflächen ändern. Orientiere dich deshalb an den Feldbezeichnungen **Pipeline**, **Phase** und **Status**, nicht an einer festen Bildschirmposition.


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