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# Verantwortlichkeiten von Kontakten und Chancen trennen

Trenne die Verantwortung für eine Kundenbeziehung von der Verantwortung für einen konkreten Vertriebsfall, richte die optionalen Mitbearbeitungsregeln bewusst ein und prüfe das Ergebnis mit einem sich

## Welches Problem löst diese Einstellung?

Eine Kundenbeziehung und ein konkreter Vertriebsfall gehören zusammen, sind aber nicht immer dieselbe Aufgabe. Häufig pflegt eine Person den Kontakt langfristig, während eine andere Person das Angebot, den Abschluss oder die nächsten Schritte in der Pipeline bearbeitet.

Mit dieser Einstellung kannst du dafür zwei getrennte Verantwortlichkeiten führen:

| Eintrag     | Wofür die verantwortliche Person zuständig ist                                                              |
| ----------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Kontakt** | Die Beziehung zur Person oder zum Unternehmen: Gespräche, Rückfragen und die langfristige Betreuung.        |
| **Chance**  | Der konkrete Vorgang in der Pipeline: zum Beispiel ein Angebot, eine Beratung oder ein geplanter Abschluss. |

Dadurch bleibt klar, wer die Kundenbeziehung betreut und wer den aktuellen Vertriebsfall voranbringt. Ohne die Einstellung startet eine neue Chance mit derselben verantwortlichen Person wie der zugehörige Kontakt und kann nicht unabhängig organisiert werden.

> **Wichtig:** Verantwortung und Mitbearbeitung sind zwei verschiedene Dinge. Eine mitarbeitende Person soll informiert bleiben oder mitarbeiten. Sie wird dadurch nicht automatisch verantwortlich.

## Wann ist die Trennung sinnvoll?

| Euer Arbeitsalltag                                                                    | Sinnvolle Entscheidung                                               |
| ------------------------------------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------- |
| Eine Kundenbetreuung pflegt Kontakte, ein Vertriebsteam bearbeitet konkrete Vorgänge. | Verantwortlichkeiten trennen.                                        |
| Eine Person führt Beziehung und Vorgang von Anfang bis Ende.                          | Die gemeinsame Verantwortung ist meist einfacher.                    |
| Mehrere Personen sollen einen Vorgang sehen, aber nicht zuständig werden.             | Mitbearbeitung gezielt ergänzen, ohne die Verantwortung zu wechseln. |
| Bereits bestehende Abläufe setzen Verantwortlichkeiten.                               | Erst mit einem Testkontakt prüfen.                                   |

## Voraussetzungen vor dem Einschalten

* Du darfst die Einstellungen für Pipelines und Chancen ändern.
* Die Personen, die Kontakte oder Chancen übernehmen sollen, stehen zur Auswahl bereit.
* Im Team ist geklärt, wer Beziehungen betreut und wer Vertriebsfälle bearbeitet.
* Du hast einen Testkontakt und kannst dazu eine Testchance anlegen.
* Prüfe vorhandene Abläufe, die Kontakte, Chancen oder Verantwortlichkeiten ändern. Die Einstellung sollte nicht ungeprüft mitten im laufenden Tagesgeschäft aktiviert werden.

## Die Einstellung aktivieren

1. Öffne **Einstellungen** in deinem Standort.
2. Öffne den Bereich **Pipelines und Chancen** beziehungsweise die Einstellungen für Chancen.
3. Suche den Schalter, der unterschiedliche verantwortliche Personen für Kontakte und zugehörige Chancen erlaubt.
4. Schalte ihn ein.
5. Prüfe die beiden optionalen Regeln zur Mitbearbeitung direkt darunter. Sie sind nicht automatisch für jedes Team sinnvoll.
6. Wähle **Speichern**.
7. Führe sofort den Test aus dem Abschnitt [Den Ablauf sicher testen](#den-ablauf-sicher-testen) durch.

In der Einstellungsansicht gehören diese drei Entscheidungen zusammen:

| Einstellung                                                                       | Pflicht oder optional?        | Wirkung                                                                                                                                     |
| --------------------------------------------------------------------------------- | ----------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Unterschiedliche Verantwortliche für Kontakte und Chancen zulassen**            | Erforderlich für die Trennung | Kontakt und zugehörige Chance dürfen verschiedene verantwortliche Personen haben.                                                           |
| **Mitbearbeitung am Kontakt an die verantwortliche Person der Chance anpassen**   | Optional                      | Wenn sich die verantwortliche Person einer Chance ändert, wird diese Person beim verknüpften Kontakt als mitarbeitende Person ergänzt.      |
| **Mitbearbeitung an Chancen an die verantwortliche Person des Kontakts anpassen** | Optional                      | Wenn sich die verantwortliche Person eines Kontakts ändert, wird diese Person bei den zugehörigen Chancen als mitarbeitende Person ergänzt. |

Die zwei unteren Regeln ändern **nicht** die verantwortliche Person des jeweils anderen Eintrags. Sie ergänzen nur die Mitbearbeitung.

## So verhalten sich neue und bestehende Chancen

Nach dem Einschalten bleibt der Start einer neuen Chance bewusst einfach:

1. Eine Person ist am Kontakt als verantwortlich eingetragen.
2. Du erstellst eine neue Chance zu diesem Kontakt.
3. Die neue Chance übernimmt zunächst diese Person als verantwortliche Person.
4. Öffne die Chance und wähle dort eine andere Person, falls sie den Vertriebsfall übernehmen soll.
5. Speichere die Änderung und prüfe Kontakt und Chance getrennt.

So kann zum Beispiel Elena die Beziehung zum Kunden betreuen, während David den aktuellen Verkaufsfall verantwortet.

Die Einstellung beschreibt keine automatische Sammelumstellung für bereits vorhandene Zuordnungen. Prüfe vorhandene Kontakte und Chancen deshalb bewusst einzeln oder anhand eines klaren, von deinem Team beschlossenen Bereinigungsplans.

## Mitbearbeitung richtig einordnen

Die optionalen Regeln helfen Teams, die bereichsübergreifend arbeiten. Sie ersetzen jedoch keine Verantwortlichkeit.

| Wenn sich das ändert                    | Option aktiviert                   | Danach wird ergänzt                                                                                     | Bleibt unverändert                       |
| --------------------------------------- | ---------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------- |
| Verantwortliche Person der **Chance**   | Mitbearbeitung am Kontakt anpassen | Die neue verantwortliche Person der Chance erscheint als mitarbeitende Person am Kontakt.               | Die verantwortliche Person des Kontakts. |
| Verantwortliche Person des **Kontakts** | Mitbearbeitung an Chancen anpassen | Die neue verantwortliche Person des Kontakts erscheint als mitarbeitende Person an zugehörigen Chancen. | Die verantwortliche Person jeder Chance. |

### Entscheidungshilfe

Aktiviere die erste Zusatzregel, wenn die Person, die eine Chance übernimmt, auch den bisherigen Kontaktverlauf sehen und verfolgen soll.

Aktiviere die zweite Zusatzregel, wenn die Person, die einen Kontakt übernimmt, auch bei den laufenden Chancen dieses Kontakts eingebunden bleiben soll.

Wenn beides für euren Prozess nicht gilt, lasse die Zusatzregeln ausgeschaltet. Weniger automatische Zuordnungen machen Verantwortlichkeiten oft leichter nachvollziehbar.

## Den Ablauf sicher testen

Teste die Einstellung mit zwei Personen, bevor du sie im Tagesgeschäft nutzt:

1. Lege einen **Testkontakt** an und trage Person A als verantwortliche Person ein.
2. Erstelle eine neue **Testchance** zu diesem Kontakt.
3. Prüfe, ob Person A zunächst auch bei der Chance verantwortlich ist.
4. Ändere in der Chance die verantwortliche Person zu Person B.
5. Speichere die Chance.
6. Öffne anschließend Kontakt und Chance erneut.
7. Prüfe: Person A bleibt für den Kontakt verantwortlich; Person B ist für die Chance verantwortlich.
8. Ist die erste Zusatzregel eingeschaltet, prüfe zusätzlich, ob Person B beim Kontakt als mitarbeitende Person erscheint.
9. Ändere zum Gegencheck die verantwortliche Person des Testkontakts. Ist die zweite Zusatzregel eingeschaltet, prüfe die Mitbearbeitung an dessen Chancen.
10. Entferne den Testkontakt erst, wenn dein Team das Ergebnis festgehalten hat.

Das Ergebnis ist korrekt, wenn die verantwortlichen Personen genau wie geplant getrennt sind und nur die bewusst gewählten Mitbearbeitungen hinzugefügt wurden.

## Bestehende Abläufe absichern

Einige Teams erzeugen Chancen oder setzen Verantwortlichkeiten über festgelegte Abläufe. Diese Einstellung verändert nicht automatisch euren Prozess. Teste deshalb jeden relevanten Ablauf einzeln:

1. Notiere, welche Abläufe eine Chance anlegen oder eine verantwortliche Person setzen.
2. Aktiviere die Trennung nur, wenn ein Testkontakt verfügbar ist.
3. Starte den Ablauf mit dem Testkontakt.
4. Öffne die erzeugte oder veränderte Chance.
5. Prüfe die verantwortliche Person am Kontakt, an der Chance und – falls aktiviert – die Mitbearbeitung.
6. Erst wenn das Ergebnis dem vereinbarten Prozess entspricht, nutzt du die Einstellung für neue Vorgänge.

> **Grenze:** Baue keine Arbeitsweise auf eine angekündigte, aber noch nicht bestätigte Automatisierung. Diese Anleitung beschreibt nur die in den Einstellungen nachweisbaren Verantwortlichkeiten und Mitbearbeitungsregeln.

## Typische Fehler und ihre Lösung

### Die Chance hat noch dieselbe verantwortliche Person wie der Kontakt

Das ist bei einer neuen Chance der normale Startwert. Öffne die Chance, wähle die zuständige Person aus und speichere. Erst danach sind Kontakt- und Chancenverantwortung getrennt.

### Eine Person erscheint als mitarbeitend, aber nicht als verantwortlich

Prüfe die zwei Zusatzregeln. Eine davon kann die Person als Mitbearbeitung ergänzt haben. Ändere die verantwortliche Person nur direkt im Kontakt oder in der Chance, wenn sie wirklich die Zuständigkeit übernehmen soll.

### Der Kontakt ist nicht mitbearbeitbar durch die Person der Chance

Prüfe, ob die erste Zusatzregel aktiviert und gespeichert ist. Wiederhole dann den Test, indem du die verantwortliche Person der Chance erneut änderst.

### Eine vorhandene Chance wurde nicht automatisch neu verteilt

Die Einstellung dient dazu, verschiedene Verantwortlichkeiten zuzulassen. Sie beschreibt keine rückwirkende Massenänderung vorhandener Datensätze. Prüfe den gewünschten Bestand bewusst und ändere nur die Fälle, die nach eurem Prozess wechseln sollen.

### Ein festgelegter Ablauf liefert ein unerwartetes Ergebnis

Halte den Test an, statt viele echte Kontakte zu ändern. Prüfe zuerst, welche Person der Ablauf am Kontakt und an der Chance setzt. Danach entscheidest du, ob die Einstellung, die Zusatzregel oder der Ablauf angepasst werden muss.

## Praxisbeispiel: Kundenbetreuung und Vertrieb arbeiten zusammen

Elena begleitet einen Interessenten langfristig. David bereitet dessen konkretes Angebot vor.

1. Elena bleibt beim Kontakt als verantwortliche Person eingetragen.
2. David übernimmt die neue Chance für das Angebot.
3. Die Einstellung für getrennte Verantwortlichkeiten ist aktiviert.
4. Zusätzlich ist die Regel aktiv, die David beim Kontakt als mitarbeitende Person ergänzt, sobald er die Chance übernimmt.
5. Elena bleibt für die Beziehung zuständig und David für den Angebotsvorgang.
6. Beide sehen ihre Rolle klar: Eine Person ist verantwortlich, die andere Person arbeitet dort bei Bedarf mit.

So vermeidet das Team doppelte Zuständigkeit, ohne wichtige Zusammenarbeit zu verlieren.

## Kurz-Check vor dem Start

* Ist klar festgelegt, wer Kontakte und wer Chancen verantwortet?
* Wurden die zwei Zusatzregeln bewusst ausgewählt oder bewusst weggelassen?
* Wurde nach der Änderung gespeichert?
* Wurde eine neue Chance mit mindestens zwei Personen getestet?
* Wurden Verantwortung und Mitbearbeitung getrennt geprüft?
* Wurde jeder relevante Ablauf mit einem Testkontakt kontrolliert?


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