> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/websites-und-leadgewinnung/formulare-und-umfragen/externe-formulare-automatisch-erfassen.md). # Externe Formulare automatisch erfassen Erfasse Einsendungen von externen Websites automatisch, prüfe die Formularvoraussetzungen und nutze die Daten für passende Folgeabläufe. Du kannst Formulare auf einer externen Website mit deinem ONE LOOP Standort verbinden. Nach der einmaligen Installation eines persönlichen Skripts erkennt die externe Erfassung unterstützte Formulare automatisch. Eine Übermittlung wird dann im Hintergrund als Einsendung erfasst, einem Kontakt zugeordnet oder für die spätere Zuordnung gespeichert. Das Formular auf der Website funktioniert für Besucherinnen und Besucher weiterhin wie gewohnt. Die zusätzliche Erfassung übermittelt nur die unterstützten Daten im Hintergrund, damit du Anfragen im Standort sehen, nachverfolgen und in Workflows weiterverarbeiten kannst. ## Was automatisch passiert Bei einem unterstützten Formular kann die externe Erfassung: * Formularübermittlungen ohne eine manuelle Feldzuordnung erkennen, * Kontakte direkt nach einer Einsendung neu anlegen oder bestehende Kontakte aktualisieren, * Feldnamen, Feldbeschriftungen und vorhandene eigene Kontaktfelder automatisch zuordnen, * nicht eindeutig zugeordnete Angaben für eine spätere Verwendung aufbewahren, * mehrere Formulare auf derselben Seite getrennt voneinander erfassen, * Seitenaufrufe, Seitenadresse, UTM-Angaben und Sitzungsdaten für die Auswertung bereitstellen, * Workflows bei einem Seitenaufruf oder einer Formularübermittlung starten. Die Erfassung funktioniert in Echtzeit. Nach der Übermittlung sollte die Einsendung ohne zusätzliche Verbindung oder manuelle Übernahme im Standort sichtbar sein. ## Zuerst prüfen: Kann dieses Formular erfasst werden? Die externe Erfassung liest Formulare, die direkt als normale Bestandteile der Webseite vorhanden sind. Vereinfacht gesagt muss der Browser das Formular mit seinen Eingaben auf der Seite erkennen können. | Voraussetzung | Warum sie wichtig ist | So prüfst du sie | | --------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Ein echtes HTML-Formular | Die Erfassung sucht nach einem gültigen Formularbereich auf der Seite. | Lass die Website betreuende Person prüfen, ob das Formular ein normales HTML-Formular verwendet. | | Sichtbare Eingabefelder | Nur Felder, die auf der Seite vorhanden und für den Browser lesbar sind, können erfasst werden. | Fülle das Formular selbst in einem privaten Browserfenster aus und prüfe, ob alle gewünschten Felder sichtbar sind. | | Feldnamen im Formular | Feldnamen helfen bei der automatischen Zuordnung zu Kontaktangaben. | Prüfe bei einem selbst erstellten Formular, ob die Eingabefelder technisch benannt sind. | | E-Mail-Feld für die Kontaktzuordnung | Eine E-Mail-Adresse hilft, eine Einsendung einem Kontakt zuzuordnen oder einen neuen Kontakt anzulegen. | Teste mit einer eindeutigen E-Mail-Adresse. | | Das Formular liegt direkt auf der Seite | Die Erfassung kann auf die sichtbaren Felder zugreifen. | Öffne die Seite und prüfe, ob das Formular nicht erst in einem fremden eingebetteten Fenster geladen wird. | Unterstützt werden viele klassische Formulare aus gängigen Website-Systemen, eigene HTML-Formulare und Formulare aus Website-Baukästen, wenn sie direkt auf der Seite liegen. Nicht unterstützt sind Formulare, die in einem **Iframe** eingebettet sind. Ein Iframe ist ein kleines, in die Seite eingefügtes Fenster, dessen Formular technisch auf einer anderen Seite läuft. Auch geschlossene Fremd-Widgets oder Pop-up-Werkzeuge ohne echte Formularelemente können nicht automatisch gelesen werden. ## Das persönliche Skript sicher installieren Das Skript ist die Verbindung zwischen deiner externen Website und deinem ONE LOOP Standort. Es ist individuell für deinen Standort erstellt. Kopiere es vollständig und verändere die enthaltene Kennung nicht. 1. Öffne im Standort **Einstellungen** → **Externe Erfassung**. 2. Klicke auf **Skript kopieren**. 3. Übergib das Skript an die Person, die deine externe Website verwaltet, oder füge es selbst in den dafür vorgesehenen Bereich ein. 4. Das Skript gehört unmittelbar vor das schließende HTML-Element **body** der Website. Dadurch lädt es auf allen Seiten und kann Formulare automatisch erkennen. 5. Speichere und veröffentliche die externe Website. 6. Prüfe anschließend mindestens eine echte Formularseite mit einer Testeinsendung. Die Bedienansichten zeigen das Skript in den Einstellungen zusammen mit der Schaltfläche **Skript kopieren**. Sie zeigen außerdem, dass die Kennung im Skript nicht manuell geändert werden soll. Eine globale Einbindung auf der Website ist die zuverlässigste Variante, weil das Skript dann auf allen relevanten Seiten verfügbar ist. ### Wenn eine globale Einbindung nicht möglich ist Du kannst das Skript auch direkt auf einer einzelnen Formularseite einfügen, etwa über einen HTML-Bereich im jeweiligen Seiten- oder Formular-Editor. Das ist nur eine Ausweichlösung: Prüfe dann jede Seite einzeln, denn die Erfassung funktioniert nur dort, wo das Skript tatsächlich geladen wird. Füge das Skript nicht nur in eine Vorschau oder einen Entwurf ein. Es muss auf der veröffentlichten externen Seite verfügbar sein, damit echte Besucherinnen und Besucher erfasst werden können. ## Automatische Feldzuordnung verstehen Nach einer Einsendung versucht die Erfassung, die Angaben sinnvoll zuzuordnen. Sie berücksichtigt dabei: * den technischen Namen eines Feldes, * die sichtbare Beschriftung, * bereits vorhandene eigene Kontaktfelder, * unterschiedliche Feldarten wie Text, Auswahl, Kontrollkästchen oder Datum. Du musst keine Zuordnung vorab anlegen. Das reduziert die Einrichtung, ersetzt aber nicht die Prüfung. Besonders bei ungewöhnlichen Feldnamen oder mehreren ähnlichen Fragen solltest du nach einer Testeinsendung im Kontakt nachsehen, ob die Daten am richtigen Platz gelandet sind. Angaben, die nicht eindeutig zugeordnet werden, gehen nicht einfach verloren. Sie bleiben für eine spätere Zuordnung oder Weiterverarbeitung verfügbar. Prüfe diese Angaben in den Aktivitätsdetails des Kontakts, bevor du einen Workflow auf ihnen aufbaust. ## Eine Testeinsendung durchführen Die Testeinsendung ist der wichtigste Schritt. Sie prüft nicht nur das Skript, sondern auch die Formularstruktur, die Feldzuordnung und die Sichtbarkeit im Standort. 1. Öffne die veröffentlichte externe Formularseite. 2. Fülle das Formular so aus, wie es eine echte anfragende Person tun würde. 3. Verwende eine eindeutige Test-E-Mail-Adresse, die noch nicht für einen anderen Test benutzt wurde. 4. Sende das Formular ab und achte auf die normale Bestätigung der Website. 5. Öffne im Standort **Websites** → **Formulare** → **Einsendungen**. 6. Wähle dort den Filter **Externe Formulare**. 7. Öffne die passende Einsendung und prüfe Datum, Formular und die übertragenen Angaben. 8. Öffne den zugehörigen Kontakt. Prüfe dort die Aktivität und die erfassten Felder. 9. Wiederhole den Test mit einem zweiten Formular, wenn mehrere Formulare auf derselben Seite liegen. Die Ansichten aus der Quelle zeigen dabei drei getrennte Kontrollorte: die eingesendete Formularseite, die Liste der externen Einsendungen und die Aktivitätsdetails am Kontakt. Nutze alle drei, damit du nicht nur siehst, dass eine Einsendung angekommen ist, sondern auch ob die richtigen Daten beim richtigen Kontakt stehen. ## Mehrere Formulare auf einer Seite Mehrere unterstützte Formulare auf derselben Seite werden getrennt erkannt. Trotzdem solltest du jedes Formular mindestens einmal testen. Ein Kontaktformular und ein Newsletter-Formular haben oft verschiedene Felder und dürfen später nicht denselben Workflow auslösen. Gib den Formularen auf der externen Website klare, unterscheidbare Bezeichnungen. Das erleichtert dir später die Eingrenzung nach dem Namen des externen Formulars. ## Workflows gezielt starten Die externe Erfassung stellt zwei Auslöser bereit: | Auslöser | Wann er startet | Sinnvoll für | | ------------------------ | ------------------------------------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Seitenaufruf** | Wenn jemand eine Seite mit installiertem Skript öffnet – auch ohne bekannte Kontaktangaben. | Interne Auswertung oder vorsichtige, passende Folgeabläufe nach einem bestimmten Seitenbesuch. | | **Formularübermittlung** | Wenn ein erkanntes externes Formular gesendet wird. | Eine direkte Bestätigung, eine interne Aufgabe oder die Zuweisung einer neuen Anfrage. | Damit ein Workflow nicht zu breit läuft, kannst du ihn mit sichtbaren Bedingungen eingrenzen: * **Domain**: Nur eine bestimmte Website berücksichtigen. * **Seitenpfad**: Nur eine bestimmte Unterseite berücksichtigen. * **Name des externen Formulars**: Nur genau dieses Formular berücksichtigen. * **UTM-Angaben**: Nur Einsendungen aus einer bestimmten Kampagne berücksichtigen. Teste jeden Workflow zweimal: einmal mit einer passenden Einsendung, die ihn starten soll, und einmal mit einer unpassenden Einsendung, die ihn nicht starten darf. Ein Seitenaufruf kann auch anonym stattfinden. Begrenze Folgeabläufe deshalb sorgfältig und prüfe mit passenden wie unpassenden Testfällen, ob der gewünschte Seitenbesuch wirklich erkannt wird. ## Typische Fehler und Lösungen ### Es erscheint keine Einsendung Prüfe zuerst, ob das persönliche Skript auf der veröffentlichten Formularseite geladen wird. Danach kontrolliere die Formularstruktur: Iframe-Formulare und geschlossene Widgets werden nicht automatisch erkannt. Sende anschließend eine neue Testeinsendung mit einer eindeutigen E-Mail-Adresse. ### Einzelne Angaben fehlen oder stehen am falschen Platz Prüfe, ob die betreffenden Felder sichtbar sind und technisch einen Namen haben. Öffne außerdem die Aktivitätsdetails des Kontakts, um nicht eindeutig zugeordnete Angaben zu kontrollieren. Ändere die Feldbezeichnung auf der externen Seite nur gezielt und wiederhole danach den Test. ### Es wird kein Kontakt gefunden oder angelegt Eine E-Mail-Adresse hilft bei der Kontaktzuordnung. Prüfe, ob das Formular ein sichtbares E-Mail-Feld enthält und ob es bei der Testeinsendung tatsächlich ausgefüllt wurde. ### Ein Workflow startet bei zu vielen Besuchen Nutze nicht nur den Seitenaufruf. Grenze den Workflow mindestens über Domain oder Seitenpfad ein und verwende bei Formularen zusätzlich den Namen des externen Formulars. Prüfe einen passenden und einen unpassenden Testfall vor der Aktivierung. ### Ein Formular funktioniert für Besucher, wird aber nicht erfasst Das Formular kann in einem Iframe oder einem geschlossenen Fremd-Widget laufen. In diesem Fall stehen die eigentlichen Felder der Erfassung nicht direkt auf der Seite zur Verfügung. Kläre mit der betreuenden Person der Website, ob ein direkt eingebundenes Formular möglich ist. ## Praxisbeispiel: Kontaktanfragen von einer bestehenden Website automatisch bearbeiten Ein Handwerksbetrieb nutzt eine bestehende externe Website mit einem Kontaktformular. Neue Anfragen sollen im ONE LOOP Standort erscheinen und dem zuständigen Teammitglied zugewiesen werden. 1. Das Team prüft, dass das Kontaktformular direkt auf der Seite liegt und ein E-Mail-Feld enthält. 2. Es kopiert das persönliche Skript aus **Einstellungen** → **Externe Erfassung** und lässt es global auf der Website einfügen. 3. Nach der Veröffentlichung füllt das Team das Kontaktformular mit einer eindeutigen Testadresse aus. 4. Es prüft die Einsendung unter **Websites** → **Formulare** → **Einsendungen** → **Externe Formulare** sowie die Aktivität im zugehörigen Kontakt. 5. Danach erstellt es einen Workflow für **Formularübermittlung** und grenzt ihn auf den Namen dieses Kontaktformulars ein. 6. Der Workflow legt eine interne Aufgabe für die zuständige Person an. 7. Mit einer anderen Formularseite prüft das Team, dass der Workflow dort nicht startet. So erhält der Betrieb Anfragen aus seiner bestehenden Website ohne doppelte Pflege und kann trotzdem jedes Formular gezielt behandeln. ## Kurzcheck vor der Aktivierung * Das persönliche Skript ist vollständig und unverändert auf der veröffentlichten Seite eingebunden. * Das Formular ist kein Iframe und liegt direkt auf der Webseite. * Sichtbare Felder haben technische Namen; ein E-Mail-Feld ist vorhanden. * Eine Testeinsendung erscheint unter **Externe Formulare**. * Die Kontaktaktivität enthält die erwarteten Angaben. * Jedes externe Formular wurde einzeln getestet. * Workflows sind nach Domain, Seitenpfad, Formularname oder UTM-Angaben sinnvoll eingegrenzt. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/websites-und-leadgewinnung/formulare-und-umfragen/externe-formulare-automatisch-erfassen.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.