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# Formularantworten finden und prüfen

Jede abgeschickte Formulareingabe wird als eigene Antwort gespeichert. In der Antwortübersicht kannst du gezielt nach einer Abgabe suchen, sie nach Formular oder Zeitraum eingrenzen und alle Angaben einer einzelnen Einsendung öffnen. Zusätzlich können die mit dem Formular verbundenen eigenen Felder im Kontaktprofil sichtbar sein.

Das ist besonders nützlich, wenn du prüfen möchtest, ob eine Anfrage angekommen ist, welche Angaben gemacht wurden und ob der richtige Kontakt dazu gehört.

## Was du vorher brauchst

* Ein Formular, das bereits mindestens einmal vollständig abgeschickt wurde.
* Zugriff auf **Websites** und **Formulare**.
* Für den Abgleich mit gespeicherten Kontaktangaben: Zugriff auf **Kontakte**.

> **Wichtig:** In der Antwortübersicht stehen nur tatsächlich abgeschickte Formulare. Eine Person, die ein Formular öffnet oder teilweise ausfüllt, erzeugt noch keinen Antwortdatensatz.

## Antwortübersicht öffnen

1. Öffne im linken Hauptmenü **Websites**.
2. Öffne oben **Formulare**.
3. Wähle im Menü **Antworten**.
4. Du siehst die Übersicht der bisherigen Formularabgaben.

Die Übersicht ist dein Ausgangspunkt für jede Prüfung. Sie verbindet die eingesendeten Angaben mit der dazugehörigen Person und hilft dir, eine einzelne Antwort schnell wiederzufinden.

## Die richtige Antwort finden

Wenn mehrere Formulare oder viele Eingänge vorhanden sind, grenze die Liste zuerst ein.

### Nach Formular filtern

1. Öffne die Auswahl für Formulare.
2. Wähle das Formular, dessen Antworten du prüfen möchtest.
3. Kontrolliere die angezeigte Anzahl der Datensätze.
4. Setze den Filter zurück, wenn du wieder alle Formularantworten sehen möchtest.

Der Formularfilter verhindert, dass Antworten unterschiedlicher Formulare vermischt werden. Nutze ihn immer zuerst, wenn du eine konkrete Anfrage, Anmeldung oder Rückmeldung suchst.

### Zeitraum wählen und aktualisieren

In der Antwortübersicht ist ein Zeitraum sichtbar. Damit kannst du die Liste auf einen bestimmten Zeitraum begrenzen, zum Beispiel auf die Antworten einer aktuellen Aktion.

1. Wähle Start- und Enddatum.
2. Aktualisiere die Übersicht über das Aktualisierungssymbol.
3. Prüfe, ob die Anzahl der Antworten zum gewählten Zeitraum passt.

Wenn eine erwartete Antwort fehlt, erweitere zuerst den Zeitraum. So erkennst du, ob sie früher oder später eingegangen ist, statt sofort von einem Fehler auszugehen.

### Mit der Suche arbeiten

Die sichtbare Suche unterstützt Angaben wie Name, E-Mail-Adresse, Rufnummer und Kontakt-ID.

1. Gib eine eindeutige bekannte Angabe ein – am besten die E-Mail-Adresse.
2. Prüfe das Ergebnis in Kombination mit dem ausgewählten Formular.
3. Öffne den Treffer und kontrolliere Datum sowie Inhalt der Abgabe.

Bei häufigen Namen ist die E-Mail-Adresse meist der zuverlässigste Suchwert. Die Rufnummer ist hilfreich, wenn keine E-Mail-Adresse abgefragt wurde.

## Eine einzelne Formularabgabe lesen

Klicke in der Übersicht auf einen Eintrag. Die Detailansicht öffnet sich neben der Liste.

Dort kannst du die vollständigen Antworten der Person prüfen. Die Ansicht zeigt außerdem zusätzliche Informationen zur Seite, über die das Formular aufgerufen wurde, zum Beispiel Herkunft und Seitenadresse. Das hilft dir, wenn das gleiche Formular an mehreren Stellen eingebunden ist.

### Sinnvolle Prüfung in vier Schritten

1. **Formular prüfen:** Ist das richtige Formular ausgewählt?
2. **Person zuordnen:** Stimmen Name, E-Mail-Adresse oder Rufnummer mit dem erwarteten Kontakt überein?
3. **Antworten lesen:** Kontrolliere alle abgegebenen Werte, nicht nur die Kurzansicht in der Liste.
4. **Kontext prüfen:** Sieh bei Bedarf in die Seitendetails, um den Ursprung des Aufrufs nachzuvollziehen.

So kannst du zwischen einer unvollständigen Zuordnung, einer falschen Erwartung und einer tatsächlich fehlenden Abgabe unterscheiden.

## Eigene Felder im Kontaktprofil kontrollieren

Formulare können eigene Felder enthalten – also zusätzliche Angaben, die über Standarddaten wie Name oder E-Mail hinausgehen. Wenn solche Formularfelder mit Kontaktangaben verbunden sind, können sie im Kontaktprofil unter den zusätzlichen Informationen sichtbar sein.

1. Öffne **Kontakte**.
2. Suche die Person über Name, E-Mail-Adresse oder Rufnummer.
3. Öffne ihr Kontaktprofil.
4. Wechsle zu den zusätzlichen Informationen.
5. Prüfe die Felder, die mit deinem Formular verbunden sind.
6. Vergleiche die dort sichtbaren Werte mit der einzelnen Formularabgabe.

Der Vergleich ist wichtig, wenn du sicherstellen möchtest, dass das Formular nicht nur eingegangen ist, sondern auch die erwarteten Informationen beim richtigen Kontakt auffindbar sind.

> **Tipp:** Blende leere Felder aus, wenn diese Option im Kontaktprofil verfügbar ist. Dann erkennst du schneller, welche eigenen Angaben die Person tatsächlich gemacht hat.

## Antworten exportieren

In der Antwortübersicht ist oben rechts eine Export-Schaltfläche sichtbar. Verwende sie erst, nachdem Formular, Zeitraum und Suche richtig gesetzt sind, damit du nur die Daten der gewünschten Auswertung einbeziehst.

In der sichtbaren Ansicht wird für den Export keine Auswahl zu Dateiformat oder Bereitstellung angezeigt. Führe bei einer neuen Nutzung deshalb zuerst einen kleinen Testexport durch und vergleiche das Ergebnis mit der gefilterten Übersicht. Behandle heruntergeladene Antwortdaten vertraulich.

## Ergebnis prüfen

Nach deiner Prüfung sollte Folgendes klar sein:

* Die richtige Formularauswahl und der passende Zeitraum sind aktiv.
* Die gefundene Antwort lässt sich als einzelne Abgabe öffnen.
* Name, E-Mail-Adresse oder Rufnummer passen zum richtigen Kontakt.
* Die Antworten in der Detailansicht stimmen mit deinem Anlass überein.
* Bei eigenen Feldern sind die Werte im Kontaktprofil nachvollziehbar.
* Ein eventueller Export enthält nur die beabsichtigte Antwortmenge.

## Praxisbeispiel: Neue Anfrage sicher zuordnen

Auf einer Website gibt es ein Formular „Rückruf anfragen“. Eine Person meldet, dass sie das Formular gerade abgeschickt hat.

1. Du öffnest **Websites** → **Formulare** → **Antworten**.
2. Du wählst zuerst das Formular „Rückruf anfragen“.
3. Du setzt den Zeitraum auf heute und suchst mit der genannten E-Mail-Adresse.
4. Du öffnest den Treffer und liest die vollständigen Angaben.
5. Du prüfst die Seitendetails, falls das Formular auf mehreren Seiten eingebunden ist.
6. Danach öffnest du den Kontakt und vergleichst die wichtigen eigenen Felder mit der Formularabgabe.
7. Erst wenn Name, Kontakt und Antworten zusammenpassen, behandelst du die Anfrage weiter.

So stellst du sicher, dass keine Anfrage mit einer anderen Abgabe oder einem ähnlich benannten Kontakt verwechselt wird.

## Häufige Fragen und Lösungen

| Beobachtung                                       | Wahrscheinliche Ursache                                                                     | Lösung                                                                                                      |
| ------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Eine erwartete Antwort fehlt.                     | Falsches Formular, zu enger Zeitraum oder ungenaue Suche.                                   | Formularfilter prüfen, Zeitraum erweitern und anschließend mit E-Mail-Adresse oder Rufnummer suchen.        |
| Es werden zu viele Ergebnisse angezeigt.          | Es sind Antworten mehrerer Formulare oder eines großen Zeitraums enthalten.                 | Erst das konkrete Formular wählen, dann Zeitraum und Suchbegriff setzen.                                    |
| Eine Abgabe passt zu keinem Kontakt.              | Das Formular enthält keine eindeutige Kontaktangabe oder die Zuordnung ist nicht erkennbar. | Die Detailansicht öffnen und mit Name, E-Mail oder Rufnummer in den Kontakten suchen.                       |
| Eigene Felder fehlen im Kontaktprofil.            | Das Formular verwendet sie nicht als Kontaktfeld oder die falsche Person wurde geöffnet.    | Formularabgabe und Kontaktprofil nebeneinander prüfen; danach die Feldverbindung im Formular kontrollieren. |
| Ich weiß nicht, über welche Seite die Abgabe kam. | Die Tabellenzeile enthält nur einen Kurzüberblick.                                          | Den Eintrag öffnen und die Seitendetails in der Detailansicht prüfen.                                       |
| Ein Export enthält unerwartete Antworten.         | Vor dem Export waren Filter oder Zeitraum nicht passend gesetzt.                            | Filterung prüfen und zuerst einen kleinen Testexport durchführen.                                           |

## Gut zu wissen

* Eine klare Bezeichnung für jedes Formular macht Filter und spätere Auswertungen deutlich leichter.
* Die Antwortübersicht zeigt die einzelne Abgabe; das Kontaktprofil hilft beim langfristigen Abgleich der gespeicherten Angaben.
* Schutz von Formularantworten ist wichtig: Teile sie nur mit Personen, die die Angaben zur Bearbeitung wirklich benötigen.


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