> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/websites-und-leadgewinnung/formulare-und-umfragen/formularantworten-prufen-und-exportieren.md). # Formularantworten prüfen und exportieren Prüfe Formularantworten in der Übersicht oder direkt in der Inbox, richte die Tabelle passend ein und exportiere nur die Daten, die du wirklich brauchst. ## Welches Problem diese Funktion löst Eine neue Einsendung ist nur dann nützlich, wenn dein Team sie schnell findet, richtig einordnet und zuverlässig bearbeitet. Die Übersicht für Formularantworten zeigt alle eingegangenen Antworten in einer Tabelle. Dort kannst du die Ansicht anpassen, eine einzelne Antwort öffnen, Daten kontrollieren und ausgewählte oder alle Antworten als CSV exportieren. Zusätzlich kann jedes Formular neue Einsendungen als Unterhaltung in der Inbox anlegen. Das ist hilfreich, wenn das Team die Angaben vor dem Antworten direkt in der Unterhaltung sehen soll. Die Inbox ergänzt die Antwortübersicht; sie ersetzt sie nicht. ## Was du vorab brauchst * Ein Formular, das veröffentlicht ist und mindestens eine Test- oder echte Einsendung enthält. * Die Berechtigung für Formulare und – falls du dort arbeiten willst – für die Inbox. * Einen klaren Zweck für den Export, zum Beispiel eine einmalige Auswertung oder die Weitergabe an ein berechtigtes Teammitglied. * Einen Testkontakt oder erkennbare Testdaten, damit du Abläufe prüfst, ohne echte Anfragen zu verwechseln. > **Datenschutz im Alltag:** Exportiere nur die Spalten und Einsendungen, die für die jeweilige Aufgabe erforderlich sind. Speichere die Datei nur an einem Ort, auf den die zuständigen Personen Zugriff haben, und lösche sie wieder, wenn sie nicht mehr benötigt wird. ## Antwortübersicht öffnen 1. Öffne im Bereich **Websites und Leadgewinnung** den Bereich **Formulare**. 2. Wechsle zu **Einsendungen**. 3. Wähle das passende Formular aus. 4. Begrenze bei Bedarf den Zeitraum über die Datumsfelder und aktualisiere die Ansicht. 5. Nutze die Suche, um eine bestimmte Einsendung zu finden. 6. Prüfe zuerst Formularname, Datum und Kontaktdaten, bevor du eine Antwort weiterverarbeitest. In der Tabelle siehst du die Daten der jeweiligen Einsendungen. Die Ansicht kann mehr Felder zeigen, als auf den ersten Blick sichtbar sind. Passe sie daher zuerst an die Aufgabe an, statt mit einer unübersichtlichen Standardansicht zu arbeiten. ## Tabelle sinnvoll einrichten Über die Spaltenverwaltung bestimmst du, welche Angaben sichtbar sind und in welcher Reihenfolge sie stehen. | Einstellung | Wirkung | Praxisempfehlung | | -------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Spalte einblenden | Zeigt ein zusätzliches Formularfeld in der Tabelle an. | Blende nur Felder ein, die du für die aktuelle Bearbeitung brauchst. | | Spalte ausblenden | Entfernt ein Feld aus deiner Tabellenansicht. Die ursprüngliche Einsendung bleibt erhalten. | Blende sensible oder selten benötigte Angaben aus, wenn sie für den Tagesablauf nicht nötig sind. | | Reihenfolge ändern | Verschiebt Spalten innerhalb der Tabelle. | Stelle Name, Kontaktweg, Datum und die wichtigste Antwort an den Anfang. | | Breite anpassen | Vergrößert oder verkleinert eine Spalte an ihrem Rand. | Gib langen Antworten ausreichend Platz, ohne die Tabelle unnötig breit zu machen. | | Kontaktwert kopieren | Bei geeigneten Feldern kannst du zum Beispiel E-Mail-Adresse oder Telefonnummer aus der Tabelle kopieren. | Prüfe vor dem Kopieren, ob die Zeile zum richtigen Kontakt gehört. | | Link öffnen | Eine hinterlegte Adresse kann direkt aus der Tabelle geöffnet werden. | Öffne Links nur, wenn sie zur gerade geprüften Einsendung gehören. | Diese Änderungen betreffen die Tabellenansicht, nicht die übermittelten Daten. Die Datumsspalte am Anfang der Tabelle bleibt dabei als feste zeitliche Orientierung sichtbar. Sie sind deshalb ein guter erster Schritt, wenn unterschiedliche Teamrollen mit denselben Einsendungen arbeiten. ## Eine einzelne Einsendung vollständig prüfen 1. Suche in der Übersicht die richtige Zeile. 2. Öffne die Einsendung über das Erweiterungssymbol. 3. Vergleiche Formular, Zeitpunkt und Kontaktangaben mit dem Anlass der Bearbeitung. 4. Prüfe alle Antworten im Zusammenhang, nicht nur die zuerst sichtbaren Spalten. 5. Entscheide danach, ob die Anfrage beantwortet, weitergegeben, exportiert oder nur dokumentiert werden soll. In der Einzelansicht kannst du bei Bedarf eine PDF-Datei der Antwort herunterladen. Dafür stehen zwei Layouts zur Auswahl: * **Neues PDF-Layout:** für Bildschirmansicht und Weitergabe aufbereitet. * **Bisheriges PDF-Layout:** entspricht dem früheren Format. Wähle ein Format bewusst und kontrolliere die Datei nach dem Download. Insbesondere bei Weitergabe an andere Personen muss die PDF nur die Informationen enthalten, die sie für ihre Aufgabe brauchen. ## CSV-Export richtig einsetzen Ein CSV-Export eignet sich für eine Tabellen-Auswertung oder einen geregelten Import in ein anderes freigegebenes Werkzeug. Er ist kein Ersatz für die laufende Bearbeitung im System. ### Ausgewählte Einsendungen exportieren 1. Filtere oder suche zunächst die passenden Einsendungen. 2. Markiere nur die Zeilen, die du wirklich benötigst. 3. Wähle den CSV-Download für die Auswahl. 4. Öffne die heruntergeladene Datei und prüfe Zeilenzahl, Spaltenüberschriften und Testdaten. 5. Lege die Datei nur im vorgesehenen Teamordner ab. ### Alle Einsendungen exportieren 1. Kontrolliere, dass das richtige Formular ausgewählt ist. 2. Wähle die Export-Funktion. 3. Lade alle Einsendungen als CSV herunter. 4. Prüfe sofort, ob Umfang und Spalten dem erwarteten Ergebnis entsprechen. Ein Export enthält Daten außerhalb der täglichen Formularansicht. Deshalb ist die gezielte Auswahl meist die bessere Standardentscheidung. Ein Gesamtexport ist sinnvoll, wenn du ihn für eine klar definierte Auswertung oder Sicherung brauchst. ## Antworten löschen: nur nach bewusster Prüfung In der Antwortübersicht lassen sich markierte Einsendungen löschen. Das ist eine folgenreiche Aktion: Prüfe daher vor dem Löschen Formular, Auswahl und ob die Daten noch für die Bearbeitung, Nachweise oder den Kontaktverlauf benötigt werden. Ein sicherer Ablauf: 1. Filtere genau, damit nur die zu löschenden Test- oder fehlerhaften Einsendungen sichtbar sind. 2. Markiere die Einträge einzeln oder in einer klar überprüfbaren Auswahl. 3. Kontrolliere die Auswahl ein zweites Mal. 4. Kläre bei echten Kontakten intern, ob die Löschung zulässig und gewollt ist. 5. Führe die Löschung erst danach aus. Wenn du unsicher bist, lösche nicht vorsorglich. Dokumentiere stattdessen, warum die Einsendung geprüft werden soll, und hole eine Entscheidung ein. ## Einsendungen zusätzlich in der Inbox anzeigen Wenn eine neue Formularantwort direkt eine Unterhaltung in der Inbox erzeugen soll, aktivierst du die Einstellung für jedes Formular einzeln. 1. Öffne das gewünschte Formular im Editor. 2. Wechsle zum Tab **Einstellungen**. 3. Aktiviere **Unterhaltung bei Einsendung erstellen**. 4. Speichere das Formular. 5. Sende eine Testeinsendung mit einem Testkontakt ab. 6. Öffne die Inbox und rufe die Unterhaltung dieses Kontakts auf. Dort erscheint eine Karte zur Formularantwort mit zwei getrennten Wegen: Mit **Einsendung ansehen** öffnest du genau die Antwort, die diese Unterhaltung ausgelöst hat. Mit **Alle Formulareinsendungen prüfen** rufst du die weitere Übersicht der Antworten für dieses Formular auf. Nachdem du die Angaben geprüft hast, kannst du im selben Kontaktverlauf über die normale Nachrichtenleiste antworten oder für die interne Abstimmung einen internen Kommentar wählen. Welche Nachrichtentypen sinnvoll verfügbar sind, hängt von den gespeicherten Kontaktmöglichkeiten ab. Die Einstellung wirkt nur für das einzelne Formular. Ältere Antworten werden nicht nachträglich als Unterhaltung angelegt. Die sichtbare Karte steuert außerdem keine Automationen – wenn dein Team eine automatische Zuweisung oder Nachricht erwartet, muss diese separat eingerichtet und getestet werden. ### Formulareinsendungen in der Inbox finden 1. Öffne in der Inbox die Filter. 2. Wähle beim ersten Feld **Letzter Nachrichtenkanal**. 3. Wähle als Bedingung **Ist**. 4. Wähle als Wert **Formulareinsendung**. 5. Übernehme den Filter. Der Filter grenzt nur die aktuelle Inbox-Ansicht ein. Er verändert keine Antwortdaten und löst keine weiteren Abläufe aus. ## Ergebnis vollständig prüfen Führe nach einer Änderung diesen kurzen Test durch: 1. Sende das Formular mit einem Testkontakt ab. 2. Prüfe, ob die Antwort im erwarteten Zeitraum in der Übersicht erscheint. 3. Richte die Tabelle mit zwei bis drei relevanten Spalten ein. 4. Öffne die Einzelansicht und kontrolliere die Angaben. 5. Erstelle bei Bedarf einen CSV-Export einer Testauswahl und prüfe die Datei. 6. Wenn die Inbox-Option aktiviert ist, kontrolliere Karte, Einzelansicht, Antwortmöglichkeit und Filter. 7. Stelle sicher, dass keine erwartete Automation nur deshalb fehlt, weil sie nicht separat eingerichtet wurde. ## Typische Fehler und ihre Lösung ### Die falsche Einsendung wird bearbeitet Vergleiche vor jeder weiteren Aktion Formularname, Zeitpunkt und Kontaktangaben. Ähnliche Namen oder mehrere Testeinsendungen führen sonst leicht zu Verwechslungen. ### Der Export enthält zu viele Daten Filtere und markiere vor dem Export nur die benötigten Zeilen. Prüfe nach dem Download Zeilenzahl und Spaltenüberschriften, bevor du die Datei weitergibst. ### Eine alte Einsendung erscheint nicht in der Inbox Die Inbox-Option wirkt für neue Einsendungen nach ihrer Aktivierung. Prüfe die ältere Antwort weiterhin über die normale Übersicht. ### Eine erwartete automatische Aktion startet nicht Die Inbox-Karte dient der Sichtbarkeit und Bearbeitung. Prüfe die betreffende Automation separat: Auslöser, Aktivierung und Bedingungen müssen zum Testkontakt passen. ### Eine Einsendung soll gelöscht werden, wird aber noch benötigt Brich die Löschung ab. Kläre zuerst, ob die Antwort für den Kontaktverlauf, die Bearbeitung oder einen Nachweis gebraucht wird. ## Praxisbeispiel: Rückrufformular zuverlässig abarbeiten Ein Team erhält täglich Rückrufanfragen. Morgens filtert die zuständige Person die Formularantworten, zeigt Name, Telefonnummer, Wunschzeit und Datum als Spalten an und öffnet jede neue Antwort kurz zur Prüfung. Für das Rückrufformular ist zusätzlich die Inbox-Option aktiv. Dadurch sieht die zuständige Person die Antwort im Kontaktverlauf, ruft den Interessenten zurück und dokumentiert den nächsten Schritt. Am Monatsende exportiert die Teamleitung nur die benötigten, zuvor geprüften Zeilen für die Auswertung. Testeinträge werden nach einer bewussten Kontrolle entfernt. Weiterführend: [Kontaktformular erstellen und veröffentlichen](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/websites-und-leadgewinnung/formulare-und-umfragen/kontaktformular-erstellen-und-veroffentlichen) · [Inbox mit Filtern und Prioritäten organisieren](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/inbox/inbox-mit-filtern-und-prioritaten-organisieren) --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/websites-und-leadgewinnung/formulare-und-umfragen/formularantworten-prufen-und-exportieren.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.