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# Umfrageantworten prüfen und exportieren

Eine abgeschlossene Umfrage erzeugt für jede Abgabe einen eigenen Antwortdatensatz. Dort siehst du, wann die Antwort eingegangen ist, zu welchem Kontakt sie gehört und welche Angaben die Person gemacht hat. So kannst du Rückmeldungen prüfen, bei Bedarf im Kontaktprofil wiederfinden und für eine weitere Auswertung herunterladen.

Füllt dieselbe Person eine Umfrage mehrmals aus, bleibt jede Abgabe eigenständig erhalten. Das ist hilfreich, wenn du wiederkehrendes Feedback oder Antworten vor und nach einem Termin vergleichen möchtest.

## Was du vorher brauchst

* Eine Umfrage, die bereits Antworten erhalten hat.
* Zugriff auf **Websites** und den Bereich **Umfragen**.
* Für einen Export Zugriff auf das E-Mail-Postfach der Person, die den Export auslöst.

> **Wichtig:** Eine Antwort erscheint erst, nachdem die Umfrage tatsächlich abgeschickt wurde. Eine nur begonnene, aber nicht abgeschlossene Eingabe steht nicht in der Antwortübersicht.

## Antworten öffnen und die Übersicht verstehen

1. Öffne im linken Hauptmenü **Websites**.
2. Öffne oben **Umfragen**.
3. Wähle im Menü **Antworten**.
4. Du landest in der Übersicht aller eingegangenen Abgaben.

In der Tabelle zeigt jede Zeile eine einzelne Abgabe. Die sichtbaren Spalten können unter anderem enthalten:

| Spalte             | Wofür sie dir hilft                                                                                   |
| ------------------ | ----------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Eingereicht am** | Zeigt, wann die Antwort eingegangen ist. Damit kannst du neue und ältere Rückmeldungen unterscheiden. |
| **Kontakt**        | Führt zum zugehörigen Kontakt, wenn die Abgabe einem Kontakt zugeordnet werden konnte.                |
| **Name**           | Hilft beim schnellen Wiedererkennen der Person.                                                       |
| **E-Mail**         | Erleichtert die Zuordnung, wenn mehrere Personen ähnliche Namen haben.                                |

Nutze die Übersicht zunächst als Kontrollpunkt: Sind neue Antworten eingegangen, stimmen Zeitpunkt und Kontakt, und gehört die Abgabe zur erwarteten Umfrage?

## Antworten gezielt eingrenzen

Wenn du mehrere Umfragen oder viele Antworten hast, grenze die Liste ein, bevor du einzelne Daten prüfst oder exportierst.

### Nach einer bestimmten Umfrage filtern

1. Öffne oben links die Auswahlliste für Umfragen.
2. Wähle die gewünschte Umfrage aus.
3. Prüfe die angezeigte Anzahl der Abgaben.
4. Öffne eine Zeile aus der gefilterten Liste, um sicherzugehen, dass wirklich die richtigen Antworten angezeigt werden.

Der Umfragefilter ist wichtig, weil jede Antwort zu genau einer Umfrage gehört. Er verhindert, dass du Rückmeldungen unterschiedlicher Fragen versehentlich gemeinsam auswertest.

### Zeitraum, Suche und Spalten nutzen

In der Antwortübersicht sind außerdem ein Zeitraum, eine Suche und die Spaltenverwaltung sichtbar.

* **Zeitraum:** Wähle bei Bedarf einen Start- und Endzeitpunkt, wenn du nur Antworten aus einer bestimmten Aktion oder einem bestimmten Zeitraum prüfen möchtest. Aktualisiere die Liste danach über das Aktualisierungssymbol.
* **Suche:** Suche nach einer bekannten Person oder Bezeichnung, wenn du nicht durch die gesamte Liste gehen möchtest.
* **Spalten verwalten:** Blende nur die Informationen ein, die du für die aktuelle Prüfung brauchst. So bleibt die Übersicht auch bei vielen Antworten lesbar.

Setze zuerst den Umfragefilter und danach Zeitraum oder Suche. Dadurch weißt du bei jedem Ergebnis, aus welchem Zusammenhang es stammt.

## Eine einzelne Abgabe vollständig prüfen

Klicke in der Tabelle auf den gewünschten Eintrag. Rechts öffnet sich die Detailansicht der Abgabe.

Dort findest du:

1. die Antworten auf die Fragen der Umfrage;
2. die zugehörige Person und die Angaben, die zur Abgabe gehören;
3. zusätzliche Seitendetails, zum Beispiel die Seite oder Herkunft, über die die Umfrage aufgerufen wurde.

Diese Detailansicht hilft besonders bei unklaren Antworten. Du kannst nicht nur die Tabellenzeile ansehen, sondern den gesamten abgegebenen Inhalt und den Kontext des Aufrufs prüfen.

### Sinnvolle Prüfung einer Antwort

1. Kontrolliere zuerst, ob Name oder E-Mail zur erwarteten Person passen.
2. Lies die Antwortfelder vollständig – nicht nur die Vorschau in der Tabelle.
3. Prüfe den Zeitpunkt der Abgabe.
4. Sieh bei Bedarf in die Seitendetails, wenn du nachvollziehen möchtest, über welchen Einstieg die Antwort kam.
5. Öffne anschließend den Kontakt, wenn du die dort gespeicherten Angaben mit der Abgabe vergleichen möchtest.

## Antworten im Kontaktprofil wiederfinden

Ein Teil der Angaben kann auch im Kontaktprofil sichtbar sein:

* Fragen, die mit Kontaktfeldern wie Name, E-Mail-Adresse oder Rufnummer verbunden sind, können das passende Kontaktfeld aktualisieren.
* Weitere Antworten findest du im Bereich der jeweiligen Umfrage innerhalb der Kontaktinformationen.

Prüfe bei wichtigen Änderungen immer beide Stellen: den einzelnen Antwortdatensatz und das Kontaktprofil. So erkennst du, ob die Antwort korrekt zugeordnet wurde und ob ein bestehender Wert im Kontaktprofil zum aktuellen Stand passt.

> **Hinweis:** Die Antwortübersicht bleibt die verlässlichste Stelle, wenn du mehrere Abgaben derselben Person vergleichen möchtest. Im Kontaktprofil siehst du dagegen die zugeordneten Kontaktangaben und die umfragebezogenen Werte.

## Antworten exportieren

Ein Export eignet sich, wenn du Antworten außerhalb der Plattform weiter auswerten oder geordnet ablegen möchtest.

1. Öffne die Antwortübersicht.
2. Wähle zuerst die passende Umfrage und grenze die Liste bei Bedarf über Zeitraum oder Suche ein.
3. Klicke oben rechts auf **Exportieren**.
4. Warte auf die Nachricht in deinem E-Mail-Postfach.
5. Öffne den darin enthaltenen Download-Link und lade die Exportdatei herunter.
6. Vergleiche vor der Weiterverarbeitung die Anzahl und den Zeitraum der exportierten Antworten mit deiner gefilterten Übersicht.

Der Exportlink wird per E-Mail bereitgestellt. Prüfe deshalb auch den Spam-Ordner, falls die Nachricht nicht zeitnah im Posteingang erscheint.

## Ergebnis richtig kontrollieren

Nach einer Prüfung oder einem Export solltest du diese Punkte abhaken:

* Die ausgewählte Umfrage stimmt mit deinem Ziel überein.
* Die angezeigte Anzahl passt zum gewählten Zeitraum.
* Einzelne Antworten lassen sich in der Detailansicht öffnen.
* Zugeordnete Angaben sind im Kontaktprofil nachvollziehbar.
* Mehrfachabgaben derselben Person werden als getrennte Datensätze behandelt.
* Nach dem Export ist die E-Mail mit Download-Link angekommen.
* Die heruntergeladene Datei entspricht der gefilterten Antwortmenge.

## Praxisbeispiel: Rückmeldungen nach einem Termin auswerten

Ein Team versendet nach Terminen eine kurze Zufriedenheitsumfrage und möchte die Antworten der letzten Woche prüfen.

1. Es öffnet **Websites** → **Umfragen** → **Antworten**.
2. In der Auswahlliste wird die Umfrage „Feedback nach dem Termin“ gewählt.
3. Das Team setzt den Zeitraum auf die vergangene Woche und aktualisiert die Liste.
4. Es öffnet jede neue Antwort, liest die Bewertung und prüft in den Seitendetails den Einstieg der Umfrage.
5. Bei einer kritischen Antwort wird der zugehörige Kontakt geöffnet, damit die Rückmeldung im richtigen Zusammenhang bearbeitet werden kann.
6. Anschließend exportiert das Team nur die gefilterten Antworten und kontrolliert die Exportdatei gegen die Übersicht.

Damit bleiben Rückmeldungen nachvollziehbar, ohne Antworten verschiedener Umfragen oder Zeiträume zu vermischen.

## Häufige Fragen und Lösungen

| Beobachtung                             | Mögliche Ursache                                                                              | So gehst du vor                                                                                               |
| --------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Eine erwartete Antwort fehlt.           | Es ist die falsche Umfrage oder ein unpassender Zeitraum ausgewählt.                          | Umfragefilter und Zeitraum zurücksetzen, Liste aktualisieren und dann erneut eingrenzen.                      |
| Die Liste zeigt zu viele Antworten.     | Mehrere Umfragen oder ein zu großer Zeitraum sind enthalten.                                  | Erst die konkrete Umfrage auswählen, dann Zeitraum und Suche nutzen.                                          |
| Eine Person erscheint mehrfach.         | Die Person hat die Umfrage mehrfach abgeschickt.                                              | Öffne die einzelnen Datensätze und vergleiche Zeitpunkt sowie Antworten. Jede Abgabe bleibt bewusst getrennt. |
| Eine Angabe fehlt im Kontaktprofil.     | Die Frage war nicht mit einem passenden Kontaktfeld verbunden oder die Zuordnung passt nicht. | Einzelne Abgabe und Kontaktprofil vergleichen; anschließend die Feldzuordnung der Umfrage prüfen.             |
| Der Export ist nicht angekommen.        | Die Nachricht liegt noch nicht vor oder wurde gefiltert.                                      | Posteingang und Spam-Ordner des ausführenden Nutzers prüfen.                                                  |
| Ich weiß nicht, woher eine Antwort kam. | Die Tabellenansicht zeigt nur eine Kurzfassung.                                               | Die Antwort öffnen und die Seitendetails in der Detailansicht ansehen.                                        |

## Gut zu wissen

* Du kannst mit dem Auslöser **Umfrage eingereicht** einen Workflow starten, sobald eine Antwort eingeht.
* Der Export ist eine Arbeitskopie. Behandle heruntergeladene Dateien vertraulich und teile sie nur mit Personen, die sie für die Auswertung benötigen.
* Eine klare Benennung deiner Umfragen macht Filter, Suche und spätere Auswertungen deutlich einfacher.


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