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# Zahlungen und Spenden in Formularen und Umfragen erfassen

Mit einem Zahlungselement kannst du in einem Formular oder einer Umfrage direkt eine Spende, einen frei wählbaren Betrag oder ein Produkt abfragen. Die Person füllt also nicht erst das Formular aus und wechselt danach auf eine zweite Seite. Du siehst die Einsendung und den Zahlungsstatus anschließend an den passenden Stellen im Standort.

> Diese Anleitung bezieht sich nur auf Zahlungsfunktionen, die in deinem eigenen Standort sichtbar und freigeschaltet sind.

## Das kannst du damit lösen

Das Zahlungselement ist sinnvoll, wenn du zum Beispiel

* Spenden sammeln möchtest und die spendende Person zwischen Vorschlägen oder einem eigenen Betrag wählen soll,
* für eine Anmeldung einen frei wählbaren Beitrag abfragen möchtest,
* ein Produkt über ein Formular oder eine Umfrage anbieten möchtest,
* eine Zahlung erst außerhalb des Formulars entgegennimmst, etwa per Überweisung oder bei Übergabe, und den Vorgang trotzdem sauber nachhalten willst.

Eine erfolgreiche Online-Zahlung wird als Zahlung erfasst. Bei einer manuellen Zahlungsart wird zunächst ein Auftrag mit dem Status **Ausstehend** angelegt. Erst nachdem du den Zahlungseingang geprüft hast, stellst du ihn auf **Bezahlt**.

## Was vorher vorbereitet sein muss

Für eine Online-Zahlung muss im Standort ein für Formulare unterstützter Zahlungsanbieter verbunden sein. Welche Optionen du siehst, hängt von deiner Standort-Einrichtung ab.

Für eine Zahlung außerhalb des Formulars brauchst du zusätzlich:

1. ein angelegtes Produkt, das du im Formular auswählst;
2. eine aktivierte manuelle Zahlungsart unter **Zahlungen > Integrationen > Manuelle Zahlungsarten**;
3. die Freigabe dieser Zahlungsart für Formulare und Umfragen.

Lege außerdem fest, wer eingegangene manuelle Zahlungen kontrolliert. Ohne diesen Schritt bleibt ein Auftrag absichtlich als **Ausstehend** stehen.

## Zahlungselement einfügen

1. Öffne unter **Websites und Leadgewinnung** das gewünschte Formular oder die gewünschte Umfrage.
2. Öffne den Bearbeitungsmodus und wähle **Element hinzufügen**.
3. Öffne den Bereich **Integrationen**.
4. Wähle das Element zum Einziehen einer Zahlung aus.
5. Ziehe es an die Stelle im Ablauf, an der die Person bezahlen oder einen Betrag auswählen soll.
6. Gib dem Abschnitt eine verständliche Überschrift. Die Überschrift erklärt sofort, wofür die Zahlung oder Spende gedacht ist.
7. Speichere das Formular.

## Produkte im Formular anbieten

Statt eines frei wählbaren Betrags kannst du im Zahlungselement auch Produkte auswählen. Das ist passend, wenn die Person bei der Einsendung eine konkrete Leistung, einen Artikel oder eine Variante auswählen soll.

1. Wähle beim Zahlungselement die Zahlungsart für Produkte.
2. Wähle **Produkt hinzufügen** und suche das gewünschte, im Standort angelegte Produkt aus.
3. Entscheide, welche Informationen im Formular sichtbar sein sollen: Beschreibung, Produktbild und verfügbare Varianten.
4. Wähle eine Darstellung mit einer, zwei oder drei Spalten. Nimm eine Spalte, wenn die Produktbeschreibung im Vordergrund steht; mehrere Spalten eignen sich für eine kompakte Auswahl.
5. Speichere die Änderung und teste anschließend die veröffentlichte Formularversion.

Pro Formular lassen sich bis zu 20 Produkte hinzufügen. Bei Produkten mit Varianten kann die einreichende Person die verfügbare Ausprägung auswählen. Falls du eine Mengenauswahl zulässt, berücksichtigt das Formular den hinterlegten Bestand. Auch die im Standort eingerichtete Steuerberechnung wird beim Kauf eines Produkts einbezogen.

Im Formularantwort-Datensatz werden für eine Produktbestellung die Auftragskennung und der Zahlungsstatus gespeichert. Über die Auftragskennung kommst du zu den Details des Vorgangs. Diese Angaben lassen sich auch exportieren.

> Verwende für regelmäßige Zahlungen den freien Betrag. Regelmäßige Zahlungen für Produkte werden in diesem Zahlungselement nicht unterstützt.

## Betrag oder Spende gestalten

### Auswahlvorschläge anbieten

Du kannst bis zu 15 Vorschläge hinterlegen. Ergänze bei Bedarf die Auswahl **Anderer Betrag**, damit die Person selbst entscheiden kann.

Lege die Währung und die Beschriftung der Auswahl bewusst fest. Eine klare Beschriftung verhindert, dass jemand einen Vorschlag mit dem Gesamtbetrag oder einer anderen Leistung verwechselt. Die Darstellung übernimmt das Design des Formulars.

### Eigenen Betrag eingeben lassen

Wenn du keine Vorschläge verwendest, kann die Person ihren Betrag selbst eingeben. Das Feld wird dann automatisch angezeigt.

Gib dem Feld einen kurzen Hinweis, was erwartet wird, etwa „Gewünschten Spendenbetrag eingeben“. So wird klar, dass eine Zahl und kein Text eingegeben werden soll.

### Regelmäßige Spenden anbieten

Für fortlaufende Unterstützungen aktivierst du beim freien Betrag die Option für regelmäßige Zahlungen. Danach bestimmst du, ob die Person zwischen wöchentlich, monatlich oder jährlich wählen kann.

Die Person wählt im Formular einmal Betrag und Rhythmus. Danach wird die Zahlung im gewählten Rhythmus automatisch wiederholt. Verwende diese Option nur, wenn der Zweck der regelmäßigen Zahlung im Formular verständlich erklärt ist.

## Manuelle Zahlungen verwenden

Manuelle Zahlungsarten sind passend, wenn die Zahlung nicht während des Ausfüllens erfolgt.

1. Gehe zu **Zahlungen > Integrationen > Manuelle Zahlungsarten** und öffne die gewünschte Zahlungsart.
2. Vergib einen eindeutigen Namen. Dieser Name wird der einreichenden Person in der Zahlungsauswahl angezeigt, zum Beispiel „Zahlung bei Übergabe“ oder „Überweisung“.
3. Füge bei den **Zahlungshinweisen** die konkreten nächsten Schritte ein. Erkläre dort zum Beispiel, wann und wohin die Zahlung erfolgen soll.
4. Hinterlege die Nachricht nach der Einsendung. Sie bestätigt den Vorgang und erinnert bei Bedarf daran, dass die Zahlung noch geprüft wird.
5. Aktiviere die Zahlungsart mindestens für **Formulare** und **Umfragen**. Die Auswahlfelder legen fest, wo diese Zahlungsart erscheinen darf.
6. Füge im Formular ein Produkt hinzu.

Beim Ausfüllen erscheint die freigegebene Zahlungsart dann automatisch in der Auswahl. Nach der Einsendung findest du den Auftrag unter **Zahlungen > Aufträge** mit dem Status **Ausstehend**.

**Warum diese Angaben wichtig sind:** Bei einer manuellen Zahlungsart erfolgt der Zahlungseingang nicht automatisch. Die Zahlungshinweise geben der Person Orientierung. Der Status **Ausstehend** schützt davor, dass ein Auftrag als erledigt gilt, obwohl der Eingang noch nicht kontrolliert wurde.

Sobald der Zahlungseingang außerhalb des Formulars geprüft wurde, öffnest du den Auftrag, setzt ihn auf **Bezahlt** und wählst die tatsächlich verwendete Zahlungsart. Der Status wird anschließend auch bei der zugehörigen Formulareinsendung übernommen.

## Ergebnis prüfen

Teste immer die veröffentlichte Formularversion, nicht nur die Vorschau im Bearbeitungsmodus.

1. Fülle das Formular mit einem Testkontakt aus.
2. Prüfe die Einsendung in den Formularantworten. Dort siehst du die Angaben zum Zahlungsvorgang und dessen Status.
3. Prüfe unter **Zahlungen > Transaktionen**, ob eine Online-Zahlung dort erscheint.
4. Prüfe bei einer manuellen Zahlungsart unter **Zahlungen > Aufträge**, ob der Auftrag zunächst als **Ausstehend** angelegt wurde.
5. Markiere nach deinem Test den manuellen Auftrag als **Bezahlt** und kontrolliere, ob der neue Status auch in der Formulareinsendung erscheint.

Du kannst eine Benachrichtigung oder automatische Antwort für Zahlungsformulare aktivieren. Sie informiert dich oder die einreichende Person über den Status. Achte darauf, nur die Informationen aufzunehmen, die deine Empfänger wirklich erhalten sollen.

## Wichtige Grenzen

* Über dieses Zahlungselement lässt sich keine Rückzahlung auslösen. Verwende dafür den vorgesehenen Rückzahlungsablauf im Standort.
* In einem Kalender mit eigener Zahlungslogik im Formular wird das Zahlungselement nicht angezeigt.
* Zahlungen über mehrere Formularseiten innerhalb eines einzigen mehrstufigen Ablaufs werden nicht unterstützt.
* Solange ein Zahlungselement im Formular verwendet wird, stehen **Rückgängig** und **Wiederholen** im Bearbeitungsmodus nicht zur Verfügung.
* Je nach verbundenem Zahlungsanbieter können zusätzliche Pflichtfelder erforderlich sein. Teste den vollständigen Ablauf daher immer selbst.

## Praxisbeispiel: Spendenformular für eine Aktion

Ein Verein möchte über seine Website Unterstützung für eine lokale Aktion sammeln.

1. Er erstellt ein kurzes Formular mit Name, E-Mail-Adresse und Einwilligung.
2. Direkt danach fügt er das Zahlungselement ein.
3. Er hinterlegt einige Vorschläge und aktiviert zusätzlich die Möglichkeit, einen eigenen Betrag einzugeben.
4. Für regelmäßige Unterstützung aktiviert er die Auswahl für wöchentlich, monatlich und jährlich.
5. Er veröffentlicht das Formular und führt eine Testeinsendung durch.
6. Nach der Aktion prüft das Team die Formulareinsendungen und die Transaktionen. So erkennt es sofort, welche Zahlungen erfolgreich waren und wo noch etwas geklärt werden muss.

So bleiben Formular, Kontaktangaben und Zahlungsstatus in einem nachvollziehbaren Ablauf zusammen.