> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/websites-und-leadgewinnung/websites-und-funnels/e-mail-benachrichtigungen-in-formularen-und-umfragen.md). # E-Mail-Benachrichtigungen in Formularen und Umfragen Informiere dein Team über neue Formular- oder Umfrageantworten, sende bei Bedarf automatisch eine Bestätigung und prüfe den gesamten Ablauf mit einer sicheren Testeingabe. ## Welches Problem löst diese Funktion? Nach einer Formular- oder Umfrageantwort soll niemand ständig eine Liste kontrollieren müssen. Mit den Benachrichtigungen kannst du zwei verschiedene Nachrichten einrichten: | Nachricht | Empfänger | Ergebnis | | --------------------------- | ------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------- | | **E-Mail-Benachrichtigung** | Dein Team oder feste E-Mail-Adressen | Die zuständigen Personen erfahren sofort von einer neuen Antwort. | | **Automatische Antwort** | Die Person, die das Formular oder die Umfrage abgeschickt hat | Sie erhält direkt eine Bestätigung per E-Mail. | Du kannst beide Nachrichten unabhängig voneinander aktivieren. So kann etwa das Vertriebsteam über neue Anfragen informiert werden, während die anfragende Person gleichzeitig eine kurze Eingangsbestätigung erhält. > **Wichtig:** Diese Einstellung arbeitet für jede eingehende Antwort gleich. Wenn Antworten abhängig von einer Auswahl an unterschiedliche Teams gehen sollen, brauchst du dafür einen passenden Workflow. ## Wann welche Nachricht sinnvoll ist | Situation | Sinnvolle Einstellung | | ----------------------------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Das Team soll bei jeder neuen Anfrage informiert werden. | E-Mail-Benachrichtigung aktivieren. | | Die anfragende Person soll sofort wissen, dass ihre Nachricht angekommen ist. | Automatische Antwort aktivieren. | | Beide Seiten brauchen eine Nachricht. | Beide Einstellungen aktivieren und getrennt testen. | | Die Zuständigkeit hängt von einer Antwort im Formular ab. | Die Benachrichtigung nicht als alleinige Lösung verwenden; eine bedingte Weiterleitung braucht einen Workflow. | ## Voraussetzungen * Es gibt bereits ein Formular oder eine Umfrage – oder du legst sie zuerst an. * Du darfst den jeweiligen Editor öffnen und speichern. * Für die Team-Benachrichtigung liegen die richtigen festen E-Mail-Adressen vor. * Für eine automatische Antwort enthält das Formular oder die Umfrage ein Feld für eine gültige E-Mail-Adresse der absendenden Person. * Lege vorab fest, wer auf Antworten reagieren soll und welche Absenderadresse dafür passend ist. ## Einstellungen öffnen 1. Öffne in deinem Standort den Bereich **Websites**. 2. Wähle **Formulare** oder **Umfragen**. 3. Öffne das bestehende Formular beziehungsweise die bestehende Umfrage oder erstelle einen neuen Eintrag. 4. Wähle im Editor den Reiter **Benachrichtigungen**. 5. Entscheide dort getrennt über **E-Mail-Benachrichtigung** und **Automatische Antwort**. Im Reiter siehst du beide Schalter auf einer Seite. Schalte nur die Nachricht ein, die du tatsächlich benötigst. Danach öffnet sich der passende Bereich mit den jeweiligen Feldern. ## E-Mail-Benachrichtigung für dein Team einrichten 1. Aktiviere **E-Mail-Benachrichtigung**. 2. Fülle die Felder im Abschnitt aus. 3. Wähle **Speichern** im Benachrichtigungsbereich. 4. Speichere anschließend auch das Formular oder die Umfrage im Editor. 5. Führe den Test aus dem Abschnitt [Den vollständigen Ablauf testen](#den-vollstandigen-ablauf-testen) durch. | Feld | Bedeutung | Wenn du es leer lässt oder falsch einträgst | | ---------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------- | | **Betreff** | Titel der Nachricht im Posteingang des Teams. | Es wird der Name des Formulars oder der Umfrage verwendet. | | **E-Mail an** | Eine oder mehrere feste E-Mail-Adressen, die die Benachrichtigung erhalten sollen. | Ohne gültige Zieladresse kann die Team-Benachrichtigung nicht sinnvoll zugestellt werden. | | **Antwortadresse** | An diese Adresse gehen Antworten auf die Team-Benachrichtigung. | Prüfe besonders genau, ob hier ein betreutes Postfach steht. | | **Absendername** | Der sichtbare Name der Nachricht im Posteingang. | Es wird der hinterlegte Name des Standorts verwendet. | | **Antwort als PDF anhängen** | Sendet die übermittelte Antwort zusätzlich als PDF-Datei mit. | Die Option ist nur verfügbar, wenn der jeweilige Editor und Antworttyp sie unterstützt. | Mehrere gültige Empfängeradressen sind möglich. Eine ungültige Adresse verhindert die Zustellung an die übrigen gültigen Adressen nicht. Sie liefert jedoch nicht zuverlässig eine sichtbare Fehlermeldung – prüfe die Adressliste deshalb vor dem Start sorgfältig. ## Automatische Antwort an die absendende Person einrichten Die automatische Antwort ist die Bestätigung an die Person, die das Formular oder die Umfrage abgeschickt hat. 1. Öffne wieder den Reiter **Benachrichtigungen**. 2. Aktiviere **Automatische Antwort**. 3. Trage Betreff, Antwortadresse und Absendername ein. 4. Speichere die Benachrichtigung und danach den gesamten Formular- oder Umfrageentwurf. 5. Sende eine Testantwort mit einer E-Mail-Adresse, auf die du zugreifen kannst. | Feld | Wirkung bei der automatischen Antwort | | ---------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Betreff** | Titel der Bestätigungsmail; ohne Eintrag wird der Formular- oder Umfragename verwendet. | | **Antwortadresse** | Hierhin gehen Antworten der absendenden Person auf die Bestätigungsmail. | | **Absendername** | Name, den die absendende Person im Posteingang sieht; ohne Eintrag wird der Standortname verwendet. | | **Antwort als PDF anhängen** | Kann der absendenden Person eine PDF der übermittelten Angaben mitschicken, wenn die Option in diesem Editor verfügbar ist. | > **Wichtig:** Die Antwortadresse der automatischen Antwort gilt nur für diese Nachricht. Sie ändert nicht die Antwortadresse der Team-Benachrichtigung. Richte beide Adressen daher bewusst ein. ## Antworten als PDF beilegen Wenn der Schalter **Antwort als PDF anhängen** verfügbar ist, kannst du die übermittelten Angaben direkt als PDF-Datei an die E-Mail anhängen. Die PDF wird erst in dem Moment aus dem gespeicherten Antwortdatensatz erstellt, in dem die Nachricht versendet wird. Sie ist damit keine zuvor manuell hochgeladene Datei. Aktiviere die Option nur, wenn die Empfänger die vollständigen Angaben wirklich benötigen. Prüfe vorab, welche Daten dein Formular abfragt und wer die E-Mail erhält. Je nach Formular, Umfrage und Antworttyp kann die PDF-Option unterschiedlich verfügbar sein. ## Wo du Umfrageantworten vollständig prüfst Eine E-Mail-Benachrichtigung ist in erster Linie ein Hinweis auf eine neue Antwort. Für den vollständigen Überblick öffnest du die gespeicherten Antworten direkt in der Umfrage: 1. Öffne **Websites** und danach **Umfragen**. 2. Wähle **Übermittlungen**. 3. Prüfe die Liste mit Zeitpunkt und Antworten. 4. Öffne einen einzelnen Eintrag, um alle Angaben dieser Antwort zu sehen. So trennst du die schnelle Benachrichtigung von der verbindlichen Prüfung der tatsächlich gespeicherten Daten. ## Den vollständigen Ablauf testen Teste jede aktivierte Nachricht, bevor du das Formular oder die Umfrage veröffentlichst: 1. Speichere alle Änderungen. 2. Öffne die **Vorschau** des Formulars oder der Umfrage. 3. Fülle die Felder mit eindeutig erkennbaren Testdaten aus, zum Beispiel „Test – nicht bearbeiten“. 4. Verwende für die automatische Antwort eine E-Mail-Adresse, auf die du zugreifen kannst. 5. Sende die Testantwort ab. 6. Prüfe das Team-Postfach: Ist die Benachrichtigung angekommen? Stimmen Betreff, Absendername, Antwortadresse und – falls aktiviert – der PDF-Anhang? 7. Prüfe das Test-Postfach: Ist die automatische Antwort angekommen und führt die Antwortadresse in das gewünschte Postfach? 8. Öffne die Übermittlungen und kontrolliere, ob die Antwort vollständig gespeichert wurde. 9. Bereinige die Testantwort erst, nachdem der Ablauf dokumentiert und erfolgreich geprüft ist. ## Grenzen und typische Fehler ### Die Benachrichtigung kommt nicht an Prüfe zuerst, ob der richtige Schalter aktiv und gespeichert ist. Kontrolliere danach jede feste Empfängeradresse Buchstabe für Buchstabe und sieh auch im Spam-Ordner nach. Wiederhole den Test mit einer einzelnen, sicher gültigen Adresse. ### Die automatische Antwort erreicht die absendende Person nicht Prüfe, ob die automatische Antwort aktiv ist und die Testantwort tatsächlich eine gültige E-Mail-Adresse enthält. Prüfe außerdem, ob die E-Mail-Adresse im Formular richtig eingegeben wurde. Ohne erreichbare E-Mail-Adresse kann keine Bestätigung zugestellt werden. ### Eine andere Person soll je nach Auswahl informiert werden Die eingebauten Benachrichtigungen gelten für alle Antworten gleich. Lege die feste Team-Benachrichtigung nicht als Ersatz für eine bedingte Verteilung aus. Baue dafür einen Workflow, der auf die Formularantwort reagiert und die gewünschten Bedingungen prüft. ### Ein Platzhalter soll die Empfängeradresse bestimmen Im Feld **E-Mail an** werden feste Adressen erwartet. Hinterlege dort keine dynamischen Platzhalter. Wenn die Zieladresse vom Kontakt oder von einer Antwort abhängt, nutze einen Workflow. ### Der PDF-Anhang fehlt Prüfe, ob die PDF-Option im verwendeten Formular oder der Umfrage überhaupt angezeigt wird und ob sie für die gewünschte Nachricht aktiviert wurde. Falls sie nicht verfügbar ist, prüfst du die vollständigen Angaben über die gespeicherte Übermittlung. ## Praxisbeispiel: Anfrageformular für Beratung Ein Beratungsteam verwendet ein Formular mit Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Anliegen. 1. Im Reiter **Benachrichtigungen** aktiviert das Team die E-Mail-Benachrichtigung für das zentrale Beratungs-Postfach. 2. Als Betreff wählt es „Neue Beratungsanfrage“. 3. Die Antwortadresse zeigt auf das Postfach, das Rückfragen wirklich bearbeitet. 4. Zusätzlich aktiviert das Team die automatische Antwort: „Danke, wir melden uns innerhalb eines Werktags.“ 5. Das Team prüft beide Nachrichten mit einer Testanfrage aus der Vorschau. 6. Erst wenn Team-Postfach, Bestätigungsmail und gespeicherte Antwort zusammenpassen, veröffentlicht es das Formular. So weiß das Team sofort von einer Anfrage und die anfragende Person erhält eine klare Rückmeldung, ohne dass jemand Nachrichten manuell versenden muss. ## Kurz-Check vor der Veröffentlichung * Ist klar, wer die Team-Benachrichtigung erhält und bearbeitet? * Sind Betreff, Absendername und Antwortadresse sinnvoll gewählt? * Ist die automatische Antwort nur dann aktiv, wenn das Formular eine E-Mail-Adresse abfragt? * Wurde die PDF-Option nur bei wirklich benötigten Daten aktiviert? * Wurden Team-Benachrichtigung, automatische Antwort und gespeicherte Übermittlung mit einer Testeingabe geprüft? * Braucht ihr eine bedingte Verteilung? Dann wird zusätzlich ein Workflow benötigt. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/websites-und-leadgewinnung/websites-und-funnels/e-mail-benachrichtigungen-in-formularen-und-umfragen.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.