> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/websites-und-leadgewinnung/websites-und-funnels/formulare-und-umfragen-mit-bedingungen-steuern/e-mails-nach-formular-und-umfrageeinsendungen-automatisieren.md).

# E-Mails nach Formular- und Umfrageeinsendungen automatisieren

## Kurz erklärt

Nach jeder Einsendung kann das System zwei voneinander unabhängige E-Mails auslösen:

* Eine **Team-Benachrichtigung** informiert feste Empfängeradressen über die neue Einsendung.
* Eine **automatische Antwort** bestätigt der Person, die das Formular oder die Umfrage ausgefüllt hat, den Eingang.

So sieht dein Team neue Anfragen zeitnah und die absendende Person erhält direkt eine Rückmeldung. Beide Funktionen lassen sich getrennt ein- oder ausschalten.

## Was du vorher festlegen solltest

Kläre vor dem Einrichten diese Punkte:

* Welches Formular oder welche Umfrage soll die Nachricht auslösen?
* Welche festen E-Mail-Adressen sollen die Team-Benachrichtigung erhalten?
* Welche Adresse soll Antworten entgegennehmen?
* Soll die absendende Person eine Bestätigung bekommen?
* Soll die Einsendung zusätzlich als PDF an die Team-Benachrichtigung angehängt werden?

Für eine automatische Antwort muss das Formular eine E-Mail-Adresse der absendenden Person erfassen. Wähle für den Test eine Adresse, auf die du zugreifen kannst.

## Benachrichtigungen öffnen

1. Öffne **Websites und Leadgewinnung → Formulare** oder **Umfragen**.
2. Wähle ein bestehendes Formular beziehungsweise eine bestehende Umfrage aus oder erstelle ein neues Element.
3. Öffne im Editor den Tab **Benachrichtigungen**.
4. Dort siehst du zwei getrennte Bereiche: **E-Mail-Benachrichtigung** für dein Team und **Automatische Antwort** für die absendende Person.
5. Schalte nur die Bereiche ein, die du wirklich brauchst.

Speichere zuerst die Einstellungen im Bereich und anschließend den gesamten Formular- oder Umfrageentwurf.

## Team-Benachrichtigung einrichten

Aktiviere im Tab **Benachrichtigungen** den Schalter **E-Mail-Benachrichtigung**. Danach werden diese Felder sichtbar:

| Feld                          | Bedeutung                                                | Praktischer Hinweis                                                                                                      |
| ----------------------------- | -------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ |
| **Betreff**                   | Titel der Nachricht im Team-Postfach                     | Leer gelassen wird der Name des Formulars oder der Umfrage verwendet. Ein eindeutiger Betreff erleichtert die Zuordnung. |
| **E-Mail (An)**               | Eine oder mehrere feste Empfängeradressen                | Diese Adressen erhalten die Nachricht nach jeder Einsendung. Kontrolliere sie sorgfältig.                                |
| **Antwortadresse**            | Adresse, an die Antworten auf diese Team-Nachricht gehen | Nutze eine Adresse, die tatsächlich betreut wird.                                                                        |
| **Absendername**              | Sichtbarer Name der Nachricht                            | Leer gelassen wird der Name des ONE LOOP Standorts verwendet.                                                            |
| **Einsendung als PDF senden** | Fügt der Team-Nachricht eine PDF der Einsendung bei      | Aktiviere diese Option, wenn die Antworten direkt als Datei geprüft oder weitergegeben werden sollen.                    |

Wähle anschließend **Speichern**. Die Einstellungen gelten für alle Einsendungen dieses einen Formulars oder dieser einen Umfrage.

### Was bei mehreren Empfängeradressen wichtig ist

Du kannst mehrere feste E-Mail-Adressen hinterlegen. Ist eine Adresse ungültig, erhalten die übrigen gültigen Adressen die Benachrichtigung trotzdem. Prüfe die Empfängerliste dennoch regelmäßig, weil ungültige Adressen keinen anderen Versand blockieren, aber unbemerkt leer ausgehen können.

## Automatische Antwort einrichten

Die automatische Antwort geht an die Person, die das Formular oder die Umfrage ausgefüllt hat. Aktiviere dazu den Schalter **Automatische Antwort** im selben Tab.

Lege dort Betreff, Antwortadresse und Absendername fest und speichere. Wenn du den Betreff leer lässt, wird der Name des Formulars oder der Umfrage verwendet. Der Absendername fällt auf den Namen deines ONE LOOP Standorts zurück, wenn du keinen eigenen Namen einträgst.

Wichtig: Die **Antwortadresse** der automatischen Antwort gilt nur für diese Nachricht an die absendende Person. Sie ändert nicht die Antwortadresse der Team-Benachrichtigung. Prüfe daher beide Bereiche getrennt.

Die automatische Antwort kann der absendenden Person eine Kopie der eingegebenen Informationen übermitteln. Verwende sie deshalb nur, wenn dieser Inhalt für die absendende Person bestimmt ist.

## Einsendungen und PDF-Anhänge prüfen

Eine Team-Benachrichtigung weist zunächst auf eine neue Einsendung hin. Die gespeicherten Antworten findest du direkt am jeweiligen Formular oder an der jeweiligen Umfrage im Tab **Einsendungen**.

Wenn du **Einsendung als PDF senden** aktiviert hast, wird die PDF beim Versand aus der gespeicherten Einsendung erzeugt und der Team-Nachricht angehängt. In der Ansicht einer gespeicherten Einsendung kannst du für die PDF zwischen den verfügbaren Layouts wählen und so die Darstellung vergleichen.

## Vollständiger Test vor der Veröffentlichung

1. Speichere zuerst alle Einstellungen im Bereich **Benachrichtigungen** und danach den Formular- oder Umfrageentwurf.
2. Öffne oben im Editor die **Vorschau**.
3. Fülle das Formular oder die Umfrage mit einer Test-E-Mail-Adresse aus.
4. Sende die Testeinsendung ab.
5. Prüfe im Team-Postfach Betreff, Absendername, Empfänger, Antwortadresse und – falls aktiviert – den PDF-Anhang.
6. Prüfe im Testpostfach der absendenden Person die automatische Antwort und deren Antwortadresse.
7. Öffne danach den Tab **Einsendungen** und vergleiche die gespeicherten Antworten mit dem Test.
8. Korrigiere erst alle Abweichungen und wiederhole den Test, bevor du den Link teilst oder veröffentlichst.

## Grenzen und typische Fehler

### Unterschiedliche Empfänger je Antwort

Die eingebaute Team-Benachrichtigung gilt immer für alle Einsendungen desselben Formulars oder derselben Umfrage. Wenn sich Empfänger abhängig von einer Antwort unterscheiden sollen, brauchst du eine Automation mit Bedingungen.

### Platzhalter im Empfängerfeld

Im Feld **E-Mail (An)** sind nur feste E-Mail-Adressen vorgesehen. Dynamisch eingefügte Empfänger werden dort nicht unterstützt. Für wechselnde Empfänger nutze ebenfalls eine Automation mit Bedingungen.

### Es kommt keine Nachricht an

Prüfe in dieser Reihenfolge:

1. Ist der richtige Schalter eingeschaltet?
2. Wurde erst der Benachrichtigungsbereich und dann der gesamte Entwurf gespeichert?
3. Ist die Empfängeradresse vollständig und gültig?
4. Wurde eine echte Testeinsendung abgeschickt, nicht nur die Vorschau geöffnet?
5. Liegt die Nachricht im Spam- oder Junk-Ordner?

### Antworten landen bei der falschen Adresse

Team-Benachrichtigung und automatische Antwort haben getrennte Antwortadressen. Öffne beide Bereiche und kontrolliere, ob jeweils die passende Adresse eingetragen ist.

### Antworten einer Umfrage fehlen in der E-Mail

Ohne PDF-Anhang dient die Team-Nachricht vor allem als Hinweis. Öffne die betreffende Umfrage im Tab **Einsendungen**, um die gespeicherten Antworten vollständig zu sehen. Wenn die Antwort als Datei gebraucht wird, aktiviere den PDF-Anhang und teste ihn.

## Praxisbeispiel: Neue Anfrage sofort bestätigen

Ein Dienstleistungsbetrieb nutzt ein Anfrageformular auf seiner Website.

1. Im Tab **Benachrichtigungen** aktiviert das Team die E-Mail-Benachrichtigung.
2. Als feste Empfängeradressen werden die zwei betreuenden Personen eingetragen.
3. Der Betreff lautet „Neue Website-Anfrage“, damit die Nachricht im Postfach sofort erkennbar ist.
4. Die PDF-Option wird eingeschaltet, damit die Einsendung bei Bedarf direkt als Datei vorliegt.
5. Zusätzlich aktiviert das Team die automatische Antwort mit einer kurzen Eingangsbestätigung.
6. Über die Vorschau wird eine Testanfrage mit einer eigenen E-Mail-Adresse versendet.
7. Das Team prüft beide Postfächer sowie die gespeicherte Einsendung.
8. Erst danach wird das Formular auf der Website veröffentlicht.

So werden neue Anfragen nicht übersehen und die absendende Person weiß sofort, dass ihre Nachricht angekommen ist.