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# Automatische Bestätigungen nach Bestellungen versenden

## Automatische Bestätigungen nach Bestellungen versenden

Nach einer erfolgreichen Zahlung erwarten Kundinnen und Kunden eine klare Rückmeldung: Welche Bestellung wurde abgeschlossen, wie lautet der Beleg und was passiert als Nächstes? In ONE LOOP gibt es dafür zwei verschiedene Wege. Wähle zuerst den passenden Weg – so vermeidest du doppelte oder unvollständige Nachrichten.

### Bestätigung, Beleg oder beides?

## Übersicht

* Für jede unterstützte Zahlung automatisch einen einheitlichen Beleg versenden
* **Automatischer Belegversand**
* Die Person erhält eine E-Mail mit einem PDF-Beleg.
* Inhalt, Zeitpunkt oder Folgeaktion nur für bestimmte Bestellungen steuern
* **Workflow nach Bestellung**
* Ein eigener Ablauf versendet die gewünschte Nachricht und kann weitere Schritte ausführen.

Du kannst beide Wege bewusst kombinieren, etwa einen Standardbeleg für die Unterlagen und eine persönliche Willkommensmail für ein bestimmtes Produkt. Prüfe dann besonders sorgfältig, dass die beiden Nachrichten unterschiedliche Zwecke haben und nicht wie eine doppelte Bestätigung wirken.

### Voraussetzungen

Für einen sinnvollen Test brauchst du:

* eine Zahlung, die erfolgreich verarbeitet werden kann;
* eine erreichbare E-Mail-Adresse am Testkontakt;
* bei einer individuellen Nachricht eine eingerichtete E-Mail-Vorlage;
* bei einer Produktliste in der Nachricht das **Warenkorb-Element** in genau der Vorlage, die der Workflow versendet;
* ein Bestellformular im aktuellen Funnel-Editor (Version 2). Die Quelle nennt für ältere Seitenversionen keine Unterstützung dieses Auslösers.

Eine abgesendete Bestellform ist nicht automatisch dasselbe wie eine erfolgreiche Zahlung. Für eine Bestätigung nach einer Bestellung ist deshalb der Auslöser **Bestellung übermittelt** der passende Startpunkt.

### Weg 1: Automatischer Belegversand

Dieser Weg passt, wenn die Plattform nach jeder passenden Zahlung ohne individuellen Entscheidungsablauf einen Beleg senden soll. Er gilt systemweit, nicht nur für ein einzelnes Produkt.

#### Einrichten

1. Öffne **Zahlungen** und dann oben **Einstellungen**.
2. Wähle den Bereich **Belege**.
3. Aktiviere **den Schalter für den automatischen Belegversand**.
4. Passe bei Bedarf Titel, Nummernpräfix und Startnummer an.
5. Lege Absendername, Absenderadresse, Betreff und E-Mail-Vorlage fest.
6. Speichere die Einstellung.

Nach erfolgreicher Zahlung wird die Beleg-E-Mail an die E-Mail-Adresse des Kontakts gesendet. Der Beleg ist als PDF angehängt. Die Funktion deckt Bestellungen über Bestellformulare ab – einschließlich Hauptposition, Zusatzangebot während des Bestellabschlusses und späterem Zusatzangebot – sowie die in den Einstellungen unterstützten Kalender-, Rechnungs- und wiederkehrenden Zahlungen.

#### Was die einzelnen Einstellungen bewirken

## Übersicht

* **Aktivierung**
* Schaltet den automatischen Versand ein oder aus.
* Sie gilt für alle unterstützten Zahlungsarten, nicht nur für eine einzelne Produktgruppe.
* **Belegtitel**
* Überschrift auf dem PDF-Beleg.
* Verwende eine klare, wiedererkennbare Bezeichnung.
* **Nummernpräfix und Startnummer**
* Legen die fortlaufende Belegnummer fest.
* Bereits vergebene Nummern lassen sich nicht zurücksetzen, verkürzen oder überschreiben.
* **Absender und Betreff**
* Bestimmen, wie die E-Mail im Postfach erscheint.
* Teste den Versand mit einer echten Testadresse.
* **E-Mail-Vorlage**
* Bestimmt Text und Gestaltung der Begleitmail.
* Allgemeine Hinweise und Markenangaben gehören in die Vorlage; einzelne persönliche Felder sind im PDF-Beleg nicht frei ergänzbar.

#### Grenzen dieses Wegs

* Die Einstellung lässt sich nicht auf bestimmte Zahlungsarten oder einzelne Produkte begrenzen. Für eine selektive Nachricht brauchst du einen Workflow.
* Der automatische PDF-Beleg enthält die vorgesehenen Zahlungsdaten. Zusätzliche individuelle Felder oder persönliche Texte gehören nicht in den PDF-Beleg; nutze dafür die E-Mail-Vorlage oder einen separaten Workflow.
* Wenn du den automatischen Versand ausschaltest, bleiben erfolgreiche Zahlungen weiterhin in **Zahlungen** > **Transaktionen** dokumentiert.
* Der Versand startet nach erfolgreicher Verarbeitung. Ob die Nachricht danach zugestellt, geöffnet oder abgewiesen wurde, prüfst du im E-Mail-Reporting.
* Ein Systembeleg ersetzt keine Prüfung der Anforderungen deiner Buchhaltung oder Steuerberatung.

### Weg 2: Eigene Bestätigung mit einem Workflow

Nutze diesen Weg, wenn nur Bestellungen eines bestimmten Produkts eine Nachricht erhalten sollen, wenn ein Team informiert werden muss oder wenn die Nachricht erst nach einem eigenen Entscheidungsschritt versendet werden darf.

#### Workflow Schritt für Schritt einrichten

1. Öffne **Automatisierungen** > **Workflows**, wähle **Workflow erstellen** und dann **Von Grund auf starten**.
2. Klicke im neuen Ablauf auf **Neuen Auslöser hinzufügen**.
3. Wähle im Bereich für Zahlungen **Bestellung übermittelt**.
4. Gib dem Auslöser einen eindeutigen Namen, zum Beispiel „Bestätigung – Onlinekurs erste Bestellung“.
5. Lege nur die Filter fest, die du wirklich brauchst: - **Produkt:** beschränkt den Ablauf auf ein bestimmtes Produkt. - **Bestellquelle:** grenzt den Ablauf nach Herkunft ein, etwa Bestellformular oder Onlineshop.

* **Unterquelle:** verfeinert die Auswahl innerhalb einer bereits gewählten Herkunft.
* **Website oder Seite:** ist sinnvoll, wenn dieselbe Leistung auf mehreren Angebotsseiten angeboten wird.
* **Übermittlungsart:** unterscheidet die erste Bestellung, ein Zusatzangebot während des Bestellabschlusses und ein späteres Zusatzangebot.

6. Ergänze die Aktion **E-Mail senden** und wähle die gewünschte Vorlage.
7. Soll die Nachricht die bestellten Positionen zeigen, füge in diese Vorlage das **Warenkorb-Element** ein. Es übernimmt die Bestelldaten dynamisch.
8. Öffne im Vorlageneditor bei Bedarf die eigenen Werte und wähle dort den Bereich **Beleg**. So kannst du beispielsweise die Belegnummer oder das Datum in den Nachrichtentext einsetzen. Sende immer eine Testnachricht, weil sich diese Werte erst bei einer echten Bestellung füllen.
9. Ergänze bei Bedarf weitere, klar getrennte Schritte, etwa eine interne Aufgabe oder eine Nachricht an das zuständige Team.
10. Speichere den Workflow, veröffentliche ihn und führe anschließend eine Testbestellung durch.

#### Mehrfachausführung bei Zusatzangeboten

Der Auslöser kann bei einer ersten Bestellung und erneut bei einem später angenommenen Zusatzangebot starten. Soll für jede dieser Bestellungen ein eigener Ablauf entstehen, öffne im Workflow den Reiter **Einstellungen** und aktiviere dort **Mehrfachausführung zulassen**.

Diese Einstellung ist etwas anderes als der allgemeine Wiedereintritt: Sie erlaubt getrennte Ausführungen für mehrere passende Bestellereignisse, auch wenn die erste Ausführung noch läuft. Das ist wichtig, wenn ein Kontakt nach der ersten Bestellung noch ein Zusatzangebot annimmt. Ohne diese Einstellung wird für die spätere Bestellung unter Umständen kein weiterer Ablauf gestartet. Wenn du dagegen nur eine einzige Nachricht pro Bestellungssitzung möchtest, schließe Zusatzangebote mit einem passenden Filter aus.

### Was nach dem Auslösen passiert

Bei aktiviertem automatischem Belegversand erstellt das System die Beleg-E-Mail mit PDF-Anhang und versucht, sie an den Kontakt zuzustellen.

Bei einem Workflow startet für jede passende Bestellung eine Ausführung. Die Ausführung verarbeitet die von dir hinterlegten Schritte nacheinander. Mit dem Auslöser stehen dabei Bestellinformationen wie Produktname und Menge für die E-Mail-Vorlage zur Verfügung. Erst nach dem Speichern und Veröffentlichen verarbeitet der Workflow neue, passende Bestellungen.

### Vollständiger Test vor dem Live-Einsatz

Führe den Test nicht nur mit einer Vorschau durch. Lege eine echte Testbestellung mit einer eigenen E-Mail-Adresse an.

1. Kontrolliere, ob die Zahlung erfolgreich abgeschlossen wurde.
2. Prüfe bei automatischen Belegen die E-Mail, den PDF-Anhang, Belegtitel, Nummer und Absender.
3. Prüfe bei einem Workflow die Workflow-Historie: Wurde genau eine passende Ausführung gestartet?
4. Kontrolliere Betreff, Produktliste, Empfänger und alle Links in der erhaltenen Nachricht.
5. Enthält dein Angebot Zusatzangebote, teste zusätzlich eine erste Bestellung und ein angenommenes Zusatzangebot. Vergleiche die Anzahl der Workflow-Ausführungen mit deiner gewollten Kommunikation.
6. Prüfe bei einer fehlenden Nachricht das E-Mail-Reporting auf Zustellung, Öffnung oder Rückläufer.

### Häufige Fehler und ihre Lösung

## Übersicht

* Es kommt kein automatischer Beleg an.
* Der Versand ist ausgeschaltet, die Zahlung war nicht erfolgreich oder die Zustellung scheitert.
* Aktiviere die Belege, prüfe die Transaktion und kontrolliere das E-Mail-Reporting mit Empfängeradresse oder Betreff.
* Die Workflow-Nachricht startet nicht.
* Der Workflow ist nicht veröffentlicht oder ein Filter passt nicht zur Testbestellung.
* Prüfe Veröffentlichung, Auslöser, Filter und Workflow-Historie.
* Die Produktliste bleibt leer.
* Das Warenkorb-Element fehlt in der verwendeten Vorlage oder eine andere Vorlage wurde in der E-Mail-Aktion gewählt.
* Ergänze das Element in genau dieser Vorlage und wiederhole den Test.
* Eine Person erhält mehrere Nachrichten.
* Automatischer Beleg und Workflow sind gleichzeitig aktiv oder Zusatzangebote erzeugen zusätzliche Ausführungen.
* Lege für jede Nachricht einen klaren Zweck fest und prüfe die Mehrfachausführung sowie die Filter.
* Die Belegnummer soll geändert werden.
* Bereits erzeugte Nummern können nicht zurückgesetzt oder überschrieben werden.
* Plane Präfix und Startnummer vor dem ersten Live-Versand und dokumentiere die Nummernlogik intern.

### Praxisbeispiel: Workshop mit optionaler Aufzeichnung

Ein Veranstalter bietet einen Online-Workshop an. Nach einer erfolgreichen ersten Bestellung soll der Kontakt einen PDF-Beleg erhalten. Zusätzlich soll das Team informiert werden, wenn die Aufzeichnung als Zusatzangebot bestellt wurde.

1. Der Veranstalter aktiviert die automatischen Belegversand für den einheitlichen PDF-Nachweis.
2. Er erstellt einen Workflow mit dem Auslöser **Bestellung übermittelt**.
3. Im Workflow setzt er den Filter **Übermittlungsart** auf das nachgelagerte Zusatzangebot und grenzt ihn auf das Produkt „Aufzeichnung“ ein.
4. Als Aktion erstellt er eine interne Aufgabe für das Team. Eine weitere Kundenbestätigung ist nicht nötig, weil der automatische Beleg bereits versendet wird.
5. Mit einer Testbestellung prüft er PDF-Beleg, Workflow-Historie und die interne Aufgabe.

So erhalten Kundinnen und Kunden einen verlässlichen Nachweis, während das Team nur bei der relevanten Zusatzbestellung aktiv werden muss.

Weiterführend: [Produkte in E-Mail-Kampagnen präsentieren](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/e-mail/produkte-in-e-mail-kampagnen-und-vorlagen-ansprechend-prasentieren).